整理规则培训课件

文书纸质档案整理规则

1、范围

本规则适用于公司各处室在其职能活动中形成的、承办、经办、办理完毕、作为档案保存的纸质公文及管理性材料。

2、整理依据

依据股份公司《中国石油天然气股份有限公司机关归档文件整理规则》，档案行业标准DA/T22-2000《归档文件整理规则》。

3、整理原则

遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

4、整理方法

4.1 归档文件材料以件为单位进行整理，一般以每份文件材料为一件，文件正本与定稿为一件，报表、名册、图册等一册（本、份）为一件，正文与附件为一件，原文与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，来文与复文可为一件，文电合一为一件。整理分分类、装订、排列、标注、录入、编目、编号、装盒等步骤。

4.2分类

按《华北石化公司档案分类规则》执行。

4.3 装订

4.3.1归档文件材料按件装订。装订时，跨年度的批复归入批复年度；正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文为一件时，

复文在前，来文在后。非诉讼案件材料，一个案件材料为一件，顺序为：上级批复、结论、调查报告及主要证据材料、本人检查及本人意见、组织说明、基层意见。

4.3.2装订时要拆除金属物，超过30张较厚的文件材料前后加硬纸板用蜡线在左侧装订，再在左侧用白乳胶粘纸条盖住纸板。装订时一律以左边和下端平齐，页数少的文件材料用白乳胶在左上角粘固。固定后的文件材料必须做到牢固、美观、不错页、不倒页、不压字、便于利用和保存。

4.4排列

按年度、最低一级类目、保管期限、时间顺序排列，在同一年度、同级类目内先排永久，再排长期、短期。会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性的文件材料分别集中排在一起。

4.5标注

归档文件要按顺序在文件首页右上角的空白位置用铅笔标注临时序号，001，002……。

4.6页号

在每件文件材料上用打号机从001开始标注。有文字、图、表的页面上标注页号，空白页面不标注页号。文件材料已有连续页号的可不另标注页号。大张图纸或图表折叠后标一个页号。页号正面标在右下角（距右20 mm距下15mm），背面标在左下角（距左20mm距下15mm）。

4.7归档文件材料质量

文件用纸采用70克以上A4规格白色书写纸。大于规定尺寸，又

不能切齐时可视情况折叠，横向长度大于210毫米，纸张从右边折叠，竖向长度大于297毫米，从上向下折叠，折叠后装订边较薄时，加硬纸板。归档文件材料应为原件，因故无原件可归具有法律凭证作用的材料。要求齐全完整，已破损的文件材料应予修整，字迹模糊或易退变的文件材料要复制，复制后放在原页后不编页号。归档文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，不能有热敏纸、复写纸、复印件，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水书写字迹。不符合要求的文件材料要复制，复制后放在原页后不编页号。文件材料内不允许有金属物。

4.8录入

按集团公司《中国石油档案管理系统》要求录入。

4.9编目

利用集团公司《中国石油档案管理系统》形成的目录，

4.10移交

归档单位应用集团公司《中国石油档案管理系统》打印移交目录一式两份，档案交接文据一式两份，归档说明一式两份。到档案室交接档案清点签字。

5档案室整理

5.1分类

按年度、同级类目将公司各处室归档文件材料汇总。

5.2编制档案号

遵循《华北石化公司档案标识规则》，应用集团公司《中国石油档案管理系统》自动形成档号。

应用《中国石油档案管理系统》二维条码打印档案号，用白乳胶粘贴在文件左上角。标签与文件要上、左对齐。

5.4装盒

在同级类目内，按档案号顺序装盒。应用《中国石油档案管理系统》打印短标签，用白乳胶将标签粘贴在盒脊背档案号或案卷号处。打印盒内目录，填写盒内备考表。

本规则2011年起执行

本规则由总经理办公室编制并解释

编制人：姜志国李建杰

设备仪器纸质档案整理规则

1规则内容及适用范围

1.1本规则规定了设备仪器档案的形成、整理内容与要求。

1.2本规则适用于公司设备仪器档案整理。

2引用标准

GB/T11822-2000《科学技术档案案卷构成一般要求》、

3设备仪器档案内容

设备仪器档案是指设备仪器日常管理形成的文件材料，设备仪器购置、验收、安装、使用维护形成的材料，设备仪器随机文件材料。

4.1分类：设备仪器档案依据《华北石化公司档案分类规则》进行分类。设备仪器档案为一级类目，下设两个二级类目。与建设项目相关的管理性材料归入基本建设类。

4.2归档职责：设备仪器日常管理形成的文件材料、设备仪器购置、使用维护形成的文件材料由各职能部门归档。设备仪器验收、安装形成的文件材料由验收、安装单位立卷，项目负责单位归档。设备仪器随机文件材料由安装单位立卷，项目负责单位归档。

4.3整理原则

设备仪器档案整理要遵循科技文件材料的形成规律，便于档案的保管和利用，要保证科技文件材料的系统、安全、完整。

4.4整理方法

4.4.1按卷整理。

4.4.2设备仪器随机资料、安装资料、检修资料、检验资料等按项目、装置、种类、型号单台设备组成保管单位。

4.5卷内文件材料排列

4.5.1随机资料：单台设备随机资料组成一卷或数卷，材料排列顺序为箱单、配件目录、合格证、说明书、、操作规程、图样。压力容器壹台设备组成一卷，排列顺序为质量证明书、图纸。

