多媒体会议室使用管理办法

多媒体会议室使用管理办法（暂行）

一、目的

为进一步加强会议室管理，充分发挥作用，提高使用率，明确各部门使用公司会议室的规定及申请使用流程，现作如下规定：

二、范围

本办法适用于公司多媒体会议室和视频会议室的使用。会议室用途分为：公司会议、部门会议、员工培训、员工工作面谈以及适合在会议室举办的小型文化活动、竞赛活动等。

三、职责

会议室由后勤部管理，统筹协调安排使用，并负责卫生、安全以及对室内设备物品的管理。

四、内容

1、部门或个人需要使用会议室时，需向后勤部提出申请并填写《会议

室使用登记表》，经后勤部准许后方可使用。紧急会议使用会议室，

必须经后勤部经理同意后使用。若遇特殊情况需使用会议室超过一

周或节假日使用，需提前半天提交《会议室使用申请表》或在企业

微信账号线上审批板块填写《会议室申请》，同意申请后领用会议室

钥匙备用，并于工作日及时归还。

2、使用原则：会议室使用需遵循先申请、后使用；按申请的先后顺序

使用；先紧急后一般、先全局后部门的原则。遇公司紧急或重大的

会议，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的情况下，部

门或个人应先让公司层级的重要会议。

3、如部门或个人临时取消申请，再需使用时需重新申请。

4、部门及个人应在所预约的时间到达会议室，并开始使用。超过10分

钟未到达会议室的，后勤部有权对会议室的使用权另作安排。

5、部门及个人应按预约的时间内使用完毕，不许超时使用。如需延长

使用时，请及时通知后勤部，如在紧急的时间段内已安排了给其他部门或个人使用，超时使用的部门或个人必须离开该会议室，终止使用该会议室。

6、使用视频会议室时由申请部门参会人员检查视频设备并调试，自行

组织和记录；集团会议或领导参加的会议由后勤部调试、记录。

7、部门或个人因会议需要拍照、摄像、录音等记录工作的须提前书面

申请；需要与会人员席卡制作摆放的，须提前半天时间提供名单及座次顺序；如有特殊接待需要瓶装水、鲜花、水果，提供横幅、等制作类物资的须由分管领导签字，并给予综合门准备时间保证及时供应。

8、任何部门或个人在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施，

安全使用，严禁私自接拉电源，私自移动设备。严禁私自调动设置音响、投影等多媒体设备。如因个人原因造成设施设备损坏，须照价赔偿。

9、未经允许，任何部门与个人不得擅自使用会议室、不得擅自挪用会

议室多媒体设备和桌椅等物品。若要借用会议室内物品，需得到后勤部部门经理许可，借用完毕后，需及时归还。

10、会议室使用期间，使用部门或个人不能嬉戏打闹影响他人正常办公；

不允许有吸烟、乱扔垃圾等不讲卫生的行为；使用完毕后，务必将所有移动过的桌子、椅子、设施设备等还原；关闭投影仪、空调、门窗，确保各种电器断电，室内干净整洁。如发现设备故障和公物损坏应及时告知后勤部，以便及时修理。

五、申请流程

1、部门或个人到后勤部查询会议室的使用状况；部门或个人向后勤

部申请并提出使用会议室的相关要求，在《会议室使用登记表》登记；连续使用时间超过一周或周六日使用，提前半天提交《会议室使用申请表》，领取会议室钥匙备用，并于工作日及时归还。

2、后勤部根据部门或个人的申请需求作出安排；

3、部门或个人按时间使用会议室。

六、使用流程

1、使用

1)部门或个人按本办法使用会议室；

2)部门会议自行安排会务工作，总经理办公会、重大决策会后勤部

协助安排会务工作。

2、交还

1)部门或个人使用完毕后，后勤部检查会议室，发现不按规定使用

的，及时要求部门或个人改正；

2)如部门或个人拒绝改正，后勤部经理将作出出处罚通告，对部门

或个人作出处罚。

会议室使用流程图案： 一般流程：

特殊流程：

附件：

a)会议室使用申请表

b)会议室使用登记表

使用日期使用

时间

使用

部门

设备

需求

会议主题

参会

人数

负责人归还确认

备

注是/否

是/否

是/否

是/否

是/否

是/否

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是/否