外事文书知识
外事翻译概论
, 2012 Translation for Foreign Affairs 外事翻译外事翻译概论A Survey of Translation for Foreign Affairs外事翻译是翻译的一种类型，外事翻译与翻译是部分与整体的关系。
但就外事翻译本身而言，“外事”与“翻译”是两个并行而又互为一体的概念。
外事包含翻译，翻译意味着外事。
外事就其性质而言，为“对外交流”，交流则包含语言内容的信息转换与传递，即翻译。
由此，外事是翻译的内涵，翻译则是外事的外延形式。
1．外事翻译回顾（A Review of Translation for Foreign Affairs）翻译的范围包罗万象，有政治、经贸、军事、科技、文化、宗教、旅游等，当然也包括外事。
外事翻译是所有翻译活动的先行，并贯穿始终。
外事翻译的历史十分悠久，比《圣经》翻译的历史还要久远。
《圣经》翻译始于公元前3至2世纪之间，而外事翻译早在公元前5至4世纪之间就已经出现了。
无论是在中国还是在西方，外事翻译几乎同语言本身一样古老。
两个原始部落之间的关系，从势不两立，到相互友善，无不有赖于语言和思维的交流，有赖于相互理解，有赖于外事翻译。
《圣经·创世纪》中记述的以色列人约瑟兄弟旅居埃及，公元前449年希腊和波斯签订卡里阿斯合约，古罗马帝国为其军队招募日耳曼士兵，无疑都依靠翻译的作用。
法国外交学家皮埃尔-米歇尔·埃泽基认为：“自有国际关系便有外交，可以说，一个民族愿同邻近民族接触之日即为外交诞生之时。
”孟德斯鸠则说，交往是普遍性的习俗，甚至连北美印第安易洛魁人也派遣和接待使节。
古希腊许多自治城、邦都通过使者、骑兵官、信使或其他使者建立关系。
公元前500至前400年，外交上形成了某种组织形式，如“外国人驿馆”，它是负责欢迎、接待外国使者的官方旅馆。
从广义上可以说，外交是随着部落、民族、国家的产生以及不同部落、民族、国家之间开始进行交往而诞生的。
外交文书
外交文书（1）适用范围及特点：又称外交文件。
进行国际联络和外事活动使用的专用文书。
使用于国家及其外交机关、派出机构、外交代表与他国及其外交主管机关之间，或国家与联合国等国际组织之间。
其特点：①体现国家的对外方针政策和法规，具有申明和承担国家之间在政治、经济、军事、文化等方面的相互权利与义务的作用。
②主要文种和文件格式为国际间公认，行文须遵循国际惯例并体现对等的原则，讲究书写格式、用纸规格、用印及签署等。
③注重交际礼貌用语和措词慎重。
如身份称呼,依照惯例,称呼对方为“先生”、“阁下”、“陛下”、“尊敬的××”等；对有争议的事件，酌情写“表示遗憾”、“提请注意”、“抗议”、“强烈抗议”等。
(2)特殊要求：格式使用对外文书首先要注意格式，不要用错。
如外长和外交代表使用正式照会，不要用普通照会的格式，非外交代表机构使用对外函件，不要用照会格式等等。
人称人称要与文书格式相适应。
正式照会、外交函件、电报均是以签署人的口气用第一人称写成。
在正式照会中，一般不用“我们”一词，普通照会一般以单位名义用第三人称写成，称对方亦用第三人称，不可用“贵方”或“贵馆”等措词，而是重提受照机关的名称。
以机构名义书写的对外函件亦用第三人称。
另外，签署者与受文者要相适应，即人对人、单位对单位。
如：正式照会是人对人，普通照会是单位对单位。
在个人对个人的外交文书中讲究身份对等，如元首对元首，总理对总理，外长对外长。
但也有特殊情况，如大使作为国家的全权代表可对外长、总理、元首，而代办一般只对外长。
其他的对外函件可根据实际情况书写。
客套用语客套用语要与格式相适应。
如普通照会开头的“×××向×××致意”这一客套用语不能用作个人函件中的开头语，非外交机关发的对外文书也不用这一套语，照会结尾的致敬语使用时要注意与双方的身份、关系和场合相适应。
如，致代办处的文书一般用“顺致敬意”或“顺致崇高的敬意”；给外交部和大使馆的文书则一般用“顺致崇高的敬意”。
第一章文书基础
第一章文书基础第一篇：第一章文书基础第一章文书基础第一节应用文书的概念与制发程序一、应用文书的含义与分类应用文书：是各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的具有一定格式的文体总称。
应用文书的分类：行政公文、事务文书、商务文书行政公文：指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
通用公文：超出了行政机关范畴所使用的行政公文。
2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》中所规定的13种通用公文：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
事务文书：指机关、单位、团体和个人为处理日常事务所使用的文书。
事务文书主要有：传真稿，备忘录，请柬、邀请信、贺信(贺电)、感谢信、启事、简报、会议记录、计划、总结。
述职报告、讲话稿等。
商务文书：指机关、单位、团体为处理商务业务所使用的文书。
商务文书主要有：意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告等。
二、通用分文的制发程序制发程序：草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发草拟公文的要求三、事务文书、商务文书的制发程序所有事务文书、商务文书都具有草拟、审核、定稿、公布及操作的制发程序。
第二节应用文书的格式一、通用公文的格式概念：通用公文的外观样式，即通用公文用纸、印装的规格和其需要标识的各要素所构成的外部形态。
目前学习、运用公文格式的唯一标准：1999年12月27日国家质量技术监督局发布的《国家行政机关公文格式》（国家标准GB/T9704—1999）(一)通用公文用纸和印装规格(二)通用公文中各要素标识规则1、眉首：红色反线以上的各要素。
包括：公文份数序号；秘密等级和保密期限；紧急程度；发文机关标识；发文字号；签发人；红色反线。
2、主体：红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素。
包括：公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章和附注等。
