接待管理制度

接待管理制度

一、总则

为提升公司形象，使公司接待工作程序化、制度化、规范化，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则，特制定本制度。

二、接待职责

行政管理部作为对外窗口，全面负责和协调公司内外接待活动，行政管理部应配合各部门做好接待工作。

三、接待流程

1、来宾接待

根据来宾的来访目的和性质，结合公司实际情况，拟定接待方案。

（1）提前确认及接待等级审批。申请接待部门接到来访通知时，必须第一时间与来访单位确认来访人数、来客姓名、职务、往返时间、航班车次、接送要求、住宿要求、资料要求等事项，填报《来访接待申请单》（附件一），并进行接待方案审批。审批结束后将此申请单转至行政管理部接待负责人处。

（2）接待执行。由行政管理部再次核实接待方案，具体接待规格，并按《接待级别及标准》（附件二）通知各对口部门做好接待准备，并提前检查准备工作事宜是否已就绪。

2、日常外来人员接待

（1）日常外来人员是指临时性或短时期内在公司办理相关业务，如快递员等。对于技术协助和工程单位人员的接待，按相关协议或合同办理。

（2）日常外来人员应在前台处登记后在休息区等候，并由前台人员先行通知相关员工，在员工陪同下方可进入办公区。

3、会务接待

（1）大型会议或培训。对于公司召开的大型会议或培训，行政管理部协助主要推进部门拟订详细的会务接待方案，各部门应积极配合做好相关接待工作。

（2）小型会议或培训。公司各职能部门组织召开的各类专业性较强、参会人员不足20人的小型会议、培训等，由各部门自行安排接待。如需要行政管理部配合准备水果等，应提前一天通知行政管理部预订。

（3）培训教室接待。培训教室定义为江苏省公司专用培训教室，其使用需严格按照大区的要求进行，公司行政管理部应做好会前会后的会务接待工作。

A、会前准备

- 申请使用单位应完成OA相关审批后，将《多功能厅使用通知单》（附件三）的扫描件发送至公司行政管理部。

- 行政管理部根据通知单要求核实会务接待方案，将费用预算额度通知到使用单位对接人处，并进行各项预定和物料准备工作。

- 培训或会议前一天，行政管理部进行自检各项准备工作，卫

生质量是否达标。

- 会议或培训当日，前半小时开门、开灯、开空调、放轻音乐，迎接陆续前来的参会人员。

B、会中推进

- 行政管理部协同使用单位对接人进行会务服务，如有特殊情况而无法迅速处理，行政管理部负责人应向与会领导解释。

- 如需要进行倒水服务，30-35分钟续一次水。

C、会后整理

- 行政管理部与使用单位对接人沟通，询问有无不足之处，并做好记录。

- 迅速检查会场有无客留物品及各设施设备有无损伤，并清扫会场恢复至原位。

四、附则

本规定自下发之日起执行，由行政管理部负责解释。

**公司

2015年1月

附件一：《来访接待申请单》

附件二：《接待级别及标准》

注：此接待标准可根据具体情况灵活调整。

附件三：《多功能厅使用通知单》

温馨提示：因异地挂账结算较为困难，培训教室申请使用单位需来常时携带相应的活动经费（住宿和宴会费用可刷卡消费）。