4.5.2安装资料、检修资料、检验资料等按中国石油天然气集团公司《炼油化工建设项目〈工程〉竣工验收手册》规定的顺序排列。需要增加的内容排在后面。

4.5.3文字材料排列在前、图样在后，译文在前、原文在后。

4.6编写页码

4.6.1凡有书写内容的页面要用号码机从001开始打号。

4.6.2正面印在右下角（距右20 mm距下15mm）背面印在左下角（距左20mm距下15mm）图样页号编写在标题栏外右下角、边框内，最后一个数字与标题栏右侧线平齐。

4.6.3成套式印刷成册的文件材料自成一卷的，已有页号并连续不中断的不必重新编写页号，否则重新编写页号。

4.6.4各卷之间不连续编写页号。

4.6.5案卷外封面、内封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

4.7卷内目录填写

4.7.1应用《档案管理系统》打印。

4.7.2序号：按卷内文件材料排列顺序，给每一份文件一个顺序号，用阿拉伯数字从“1”起依次标注。

4.7.3文件编号：填写文件材料的文号或图样的图号。

4.7.4责任者：填写形成材料的部门或主要责任者、业务往来的乙方单位。

4.7.5文件材料题名：填写文件材料标题的全名称,外文要翻译成汉语，文件材料形成的最早和最晚日期。

4.7.6 日期：填写文件材料形成的日期，以8位阿拉伯数字标注年、月、日。一页中有几个日期一般填写最晚日期。

4.7.7页次：填写每份文件材料首页上标注的页号，每卷内最后一份文件材料填写起止页，起止页之间用-隔开。

4.7.8 卷内目录排在文件材料首页之前。

4.8 卷内备考表填写

4.8.1卷内备考表要注明卷内文件材料的件数、页数，其中文字资料的页数、图纸的张数以及在组卷过程和案卷使用过程中需要说明的问题。立卷人由业务部门人员签字，检查人由业务部门负责人签字。

4.8.2成套式印刷成册的文件材料利用原页号的，页数为材料内容页数加上材料封面页数。

4.8.3卷内备考表排列在卷内文件尾页之后。

4.9案卷封皮填写

4.9.1案卷封皮要求应用《档案管理系统》打印。

4.9.2项目设备档案案卷题名，要包括建设单位名称，建设项目名称、单项工程名称（要有规模）、型号、设备名称、出厂编号、位号、资料名称。随机资料后缀加随机文件。

4.9.3立卷单位：要填写立卷单位全称（以公章为准）。

4.9.4起止日期：填写案卷内科技文件材料形成的最早时间和最晚时间。起止日期为同一个日期时，同一个日期填写两次，一个做为起日，另一个做为止日。

4.9.5保管期限：维修项目的设备资料为30年、其它项目的设备资料为永久。卷内材料最长保管期限。

4.9.6 密级：卷内材料最高密级。

4.10内封面

内封面放在卷内目录前，格式采用集团公司《炼油化工建设项目竣工验收手册》规定格式。

4.11装订

4.11.1凡装订的案卷应按案卷封面----扉页（交工技术文件封面）----卷内目录（或交工技术文件目录）----文字材料页----图页----备考表的顺序排列。其方式为仿图书出版装订法，即先把扉页（交工技术文件封面）至备考表（上下各加一条硬纸条）之间的材料用线绳（禁用金属或化学材料制成品）按三孔一线的方法装订起来，然后再在装订好的外表用白乳胶粘贴案卷封面。

4.11.2 图纸折叠成“手风琴式”4号图规格，有图的面折叠在里面，标题栏露在右下脚，折叠后，装订边过薄，要加硬纸板，使案卷整个厚度一致。

4.12案卷质量

4.11.1卷内文件无错页、倒页、压字，装订前要拆除金属物，修补或裱糊破损文件，材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，不能有热敏纸、复印件，不能有铅笔、圆珠笔、红黑墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。如有易褪色材料需附一份复印件放在原页后不编页号。

4.11.2卷皮采用150g以上无酸牛皮纸，卷内材料采用70g以上A4白色书写纸。

5移交

5.1应用《档案管理系统》打印移交目录一式两份。

5.2由业务部门负责人在档案交接表上签字后，交接双方核对签字，各自保存移交手续一份。

6档案室整理

6.1将各单位归档案卷汇总。

6.2分类

设备仪器随机资料、安装资料、检修资料、检验资料按项目装置汇总，按《华北石化公司档案分类规则》设备仪器类档案一级类目、二级类目对案卷分类。

6.2排列

在同一个二级类目内按项目、设备种类、设备名称对案卷汇总排列。

6.3编制档号

系统自动生成，条码打印档号，用白乳胶粘在封面档案号处。

6.4装盒

在同一个二级类目内，按档号顺序装盒。并打印短标签，用白乳胶粘在案卷号处。。

本规则2011年起执行

本规则由总经理办公室编制并解释

编制人：李建杰郑晓云

基本建设档案整理规则

1规则内容及适用范围

1.1本规则规定了基本建设档案的形成、整理内容与要求。

1.2本规则适用于公司基本建设档案的整理。