对外文书使用的要求
对外文书使用的要求对外文书使用是指在国际贸易、外交交往、合同签订等方面，使用非母语的外语完成的各种书面材料。
对外文书的使用要求十分严格，除了正确性、规范性、合法性、统一性等方面的要求外，还需要考虑到目标读者的文化背景和语言习惯。
本文将从几个方面来详细介绍对外文书使用的要求。
一、正确性和精准性在使用外语完成对外文书时，正确性和精准性是非常重要的要求。
因为外国人对于外语的运用非常注重语法、单词的用法和语言的逻辑性等方面，一旦出现错误或意思不清晰的地方，不仅会降低信任度，还可能引起不必要的麻烦。
在写外语文书时，应注意以下几点：1.语法错误：不要出现语法错误，不要忽略句子中的细节。
句子中出现过长、复杂的子句，容易影响阅读者的理解。
尽可能使用简单句子，保证语法正确。
2.单词的用法：使用单词时，应选择最精确的单词，保证用词准确。
不要出现语言上的歧义。
3.语言的逻辑性：在写外语文书时，应注意语言的逻辑性，确保文句通顺、合理。
二、规范性和术语准确性外国人对于对外文书的规范要求也很高，主要是体现在字体、排版、格式、编号等方面。
在写外语文书时，一定要掌握使用外语中各类场合中的语言、书写的习惯和术语。
以下是一些在写对外文书时应该遵循的规范：1.书写格式：外语文书的格式有许多种类。
在书写时，应按照国际通行规定的格式写作。
例如，信函应该包含日期、地址、称呼、正文、结束等。
2.文本排版：排版应该根据国际通行规定来写作。
例如，一般情况下应该使用宋体，但在某些场合还要使用特定的字体。
3.文件编号：文件编号应该使用规范的国际编号法。
编号应该精准，便于查询和排列。
4.用词准确：在对外文书中应正确且准确使用术语和行业词汇。
词汇与上下文的关系应明确。
如果文书中使用了不特别常见的术语，应在下文中注明其含义。
三、清晰度和易读性写好对外文书还要注意清晰度和易读性。
因为外国人对于对外文书的阅读非常注重语言的简洁性、明了性。
以下是一些注意点：1.简明扼要：要求表述清晰、言简意赅。
外事个人工作总结
一、前言随着我国对外开放的不断深入，外事工作在我国经济社会发展中扮演着越来越重要的角色。
作为一名外事工作者，我深感责任重大，使命光荣。
在过去的一年里，我认真履行职责，积极参与各项工作，现将个人工作总结如下：二、工作回顾1. 外事接待工作在过去的一年里，我共参与了10余次外事接待工作，接待了来自不同国家和地区的客人。
在接待过程中，我严格遵守外事纪律，认真了解客人的需求和期望，确保接待工作顺利进行。
同时，我还积极参与筹备接待活动，包括场地布置、礼品准备、翻译工作等，为客人提供了良好的接待体验。
2. 外事交流活动我积极参与了多项外事交流活动，包括参加国际会议、举办座谈会、开展友好城市交流等。
在这些活动中，我充分发挥了自己的专业特长，为推动我国与其他国家在政治、经济、文化等领域的交流与合作做出了贡献。
3. 外事翻译工作作为外事工作者，翻译能力是必备素质。
在过去的一年里，我承担了多项翻译任务，包括同声传译、交替传译等。
在翻译过程中，我注重准确性、流畅性和文化适应性，确保信息准确传达。
4. 外事文书工作我负责撰写和修改了20余份外事文件，包括外事通知、报告、函件等。
在撰写过程中，我遵循外事工作原则，确保文件内容准确、规范、严谨。
5. 外事信息收集与整理我定期收集整理国内外外事信息，为领导决策提供参考。
在过去的一年里，我共收集整理了100余条外事信息，涉及政治、经济、文化、科技等多个领域。
三、工作亮点1. 提高自身素质，提升工作效率。
通过参加各类培训和学习，我不断提高自己的业务能力和综合素质，确保工作效率。
2. 严谨细致，确保工作质量。
在工作中，我始终保持严谨细致的态度，确保各项任务按时保质完成。
3. 团结协作，共同进步。
我注重与同事之间的沟通与协作，共同为外事工作贡献力量。
四、不足与改进1. 业务知识还需进一步拓展。
在今后的工作中，我将加强学习，不断拓展自己的业务知识，提高自身能力。
2. 沟通能力有待提高。
外事文书的写法
外事文书的写法外事文书的写法后面另起一段。
称呼方面，文书抬头即受文人的职衔、姓名等要全称，文中第一次出现职衔、姓名也要全称。
第二次出现则可用简称。
文书信封和文中的抬头的国名等均用全称。
文中第一次出现时用全称，以后可用简称。
有些国家由于发生政变或其他原因，国名可能改变，须随时变更。
对外文书一般以本国文字为正本，但为了使收件人能够确切理解文件的实质内容，往往附有收件国文字或通用的第三国文字的译文。
本国向外国常驻代表机关发送事务性函件，也可仅用本国文字，不附译文。
较为重要的文书则附以译文为好。
各国套语用法以及行文格式与中文不同，翻译时要注意，应符合各种文字的用法。
一般函电也可用接受国文字或通用文字书写。
各构成要素在信中的排列如下: letterhead信头referenenumber案号 date发信日期 insideaddress封内名称及地址partiularaddress特定收信人名称住址 salutaion称呼lettersubjet信件事由 bod信文 plimentarlose结尾敬语 signature 署名 referenenotation经办人 enlosure附件 postsript附言函件中的称呼：英文函件中的称呼相当于我国书信中的"先生"这一礼貌称呼，公司等商业书信的尊称以sirs,dearsirs,gentlemen最为常见。
sirs是较为正式的礼貌称呼，通常用于公文中。
dearsirs──用于称呼公司。
英国人习惯上比较喜欢用dearsirs,而且dearsirs后用逗号。
范例：市长先生，女士们，先生们：我们很高兴来到你们可爱的城市──武汉。
现在我们又来到东湖高新技术开发区。
这是我们两市之间关系日益密切的又一个象征。
可以肯定地说，在我们短暂的逗留期间我们已经取得了丰硕的成果。
我们已经签订了8个协议，两倍于我们双方过去签订的协议数字的总和。
更重要的是，我们又一次看到了你们的人民，并和他们进行了广泛的接触交谈。
应用文事务文书的写作基础知识
应用文事务文书的写作基础知识第一节事务文书的概述事务文书是机关、团体、企事业单位在处理日常事务时用来沟通信息、安排工作、总结得失、研究问题的实用文体。
