村级档案的分类方案

新农村建设档案业务骨干培训讲稿

一、村级档案的构成及其分类：

1、当一个行政村每年形成和办理的文件材料较多（超过10盒）时，其文书档案可适当设置几个二级类目；

2、实物档案二级类目的设置，要从各行政村实物档案的实际出发，当实物档案较少时，也可不设二级类目，依照全部实物档案形成的时间顺序编目归档。

二、村级各门类档案的归档范围：

1、文书档案：见村级文件材料归档范围（参考）；

2、土地承包档案：行政村历次土地承包工作形成的承包合同、方案、台帐、表册等文件材料；

3、户籍档案：行政村人口户籍管理工作中形成和办理的文件材料，包括历次户口底册、常住人口登记表等；

4、会计档案：行政村财务工作形成的全部文件材料，主要包括会计凭证，会计帐簿，财务报告及银行对帐单、移交清册、销毁清册等其它类材料；

5、声像档案：目前主要包括：照片、录音录相带、音像光盘、U盘等；

6、实物档案：主要包括：奖状、奖牌、锦旗、废旧印模、赠品以及各类有保存价值的实物。

三、村级各门类档案整理：

1、文书档案：分为三个时段，即2000年以前， 2001年至2005年， 2006年以后。

（1）要明确的几个时段概念：

①2000年以前，以卷为单位整理，保管期限为永久、长期、短期；

②2001年至2005年，以件为单位整理，装盒排架，保管期限仍为永久、长期、短期；

③2006年以后，以件为单位整理，装盒排架，保管期限为永久、30年、10年。要强调的是，2006年以后的永久已不是原来意义上的永久。

（2）、整理：

①收集：主要来自两个方面：

a、自产文件，包括挂号及不挂号文件，由于农村工作的特殊性，不挂号文件尤应作为收集工作的重点；

b、接收文件。

②剔除：收集来的文件未必全部归档，要归档的只是其中对我们的工作和生活具有查考和凭证作用的文件材料。换而言之，有用的归，无用的不归。

A、2000年以前档案的整理：

①分类：按照各行政村每年形成应归档文件数量的多少确定分类方案。当归档文件较多时，可以采取三级分类方法中的“期限—年度—问题”方法分类。当归档文件较少时，一般尽量采用二级分类方法分类，即采用“期限—年度”的方法分类。采用何种方法分类，应以这个村较长一个时段内

应归档文件材料的多少来决定。分类方案一经确定，就要保持它的相对稳定，即只能微调，不可大动。

②划分期限：按照2000年以前国家档案局关于文书档案期限划分的相关规定，较为准确地确定每份归档文件材料的保管期限。

③文件排列组合：把同一类别、同一期限的若干份文件按照一定的要求即或按时间顺序、或按重要程度进行排序组合。

④分卷：每卷所装文件材料一般不要超过200页，即根据案卷厚度的要求，使同一类别同一期限的一个或数个问题进入一卷，从而为最后这本案卷标题的拟写创造条件。

⑤编制页号：以卷为单位按有效页面编制，正面右上角，背面左上角。

⑥编制卷内文件目录：

a顺序号：即卷内文件的顺序号。用1、2、3……表示；

b、文号：全部抄录；

c、作者或责任者：成文单位，讲话等材料其责任者一般为讲话者个人；

d、标题：即文件标题，一般照实抄录。需要补充完善时，要注意用小括号标注。无标题时，要按照公文拟写要求重新拟写标题，用括号括上；

e、文件日期：即文件签署或落款时期，用表示即可；

f、页号：每份文件在该卷的排号。除每卷最后一份文件要填写起止页号外，其余各份文件只编首页页号即可。

g ：备注：一般不填。

⑦备考表：主要记录卷内文件齐全完整清晰程度，内容可以不填，但立卷人、检查人、立卷日期必须填齐。

⑧拟写案卷标题：作者（超过3个时,只罗列3个加“等”）

+问题+文种。此外：“XXXX年度XXXX会议文件材料”、“XXXX

年度+（记录或报表）名称”等也分别是特殊案卷标题形式之一。

⑨装订案卷：制式卷皮。三点一线，两点之间的距离6—7cm，总长度12—14cm。

⑩填写案卷封面：

a、第一行：全宗名称，即立档单位，尽量填写全称；

b、第二行：类目名称，采用二级分类方法分类的不填写；

c、第三行：案卷标题；

d、第四行：△“自年至年月”，填写该卷归档文件中最早一份和最晚一份文件的时间，不一定非得是第一份和最后一份文件的时间。

△期限：永久、长期、短期；

e、第五行：“份张”照卷内目录上的相应数字填写。

△归档号，即每年相同期限的统一编号；

f、背脊：（略）

⑾贴标签：用颜色区分期限。国家没有统一规定，只强调在一个区域内保持统一。市馆规定为：红色—永久、黄色—长期、蓝色—短期。标签上行为归档号，下行为案卷号；

⑿编制案件目录：（一卷一目）

案卷目录

a、案卷号，一个行政村自建档以来，同一期限全部文书档案案卷的统一编号。当案卷号大于999时，另行编制；

b、归档号：（略）

c、案卷标题：（略）

d、起止时间：（略）

e、页数：（略）

f、保管期限：（略）

g、备注：（略）

⒀排架：两种办法：

a期限——年度——类别；

b年度——期限——类别；

选用哪种排列方式，自定。

B、2001年以来档案的整理

①装订：以件为单位装订。每件文件必须下齐左齐。3——5页时用胶水粘贴，过厚时用针线装订；其余的用订书机装订。其中，判定为30年期限以上归档文件材料用不锈钢针装订。

②编页号：以件为单位。按有效页面编制。号码正面编在右上角，背面编在左上角。阅办单视作该件文件的首页。

③盖归档章：位置：每件文件的首页上端居中处。其中，因位置条件限制时，也可稍左或稍右，但必须是首页上端。

a、全宗号：由档案馆给定，没有给定的暂不填写。

b、年度：用8位阿拉伯数字表示，前4位表示年，后4位表示月日，当月日为单数时，前边分别加零补齐。

c、室编件号：即该件文件在当年某一期限某一类别全部

归档文件材料中的排序编号，用阿拉伯数字表示。

d、类目名称：汉字全称填写，采用二级分类方法分类的

不填写。

e、保管期限：2001年——2005年期间，用永、长、短

表示；2006年以后的，用永、30年、10年表示。