领导干部时间管理ppt

⁍ 建立一些弹性在突如其来的事件上。 ⁍ 每一天拨出一些供思考的时间给自己。 ⁍ 考虑如何将等待及旅行的时间变得更有用。 ⁍ 如果可行，试着将你的生理时钟和你的工作相配合。 ⁍ 学习如何控制自己不去做并未排入行程的事情。 ⁍ 每日下班前先将明日的行程排好。 ⁍ 请你的秘书来协助你安排行程。 ⁍ 将你计划的日程表及实际履行的事情做一些比较，可以学会如何更 实际及有效地安排你的时间。
IV
紧急
I

不紧急
II

重 要 不重要
III

IV

I ? II? III? IV?
时间管理矩阵
I III IV II
结果：
• 完全不负责的 • 需要到处救火
• 依赖别人来完成基本的事情
时间管理矩阵
I
结果：
• 工作压力大
II
IV

常见的时间陷阱——有形的
⁍ 电话
⁍ 办公室政治
⁍ 资源不足
⁍ 会议
⁍ 打扰 ⁍ 官僚作风 ⁍ 沟通不足
⁍ 阅读文件
⁍ 处理邮件 ⁍ 交通拥堵
常见的时间陷阱——无形的
⁍ 欠缺周详计划
⁍ 拖延
⁍ 健忘
⁍ 不懂轻重缓急
⁍ 过分注重细节 ⁍ 犹豫不决 ⁍ 不会说“不”
⁍ 不懂授权
⁍ 欠缺组织性 ⁍ 健康欠佳
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14:30 下属来谈他工作中的困难和 抱怨 14:50 与人事经理谈某下属的奖金 问题 15:20 接顾客投诉电话、很恼火
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9:30 下属来请示工作
9:45 与财务部经理讨论费用问题 10:20 替上司营销总监去开会
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15:30 打电话询问投诉之事、教训 下属
15:50 老总找去谈事 16:20 下属又来请示工作
1 明确责任、确立 优先级和目标
2 去除不必要和 不合适的活动
3 每日、每周规划 时间使用计划
尽可能授权 尽可能消除或 减少干扰因素
高效率利用 精力高峰期
留出处理意外事件的 处理时段

电话
⁍ 尽量减少

访客
⁍ 限制区域与人数 ⁍ 在别人的工作区域讨 论工作 ⁍ 座位远离门或走道
⁍ 代接与授权
⁍ 电话留言 ⁍ 避免无关话题 ⁍ 简洁回答 ⁍ 必要时礼貌的结束对话
时间管理理论
【提要】
了解时间管理的基本知识与要素，学 习第四代时间管理理念。以目标与角色 指导长期与短期时间管理规划，以轻重 缓急优先级安排近期（周/日）行事历。
时间管理的基本认识
⁍ 知道该做什么事,并把时间花在重要的事情上
⁍ 时间无法管理,事情/任务才是管理的对象 ⁍ 浪费的时间远比有效利用的时间多 ⁍ 善用管理工具提升时间利用效率
16:30 召集下属开会，因为下属反映部门内部不团结已经影响到了 工作，任经理必须就此事同下属强调一下。但会议不仅没有达到任经 理的预期目的，还拖延了时间，一直持续到17：00。 17:00 下属走后，任经理一看已经过了下班时间，已经没有时间来 完成报告，只好挟着自己未写完的报告和要处理的文件回到家中，看 样子今晚上又得加班到午夜了。
27%的人没有目标 60％目标模糊
10％有清晰但较短期的目标
3％有清晰且长期的目标
25年后„„
哈佛大学研究表明
60 60 50 40 30 20 10 10 3 0 1st Qtr 27
没有目标者：处于底层、抱怨社会 目标模糊者：中下层面，安稳度日
短期目标者：各行业专业人士
长期目标者：社会各界顶尖人士
任经理的时间为什么不够用？




电话干扰 ——对公司员工解释有关薪酬问题，这本不属于任经 理的事，有薪酬主管吗？ 会议安排没有计划，会议拖延，主题不明确，对会议没有实行 有效控制。 上司不定期的召见，使中层经理的时间具有很大的随意性。 喜欢下属事事请示和汇报的官僚作风，下属的不断请示和汇报， 使自己成为下属任务的执行者，大大浪费了自己的时间。 对下属工作不放心，替下属做工作，结果整天被埋在事务性的 工作里。 凡事事必躬亲，有许多不需要看和处理的文件等耽误时间。
四代时间管理理论
⁍ 第一代时间管理 ----备忘录型 ⁍ 第二代时间管理----事先规划安排行程
⁍ 第三代时间管理----规划、定优先顺序、操之在我
⁍ 第四代时间管理----强调自然法则（农场法则）。视角放宽于 人生远景，学习如何思考未来。这是一种思维方式的变革， 改变的是思想而不止是行为。
高效时间管理的前提
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10:55 给外地办事处打电话
11:10 与行政部经理聊天 11:30 替下属修改销售分析报告 12:00 吃午饭 13:00 接待一个客户 13:30 备向营销总监汇报的资料
•
•
16:30 撰写招聘计划
17:00 下班时间到了，发现招聘计
划中有好几个问题得去找人事经理 协商
•
18:00 有一个下属还想反映 一下情 况
时间
7 : 00 7 : 15 7 : 30 7 : 45
工作安排
工作优先度
备注
⁍ 定时将您使用时间 的方式忠实记录起来 ⁍ 是帮助您开始时间 管理的最佳方式
8 : 00 8 : 15 8 : 30 8 : 45 9 : 00 9 : 15
9 : 30
9 : 45 10 : 00 10 : 15 10 : 30 10 : 45 11 : 00 11 : 15 11 : 30 11 : 45 12 : 00