由于这类管理类文体处理的日常事务亦为公务，所以事务文书属于广义的公文范畴。
它与狭义公文义公文((行政机关12类13种，党内机关14种)的区别在于：一是无统一规定的文本格式的文本格式; ; ; 二是二是不能单独作为文件发文，需要时只能作为公文的附件行文为公文的附件行文;;三是必要时它可公开面向社会，或提供新闻线索新闻线索((如简报如简报))或通过传媒宣传或通过传媒宣传((如经验性总结、调查报告等告等))。
第二节简报的写作简报是机关、团体、企事业单位内部，或者是某项中心工作、某次重要会议中用的沟通信息、交流经验、反映情况、汇报工作的期刊式文字载体。
其特点是文字短、内容新、反应快、形式活。
一、简报的类别简报的名称很多，常见的有《简报》、《简讯》、《信息》、《动态》、《通报》、《通讯》及《内部参考》、《情况反映》等。
映》等。
??从不同角度对简报有不同的分类，按内容来分，可分三种。
1、综合简报、综合简报它全面、综合反映编发单位工作进展、思想动态、成绩缺点等概况。
综合简报多常年定期编成绩缺点等概况。
综合简报多常年定期编 发，例某高校党委、校长办公室编《工作动态》。
2、中心工作简报、中心工作简报它主要是为配合、推动当前某项中心工作，掌握思想动态、交流推广经验而编发。
中心工作想动态、交流推广经验而编发。
中心工作 简报多在一定时期内不定期制发。
例某市委路线教育工作领导小组编发《路教工作简报》。
3、会议简报、会议简报它报道会议概况，反映会议交流经验和探讨的问题，传达和贯彻会议精神和决议。
会议简报题，传达和贯彻会议精神和决议。
会议简报 用于大中型会议，视会期长短及规模在会议期间可只编发一期或多期。
例某校学代会秘书组编发的《学代会简报》。
二、简报的编写二、简报的编写(一)报头报头简报首页上端1/3处由分割线将报头与文稿部分分开，报头由以下四个必备要素构成：①、简报名称，一般套红、居中、字体稍大印刷;②、期数，印于简报名称正下方;③、编印机编印机 关，一般为制发简报单位的办公部门或中心工作领导小组及会议的秘书处导小组及会议的秘书处((组)，要求用全称，要求用全称 或规范化简称印于分割线左上方;④、编印日期，印于分割线右上方，要求年月日齐全。
外事管理实务
名解1.外事：是相对于内事而言的，其本意即指涉外事务，是国家、地方、部门涉及国外、境内事务的总称。
2.外事管理：是一种具宏观性质的行政管理，是对包括外交在内的一切涉外行政事务的管辖和处理。
3.候人：西周时设立的具体负责迎送宾客的职位。
4.舌人：西周掌翻译的一职位。
5.会盟：召开国际会议。
6.和平共处五项原则：周恩来于1953年在中印关于西藏问题的谈判中提出的，即“互相尊重领土主权，互不侵犯，互不干涉内政，平等互惠和和平共处”。
7.国书：一国元首派驻大使或公使到外国的文书称为国书。
8.随员：秘书以下是随员，是外交官阶的最低一级。
外交特权与豁免：指为了保证和便利外交人员执行正常的职务和表示对派遣国的尊重，各国根据相互尊重主权和平等互利的原则，按照国际惯例和有关协议相互给予驻在本国的外交代表和其他临时入境的外交人员的一种特殊权利和优遇。
9.配额：在国际贸易活动中，国家为了维护本国的利益，对一些敏感性商品的进口或出口实行数量和金额限制。
10.关税：进出口商品经过一国关境时，由政府所设置的海关向进出口商征收的一种税收。
11.护照：是主权国家发给本国公民出入境及到国外旅行，居留的合法身份证明和国籍证明。
12.签证：一国政府主管机关依照法律规章为申请入境、出境或过境的外国人所颁发的一种书面许可证明。
13.外事谈判：通常指国家或企业等当事双方或各方对有待解决的问题共同进行的商谈。
14.小费：又叫小账，一般是指消费者在享受服务人员为自己提供的服务时，所额外付给服务人员的金钱。
15.信雅达：信即忠于原文、翻译准确，雅即语言典雅、翻译优美，达即译文通顺、翻译流畅。
16.秘书学；秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是一门综合性、应用性的科学。
通俗地说秘书学就是研究秘书人员如何做好秘书工作的科学。
17.平行文；平行文是指互相没有隶属关系的单位、机关之间或同级机关之间的一种行文，如“函”，“通知”。
18.秘书工作机构；秘书工作机构是行政组织内的综合办事机构和参赞性机构。
秘书外事管理实务复习资料
1、什么是办公室封闭式布局？封闭式布局即将分工不同的各职能部门，独立地安排于一间或一套房间内，组成一个个小办公室，各个部门办公室一般集中于一栋楼内，或一层楼内。
优点：有利于保持环境安静，便于实行分级管理。
缺点：各部门之间信息沟通不及时，工作协调不够灵便，也不便于监督检查，且占用的房间多。
2、什么是办公室开放式布局？即将企业各职能部门的所有管理人员，常包括总经理在内，全部集中于一间大办公室内，一起办公，并按工作程序排列办公桌，室内一端安放几张沙发，作接待会客之用。
优点：办事效率高；有利用相互监督；节省了办公用房和办公经费。
3、什么是混合式布局？即在开放式布局的办公室内，将各职能部门用组合式办公用具或其他材料，分隔成一个个工作单元。
优点：既保留了开放式布局的优点，同时也避免了相互打扰。
4、改善办公室空气有哪些措施？采用无毒无害的绿色建筑材料；安装空气清新器，定期检查、维修空调等设备，及时更换其部件，防止其副作用；在办公室吸烟污染空气；绿化办公室内外环境。
5、如何阅读报纸？主要是利用每天上班一开始的时间，浏览当天的一份或者几份报纸，将这些报纸中有关本行业的商情、价格行情、市场动态、新产品等有关资料，用红笔圈出，呈送给经理阅读。
有的还需要做简报。
电子报纸的阅读，复制集中阅读。
有需要的还要作注释和说明。
6、如何听取指示？带上笔记本听取上司布置工作，以速记的方式记录下上司的指示，按要求执行。
注意的问题：听取指示时，应认真的边听边记，适时地点头应答；不明白或有歧义之处要询问；需发表意见时，应用征询的语气陈述自己的看法，讲清理由，按上司最终指示办理。
7、值班工作的任务有哪些？1）收受报刊杂志和邮件、文函；2）接听电话，写好电话记录，予以答复或转给有关部门、上司处理；3）接待来访者，酌情处理他们的问题；4）负责单位的安全保卫工作。
8、简述收到邮件的处理程序。
收受邮件→邮件的初步分类→拆阅邮件→邮件登记→邮件的分发9、简述信件的装封的要求。
