会议执行的协调与沟通

会议执行的协调与沟通

在会议即将开始之前，一定要保证所有工作人员已经各就各位，进入工作状态。会务工作人员此时分为会场内工作人员和会场外，二者接受会场负责人的指挥和调度。由于涉及嘉宾引领，礼仪安排，准备签到，设备管理等多项工作，内容繁杂，会场杂乱。因此，会场负责人和会场内外工作人员之间务必保持顺畅的沟通和紧密的合作。

一.会场内工作人员

会场内的工作人员主要是设备管理人员，秩序维护人员，礼仪人员，会场管理人员（例如计时工作人员）等。在会议开始前15分钟就应当到位，准备好必需物品，并再一次梳理工作流程及安排，为会议做好准备。

二．会场外工作人员

会场外的工作人员也应当及时到位准备，引领人员需按时到达嘉宾客房或指定地点；签到人员需要提前半小时在签到台做好签到准备并配备好各项物品；耳机发放人员需要将耳机摆放好，以方便以后的发放，同时准备好表格和纸笔，以方便做记录。会场外的工作人员需要及时与会场内的工作人员联系，出现问题时，尽快与相关人员联系或反映给会场负责人，及时解决问题。

三．会场负责人

会场负责人的职责是保证各个工作人员均已到位，并一一进行检查，不仅仅检查人员配备情况，例如查看同声传译人员是否已经到位，会场速记人员是否已经做好准备；也要留意物品的准备情况，例如会场内物品的摆放和检查情况如何，媒体采访区是否已经设置好等。会场负责人负责全局的把握和掌控，要对各个岗位工作人员的职责熟记于心，以便在出现问题时能及时联系相关负责人。

四．三者之间密切配合

此前经常提到，会议的成功举办需要各方人员在做好自己的工作的同时，与其他工作人员密切配合。在会议当天，会场内外的工作人员在会场负责人的带领下，要开展环环相扣的工作，三者必须进行顺畅，及时的沟通和交流，这就要求每个工作人员都有一份工作分工表，同时保持手机的畅通。如果有条件的话，配备对讲机是不错的方法。