缺乏一份详尽的计划，工作没有目标、没有程序，所以就没有 自己主动的行动。


做事情没有轻重缓急和主次之分，经常本末倒置，终日埋头于 无关重要的事务上。
只注意细节和小事，事事过问，事事关心，就像一个多事的婆 婆，结果下属没有事情可做。 不知道中层经理是可以说“不”的，经常听命于上司的召唤， 对下属的打扰也不加以控制，结果是时间浪费在一些无关紧要 和与己无关的事务上。 对于自己熟悉和喜欢的事尽快做完，对于棘手的问题拖延进行， 只有通过加班来完成。 不舍得放权，不授权，下属轻松自在，自己却忙得要死。
7 晚上
⁍ 总是把你的计划写下来。 ⁍ 保持集中力在你将预定完成的目标上。
⁍ 总是将你的日程表放在你的面前以确保工作进度。
⁍ 先将主要的事项及活动计划好。 ⁍ 多花心思在计划每天的一开始。 ⁍ 尽可能将有关之事项及活动给归纳在一起。 ⁍ 多留一些时间给重要的工作。 ⁍ 确定容许足够的时间在每一件工作上，但不能给予太多的时间。
活动 工作（W） 睡觉（S） 家庭（F）
小时数
%={(小时数÷24)×100}
娱乐、兴趣爱好（R）
社交（C） 其他琐事（M） 其他（O）
总计
24
任经理的一天（from 8:00 to 17:00）： 8:00 上班，泡茶，上网。
8:30 上司打电话让任经理去谈话，谈了一会儿有关公司人力资源规 划的问题，中间总经理接听电话、有客人来访等，使他们的谈话一直延 续到10:00。 10:00 准备布置下属工作，又有电话打来询问有关新入职人员薪资 的问题，解释到10:20。 10:20 找来下属布置招聘工作，中间不断有其他下属进来请示工作， 任经理的思路和时间被分割和耽误，布置工作一直延续到11:00。 11:00 对秘书报上来的文件等进行批示、处理；阅读文件、各类的 报告、建议书等，到12:00，还有一部分没有过目。 12:00 匆匆吃过饭，看了一会儿报纸、与同事聊了一会儿天，猛然 想起总经理交待的关于人力资源的规划报告还没有完成，明天就要上交 的，于是赶紧冲进办公室。
⁍ 确立目标（Goal） / 愿景（Vision）
⁍ 设立短期目标（Objective）
⁍ 制定工作计划（Planning）
⁍ 区分轻重缓急（Prioritizing）
时间管理技术
【提要】
根据第四代时间管理理论，进一步了 解时间管理工具、软件，掌握避免时间 陷阱的技术，建立适合自己的时间管理 方法与习惯。
第十章
领导的时间管理
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时间使用分析 时间管理理论 时间管理技术 平衡生活模块 团队时间管理
你是否……？
自己的许多思想、宏图大志等都只有在梦中实现； 没有时间与家人多处一会儿； 没有时间多读书； 没有时间尝试新的事物； 没有业余爱好的时间。
……
总之，成天忙忙碌碌的，却又总觉得忙的不是地方。
⁍ 站立谈话

邮件
⁍ 分类
⁍ 安排时间阅读 ⁍ 过滤垃圾邮件 ⁍ 限制对象

会议
⁍ 确定必要性 ⁍ 让参加会议的人清楚知道会议
目的与需要信息
⁍ 准时开始,准时结束 ⁍ 转接电话 ⁍ 结束前清楚说明会议结论与要 求
清理办公环境，减少环境干扰
⁍ 该扔则扔 ⁍ 不要移师暗处 ⁍ 不放无关物品，将物品放在
• 精疲力尽
• 工作中充满危机 • 总是在到处救火
III
时间管理矩阵
I III 结果： • 注重短期效应 • 工作中充满危机 • 以善变著称 • 不认为目标与计划重要 • 感觉自己受到委屈，事情在自己 控制以外 • 浅薄及破碎的人际关系 II IV
时间管理矩阵
I
II
结果：
• 目标与方向明确
• 平衡 • 自制与纪律 • 状况在控制之下 • 较少的危机
14:00 与销售经理约好讨论招聘营销人员的事宜，由于对招聘主管 的工作不放心，本应是下属的职责，任经理却又全包了下来，包括招 聘计划、招聘人员资格的具体要求等，都由任经理自己确定，此项工 作又占去时间2个小时。
16:00 刚要写自己明天提交给总经理的公司人力资源规划报告，一 个下属又进来请示和审批，同时聊了一会儿个人的私事和公司最近的 传闻。