02_程序文件_正文

1、目的本程序规定了文件的编制、审核、批准、发放、回收及更改的程序，用以规范我局(公司)所有文件的管理，保证文件的适用性、系统性、协调性和有效性。

2、适用范围本程序适用于我局（公司）质量管理体系运行相关文件的控制。

3、职责3.1局长（经理）负责批准《质量手册》、《程序文件》。

3.2管理者代表负责审核《质量手册》、《程序文件》，负责批准《工作文件》。

3.3 各单位、各部门负责本部门工作范围内与质量管理体系有关的文件的编写、存档和管理，编制相关表格。

3.4局（公司）领导负责外来文件采用的批准。

3.5市局（公司）办公室负责《质量手册》、《程序文件》和与质量管理体系有关的管理性文件的发放、存档和管理，负责建立局（公司）“受控文件清单”，负责组织对现有体系文件的定期评审，负责局（公司）文件的归档管理。

4、工作程序4.1文件及资料的分类a)质量手册；b)程序文件；c)工作文件；d)外来文件；e)其他文件；f)记录及其他表格。

4.2文件和资料的编号4.2.1文件编号方法：编订年份部门代号（仅流程）与文件序号文件类别代号：QM质量手册QP程序文件P 流程文件QW工作文件4.2.2记录编号方法：R/ΧΧ-XX—ＸＸ-A版本号记录序号程序文件代号及序号，或部门代号“记录”代号上述“程序文件代号及序号或部门代号”：当记录是《程序文件》的相关记录时标注程序文件代号及序号；除《程序文件》外的其它记录标注为部门代号。

4.3文件的编制、审核与批准4.3.1内部编制的所有文件，都必须有编写人、审核人和批准人签名。

4.3.2文件编制由《程序文件》中规定的部门负责。

编制后，须征求有关部门的意见，取得一致意见后，送管理者代表审核，局长(经理)批准。

县级局内部编制的文件由单位负责人批准。

4.3.3文件编制部门将批准的文稿和发放的名单，送办公室统一登记、编号、打印、发放（县级局由综合办负责）。

4.４文件的受控与不受控4.４.1本局(公司)所属各单位、各部门使用的文件均为受控文件。

4.４.2印发给顾客的文件为非受控文件。

4.5文件的发放与回收4.5.1全部文件均由办公室印制和发放。

4.5.2发放文件时，应办理签收手续，文件接收人应在《文件发放与回收登记表》上签字。

4.5.3发放更改后的新版文件时，应同时将旧版文件回收，加盖“作废”印章，并记录在《受控文件发放与回收登记表》上。

4.5.4部门或个人因文件严重损坏、丢失或其他原因要求补发文件时，应写出书面申请，说明原因，报办公室审核，经管理者代表或局长（经理）批准后方可补发。

办公室要将补发的文件名称、数量和接收人登记在《受控文件发放与回收登记表》上。

4.5.5如需购买外来文件，由各部门负责提出文件名称、订购数量、地点、分发的部门或人员，报办公室，经管理者代表或局长（经理）审核批准，由办公室统一订购、登记和发放。

