公文文献数据库建设的必要性探析

公文文献服务平台建设探析

引言

在经过了漫长的耕种灌溉和蒸汽机时代后，人类正以前所未有的速度进入了以计算机、通讯和信息为支撑的信息网络时代。如今，国际互联网络的发展速度更是日新月异，与此同时，它还开始大规模地改变着人类的生产和生活方式，成为人们日常工作和生活中一个重要因素，它扩大了人们的生活领域和范围，跨越了时间与地域的限制，可以使互不相干的人在短时间内即可建立联系，将全人类连接成一个紧密的整体。

信息网络直接进入千家万户，对社会的影响力在广度和深度上将超过以往任何一次技术革命。各种网络数据库、数字图书馆以及各专业网站上的信息源层出不穷。为进一步推动政府信息化的建设,必须对公文文献服务平台进行进一步研究开发以适应新时代对公文的需求，所以建立一个机制系统的、应用性和实用性强的公文文献服务平台势在必行。

一、我国公文文献服务平台建设的现状

公文文献服务平台的开发建设是一项技术性高、涉及面广、实践性强的系统工程。公文文献数据库的建设是其中必不可少的组成部分。

数据库源于二十世纪七八十年代，是由文件管理系统发展而来的，如今已发展到其高级形态。从技术上来看，已经发展为具备网上功能的多媒体关系数据库管理系统，可以在网上实现以各种可检索元素为节点的纵横交错的跨库、跨领域、跨国界的互联互检。在实践中，数据库或作为管理信息系统中的重要部分发挥数据存储及调用功能，为研究及决策支持服务或作为信息存储和传播系统，本身即成为一种传媒。

公认比较完整的数据库定义来自J.Martin。在J.Martin看来:“数据库是存储在一起的相关数据的集合，这些数据是结构化的，无有害的或不必要的冗余，并为多种应用服务；数据的存储独立于使用它的程序；对数据库插入新数据、修改和检索原有数据均能按一种公用的和可控制的方式进行。当某个系统中存在结构上完全分开的若干个数据库时，则该系统包含一个数据库集合。”数据库的特

点在于:尽可能不重复，以最优方式为某个特定组织的多种应用服务，其数据结构独立于使用它的应用程序，对数据的增、删、改和检索由统一软件进行管理和控制。

以中国知网(同方数据)为例:截止2011年06月，中国期刊全文数据库已收录文献2200多万篇;收录来自397家培养单位的博士学位论文15万余篇；收录来自598家培养单位的优秀硕士学位论文115万余篇……此外还有涉及到社会各个领域的论文。例如：中国重要会议论文全文、重要报纸全文、中国年鉴全文、中国专利全文、国家科技成果全文、中国标准数据、党建期刊文献、国际标准全文等数据库等，如此庞大的数据库系统真可谓是包罗万象。与中国知网并存的万方数据库也收有4000余万条各类学术文献。如今，以同方和万方数据为代表的学术文献数据库已是在中国做学术研究难以绕行的学术信息堡垒。各种传统媒介，特别是学术期刊，已经被国内外此类学术文献数据库所绑架。不得不面对的未来趋势是:要么与数据库并存，为数据库添砖加瓦，要么被数据库所埋藏。一些无纸网刊及当前尚且有纸的学术期刊，多半迟早会沦为数据库的上游信息提供商。

虽然我国目前已经有为数不少的公文文献数据库，但许多数据库系统存在着“重开发轻维护”、“重形式轻内容”的弊端。研制数据库时投入了大量的人力、财力，但由于缺乏后续的资源补充，内容陈旧过时，利用率偏低。为避免重蹈覆辙，在建设公文文献服务平台的过程中要树立经营的意识，制定长远的工作规划，保证系统的持续良好发展。

公文文献服务平台的建设不是一蹴而就的事情，必须走边建设边服务的道路，安排人员长期坚持不懈地对服务平台进行资源补充和技术维护，保持信息内容的新鲜度，及时采用新技术完善服务平台的辅助功能。对于服务平台而言，信息资源的更新是无穷尽的，尤其需要开发与维护并重的运作模式。此外，还需妥善解决好诸如技术标准、知识产权、合理传播权等相关的问题。

二、公文文献服务平台建设的重要性

（一）有助于公文语言系统化、专业化研究

公文与其他应用文体不同，它有着其独特的语言风格与特点。公文语言的主要特点是：庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范。这些特点主要体现在公文词语、句式、表达、修辞等各个方面。长期以来，我国对公文领域的研究主要集中

在运用写作学、文章学的理论及方法，而研究的论文重点也多在写作技巧、语言技巧、写作如何提升写作水平，写作病例解析、公文修辞等方面，对于公文的理论领域涉及的不是很多，而对于公文语言系统化、专业化的研究就更少了。

