公司行文流程及管理办法

公司行文流程及管理办法

为规范公司各种文件的起草、签发和管理流程，做到政令畅通，令行禁止，正确指导公司的各项工作，特制定本规定。

一、行文管理主要内容：外部函、电、来文，本公司内部下发的各种文件、资料、收发的各种传真及邮递快件等。

1、内部发文管理

公司内部发文分为一般事务性文件、公司各项规章制度和公务文书。一般事务性文件包括：通知、说明、各种统计表格等；公司各项规章制度是公司在管理中的各项规定、办法、措施等；公务文书包括：请示、报告、指示、布告、公告、通告、批复、通知、通报、决议、函、会议纪要等；

公司下发的公文由行政部统筹管理，各部门一律不得自行向上、向下发送公文。公文字号由行政部统一编制。涉及公司各项规章制度以及对外宣传、联络的文字材料，由行政部以公司名义发文。

2、外部文件的管理

外部文件为公司以外来文，包括信函、公文、传真等。

二、收、发文处理程序与要求

1、发文处理程序

①、申请

一般事务性文件的发文，应事先向相关领导提出口头申请，经相关领导同意后拟稿。

公文及各种规章制度的发文，应事先向主管副总经理提出口头申请，经主管副总经理同意后拟稿。

②、拟稿

公司对外文件由行政部负责拟稿；

各部门间的往来文件由本部门负责人拟稿；

职能部门各种一般事务性文件，由发文部门拟稿。

公司各项规章制度由相关管理部门负责拟稿。

③、拟稿要求

各类文书拟稿要求观点明确、陈述清楚、条理清晰，标点符号使用正确。规章制度类要符合国家相关的政策、法律，符合公司的实际情况。各项规定要明确具体、切实可行。要做到观点明确，文字精练，条理清楚、层次分明，篇幅力求简短。人、地、物名、引文及时间要具体准确等。文稿拟就后，拟搞人应填《拟稿审核表》办理审核手续。

④、审核签发

文稿首先送行政部初审。经行政部审查修改后的文稿，送公司主管领导核稿。以公司名义对外文件由主管副总经理核稿；公司各部门间的往来文件由部门负责人核稿；公司各种一般事务性文件，由下发部门负责人核稿；公司各种规章制度由各部门负责人、副总经理、总经理会审。

其次进行会签、发送。文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送相关领导审定批准签发。公司行政公文、规章制度，在副总经理、总经理署意见后，由总经理签发；公司一般事务性文件由分管领导签发，重要文

件由总经理签发。

经相关领导审阅签发的文件，承办部门将发文原稿（含拟稿审核表）送行政部存档，并由行政部负责打印、校对、登记后发布。行政公文、规章制度签发后，承办部门将发文原稿（含拟稿审核表）送行政部存档，并由行政部负责打印、盖章、装订、登记后发布。发文日期以领导签发日期为准。发文编号由行政部收发文管理员按年份依流水号码一文一号编列。

2、收文处理程序

收文一般为公司的外部来寄送的信函、电邮、快递、单据、通知、传真、报刊资料等。公司外部来文，有指名收件人的由行政部收发员负责登记、签收、直接交给收件人。如系公文，统一由收发员处理。为避免文件积压误事，应在收文当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

公司内部文件的收文，以部门为单位，指定专人负责收文工作。公司内部文件收文处理程序：登记、填写《部门收文阅办单》，部门负责人批示、传阅、归档。

凡是收到公司内部的单据（包括：发票、帐簿、凭证、报表、税票等）收文员应做好详细记录根据文件规定的传阅范围或领导指示，由接收人签字接收后为办结。传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

经办人如未能如期按要求办妥交办事宜，应于处理期限届满前，请示相关领导同意后，以口头方式通知公司或部门收文员更改处理期限以保证

文件的及时传阅。

公司外来文件和内部文件的收文编号，由行政部收发员和部门收文员按年份依流水号一文一号编制。

三、关于收、发传真及快件的管理

1、发传真时必须标明传真内容、收发单位、发件单位、收件人、发件人、传真电话、传真页数、传真日期、接收人的电话等事项，发送传真后须确认传真是否收到。

2、收传真时不得随意丢弃、扣压拖延传真内容，有接收人及时送达收件人并核实传真页数、收件单位、发件单位、发件人、收件人等事项。

3、公司发送、接收快件及挂号信一律在行政部登记，由行政部通知收件人签收。

本办法自下发之日起实施。

发文管理流程

公司外部来文处理流程

公司内部发文处理流程

拟稿审核表

发文登记表

公司收文阅办表

收文登记单

承办通知单