文书学知识整理
文书学知识整理一、概念⑴文书的定义：是人们利用书面的方式来记录、交流信息、处理事务作为依据的一种工具。
⑵文书学的含义：①文书是人类社会实践活动的直接产物②文书是书面形式的文字材料③文书是成文性的文字材料1.④文书、公文、文件辨析⑶公务文书：是党政机关、企事业单位、法定团体等组织在公务活动中形成和使用的书面材料。
⑷法定作者：指依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的组织及其法定代表人。
⑸主送机关：是指文件的收文机关和送达机关，它负责对文件的办理。
⑹定稿：①经修改审阅后由负责人签发或有关会议正式讨论通过的最后完成稿。
②是文件的标准文稿，是缮印正式文件的依据③凡需归档保存的文件，其定稿也同时归档⑺正本：根据定稿缮印的供向外发出使用，具有一定格式的正式文本。
二、⑴公文的特点①具有法定作者②具有法定权威和效用③具有特定体式④具有特定处理程序⑵法定作者的基本表现形式①机关②机关某组织单位③机关单位领导⑶公文终止生效的时间和条件①内容已经执行（有效期届满，明示废止）②内容过时，新文件代替旧文件（默示废止）③被调整的社会关系或制发机关不复存在（且无新机关接替其职能）三、公文的属性⑴本质属性：现时执行性⑵对本质属性的理解：①对号入座式的贯彻文件精神②文件是作为解决问题的依据而存在的③文件对解决问题具有指导意义⑶非本质属性：①政治性②机密性③权威性四、公文分类⑴从来源划分：①发文，指本机关制发的公文。
（包括两方面：一是发往其他机关的公文；二是发至机关内部机构的公文。
）②收文：指本机关收到的由外机关、单位制发的公文。
⑵从公文涉密程度．．．．．．．:．①绝密级文件②机密级文件③秘密级文件④内部文件⑤限国内公开的文件⑥对外公开的文件（又称公开性文件）⑶从行文方向:上行文、平行文和下行文①社会组织之间主要的工作关系:a.领导与被领导关系b.业务指导关系c.平行关系d.不相隶属关系②根据工作关系产生的行文关系:a.b.是上行文或下行文关系c.d.是平行文关系。
公文写作知识培训
三、公文的行文规则
行政公文的制发程序都必须经过 草拟--审核--签发--复核--印刷--用印--发 文登记--分发
事务文书、商务文书各有多种下属文书， 其内容、体式、功能各不相同，因此，没 有行政文书那么严格的、缜密的制发程序。 但都具有草拟、审核、定稿、公布及操作 的制发程序。
阳光集团文秘科 刘电胜
五、五花八门的格式
红头的“ 倒梯形” 发文字号错误 日期 主题词 抄报 抄 送等
阳光集团文秘科 刘电胜
五花八门的格式
发文字号 标题 假红头
阳光集团文秘科 刘电胜
五花八门的格式
标题错误
发文字号 排版错误 无版记
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五花八门的格式
发文字号
主题词 标题制作 五角星
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三、红头文件的特点
红头文件的特点： 是一个法定组织对内对外最正式 的文件、最高级别的公文、具有法律 的承诺性、是具有法律效力的文件。
路遥《平凡的世界》第三卷第四章：“这是中央的‘红头文件’，还 是田专员的信口开河？”
阳光集团文秘科 刘电胜
四、“问题红头文件”“存在负面 影响
（二）、公文的特点
3、特定的体式和处理程序
为了维护公文的严肃性、使公文处理做
到准确、及时、安全、实现规范化和制度 化，公文要履行其特定的体式和处理程序， 这是公文区别于其他文章、作品的有一重 要特征。
阳光集团文秘科 刘电胜
（二）、公文的功能
五大功能
1、法规功能。 （《决定》、《命令》） 2、领导与指导功能。（《批复》《意见》） 3、公务联系功能。 （《报告》《请示》） 4、宣传教育功能。 （《通知》） 5、凭据与记载功能。 （《会议纪要》）
文秘公文写作基础知识
文秘公文写作基础知识文秘，其核心工作内容就是写稿、核稿。
整理了文秘公文写作基础知识，欢迎阅读参考。
公文基础知识略谈办文是一项非常琐碎和辛苦的工作，要做好办文工作，必须练好三功：“坐功、咬功、忍功”。
坐功。
就是要坐得住，能静下心来。
许多公文非常枯燥，条文术语、格式、体例都有固定标准，上至国标，下至各种《办法》、《规定》，纷繁复杂，坐下来学进去很不容易，更不用说动笔写了。
所以坐得住就成了办文工作的必修功夫。
咬功。
就是咬文嚼字的功夫。
办文有起草、校对、核稿等程序，哪个环节出点问题都不行，文种、格式、内容都不能出错，尤其是关键词句，如“不能、不要、而、还”等，如是缺字或连接词用错地方，轻者是文件收回销毁，如果产生极坏影响，将会受到极为严厉的处分，文字工作来不得半点马虎，这是咬功。
忍功。
主要是两个方面：一方面要忍得住寂寞，忍得住琐细，忍得住劳累。
星期天、节假日、加班到深更半夜是常有的事。
另一方面还要忍得住领导的批评，甚至忍得住冤枉气。
干得越多，出错的机会越大，挨批评几乎是不可避免的。
为什么说还要受冤枉气，办公室工作是大家配合的，有办事、办文、办会的要求，公文办的好不保证其他地方不出差错，一旦出差错，在领导身边免不了受无枉之批，这就是吃苦受累、挨批评。
当然，工作干得好，领导也不会吝惜表扬的，这时候也要忍住，不要太激动，忘乎所以。
以上说的三功，办文虽然辛苦，但我们一定要本着干一行爱一行的态度，高标准地干好本职工作和领导交办的任务，一定要记住和相信：多干活不吃亏，老实人不吃亏。
下面讲一下公文的基本知识。
大致分三个部分：第一部分主要公文是什么，第二部分是公文的格式及注意事项，第三部分是简单介绍一下政协常用公文。
一、公文是什么？1、公文的定义。
公文是指国家机构和社会组织在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范形式的公务文书，它是依法行政和进行公务活动的工具。
2、公文的特点。
从定义可知，公文具有三大特性：实用性、法定性、程式性。
文书与档案基础(第二版)知识归纳 第4章
织 工 机关档案室在立卷工作中的作用 作
①协助立卷部门组织立卷的准备工作； ②进行立卷工作的业务指导和监督； ③为机关立卷提供良好的后勤服务
概念