公文文献服务平台是依据庞大的公文文献数据库建立的，运用数据库对公文语言进行研究可有效的避免孤立、不定量研究公文的缺陷，使所得到的研究数据更充实、更具说服力，所得到的研究成果更加精细可靠。目前，用数据库进行研究的方法已被广泛应用于各个学科，而且取得了可喜的成绩，但目前公文学领域此方法尚未被专业化、系统化的应用，利用公文文献服务平台研究公文具有一定的新颖性。

（二）为公文写作者引经据典提供依据

通过建立公文文献服务平台，可以便于我们在数据库的基础上，对公文的词汇、搭配、句子、修辞等进行有效的统计和分析，这样我们就可以分析得出可得出公文词汇频度表（包括各词类词表）、搭配频度表、句式频度表、修辞频度表等一系列有说服力的数据。这样有利于公文写作者能更好的发现公文的内在联系和规律，并以此作为有效参考。

拥有充分的素材是撰写好公文的基础。写公文的过程实际上是对素材的归纳、消化、加工和升华。储备素材有两个含义，一个是要有众多的文本材料，另一个就是平时多注意思考，进而形成有独特见解的观点群。公文文献服务平台的建立无疑会为公文写作者提供丰富的文本材料。

（三）为公文词典编纂者提供丰富的素材

词典编纂是一项艰巨且复杂的工作。当前的市场上，有关公文类的词典和工具书，数量都比较少，质量上也是良莠不齐，这与编纂手段传统、内容单一、编纂材料稀缺是有很大的关系。公文文献服务平台的建立将会给这些公文编纂者提供丰富的素材，让其在编纂的过程中有文可依，有据可寻，这无疑会提高公文词典的质量，在一定程度上也降低编纂难度，减少了公文编纂者的劳动量。

三、公文文献服务平台建设的必要性

（一）是促进电子公文发展的必由之路

公文文献服务平台的建立是我国进入电子政务信息时代的重要体现之一。现在我国已经迈入了电子政务是信息时代，而这个时代的显著标志是“电子”与“政务”的有机融合。电子公文则是实施电子政务的必然产物。目前，在我国，电子

公文进入迅速发展的新时期，应用技术日渐成熟，应用领域迅速扩张，应用范围日益广泛。特别是随着电子公文法定地位的确立，我国电子公文进入了相对成熟稳定的发展阶段。电子公文不仅成为政府施政的主要手段,更成为政府部门重要的信息资产。电子公文公布与开放利用既可以充分利用我国电子政务建设的已有成果,发挥现代信息技术方便、快捷的优势,又可以更好的确保电子公文的时效性，使电子公文一旦形成和办理完毕便能迅速地发布于社会，在更短的时间内发挥其社会效益。

（二）是提高公文写作者利用信息文献技能的助推器

陆游在《冬夜读书示子聿》中曾说过“纸上得来终觉浅绝知此事要躬行”。许多公文写作者在写作过程中都会遇到这样的难题。可用的材料少，能用的材料更少，真正自己能用的恰到好处的材料更几乎是凤毛麟角。公文文献服务平台的建立有效的解决了这一难题。它可以让公文写作者在这样一个公文的数据库中找到自己不懂的知识，寻到自己想要的有效素材。这样他写出的材料便有理可依、有文可寻。同时公文写作者在进行材料查询的过程中也在锻炼着自己利用公文文献、提取有效信息的能力。久而久之，即使以后在浩瀚如海的文献中，他们也能尽快地了解信息源，迅速找到自己想要的材料，这无疑将会大大提高他们的查询获取有效信息和写作的能力。

（三）是方便查阅者、提高工作效率的的有效手段

目前许多政府人员对信息的需求也不再仅仅是满足于单一的文献资源，他们需要了解国内外有关学科研究的新成果、新动向、新进展，即对信息的需求由单项性向广泛性转变，从需要文献信息初级产品转为需要经过深加工、具有高附加值的文献产品，对信息的实效性提出了更高要求。传统的文献信息服务已经不能满足用户的这种需求。公文文献服务平台的建立将解决这个难题。服务平台将计算机技术、信息存储技术、通讯技术与公文文献进行有效结合，贯通古今中外，这样便为用户提供高层次、高效率的信息服务，使其方便快捷地获得所需的知识、把握信息、掌握有效资源、提高工作效率。

（四）是使公文写作者有文可查、有文可依的凭证

公文文献服务平台中包含了大量的文字、数据和声像资料,能够做到快速方便地为公文写作人员提供准确全面的凭证与依据。可以说,新世纪的公文写作工

作必然会随着计算机技术的进一步发展而发展,二者将会结合的越来越密切。一名合格的公文写作人员只有懂得将数据库技术运用到政府机关文件的运作中，利用文献服务平台去借鉴和提高自己的写作技巧，才能在公文写作的道路上越走越宽。

结语

总之，在对公文进行研究的过程中，公文文献服务平台不仅不应该缺位，而且还应该得到应有的重视。特别是考虑到公文以后的发展和进步，更应该重视对服务平台的研究和发掘，进而创造更多的有利条件建设公文文献服务平台，使公文中无序的信息有序化、繁杂的信息专业化、分散的信息集中化，更好的推动公文的发展。

参考文献

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