管理沟通第5讲：书面沟通技能(2015)

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不同文章的构思指南
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2、构思、写作和修改（续）
商务文案的修改、编辑与校对
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标点符号使用规则
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实之感
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宜用被动语态 • 强调受动者而非施动者：你的货已于11月15日发出。 • 使用被动语态能使段落连贯 • 使用被动语态可以避免归咎于人的尴尬
使用不同类型的句子
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书面沟通是指以书面或电子作为载体，运用文字、 图式进行的信息传递过程。
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书面沟通与口头沟通的比较
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解释数据的三个阶段
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用数据说话
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要点总结（略）
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1 书面沟通ຫໍສະໝຸດ Baidu作用与特点
引题：口说无凭，落笔为准 作用
信息容易记录并永久保存 使不在场的受众能够得到真实信息 信息传递速度快 关注细节，可以对细节进行设计 比口头更准确的用词 • 太麻烦了；还欠黄某工程款28800元
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有效写作风格的步骤
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1.1 选择合适的词语
清晰
确保内容准确 • 例：东风财务公司的执行委员会于4月8日星期四举行了会议，决定如 •
附上一份申请表格，请尽快填写后寄回请于5月15日寄回随信附寄的申请表格。
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避免使用不必要的行话
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书面沟通的关键要素
1、受众导向的文字组织原则
受众对信息的第一反映是什么？ 受众到底需要多少信息？ • 受众对于讨论主题知道多少？ • 受众的认知风格：阅读还是个人经验 • 哪些信息促使受众支持你的观点 以何种方式编辑信息以激发受众兴趣？
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1.3 段落的逻辑性
逻辑的内在要求
• 最高层次：整个文章前后逻辑性强，要融为一体，一气呵成 • 中间层次：在整个论证的展开过程中，每一个论点要有其系统逻 •
辑结构 基础层次：每个完整的句子，也要有逻辑性
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实现段落性的技巧
大多数情况下，将主题句置于段首：好的段落应具有统一 性，即段落只有一个主题或观点。 运用过渡词使意思连贯。 • 连接词、代词、重复关键词 平行结构 段落长度
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2、构思、写作和修改（续）
获取并运用反馈信息
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样板公文的运用
是否优秀；沟通情景、意图上是否有差异；确保文风、语 气与细节方面的一致性
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管理沟通 • 第5讲
书面沟通技能
郑 才 林 浙江工业大学经贸管理学院
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本讲内容
主题讨论
一、书面沟通的作用和特点 二、书面沟通基础 • 1、管理写作风格 • 2、构思、写作和修改 • 3、数据的收集和分析 • 4、有效的页面设计 三、书面沟通专题 四、有效书面沟通的基本策略
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4、有效的页面设计
文件外观影响可读性：页面上的任何内容选择都涉 及吸引读者注意力的问题。 设计的层次性
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3、数据的收集和分析
数据收集
获取电子信息 • 电子数据库、互联网：关注电子信息的质量问题 通过问卷来收集数据 • 问卷设计原则 通过访谈获取数据 • 准备好访谈指南
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数据分析
制表：将原始数据转化为信息，除了叙述的方式，关键在于准备一些视觉
辅助——图、表、照片或其它图片资料，帮助读者把握内容和增加兴趣
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2、语言组织技能：三种层次
• 最高层次：整个文章前后逻辑性强，要融为一体，一气呵成 • 中间层次：论证的展开过程中，每一个论点要有其系统逻辑结构 • 基础层次：每个完整的句子，也要有逻辑性
3、写作过程的管理
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一个例子：对比前后的不同表达
•
在刚刚过去的前一年里，东风公司一直处于亏损状态。它关闭了三个工厂 。它裁掉了许多员工。该公司总裁最近被提名为“浙江省年度最佳小型企 业管理人”。东风公司现在正致力于检查其财政紧张的原因。该公司总裁 表示…… 去年东风公司出现了亏损，并因此关闭了三个工厂，裁员200余人。现在 公司正努力找出问题的根源。最近被提名为“浙江省年度最佳小型企业管 理人”的东风公司总裁向该公司股东解释称……
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总结：写作的过程
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1 管理写作风格
文体是指表达一个想法的方式（而非所要表达的内容） 。文体包括写作者所使用的特定的单词以及将这些单词 组合而成句子、段落乃至完整讯息的方式。
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商务作者应该努力追求一种自信、礼貌和真诚的总体语气。
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总结：使文章浅显易懂的10种技巧
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修改：对文稿进行改动使其更好的满足写作意图和受众需求 • 第1遍：检查文章的内容和精简程度 • 第2遍：检查结构和布局 • 第3遍：检查是否考虑读者的需要、是否强调正面的内容，及写作风
格和语气
编辑：对文稿进行表面的改动和润色，确保语法无误 • 句子结构、主谓一致及名词与代名词的一致 • 标点符号、措辞、拼写、数字 校对：对文稿进行检查、确保没有排版错误 • 全面修改清单与简单修改清单
避免隐藏动词和主语
校长发表了一项声明，称他会对我们的请求给予考虑校长宣布他将考虑我们的请求 没有迹象表明有必要让叶岚参加会议没人表示要让叶岚参加会议。
暗示或精简
这个小册子是免费的，它可以回答你的问题这个免费的小册子可以回答你的问题
肯定的语言
我们为这个错误道歉我们感谢你提醒我们注意这件事情
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全面修改清单
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简单修改清单
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利用聚类法形成观点、不同文章的构思指南 构思文稿时要注意上司给出的信号和企业文化等因素
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利用聚类法形成观点
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何解决销售业绩不良的问题。 讯息的准确性取决于它所表达的内容、对内容的表达方式以及那些未 表达的内容。 5W原则：who、what、when、where、why
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• 避免使用不必要的行话
短而简单的词 语言要生动
明确而具体：运输工具最近坏了几次小火车上周坏了三次 避免使用陈词滥调、俚语和流行语
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•
关注和熟悉文体方面的基本原则，有助于提高写作效率
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不同程度的风格
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1.1 选择合适的词语（续）
简洁
避免冗余
在两份租约上签字四一项必要的要求在两份租约上签字是必要的。
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避免罗嗦的表达
考虑到这一设计在我们对它进行测试的一段时间内失败了两次这一事实，我们在这个 时候及时地寻求其他方案 因为这一设计在我们进行测试时失败了两次，我们现在寻求其它方案。
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1.4 使用恰当的语气
语气是作者对读者及其所写讯息主题的态度 显示自信 礼貌和真诚 强调主次 使用非歧视性语言 以对方为中心
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1.2 写出有效的句子
多使用主动语态
• 采用“某人做某事”会使文章更有说服力 使用被动语态的弊端： • 可能使句子变长，理解起来更化时间 • 施动者的省略，那么动作的执行者就不太明确 • 多次使用被动语态并用到一些生僻词汇，会给人以压抑、华而不
数据的解释
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电子信息的质量评估
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2、构思、写作和修改
写作过程的环节
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构思、收集素材、组织、创作、评估、获取反馈信息、修改 、编辑和校对
商务文案的构思、策划和组织
构思和组材，文章的目录、格局和结构 • 使用PAIBOC确定目的和读者、使用第2讲的受众分析技巧分析读者 • 尝试以下技巧：头脑风暴、聚类、与受众展开交谈 •
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问卷设计原则
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视觉辅助
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