与供应商沟通及业务洽谈工作指引+4

4.8本指引未尽事宜，各相关人员可在征求上司批准之状况下，给予补充或删减。本指引之最高决定权是营运副总经理。
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1.目的
为规范与供应商进行有效沟通及业务洽谈，并且对供应商明确东方公司之要求确保供需双方互利互惠共同发展。
2．适用范围：
2.1本指引适用于东方物控部全体人员与供应商之交流与业务洽谈之全过程。
2.2也适用于东方其它部门与供应商之交流与业务联络之全过程运作参照。
3．责任：
3.1物控经理及营运副总监督本指引之实施状况，适当时作出相应之调整。
4.6.28东方之品检及核价人员一般情况下是不可以单独到供应商处进行工作洽谈或工作跟进的，必须经由采购专员带动下才可以进行。
4.6.29东方与供应商确定之零件价格原则上是维持不变的,可变的因素只是零件工艺要求及结构在根本上发生了更改或材料价格大幅度升降（如果材料市场价格升或降在10%范围波动的话，零件价格也维持不变）。
4.6.1供应商收到采购计划及图纸后，认真分析研究自身工艺技术、品质控制、报价及生产能力。尽快3-7个工作天内）准确回复以下项目：
——工艺技术及品质可否达到图纸及技术要求（并尽可能出示工艺加工方案及品质标准）
——在与核价工程师充分协商后确认所有计划内零件之报价。
——回复是否可在规定之交期内交付，如不能则必须给出一个明确之交期让物控部考虑确认。
4.4仔细观察及了解供应商负责人或业务代表之经营概念、作风是否实务、端正；是否重视品质、交期及纠正预防行动；是否勇于承担责任。
4.5认真观察、审核供应商之加工能力、设备状况、工艺技术水平、人员质素、场地环境、品控水准、运输交付能力、计划物控水平及与其协作之供方状况。
4.6必须对供应商阐述以下东方之要求：
4.6.25东方物控之最高负责人是营运副总经理，任何相关从正常途径不可解决之事项可直接找营运副总经理处理。
4.6.26东方之采购合同是十分严谨的，东方会信守合同，请供应商签署时看清楚要求，并按合同严格执行。
4.6.27东方之图纸及技术资料是有知识产权之文件，供应商不可以外借、复制或泄漏给任何人或单位，否则将会触犯相关法律。
4.6.12«送货单»必须在送货到东方前预先传真给采购专员，以利卸货地点安排及来货检查安排，并预告之到达东方之大概时间，尽量不要在快要下班之时候送达。
4.6.13所有每次送货必须先找采购专员签署«送货单»后，再将«送货单»送收发组处，接受卸货位置之指示并配合卸货，同时进行品种、数量之清点。
4.6.14供应商每次送货后，要与采购专员核对一次剩余计划之数量、品种、状况。
4.6.5供应商须十分留意，东方图纸及零件图号之表达方式，（机型+图号）才是零件唯一之身份，要避免看错图号做错零件（遇不明白之处，立刻咨询采购专员）。
4.6.6当零件发生图纸或技术更改时，采购专员及供应商须注意审核新旧图之区别，对在制品、在途品要认真进行再确认（该改制之改制，该报废之报废）。如因为更改而影响到零件之交付期限，供应商要立刻回复新的准确交期及报价给采购专员，等待处理意见。另外旧图收回东方。
4.6.30供应商如有任何建议、知会、疑问，请尽量用书面形式知会物控部。东方不愿意接受口头之信息，当然东方之所有决定也会以书面形式知会供应商。
4.7东方所有相关人员外出业务洽谈、跟踪、采购、工作跟进、交流，必须预先作出外出工作计划、时段目标、内容报上司批准，并且回来后书面作出出差工作汇报呈上司审核。
4.6.7如因技术更改引致之工、料废，经东方确认后，东方会承担相应之责任。
4.6.8对加工周期长之重要零部件，供应商要做出工艺流程卡进行控制，并让采购专员掌握整个进程。
4.6.9供应商要严格按东方要求填写«送货单»。«送货单»上必须注明采购计划编号，按机型、部别分别填写送货单。«送货单»上要正确写上机型图号、名称、数量，不可乱涂改。
4.6.23供应商在收到东方采购计划时，不可以挑肥拣瘦，要以整体订单角度去考虑。（不可以这个好做就接单，那个不好做就不接订单）
4.6.24供应商不可以用不正当手段与东方合作（如刻意安排大喝大食、送礼、红包、卡拉OK等等）。东方采购计划之下达是公司审核批准的，核价是经公司严格审定的，与相关工作人员无关，请供应商谨记，否则会影响双方之继续合作。
3.2物控部职员及有关与供应商接触之东方工作人员必须正确理解及严格执行本指引。
4．具体之内容：
4.1认真向供应商讲解公司发展之前景与远景规划，介绍东方优质之产品及其销售之国际市场。
4.2强调东方“品质优良、交期准确、价格合理、服务良好”之对供应商要求目标。
4.3强调东方与供应商是互利互惠、长期依存、依据事实、勇于承担之合作原则。
4.6.10在送来东方之零件上必须按要求附上牢固之标贴，标贴上必须注明供应商名称、计划编号、机型图号及名称（当零件很小时，可在牢固紧密之包装上附上标贴）。
4.6.11必须十分注重运输中对零件之保护，各种零件必须做好有效之防护包装，避免运输及装卸、贮存中损坏（供应商在收到东方图纸时就要立刻设计好零件之包装方案，包括包装材料选用、捆扎或装载方法等）。
4.6.2供应商必须按物控部下达之采购计划编制其生产作业计划及加工作业顺序时间流程报采购专员，并与采购专员共同掌握控制各零件之加工进度状况。
4.6.3当供应商在生产过程中如出现突发状况将会影响交货或品质时，须立刻第一时间知会东方采购专员，共同确定处理方法。
4.6.4供应商须找出一个专人，负责与采购专员联络相关之工作跟进、更改、修订等事宜，并在24小时内随时可联络到。
4.6.15供应商每次送货检验后（或检验中），采购专员要立刻反馈相关之品质信息给供应商，以利即时修正及预防。
4.6.16供应商每次送货入仓完毕后，必须向采购专员索取，«送检单»及«进仓单»自存，以作为向东方请款之依据。
4.6.17供应商每月10日之前要与采购专员核对一次上月已检验合格入库之零件清单，并做好«请款单»。«请款单»要严格按东方要求填写。
4.6.21供应商须十分注重东方产品之品质控制，东方之零件不仅在材质、尺寸、精度、功能上有很高要求，并且在外观上也有极高之要求（供应商之量具、量仪方面要送国家认可机构定期校对）。
4.6.22东方对交付期之要求是很严格的，10个工作天，如此类推（除非供应商预先书面知会物控部并取得确认）。供应商之物料因为批量不合格而引致交期延误，按同样方式处理。
4.6.18对东方检验出之不合格品，采购专员须尽快与供应商联络，并安排返修，且立刻确定完成时间及再送货时间。
4.6.19对于个别东方急用之不合格品，东方可能会立刻安排本厂自已返修使用。届时会通知供应商及在货款中扣除相应之加工费。
4.6.20供应商必须对所有之不合格状况作出«纠正及预防措施报告»，落实改善方案及避免日后再发生之预防措施，书面反馈回采购专员。