推行比质比价管理

推行比质比价管理,不断规范企业物资

采购行为

新疆阜康冶炼厂

三年来,我厂认真贯彻国家经贸委颁布的《国有工业企业物资采购暂行规定》(国经贸企改[ 1999 ] 252号) ,努力克服各种认识上的差异和实施过程中的不利影响,积极探索,及时总结,不断完善,坚持不懈地开展比质比价采购管理工作。三年走出三大步,共查出不规范采24 起,索赔退货共计9. 27 万元,撤换分承包方采购点11 处,全厂大宗原材料100 %进行比质比价采购,辅助材料也达到了90 %以上。三年来,降低物资采购成本289. 42 万元(1999 年87. 62 万元;2000 年134万元;2001 年67. 8 万元) ,为企业走出困境,提高经济效益,实现经济可持续发展起到了积极的作用。现将我们的基本作法和体会介绍如下: 1 推行比价管理,规范采购行为我厂从1999 年开始推行比价管理工作,三年来,始终将这项工作做为加强企业管理、节能降耗、降低成本和扭亏增盈的重要措施来抓,取得了较好的实际效果和经济效益。

1. 1 制定管理规则,规范采购行为我们出台了《阜康冶炼厂采购比价管理实施办法》和《阜康炼厂定点采购实施办法》,并确定了采购程序:在采购计划实施前由采购员填报《物资采购价格申报单》,详细填写采购物资的名称、规格、型号、货比三家的价格及联系人员、联系电话等报厂企管办进行价格比价审核,主审人员根据所掌

握的价格标定采购上限价格签字确认,反馈给采购人员执行,执行后将审核过的《物资采购价格审报单》,货物发票(一般要增值税票) 、购销合同(一次性采购价值在5 000 元以上必须订立购销合同) ,一并交企管办再进行物价审核。实际采购单价是否与申报价格一致,超出的必须做出说明,在物价管理人员通过落实(电话、传真)确定,并请主管领导批准后,方可以加盖物价审核章,登记在物价管理部门建立的可追溯责任的比价管理信息台帐内,定期或不定期进行监督抽查。

1. 2 进行物资分类,建立信息台帐

将采购的物资的种类、型号、规格、采购单价、产地、名牌、厂家名称、联系电话和具体负责人以及采购员姓名等一一登记,建立采购比价信息台帐,作为采购比价的第一手资料。考虑到采购供应的连续性,供应的材料必须先试用合格再定点供应。

1. 3 实行动态管理

在对已定点的供应点进行质量、价格监管的同时,广泛收集市场信息,通过市场调查不断优化供应商和供应价格,并保证我厂物资供应的连续性,使主动权始终掌握在自己手中。

1. 4 推行采购报销入帐“四到位”制度

采购人、批准人、物价审核人、质量验收人共同在凭证上签字,手续齐全才可以报销入帐。

1. 5 实行采购质量责任人制度

比价采购管理中,严格执行“比价先比质”的原则,采取“三比”的方式(同种产品比质量、同种质量比价格,同种价格比信誉) ,建立采

购质量的保证体系。

实行采购质量负责人制度,谁采购的产品,谁负责到底,并严格与岗位经济责任制挂钩考核,每月考核一次。

1. 6 实施全员监督

采购比价管理实行专业管理和群众监督相结合和办法,通过厂务公开会议和定期将该月采购不规范行为、多次超限价采购、不正常非定点采购等等,在厂大门口玻璃橱窗内进行爆光,实施全员监督。

2 比价和选择厂家

比价和选择厂家,是比价管理的重要环节。我们的作法是:

2. 1 选择定点供应对象

首选以前有过往来,且是厂家直销部门的供货渠道做为定点供应的对象。以确保质量为前提,价格优惠为条件,及时清结为要求,面对面的谈判,确定双方可以接受的供货价格,经过不少于三家的市场比价之后得以确定,并做为采购的上限控制价格的标准。当然在以后的市场调研时,这个价格标准仍要经过不断的比较,发现不合理情况坚决予以纠正,使之达到最佳状态,例如:我厂与西安一家驻乌销售公司购买尾渣技改工程的仪器仪表合同,共计5. 26 万元,合同规定运杂费由需方我厂乘担。合同草签后,在我们审核过程中,发现价格比西安本厂报价高出3 %以上,为此我们提出如果执行乌市供应价,运费必须由供方承担,否则不能成交。结果双方重新修改合同,由供方承担了全部运杂费,节约了采购成本7. 6 %。类似的这样,我们对许多物资材料,采价一个,控制一个,使用一个。

2. 2 对物资进行分类管理

根据我厂使用材料量的大小和价值的高低,我们首先对日常生产用量大、比价见效快的A类物资如:纯碱、草酸、碳酸钡、亚硫酸钠等,通过签订长期(一般为半年)供应合同,将双方谈判达到一致的供应价格规定下来。类似的还有:化玻试剂、五金交电、电器电缆、标准件、橡塑制品等,我们确定定点供应的标准是:保证采购供应的产品材料在我厂已有使用或试用被认可为条件,且具备相当的存货实力,可以直供而不是调货、配货的二手货以减少采购中间环节,降低采购供应价格。经过我们对全厂使用的几千种不同种类、不同规格材料中的600 种大宗材料的市场调查,从零开始到逐渐的认识、了解和基本掌握,购货质量和价格逐步趋于合理,基本是100%定出了专供我厂使用的供应价,有的比批发价还要低,如:我厂使用的批量标准件是由乌市一家生产厂家(公司)进货的,以往供应给我们的价格高于他们给中间经销商的价格5%。

2. 3 筛选供应对象

我厂采取比价采购后,明确告诉要选择定点供应商,如果价格上没有优势,将不作为选择对象。该公司为了抢占市场,在给中间经销商的价格基础上下浮动15 %作为对我厂的供应价,一正一反我厂获得20 %的价差。目前我厂各种材料、备品备件供应价格水平较未进行采购比价前,从原批发价上浮5 %～10 %下调到批发价以下15 %,或是一次性下调30 %～40 %,少的也有3 %～5 %的下调比例,同时把原来比较混乱的采购供应程序、供应客户、采购品种、质量指标

以及采购完成的结果等一并公开,改变了人们的印象中采购发生在企业围墙之外,易形成管理“盲区”的失控状况。

3 建立比价采购质保体系,努力降低采购成本

我厂在推行比价采购管理中,严格执行“比价先比质”的原则,坚持采购物资必须在满足产品技术质量要求的前提下,采取同种产品比质量、同种质量比价格,同种价格比信誉的方法,为了保证我厂在实施比价采购中不致出现价低质次、滥竽充数、混水摸鱼的现象的发生,在加强采购物资基准单价的设定上力求反映市场实际水平,在规范采购程序公正的同时,也加强了对采购人员行为的全方位的监管制度,建立了采购质量的保证体系。

3. 1 每月召开一次管理会议

每月由厂长亲自主持召开一次冶炼厂物价管理会议,请厂物价管理部门、采购执行部门和财务、监察以及部分使用部门的负责人参加、对全月采购情况进行总结,对不执行采购申报程序、先斩后奏、超限价采购以及非定点采购、质次价高影响生产正常运行的现象进行分析,最终作出处理。

3. 2 实行无异常事故承诺制度

实行采购物资质量异议期内无异常事故承诺制度,采购人员在进行采购前先与供货方确定质量异议期限,并作出质量异议期内发生一切质量事故均要赔偿2～3 倍的承诺,以确保企业不受损失。

3. 3 加强采购质量管理

择优选定2～3 家同种材料的供应点,由厂物价管理部门、采购