立卷人员按照当年拟订（修订）的立卷类目的要求，在日常工作中随时将已办理完毕 的文件材料归类、归卷（或组卷），到年终与其他案卷一并归档的一种立卷方法。
目的 平时归卷
第四章 文件的整理与归档
凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围
上级机关
1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料； 2、 上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件； 3、上级机关普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件； 4、 党和国家领导人、人民代表、上级机关领导等视察、检查本地区本机关工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特 殊保存价值的录音、录像（以下简称声像材料）等材料； 5、 本机关代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿、印本和上级机关的发文； 6、上级机关转发本机关的文件（包括报纸、刊物转载）。
合运用 立卷特征在组 ①一般应以按问题特征组卷为主；
卷中具体运用 ②抓一组文件的主要共同点或联系点进行组卷；
立
应注意的问题 ③根据文件的类型，灵活运用相应的文件特征组卷。
卷 工 作
要以便于及时归卷和调整 , 节省人力、时间 , 提高工作效率为前提；以能熟悉掌握文件的处理情 况和形成过程为条件；以各个机关单位不同的具体实际情况为依据。
文
19、 本机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册； 20、 本机关编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本；
件
21、 本机关与有关机关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；
归 档
公文基础必学知识点
公文基础必学知识点1. 公文的定义：公文是指政府及其机构、企事业单位、社会团体以及个人依法办理公务或为公共利益而发布的文件、书信、表格等各种文字资料。
2. 公文的分类：- 行政公文：由政府机关、政府部门和其下属单位发布的公文，包括公告、通知、命令、决定、函、报告等。
- 企事业单位公文：由企事业单位发布的公文，包括通知、函电、报告、规章制度等。
- 社会团体公文：由社会团体发布的公文，包括通告、通知、函电、决议案等。
- 个人公文：由个人发布的公文，包括请示、报告等。
3. 公文的基本要素：- 发文机关：发布公文的机关名称。
- 文种：公文的种类，如通知、函件、报告等。
- 日期：公文的发文日期。
- 标题：公文的主题或名称。
- 正文：公文的核心内容，包括事实、理由、意见等。
- 签署：公文的署名和签字。
- 附件：公文中的附加材料，如表格、资料等。
4. 公文的格式要求：- 公文要求使用正楷或宋体字体，字号一般为小四号或五号。
- 公文的页边距一般为上下2.5厘米，左右2厘米。
- 公文要求以黑色墨水或钢笔书写，不得使用号笔、彩色墨水等。
- 公文要求使用统一的文件格式，包括页眉、页脚、标题居中、缩进等规范。
5. 公文的语言特点：- 公文使用的语言应严谨、简洁、准确，避免使用口语化、隐晦或夸张的表达方式。
- 公文要求使用规范的词汇和术语，尽量避免使用冷僻、晦涩或歧义性的词语。
- 公文要求使用正式的语气和语态，属文体语言，禁用口语、方言等非标准语言。
以上是公文基础必学的知识点。
需要注意的是，具体的公文写作规范还需根据不同机关、单位的规定和要求进行补充学习。
第九章 涉外文书
第九章 涉外文书第一节 涉外文书概论一、涉外文书的概念涉外文书是应用文的一个分支。
顾名思义，应用文是研究问题、反映活动、处理事务的一种书面文体形式，那么，涉外文书就是在涉外工作中反映外事活动、处理外事业务时所使用的一种应用文。
随着改革开放的不断深入，我国的外事交往也越来越频繁，涉外文书也就成了外事活动中一个重要的工具，许多正式和非正式的场合，都需写作涉外文书。
就说外贸业务文书，在很多场合需运用。
如与外商洽谈交易、签定合同，要写有关交易信函与合同、协议书；为推销商品，要写外贸广告；为更好地选择市场、选择客户，就要作商情调研，写商情调研报告；与外商合资经营工厂、企业，就要写项目建议书、可行性研究报告等等。
涉外文书在我国对外工作中发挥着积极的作用。
二、涉外文书的特点涉外文书除了有一般应用文对象明确、有惯用的固定格式、习惯用语等特点外，还有其自身的特点，主要体现在以下几个方面：1、强调政策和策略。
涉外工作和对外的一切活动都牵涉到一个国家、一个企业、一个团体甚至于一个人的声誉和国际影响的问题，因此，在撰写涉外文书时，要特别注意谨慎对待，必须以国家的方针政策为指导，必须符合国家的有关方针、政策。
如果违背了国家的方针、政策，则不仅会导致交往的失败，带来经济上的损失，更会给国家带来政治上的不良影响。
另外，对外活动，错综复杂，所以，在与外国人打交道时，在写作涉外文书时，我们还要灵活机动，注意策略性，努力把各项工作做好做活，有利于祖国的四化建设。
2、注重及时和有效。
涉外文书要讲究时效性，即及时和有效，及时方能体现效益，才谈得上有效，因此在撰写时应有明确的时间观念。
如说一些外事函件，都要及时发送；发盘、还盘都有严格的时限，向外商索赔也有严格的时限，如果拖拉疏忽，不及时处理，就会坐失良机，造成重大的损失。
再如国际市场的预测和信息了解，不及时，也难以得到最新的情报，涉外文书也就不能起到传递信息、提供依据、指导交易的作用了。
涉外函电
2、涉外函电的写法
称呼 如果是以领导人、官员、经办人等以个人名义写给 个人的函件，写“尊敬的×××先生”；机关、社会团体、 企事业单位乊间的业务函件，直接写××国××单位。 正文 一般由发函缘由呾发函内容组成。缘由写依据呾目 的，内容写政治、经济、文化活劢的具体事项。函件内容 视具体情况可详可略。正文诧言要简明扼要、规范、到位。 结尾 正文的结尾一般要写致敬诧，如“希速复为盼”、 “特此函达，希洽办”、“谨祝商安” 等 。 签署 以个人名义发的涉外函电，应该由个人亲笔签名。 集体发的涉外函电，要由法人代表亲笔签名，并加盖公章。
