4.5.1公司内部文件管理规定

公司内部文件管理规定

为了控制公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收，确保各部门使用的公司文件的有效性，特制定本规定。

1.目的。

通过对公司内部文件控制流程进行管理，使文件管理控制工作更加系统、科学、规范、高效，以保证各部门及人员及时、正确地使用有效文件，提高工作效率。

2.适用范围。

本制度适用于日常运营过程中产生或所需的文件资料、公司业务往来公文以及公司对内发布的所有流程、制度、作业标准与规范、作业指导书等。

3.标准

结合公司实际要求，在遵循文件格式及标准的前提下，对其格式及标准进行了灵活运用。

3.1规格：统一使用A4纸张，上下边距2.54㎝，左右边距3.17㎝。

3.2.公司各部门代码：

总经办：ZJB；

人事行政部：RZ；

检测部：JC；

市场部：SC；

财务部：CW；

3.3保密等级：公司文件管理分A、B、C、D、E五个保密等级

A级：机密文件，限总经理、董事会等以上成员知悉;

B级：高级文件，限部门经理以上管理成员知悉;

C级：中级文件，限相关部门内部成员及经理以上管理成员知悉;

D级：普通文件，限公司内部所有成员知悉;

E级：一般文件，限公司内部及门店所有成员知悉。

4.文件的拟稿、审批、发放与签收

4.1拟稿

4.1.1各部门文件的草拟由各部门负责起草，起草应做到符合国家法律法规及公司相关管理制度，部门负责人负责文件审核。

4.1.2正文要情况清楚、观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚、直述不曲，字词规范、标点正确、篇幅力求简短。

4.2审批

4.2.1公司级所有发文、制度由公司总经理审批后，方可用印并流转;

4.2.2如未经审批进行发文或发文中存在明显错误，造成不良后果的将追究相关负责人责任。

4.2.3考虑到公司实际情况，公司对内紧急公文先以总经理确认后的电子版上传到共享并以电话通知方式先行操作，后补发纸质版并签收。

4.2.4公司职能部门对部门的通知等不需上升至公司级文件的无需以此文件要求执行。

4.3发放与签收

4.3.1公司文件发放/流转/存档均需由人事行政部制定分发号，加盖“受控”章才能发放。

4.3.2公司的文件均由各部门负责人在原稿上签收，同时部门负责人好做部门内其他员工的文件流转工作。

4.3.3文件发放完毕后，人事行政部行政专员或体系文件管理室文控员应及时对文件进行分类、归档保存，并更新《公司内部文件清单》。

5.公司内部文件更改、回收、作废与评审规定

5.1公司内部文件在使用时若遇到下列情形之一的，应进行修改。

5.1.1公司现行文件与有关国际标准、国家标准、地方标准和法规及行业标准相冲突时。

5.1.2文件内容与客户的需要相矛盾或不能满足客户的要求时。

5.1.3文件的内容不正确、不适合或操作性不强时。

5.1.4有更合适、更先进的或更具可操作性的产品标准、操作方法、管理手段时。

5.2文件回收与作废规定如下。

5.2.1当文件改版或修改时，会产生大量的作废和失效文件。行政人员应将作废文件回收、登记和标识。

5.2.3作废文件应进行定期处理。并将作废文件保留一份，并另加盖“作废存留”标识，归档保存一年备查，其他的进行销毁。

5.3文件评审规定如下。

5.3.1人事行政部经理应定期组织行政主管、行政专员等相关人员做好文件评审工作。

5.3.2文件评审的时间可与体系文件的管理评审相结合，评审内容包括现有文件的充分性、适宜性和有效性，确定文件修改清单和文件新增清单，以持续改进文件的可操作性和科学性。

6.本制度经总经理审批后，自发布之日起开始执行。

7.本制度最终解释权归人事部负责。