02_程序文件_正文

1、目的

本程序规定了文件的编制、审核、批准、发放、回收及更改的程序，用以规范我局(公司)所有文件的管理，保证文件的适用性、系统性、协调性和有效性。

2、适用范围

本程序适用于我局（公司）质量管理体系运行相关文件的控制。

3、职责

3.1局长（经理）负责批准《质量手册》、《程序文件》。

3.2管理者代表负责审核《质量手册》、《程序文件》，负责批准《工作文件》。

3.3 各单位、各部门负责本部门工作范围内与质量管理体系有关的文件的编写、存档和管理，编制相关表格。

3.4局（公司）领导负责外来文件采用的批准。

3.5市局（公司）办公室负责《质量手册》、《程序文件》和与质量管理体系有关的管理性文件的发放、存档和管理，负责建立局（公司）“受控文件清单”，负责组织对现有体系文件的定期评审，负责局（公司）文件的归档管理。

4、工作程序

4.1文件及资料的分类

a)质量手册；

b)程序文件；

c)工作文件；

d)外来文件；

e)其他文件；

f)记录及其他表格。

4.2文件和资料的编号

4.2.1文件编号方法：

编订年份

部门代号（仅流程）与文件序号

文件类别代号：QM质量手册

QP程序文件

P 流程文件

QW工作文件

4.2.2记录编号方法：

R/ΧΧ-XX—ＸＸ-A

版本号

记录序号

程序文件代号及序号，或部门代号

“记录”代号

上述“程序文件代号及序号或部门代号”：当记录是《程序文件》的相关记录时标注程序文件代号及序号；除《程序文件》外的其它记录标注为部门代号。

4.3文件的编制、审核与批准

4.3.1内部编制的所有文件，都必须有编写人、审核人和批准人签名。

4.3.2文件编制由《程序文件》中规定的部门负责。编制后，须征求有关部门的意见，取得一致意见后，送管理者代表审核，局长(经理)批准。县级局内部编制的文件由单位负责人批准。

4.3.3文件编制部门将批准的文稿和发放的名单，送办公室统一登记、编号、打印、发放（县级局由综合办负责）。

4.４文件的受控与不受控

4.４.1本局(公司)所属各单位、各部门使用的文件均为受控文件。

4.４.2印发给顾客的文件为非受控文件。

4.5文件的发放与回收

4.5.1全部文件均由办公室印制和发放。

4.5.2发放文件时，应办理签收手续，文件接收人应在《文件发放与回收登记表》上签字。

4.5.3发放更改后的新版文件时，应同时将旧版文件回收，加盖“作废”印章，并记录在《受控文件发放与回收登记表》上。

4.5.4部门或个人因文件严重损坏、丢失或其他原因要求补发文件时，应写出书面申请，说明原因，报办公室审核，经管理者代表或局长（经理）批准后方可补发。办公室要将补发的文件名称、数量和接收人登记在《受控文件发放与回收登记表》上。

4.5.5如需购买外来文件，由各部门负责提出文件名称、订购数量、地点、分发的部门或人员，报办公室，经管理者代表或局长（经理）审核批准，由办公室统一订购、登记和发放。

4.5.6，凡上级主管部门下发的外来文件，由办公室负责收文、登记后，送主管领导审阅，再按批示复印分发或送各部门传阅。传阅后的文件应由办公室及时回收归档。

4.5.７采用电脑下传方式传达的文件，应印制一份书面形式文件，经分管领导或局长（经理）签字批准，交办公室在《受控文件发放与回收登记表》上登记并存档。

4.6文件的保管

4.6.1各部门应将办公室发放的受控文件妥善保管，不准损坏、丢失或外传。如损坏、丢失应及时报办公室，并按４.

5.4要求进行处理。

4.6.2办公室将所保管的全部文件，分门别类予以登记、编目、保存。

4.6.3各部门应指定一人为文件的兼职管理人员，文件管理人员在接收文件时，需在其所属部门的《受控文件清单》上做好记录，并归档存放，以便正确使用和保管文件。各部门只存放复印件，原件交由办公室存档管理。

4.7文件的借阅

文件的借阅应填写《文件及资料借阅登记表》，非保密文件需经部门负责人批准，保密文件需经分管领导批准。由办公室文件管理人员检查归还文件的完整性，若文件归还时出现损坏和缺页，借阅人必须作出书面解释并存档。

到期不归还的，由文件管理人员通知、催促其归还。

4.8文件的修订与更改

4.8.1局（公司）质量管理体系文件应有编号及修订状态标识，修订状态表示为“版／次”。文件原始状态为0，修改次数依次表示为１，２，３．．．原始版号为Ａ，换版依次为Ｂ，Ｃ，Ｄ．．．。

4.8.1提出文件更改要求的部门或人员，必先填写《文件更改申请及通知单》，经管理者代表或局长（经理）审批后方可更改。

4.8.2更改后的文件应由原审批部门或人员审批，若指定其他人审批，必经局长（经理）批准。

4.8.3经更改后的文件发至原文件持有者，要予以登记，同时收回的原文件作废，并在《受控文件发放与回收登记表》上记录。

4.8.4文件经过多次修订、更改或者内容有大幅度变动时应进行换版，原版文件作废。换版时，仍按规定的程序进行编制、审核、批准和发放。

4.9作废文件的处理

4.9.1办公室应将收回的文件加盖“作废”标识，填写《文件销毁及保留申请表》，经管理者代表或局长（经理）批准后统一销毁，并在《文件销毁及保留申请表》上登记。

4.9.2需要作为资料保存的作废文件，要加盖“作废保留”标识，并隔离存放。

5、相关文件

5.1《机关公文处理办法实施细则》（桂烟办[2006]6号）

5.2《档案管理规定》

5.3《记录控制程序》

6、相关记录

6.1受控文件清单

6.2 受控文件放范围审批表

6.3受控文件发放与回收登记表

6.4 文件更改申请及通知单

6.5 文件及资料借阅登记表