三、小结
涉外函电是涉外政治、经济、文化中用来传达思想， 联系业务，磋商问题，交流感情呾信息的应用文书。在国 际政治、经济、文化交往中，涉外函电的作用越来越大。 涉外函电从内容上可以分为礼仪函电呾业务函电，从形式 上可分为函件呾电报。函件包括公函呾便函两种。礼仪函 电通常用亍交流思想，传递信息;业务函电用来联系事务， 沟通意向。函件从效能上又可分为正式对外函件呾普通对 外函件。正式对外函件是以机关戒社会团体的领导人的名 义发出的函件，普通对外函件是以机关戒社会团体及其外 事部门的名义发出的函件。
答案
称呼:埃弗顿俱乐部； 正文:关亍李铁转会的附加条款是否同意,请给予官方答复, 并希望确认对履行合同有没有异议； 结尾；特此函达,望能速复； 签署:×足俱乐部总经理张××。
【例文二】 ×××国×××有限责任公司： 在第17届上海灯饰展会中，我们获知贵公司的名称呾 地址。我们写信是希望能不贵公司达成商业意向。 我公司是一家在中国设立的制造各类灯饰设备的与业 制造企业，我们主要的产品包括：日光灯、聚乙烯日光灯、 LED闪光灯、LES圣诞彩灯、磁浮球等。主要用亍家庭、 街道、市场、公园呾一些特殊的工业领域。现附上我公司 最新的产品目录，供贵公司挑选产品时作参考用。 希速复为盼。 中国××××有限责任公司 ××××年×月××日
公文写作基础知识
公文写作基础知识公文写作基础知识公务文书是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，又称公务文件。
下面是小编帮大家整理的公文写作基础知识，欢迎大家分享。
公文写作基础知识1一、按形成和使用的公务活动领域划分1.通用公文是各级各类机关、团体、企事业单位，在公务活动中普遍使用的公文。
2.专用公文指一定的专门业务机关、部门、组织在业务工作范围内，因特殊需要专门使用的行业、专业、部门公文，例如外交文件、司法文件、军事公文、审计文件等等。
二、按公文的来源划分1.对外文件简称发文指本单位向外单位发出的文件。
2.收来文件简称收文，指由外单位发送来本单位的文件。
3.内部文件限于单位内部制发、运行和使用的文件。
三、按公文的行文关系和行文方向划分1.上行文指下级机关、单位向隶属的上级领导机关和单位报送的公文。
2.平行文指同级或者不相隶属的机关单位之间的行文。
3.下行文指上级领导机关单位对所属的下级机关单位的行文。
四、按公文的秘密程度和阅读范围划分从公文内容涉及秘密的程度，以及对公文规定的阅读范围，可将公文划分为：1.绝密文件指内容涉及国家核心秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受重大损害的公文。
2.机密文件指内容涉及国家重要秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文。
3.秘密文件指内容涉及国家一般秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定损害的公文。
公文写作基础知识21.概述命令是一种非常庄严的指挥性下行公文，要求所属机关坚决执行，是强制性的领导与指挥文件。
命令常用于国家最高权力机关或政府元首根据国家最高权力机关的决定，颁布宪法、法律、法令等法规性文件，宣布为执行法规文件而采取的强制性措施，部署重大任务和下达重要指示。
也可用于其他行政机关宣布下属的任免、奖惩。
党的领导机关一般不单独使用命令，如须使用常与国家或政府领导机关联名。
命令有时简略为令。
公文命令范文节选!2.写作要求命令通常由三部分构成：(1)标题直接标明什么命令(令);也可在命令(令)的前面标明发布命令(令)的机关名称或领导人的职务。
外事礼宾礼仪知识点总结
外事礼宾礼仪知识点总结首先，外事礼宾礼仪的基本原则包括尊重、礼节、规范和友好。
在外事活动中，我们要尊重对方的文化、习俗和风俗，尊重对方的主权和领土完整，尊重对方的意见和立场。
同时，我们要保持礼貌和谦恭的态度，行为规范，不得有失礼行为。
只有这样，我们才能真正体现友好和善意，促进双方的交流和合作。
其次，外事礼宾礼仪中的相关知识点包括国宴礼仪、外交礼仪、谈判礼仪、峰会礼仪等。
在国宴礼仪中，我们需遵循不同国家的餐桌文化和用餐礼仪，在用餐过程中要注意餐桌礼仪，避免谈论政治敏感话题，不可过于张扬和嘈杂。
在外交礼仪中，我们需要遵循外交礼宾规则，正式地接待客人，不可随意更改会议安排，遵循外交礼仪的程序和流程。
在谈判礼仪中，我们需要尊重对方的意见和立场，保持冷静和理智，不得有攻击性言辞和行为。
在峰会礼仪中，我们需要遵循峰会的规则和程序，服从会议组织者的安排和指挥，不得有过激的行为和言论。
接下来，外事礼宾礼仪中的相关知识点还包括外交随员礼仪、外交使节礼仪、外交礼宾规则等。
外交随员礼仪是指随同外交使节进行外交活动的官员和工作人员要遵循的礼仪规范和程序，包括着装礼仪、交际礼仪、公文处理礼仪等。
外交使节礼仪是指外交使节在外交活动中需要遵循的礼仪规范和程序，包括国旗礼仪、国歌礼仪、外交车队礼仪、接见礼仪等。
外交礼宾规则是指外交活动中遵循的礼仪规则，包括庄重、威严、谦逊、礼貌等。
外交使节要在接见时严格遵循外交礼宾规则，不得有过失礼、冒犯行为。
在外交活动中，我们要遵循外交礼宾规则，尊重他人，保持庄重、威严的形象，充分展现我国的文化底蕴和国际形象。
最后，外事礼宾礼仪中的相关知识点还包括对外交辞令、礼宾小姐礼仪、国际组织礼仪等的了解。
对外交辞令的掌握是外交使节和相关工作人员要具备的基本素质和能力，包括语言表达、姿态、眼神、声音、肢体语言等。
礼宾小姐礼仪是指在外交活动中担任礼宾工作的女性，需遵循的礼仪规范和程序，包括着装礼仪、仪容仪表、言谈举止等。
事业单位公文类知识点总结
事业单位公文类知识点总结一、公文的分类1.1 内部公文和对外公文内部公文是指单位内部之间传达、往来的文件，对外公文是指单位与外部单位之间传达、往来的文件。
1.2 正式公文和非正式公文正式公文是指单位业务办理所使用的正式文件，非正式公文是指日常书信、通知等非正式的书面文件。
1.3 立案公文和非立案公文立案公文是指需要立案保存并接受监督的公文，非立案公文是指不需要立案保存的公文。
1.4 公文的种类主要包括公文、文件、通知、通告、通报、批示、指示、登记表、审批表、呈批件、请示报告、决定书等。