4.5.6，凡上级主管部门下发的外来文件，由办公室负责收文、登记后，送主管领导审阅，再按批示复印分发或送各部门传阅。

传阅后的文件应由办公室及时回收归档。

4.5.７采用电脑下传方式传达的文件，应印制一份书面形式文件，经分管领导或局长（经理）签字批准，交办公室在《受控文件发放与回收登记表》上登记并存档。

4.6文件的保管4.6.1各部门应将办公室发放的受控文件妥善保管，不准损坏、丢失或外传。

如损坏、丢失应及时报办公室，并按４.5.4要求进行处理。

4.6.2办公室将所保管的全部文件，分门别类予以登记、编目、保存。

4.6.3各部门应指定一人为文件的兼职管理人员，文件管理人员在接收文件时，需在其所属部门的《受控文件清单》上做好记录，并归档存放，以便正确使用和保管文件。

各部门只存放复印件，原件交由办公室存档管理。

4.7文件的借阅文件的借阅应填写《文件及资料借阅登记表》，非保密文件需经部门负责人批准，保密文件需经分管领导批准。

由办公室文件管理人员检查归还文件的完整性，若文件归还时出现损坏和缺页，借阅人必须作出书面解释并存档。

到期不归还的，由文件管理人员通知、催促其归还。

4.8文件的修订与更改4.8.1局（公司）质量管理体系文件应有编号及修订状态标识，修订状态表示为“版／次”。

文件原始状态为0，修改次数依次表示为１，２，３．．．原始版号为Ａ，换版依次为Ｂ，Ｃ，Ｄ．．．。

4.8.1提出文件更改要求的部门或人员，必先填写《文件更改申请及通知单》，经管理者代表或局长（经理）审批后方可更改。

4.8.2更改后的文件应由原审批部门或人员审批，若指定其他人审批，必经局长（经理）批准。

4.8.3经更改后的文件发至原文件持有者，要予以登记，同时收回的原文件作废，并在《受控文件发放与回收登记表》上记录。

4.8.4文件经过多次修订、更改或者内容有大幅度变动时应进行换版，原版文件作废。

换版时，仍按规定的程序进行编制、审核、批准和发放。

4.9作废文件的处理4.9.1办公室应将收回的文件加盖“作废”标识，填写《文件销毁及保留申请表》，经管理者代表或局长（经理）批准后统一销毁，并在《文件销毁及保留申请表》上登记。

4.9.2需要作为资料保存的作废文件，要加盖“作废保留”标识，并隔离存放。

5、相关文件5.1《机关公文处理办法实施细则》（桂烟办[2006]6号）5.2《档案管理规定》5.3《记录控制程序》6、相关记录6.1受控文件清单6.2 受控文件放范围审批表6.3受控文件发放与回收登记表6.4 文件更改申请及通知单6.5 文件及资料借阅登记表6.6 文件销毁及保留申请表6.7 外来文件确认表文件6.8 文件会签审批表6.9 文件会签审批表文件销毁登记表6.10 文件及资料归档登记表6.11 文件更改一览表6.12 适用法律法规清单6.13 产品/技术标准及规范清单1、目的为规范记录的管理，确保各项工作有客观、真实、准确、有效的第一手材料，为质量管理的可追溯及纠正预防措施提供依据。

2、适用范围本程序适用于我局（公司）所有记录的管理。

3、职责3.1办公室是记录归口管理部门，负责检查、监督和管理各部门记录控制情况。

3.2各部门负责本部门记录/表格的的编制、填写、审批、传递、收集、保存和管理。

3.3各部门负责人负责审批记录的适宜性。

4、工作程序4.1记录的标识办公室按照《文件控制程序》4.2.2对编制的记录进行统一编号，原始版本为Ａ版，按Ｂ版，Ｃ版，．．．顺序换版，修改一次换版一次。

4.2记录的填写4.2.１记录的填写要及时、真实、准确、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改。

