XX公司商品部工作手册

第一章商品部工作内容

第一节商品部职能

商品部担负公司各家电商场与超市（以下简称门店）的采购商品、确定商品结构、毛利结构及仓储、配送等职能。通过争取最优惠的交易条件，选择最佳采购渠道，建立起满足顾客需要的最佳商品结构；不断取得供应厂商的促销支持，追求最合理的商品毛利空间和最大化的经营业绩；最大限度地降低仓储及配送成本，努力争取更多的营业外收入，促进公司营运持续、有序、健康的发展。

售后服务中心的存货及商品也划归商品部管理。

商品部的采购业务简述如下：

1、统筹安排各门店的商品采购，筛选合作的供应商，确定品项、筛选新品、清理滞销品；

2、确定采购渠道，发展直供厂家；

3、与供应商洽谈合同条款，签订合同；

4、制定快讯品项，组织厂商进行促销；

5、获得营业外收入，招募店内、外广告；

6、定期市调，合理调整商品结构、价格、渠道，努力提升业绩、提高毛利；

7、进行大宗商品、新品、快讯商品、季节性商品的下单、催货，满足营业需要；

8、参与门店盘点，控制订货批量，建立合理库存；

9、协助财务部查清账务差异，确认供应商付款；

10、定期与门店沟通，培训门店员工的商品知识并协助门店处理客诉；

11、规范采购资料录入，进行统一归口管理，建立完善的档案资料。

第二节商品部管理要求

一、降低成本、增加盈利

1、降低进货价格，提高毛利率；

2、提高商品周转率，降低库存；

3、缩短商品的采购、配送环节，提高效率；

4、研究供货政策，向供应商要求相应折扣。

二、维护门店形象

1、保证采购商品的价格低廉以维护门店的平价形象；

2、保证采购商品的质量以维护门店的质量可靠形象；

3、保证采购商品的丰富且不断货以维护门店货品充足的形象；

4、帮助门店科学合理地陈列、展示商品。

三、与供应商成为战略伙伴

1、挑选优秀的供应商；

2、建立并发展与供应商的良好、长期的战略伙伴关系；

3、双赢的战略；

4、供应链管理的要求。

第三节采购流程

商品采购是商品部主要业务活动之一。为确保采购到适销对路的商品，必须了解采购过程，加强对商品采购过程的监督，确保采购工作的圆满完成。

一、制定商品经营目录

商品经营目录是门店所经营的全部商品品种目录，是商品部组织进货的指导性文件。其主要作用是控制商品采购范围，确保主营商品不脱销，辅营商品花色、规格、式样齐全，避免在商品采购上的盲目性。

门店的商品经营目录并不是一成不变的；须根据市场需求变化和企业经营能力适时进行调整。调整中可依据商品销售数据分析各类商品销售的升降，如果较长时间内无销售记录，可逐渐筛选淘汰；销售上升的商品，可适当增加经营品种和采购数量。商品部还应经常开展市场调研预测：分析市场需求变化趋势，了解新产品开发情况，根据企业条件，增加市场前景好的商品经营。在深入研究市场发展变化、总结自身经营状况的基础上，适时调整商品经营目录，努力改善商场经营。

二、供应商的选择

1、公司原有供应商。这些供应商与公司有多年的市场交往，公司对其商品质量、价格、信誉等比较熟悉、了解，对方也愿意与公司合作，遇到困难相互支持,因此，可成为公司稳定的供应商。

公司稳定的供应商来自各个方面，既有生产商，又有批发商，还有专业公司等。在选择供货渠道时，原有的供应商应优先考虑，这一方面可以减少市场风险，又可以减少对商品品牌、质量的担忧，还可以加强协作关系，与供应商共同赢得市场。

2、新的供应商。由于公司业务扩大，市场竞争激烈，新产品不断出现，公司需要增加新的供应商。选择新的供应商是商品部采购的重要业务决策，可从以下方面做比较分析：

(1) 货源的可靠程度。主要分析商品供应能力和供应商信誉。包括商品的花色、品种、规格、数量能否按商场的要求按时保证供应，信誉好坏，合同履约率等。

(2) 商品质量和价格。主要是供货商品质量是否符合有关标准，能否满足消费者的需求特点，质量档次等级是否和商场形象相符，进货价格是否合理，毛利率高低，预计销售价格消费者能否接受，销售量能达到什么水平，该商品初次购进有无优惠条件、优惠价格等。

(3) 交货时间。采用何种运输方式，运输费用有什么约定，如何支付，交货时间是否符合销售要求，能否保证按时交货。

(4) 交易条件。供应商能否提供供货服务和质量保证服务，供应商是否同意商场售完或缓期

付款结算，是否可以提供送货服务和提供现场广告促销资料和费用，供应商是否利用本地传播媒介进行商品品牌广告宣传等。

为了保证货源质量，商品部采购必须建立供货商资料档案，并随时增补有关信息，以便通过信息资料的比较对比，确定选择供货商。

有关供应商的论述详见第三章。

三、供应商的接洽

1、确定接待日。为了提高商品部的工作效率，可依实际情况建立一种与供应商接洽的制度，规定与供应商接洽的具体时间。这样就可以将采购人员从大量的接待活动中解放出来，使他们有一定的时间进行商品价格比较和商品适销分析。

2、分类接洽供应商。要根据商品的不同类别将供应商进行分类，不同的采购人员接待不同类别的供应商，以提高洽谈效率。

3、明确规定供应商应提交的有关资料。具体包括供应商的生产许可证、产品的有关证明文件等。

4、要求供应商提供样品。在与供应商洽谈时，可以要求供应商提供商品的实物样品，以便采购人员检查和判断。商品部应将供应商提供的样品登记存档，作为以后进货的标准。

四、采价

采购人员在接受了供应商的产品报价后，要亲自到市场上采取同类产品的价格，与供应商的报价进行比较，来确定取舍。采购人员在采价时，一定要注意采价的商品要与供应商的商品是一种竞争关系，即相同类型、相同品项，否则就没有可比性。

五、议定价格

采价以后，要与供应商面对面地商定供应品的价格。在商议之前，采购人员要做一定的准备工作，通过各种途径了解供应商向其他公司的实际供货价，再具体分析本公司的经营优势和劣势，以增加自己在价格谈判中的砝码，为本公司争取到最优的供应价格。

采购人员事先应该确定一个可接受的最高价格，超过这个价格就应该果断地放弃，寻求其他供应商。

六、签订合同

一项严谨的商品采购合同应包括以下主要内容：

(1) 货物的品名、品质规格；

(2) 货物数量；

(3) 货物包装；

(4) 货物的检验验收；

(5) 货物的价格，包括单价、总价；

(6) 货物的装卸、运输及保险；

(7) 贷款的收付；

(8) 争议的预防及处理。

签订购货合同，意味着双方形成交易的法律关系，应承担各自的责任义务。供应商按约交货，采购方支付货款。