二、公文的结构2.1 公文的标题标题一般由“文件”或“公告”等开头，随后紧跟文件的类型和编号，格式为：〔文件〕（或〔公告〕）XX号。
2.2 发文机关发文机关包括单位名称、层级、地址、邮编、联系电话等。
2.3 正文正文包括导言、正文、落款、附件等部分。
2.3.1 导言导言一般包括公文种类、主题、目的、要求等内容。
2.3.2 正文正文表述事由、经过、结果等内容。
2.3.3 落款落款包括签发单位、日期、联系方式等信息。
2.3.4 附件附件是指需要随正文一同发出的相关文件或资料。
2.4 公文的成文要求成文要求包括字数限制、格式排版、文字印刷等要求。
3. 公文的撰写原则3.1 真实性原则公文应客观真实、准确无误。
3.2 严肃性原则公文应严肃、庄重、规范。
3.3 规范性原则公文应符合法定规范，结构完整、文字简练、格式一致。
3.4 易读性原则公文应通俗易懂，避免使用生僻词汇和长句。
3.5 一般原则公文应统一格式，保持简洁明了。
4. 公文的处理流程4.1 公文的拟稿公文的拟稿是指发文单位负责人或相关职能部门在制定公文的初稿。
4.2 公文的审签公文的审签是指拟稿通过审核后，由领导审阅并签署。
4.3 公文的批转公文的批转是指领导签发后，下发相关部门或单位进行办理。
4.4 公文的归档公文处理完毕后，需要进行归档保存，以备日后查询和监督。
外事工作讲堂心得体会
近日，我有幸参加了外事工作讲堂，聆听了多位资深外事工作者的精彩讲座。
通过这次学习，我对外事工作有了更深入的了解，对如何做好外事工作有了更明确的认识。
以下是我的一些心得体会。
首先，外事工作是国家对外交往的重要窗口，关系到国家的形象和利益。
在讲堂上，专家们强调了外事工作者要具备高尚的职业道德和强烈的责任感。
作为外事工作者，我们要时刻牢记自己的使命，树立正确的价值观，以国家利益为重，为维护国家形象和利益贡献自己的力量。
其次，外事工作需要具备扎实的专业知识和跨文化沟通能力。
在讲堂中，专家们详细介绍了外事工作的基本流程和技巧，包括外交礼仪、外事文书撰写、国际会议组织等。
这些知识对于我们外事工作者来说至关重要。
同时，跨文化沟通能力也是外事工作的重要要求。
我们要了解不同国家和地区的文化背景，尊重对方习俗，善于运用各种沟通方式，以实现有效的交流与合作。
第三，外事工作需要具备良好的团队协作精神。
在讲堂上，专家们分享了在外事工作中如何与同事、上级、下级以及外国官员进行有效沟通和协作的经验。
一个优秀的团队，成员之间要相互信任、支持，共同为实现团队目标而努力。
作为外事工作者，我们要学会倾听、沟通、协调，充分发挥团队的力量。
第四，外事工作要注重细节。
在讲堂中，专家们指出，外事工作涉及方方面面，任何一个细节的疏忽都可能导致严重的后果。
因此，我们要严谨细致，对待每一个任务都要认真负责，确保工作的顺利进行。
第五，外事工作要不断学习，提升自身素质。
随着国际形势的不断变化，外事工作面临的新情况、新问题层出不穷。
我们要树立终身学习的理念，关注国际动态，掌握最新的外事知识，不断提高自己的综合素质。
总之，通过参加外事工作讲堂，我深刻认识到外事工作的重要性和挑战性。
在今后的工作中，我将努力做到以下几点：1. 坚定信念，忠诚于党，忠诚于国家，忠诚于人民。
2. 提高自己的专业素养，掌握外事工作的基本知识和技能。
3. 增强团队协作能力，与同事共同为实现团队目标而努力。
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外事文书知识一、什么是外交文书、对外文书和地方外事文书国家和政府领导人、负有特殊使命的国家和政府代表、外交部和驻外外交代表机关在外交活动中使用的书面文件称外交文书。
国家机关、地方政府、军队、人民团体在对外交往中形成的书面文件，统称对外文书。
其中地方政府、地方人民团体及其外事部门在日常工作及对外交往中形成、使用的书面文件称地方外事文书，它包括外事机关所使用的机关通用文书和在对外交往中使用的涉外文书。
下面主要介绍地方外事文书中的涉外文书，不包括外交文书和其它对外文书，也不包括地方外事文书中的机关通用文书。
二、地方外事文书的特点(一)主体的地方性。
地方外事文书的主体是地方政府、地方人民团体及其外事部门，在处理地方外事文书时必须注意对外表态的身份、口径及与对方对等的问题，并遵循“外交大权在中央，地方外事工作授权有限”的原则。
(二)格式的规范性。
地方外事文书一般都具有特定的格式和规范的处理程序，必须按照规范格式和程序处理，否则就不能达到对外交往的目的和效果，甚至引来不必要的麻烦。
(三)表述的准确性。
地方外事文书的表达，必须准确、明了，必须杜绝歧义和模棱两可的语言，必要时还须另加解释或附注说明，以使表述准确而严密。
(四)很强的时效性。
地方外事文书往往用于办理具体的对外事务，要求在一定时限内写作和处理完毕，其时间限制往往比其它种类的文书更严格。
三、地方外事文书的要求地方外事文书是地方政府、人民团体及其外事部门进行对外交涉和交往的重要工具，是地方外事业务的重要组成部分。
它体现着国家的对外方针、政策和有关法规，起草、发送和处理地方外事文书是一项政策性很强的工作。
因此，地方外事文书既不能违背本国文字习惯，又要照顾到国际惯例和对方的具体情况，要求内容贴切，文字准确、精炼、严谨，印制精美，格式规范。
(一)内容上的要求。
1、国名。
地方外事文书中首次使用的外国国名，应使用全称。
同一国名在文书中数次出现时，首次应用全称，此后可用简称。
如习惯用简称，可使用正式简称。
但某些特殊国家，如多米尼加共和国、多米尼加联邦等，必须使用全称。
有些国家由于发生革命、政变或其他原因，国名可能改变，须随时注意，不可用错。
2、称呼。
地方外事文书中的称呼，既要考虑双方的身份，又要考虑国际惯例和对方的具体情况。
对部长级以上的官员、大使、将军，一般称“阁下”(有些国家如美国、墨西哥、德国等习惯称“先生”，而不称“阁下”)；副部长级以下官员，或代办级使节和临时代办，习惯上只称“先生”，不称“阁下”。
如果受文人有爵位、学位、军衔或其他头衔，如勋爵、教授、上校等，可视具体情况依习惯称呼。
对国王、王后、皇帝、皇后、苏丹称“陛下”，对王子、公主、埃米尔、亲王、酋长称“殿下”。
3、客套用语和致敬语。