4.2.２记录的填写应采用蓝色或黑色墨水的钢笔或圆珠笔，不得使用铅笔或红色墨迹笔。

一式多联须使用复写纸的记录，填写时应使用圆珠笔。

4.2.３记录的补充说明、更改应在原始记录上进行。

改动时先在记错的文字、数字或符号上划一道删除线，然后在旁边填写上正确的内容，并加盖涂改人的印章，不得在记错的文字、数字或符号上直接涂改，不能使用涂改液涂改。

4.３记录的贮存、保护4.３.１各部门负责收集本部门的记录，并有专人或兼职人员管理。

4.３.２记录贮存的责任部门应安排适当的贮存地点，并保持空气流通、干燥。

4.３.３办公室编制《记录清单》，并规定各种记录的保存期限。

各部门按规定的期限保存记录，对于保存一年以上的记录交办公室保存，每年初归档一次。

4.３.４所有记录未经批准一律不得外借。

4.３.５各部门负责对本部门的记录进行收集、整理和归档前的保管，年末交办公室归档管理。

属于财务核算方面的凭证、发票由财务科统一存档保管；属人事档案管理内容的交由综合科存档管理。

4.4 记录的检索记录的存放应按适宜的顺序，如按日期、部门等，以便检索。

各部门人员可在相关部门查阅相关记录，凡查阅归档的记录，须征得相关领导的认可，借阅时须填写《文件及资料借阅登记表》。

4.5 记录的处理记录如超出保存期或其他特殊情况需要销毁时，由记录保管人员填写《文件销毁及保留申请表》交办公室负责人审核，经批准后进行销毁。

4.6记录格式4.6.1 各部门的记录格式，由本部门组织设计编制，经审核批准后投入使用，审批原件交办公室存档。

4.6.2 根据需要可对记录格式进行更改，具体执行《文件控制程序》有关文件更改的规定。

5、相关文件《文件控制程序》6、相关记录６.1 记录清单６.2 记录归档登记表６.3 文件及资料借阅登记表６.4 文件销毁及保留申请表1、目的为局（公司）进行管理评审提供指导，评审局（公司）质量管理体系建立、运行的适宜性和持续有效性，并针对存在的问题采取有效的改进措施。

2、适用范围本程序适用于局（公司）管理层对局（公司）质量方针、质量体系的评审。

3、职责3.1局长（经理）负责主持召开管理评审会议（因故不能主持时，需书面授权管理者代表主持）。

3.2管理代表负责向局长（经理）报告质量管理体系运行情况，负责纠正、预防措施及其它质量改进措施的监督、检查和验证。

3.3综合科负责制定“管理评审计划”，做好管理评审记录，整理并作出管理评审输出。

3.4有关部门负责向管理评审组提供有关资料，做好管理评审输入，并负责实施管理评审输出中的纠正、预防措施及质量改进的决定。

4、工作程序4.1局（公司）每年年底对局（公司）的质量方针和质量体系运行情况进行一次全面的管理评审（每年至少进行一次，两次时间间隔不超过12个月），具体时间由局长（经理）确定。

4.2发生以下情况，可以考虑增加评审频次，经局长（经理）审批后执行。

4.2.1经济政策、社会环境、市场需求发生重大变化时；4.2.2局（公司）内部组织机构有重大调整时；4.2.3质量审核发现严重不合格，局（公司）内部发生重大质量事故或连续被顾客投诉时。

4.2.4局长（经理）认为必需时。

4.3评审内容4.3.1质量体系是否持续有效运行，能否符合质量方针、目标实现的要求。

4.3.2内、外部质量审核的结果及改进措施的有效性。

4.3.3产品质量的实际状况与质量要求的符合性。

4.3.4顾客的投诉是否采取了有效的纠正和预防措施，并满足了顾客的要求。

4.3.5组织机构的适宜性及人力和其他资源配置的充分性。

4.4评审准备4.4.1综合科编写管理评审计划，经管理者代表审核，局长（经理）批准后，于评审一周前分发给有关部门。

参加管理评审的人员至少包括：局（公司）领导、管理者代表、各部门负责人及其代表等。

如果是在发现质量体系有重大问题等特殊情况下召开的管理评审，参加人员可由管理者代表根据评审内部确定。

4.4.2有关部门根据管理评审计划备好所需的文件资料，做好评审准备。

4.5评审组织4.5.1局长（经理）主持召开评审会议（因故不能主持的可书面授权管理者代表主持）。

评审会议对内容逐项进行评审并作出结论，对质量管理体系的完善和改进作出明确要求。

4.5.2综合科做好评审会议记录并协助管理者代表做好评审输出。