高校计算机实验室档案管理现状及对策分析

高校计算机实验室档案管理现状及对策分析摘要：在高等院校中，实验室有着特殊而又重要的地位，它是教学活动、科研项目及培养学生综合能力的重要场所，要想提高实验室的各项活动保障，就需要注重实验室的建设，然而实验室档案是实验室管理和建设标准化、规范化的重要标志，它是在各项实践教学、科学研究、设备建成、考试培训等活动中形成的具有保存价值和参考意义的重要资料。本文以新疆塔里木大学计算机实验室为例，阐述了计算机实验室档案的建立与管理的重要性和具体内容。指出了高校计算机实验室档案管理中普遍存在的一些问题并针对性的提出了有效的解决办法。从而提高各项活动的管理水平及服务意识、使计算机实验室管理更为规范化[1]。

关键词：计算机实验室；档案建设；规范化管理

中图分类号：tp308 文献标识码：a 文章编号：1007-9599 （2013） 04-0000-02

实验室档案管理是高等院校教育管理的重要组成部分，是高等教育院校的建设和发展中必不可少的一项基本而又持久的专项管理工作。它是实验室建成、搬迁、设备更新、人员流动及发展的整个历史过程的真实记录[2]。实验室档案不仅为实验室专兼职人员考核提供了重要依据，而且为实验室今后的整体发展规划提供了真实可靠的数据资料。因此，科学化和规范化的建立和完善实验室档案是非常有必要有意义的。

1 管理内容

我校计算机实验室档案管理主要通过各类资料的性质与类别不同进行了分类，以便于以后的查找与使用，主要由以下六大类组成。

1.1 文件类。主要为计算机实验室各类规章制度、上级发文、实验室发文、实验室工作计划与总结、每学期上课班级统计表、专兼职人员信息表等资料。

1.2 设备类。主要为自计算机实验室建成以来，所有公共机房、专业机房的仪器设备购置清单，仪器设备总账、各机房软硬件配置情况、购置设备维修单、说明书、低值易耗品领用登记表、仪器设备报废登记表及购置计划、指示、设备询价等资料。

1.3 资料类。主要为教学科研共享仪器目录、全国计算机等级考试、自治区计算机等级考试、全国信息技术应用水平大赛、校内课程考试等比赛活动中产生的系统安装和相关说明文件等资料。

1.4 机房使用类。主要为每学期机房课程表、上课座次表、机房仪器使用登记本、课程设计申请表、毕业设计申请表、值班日志、实验室消防安全自查情况及重点部位检查情况登记等资料。

1.5 机房管理类。主要为各机房仪器设备故障诊断与维修记录，设备损坏报修情况登记表等资料。

1.6 多媒体教室类。主要为多媒体教室上课班级情况表、仪器使用登记本、故障维修记录登记本等资料。

2 存在的问题

近年来，全国高等院校本科教学评估、实验室评估等大型评估工作的开展，使实验室档案管理工作更为明确，同时，实验室档案管理工作中存在的问题也更为明显：

2.1 重视程度不够。我校计算机实验室不仅承担了全校计算机相关课程的实践教学，而且承担了《全国计算机等级考试》、《自治区计算机等级考试》、《全国信息技术应用大赛》等各类软件设计大赛的组织与培训，也为教师备课、科学研究等活动提供了场所，收集和整理各项活动中产生的资料是非常有必要的。目前，计算机实验室负责人均为兼职教师，同时，因专职人员仅有5人，要负责13个公共机房千余台电脑的维护工作，同时还要对外开放，参与实验教学工作，因此聘用教师到计算机实验室兼职为其分担繁重的维护工作，故此人员更换较为频繁。计算机实验室是广大师生实践教学和科学研究的重要场所，加上各类比赛活动较多，产生的资料杂而广，虽然安排有专门的档案管理人员，但并没有建立完善的、合理的档案管理制度，接收文件和发出文件经手人各不相同，且均没有意识到档案的重要性，都没有养成归档的好习惯，或管理材料和交接不够及时，造成存档资料不完全[3]。在此过程中，相关负责人对档案管理工作重视程度不够，要求不明确，这就造成档案管理工作无法规范化、健全化。

2.2 无健全规范化的档案管理制度。目前，我校计算机实验室建有各类规章制度及安全应急预案等相关制度，唯独没有建立档案

管理制度，致使档案管理人员收集资料和归档材料的时候较为被动，无法保证资料的准确性和完整性，从而导致计算机实验室档案管理无章可循。

2.3 管理手段较落后。目前，计算机实验室档案的建立和管理都是手工记录或电子表格登记，同时也没有具体档案管理制度和文档规格加以约束，导致整个档案流转过程混乱无序。电子文挡的存储也有一定的弊端，缺乏文件操作的历史记录及相关特征[4]。同时，因档案管理人员不具备档案专业知识，不能规范的进行收集和立卷分类归档，以至于使用资料时需花费大量的时间和精力去翻找，这不符合现代化发展的需求。

3 解决办法

档案的建立和管理就是为计算机实验室今后的发展与规划提供真实可靠的具有保存价值的资料，为了有效利用档案资源，本人根据多年的档案管理经验针对上述存在问题提出以下几个解决办法。

3.1 加强重视力度。领导应高度重视实验室档案的管理工作，安排专人为档案管理员并制定切实可行的管理制度，不要浮于形式，要认真按规章制度办事，对档案管理工作也要给予大力的支持，做好要求，上传下达文件必须由档案管理人员经手，并针对性的进行归档。此外，领导应适当的进行资金投入，让档案管理员参与专业的档案管理培训，使之能更加明确自己的职责和学会更有效的管理方法。同时，领导应意识到档案管理工的特殊性和它现实工作的

指导意义，并对档案管理工作进行不定期的督查，尽早发现问题，解决问题，使其规范化管理。

3.2 制定健全完善的档案管理制度。俗言到“无规矩，不成方圆”，没有规则（即制度）的约束，人类的行为就会陷入混乱。制度就是规程，它是用来规范人们思想行为的一种行为规范，没有制度的约束，权利就会失去控制，管理就会失去组织的原则，迷失方向，工作就必将处于混乱无序的状态[5]。因此，建立完善的档案管理制度是非常有必要的。

3.3 加强现代化档案管理建设。随着当今信息化社会突飞猛进的发展，档案管理应充分利用计算机，将收集、整理、保存从手工查询和人工服务手段向科学化管理手段转变。通过建设一个信息化档案管理平台，为纸制档案建立电子档案，并组建计算机实验室档案信息库，实现异地备份的同时，为用户查询也提供了便利。

4 结束语

随着社会的发展，信息化技术的不断提高，档案资料的重要性在任何单位都逐渐突显出来；无形中档案资料的建立与完善成为了我们审视自我的窗口，为今后档案的规范化管理提供了很好的依托。信息时代，强化档案管理责任意识、创新化意识，将手工管理办法向数字化管理办法转变是至关重要的[6]。

参考文献：

[1]王爱民，周忠.高校实验室档案规范化管理的探讨[j].生命