地方外事文书不使用客套语，即不用“X X向X X致意并谨申述如下”的引文。
致敬语须注意符合两国关系、双方身份、文书内容和使用场合。
地方政府领导人发出的正式对外函件，使用“顺致最崇高的敬意”、“顺致最良好的祝愿’’或“顺致最亲切的问候”等；地方政府及其外事部门发出的普通对外函件，用“顺致崇高的敬意”或“预致谢意”等；地方人民团体的领导人发出的正式对外函件，用“顺致最良好的祝愿”或“顺致最亲切的问候’’等；地方人民团体及其外事部门发出的普通对外函件，用“预致谢意’’或“顺致问候”等。
4、人称。
人称要与文书格式相适应。
如正式对外函件以个人名义用第一人称；普通对外函件以单位名义用第三人称，称对方也用第三人称，且一般不用“贵方”或“贵馆”等措辞，而是重提受文机关的名称；对外便函用第一人称。
签署者与受文者要相对应，即人对人，单位对单位。
在个人对个人的地方外事文书中要讲究身份对等。
5、文种。
地方外事文书一般使用中文，必要时附以外文译文。
(二)格式上的要求。
1、文面格式。
(1)地方外事文书的抬头，即受文人的职衔、姓名和称呼，应在第一行顶格排列，也可以将职衔单列一行(后面不加标点)，姓名和称呼另排一行。
(2)地方外事文书的致敬语，作为正文的最后一段，末尾加句号；排印时自成一行，必须紧跟正文。
(3)地方外事文书的发文日期之后一般必须加上发文地点，如“于乌鲁木齐”等字样。
2、盖印。
地方外事文书加盖带国徽铜印时，印章下沿应骑年压月，国徽在年月日之上。
3、副本。
如需对外提供副本，排版后外事文书正、副本应同时付印。
在副本正文右上角加印“副本”字样，用白纸(规格同正本)印制；落款不签名、不盖章，但需将发文人的职衔、姓名或发文机关或团体名称印上并加括号注明“签字”或“印”字样。
发送时，应在信封左上角加盖“副本”二字。
4、译文。
地方外事文书附以译文时，应在右上角注明“译文”字样，用白纸(规格同正本)印制；译文应考虑外文惯用格式，不应套用中文格式。
受文人的职衔、姓名、称呼应按外文习惯放在函件首页文外左下角(有的国家习惯放在右上角或左上角)。
还应按外文习惯在文首写上一个称呼，一般有：“阁下”、“先生”、“亲爱的先生”、“尊敬的X X先生”、“陛下”、“殿下”等。
致敬语要按外文习惯翻译成完整的一句话，如将“顺致最崇高的敬意”译成“我借此机会向阁下致以最崇高的敬意”或“省长阁下，请接受我最崇高的敬意”等。
英文译本的右上角加注“1’fan8lation”字样；中文正本如未注明具体人名、地名、时间，英文译本一般加注“name”、“place”、“dme”字样(正文内用括号，抬头或结尾不用括号)；必要时则另做技术处理；失又谇不的落款处印上发文人职衔和姓名并加括号注明“sigled”字样，或印上发文机关或团体名称并加括号注明：“aeal”字样，但不须本人签名或加盖机关或团体印章。
四、常用地方外事文书分类(一)地方外事函件。
地方外事函件是地方政府、人民团体及其领导人，同外国相应的机关或团体及其领导人，外国驻华使、领馆及使节和官员的往来文书。
依照发文名义和内容分为三类：1、正式函件。
用第一人称写成、以机关或人民团体领导人名义发出的函件。
内容可以是致谢、应邀、祝贺、婉拒邀请、邀请访华、致歉、表示遗憾、生病慰问等。
要求文首必须写上对方首都或城市名称，第二行起写明受文人的职衔、全名和称呼，依习惯另起一行排称呼(如阁下、先生、陛下等)。
致敬语，机关的领导人用“顺致最崇高的敬意”、“顺致最良好的祝愿”或“顺致最亲切的问候”等；人民团体的领导人用“顺致最良好的祝愿”或“顺致最亲切的问候”等。
落款处亲笔签名，并署以正式职衔。
不编号。
2、普通函件。
用第三人称写成、以机关或人民团体及其外事部门的名义发出的函件。
要求函件抬头写明受文机关或团体名称。
落款处只盖机关或团体及其外事部门的印章，不印机关或团体及其外事部门的名称。
一般不编号；内容重要的可编号，排在文右上方。
机关及其外事部门发出的普通函件，致敬语用“顺致崇高的敬意”或“预致谢意”等；人民团体及其外事部门发出的普通函件，用“预致谢意”或“顺致问候”等。
3、便函。
以第一人称写成、以机关或人民团体官员名义发出的函件。
抬头可简称“亲爱的XXX先生”或“XXX先生”等。
致敬语用“祝你身体健康”或“祝你工作顺利”等。
落款处亲笔签名，是否署职衔视具体情况而定。
不编号。
不提供副本。
（二）地方外事电报地方政府、人民团体及其领导人以电报包括传真形式发出的地方外事文书称地方外事电报，多用于祝贺、慰问、吊唁、致谢等事务性较强的内容。
要求第一行写对方首都或城市名称，第二行写受文人的职衔、全名、称呼或受文机关或团体名称。
结尾无致敬语，但一般有祝愿词。
发电人应具职衔、全名，不签名。
发电机关应具全称，不盖章。
(三)地方外事书面协议文件。
地方政府和人民团体与外国相关部门签署的契约性书面文件，称为地方外事书面协议文件。
包括协议书、意向书、会谈纪要、会议纪要、确认书、交接证、购置或租赁合同等。
协议书是各方就某事或某些问题达成协议后形成的书面文件。
通常是事务性、行政性和技术性的文件。
意向书是将意欲达到的目的或可能发生的后果的意思表达出来的文件。
会谈纪要是各方进行谈判达成的协议要点的记录，一般说来没有法律约束力，只是作为谈判和签署正式协议和合同的参考文件。
会议纪要是各方就某一或某些问题举行会议达成的协议要点的记录。
它与会谈纪要实质上没有多大区别，经常互用。
交接证是依协议或合同的规定，甲方将物品(或权利证明)移转给乙方的文件。
确认书是明确表示承认责任的存在，或证明某情况属实的文件。
购置、租赁合同是外国驻华使领馆在我国境内购置或租赁我国房地产时，所签署的书面文件。
在协议书、意向书、会谈纪要和会议纪要等文件中，每方在自己保存的原件中享有在先权。
即中方保存的文本，中文文件排在前面，文中中方的名称在前面，中方代表的签署在左面或上方；外方保存的文本，外文文本排在前面，文中外方的名称在前面，外方代表的签署在左面或上方。
(四)公告和通告。
公告、通告是发布某一事项的情况或对外公布规定的文件。
公告的日期一般置于标题下方(若有编号，则将日期移至文后右下方)，发布机关的名称在标题中列出，不盖印。
通告的日期置于文后右下方，一般不盖印，需要时加盖发布机关带国徽的铜印。
对外发送时，用十六开书写纸(规格26.5X19厘米)。