某某公司印信管理办法

某某公司印信管理办法

第一章总则

第一条为进一步加强某某公司（简称某公司）印信管理，维护印信使用的合法性、规范性和安全性，依据公司实际，制定本办法。

第二条本办法适用于某公司。

第三条行政部是印章刻制、使用、监督和销毁的管理部门，是公司委托书、授权书、介绍信等的管理部门。

第四条本办法所称印章是指公司印章、法定代表人印章、合同专用章、财务专用章、公司各机构（党委、董事会、监事会、工会、共青团等），以及根据工作需要刻制的其他印章。

第二章印章管理

第五条印章管理部门

公司各机构、各部室印章由相应职能部门负责管理。

（一）公司印章、合同专用章、法人（党委书记）印章（编码：1504990002108）由行政部保管、用印；

（二）公司各机构（党委、董事会、监事会、工会、共青团等）印章由其职能部门保管、用印；

（三）财务专用章及法人印章（编码：1504040001895）由财务部保管、用印；

（四）其他各部门印章由各部室保管、用印。

第六条印章的刻制、保管、使用和销毁，必须严格履行审批程序。

行政部应建立印章管理登记档案，详实记录印章刻制、保管、使用和销毁情况。印章管理档案定期移交档案室。

第七条印章的刻制

公司印章由行政部统一刻制，严谨私刻印章，私刻印章无效力。

（一）公章和法人印章的刻制。行政部提出申请，填写《印章刻制申请表》，经行政部分管领导、总经理、法定代表人批准后，刻制并登记备案。

（二）各机构印章的刻制。各机构提出申请，填写《印章刻制申请表》，经各机构主要领导批准后，刻制并登记备案。

（三）各部门印章的刻制。部门提出申请，填写《印章刻制申请表》，经部门分管经理批准后，刻制并登记备案。

第八条印章的保管

（一）公司各类印章应由所在部门分管领导指定专人（印信管理员）保管；

（二）印信管理员不得私自使用、外借、丢失印章，未经批准不得转借他人，否则由此产生的责任由印信管理员承担；

（三）如临时外出，印信管理员应将印信及相关用印台账转移交其部门负责人代管，代管人必须做好移交期间的用印登记；

（四）印信管理员必须妥善保管印信，如有损坏、遗失等现象，必须及时向本部门的分管领导报告，及时声明作废；

（五）印信管理员离职时，须办理管理印章的移交手续，并及时将印章移交事宜报行政部备案。

第九条印章的使用

（一）使用印章必须严格履行审批程序。

（二）各机构、各职能部门印章使用，按照各机构、各职能部门有关规定办理。

（三）印章的使用范围包括但不限于以下情形：

1.公章的使用范围：

（1）公司签发的文件；

（2）公司章程；

（3）协议(合同)；

（4）公司对外提供的财务报告；

（5）员工的任免、聘用及调动；

（6）担保承诺书等；

（7）公司出具的证明及相关材料。

2.合同专用章的使用范围：各类经济合同等。

3.法人印章的使用范围：

（1）加盖私章的合同、财务报表及人事任免等各类文件；

（2）以企业法人名义发布的命令、通告等；

（3）需加盖法人印章的证书、证件及其它有关材料。

（四）公章使用的审批

1.公文用印。印制公文时，主管领导已在《发文拟稿纸》上签字批准,印信管理员即可用印。

2.一般性业务用印。用印部门提出申请，填写《用印申请表》，经用印部门分管领导批准后，办理登记用印手续。

3.重大业务用印。公司经营管理、企业形象等可能产生重大影响的对外业务用印，由用印部门提出申请，填写《用印申请表》，经用印部门、行政部分管经理审核后，呈总经理或董事长批准后，办理登记用印手续。

4.合同、协议用印。按照《公司章程》及公司合同管理有关规定，履行审批程序，经法定代表人或其授权代表在合同或协议上签字后，办理登记用印手续；合同、协议要求使用合同

专用章的，加盖合同专用章。

5.证照用印。公司证照等能证明公司主体资格及权利的复印件上用印时,应同时表明“此复印件与原件一致”等字样,并标明用途和有效期。

(五)开具介绍信。申请部门应填写《介绍信申请表》。一般日常性工作所需介绍信由行政部负责人审批；归口管理的专项工作所需介绍信由分管领导审批；重大事项所需介绍信由总经理或者董事长审批。由行政部按要求办理,并做好登记备案。

(六)出具委托书、授权书。原则上全公司使用统一格式的委托书、授权书。由业务部门主管领导签署的授权书、证明信等，经行政部负责人确认,印信管理员在文本上编号、加盖公章，办理登记备案手续,行政部留原件存档。

(七)法人章的使用

1.用印部门填写《用印申请表》,经用印部门负责人和分管领导、行政部分管经理、总经理及法定代表人逐级签字批准,办理登记备案手续。

2.依据董事会决议形成的材料,经行政部负责人确认后,印信管理员可直接用印。

第十条印章的使用要求

（一）用印须由印信管理员亲自加盖,不得委托他人代替。

（二）印信管理员用印时应对文件内容、用印程序和领导签署的意见予以核对,无误后方可用印。

（三）严禁在空白纸张和空白印信证明上加盖印章；因工作需要确需加盖印章的，必须严格审批。使用公司印章必须经总经理批准，印信管理员在文本上编号、加盖公章,做好登记备案，复印件留行政部存档。

（四）印章一般盖于公司名称的中部,并骑年盖月。

（五）两张以上的合同、协议等文件必须加盖骑缝章。

（六）公司印章原则上应在公司办公区域内使用。因工作需要确需外出使用印章的，经履行审批程序后，印信管理员一同前往用印。

第十一条印章的停用、遗失、存档、销毁和更换

（一）印章因名称变更、机构变动或损坏等原因而停止使用时,应由行政部统一收回,填写《印章回收登记表》,做好备案登记。

（二）印章遗失、停用时,应及时通知行政部登记、备案,必要时进行登报声明。

（三）印章销毁由行政部统一办理。行政部应及时将回收的印章剪角封存、销毁,并建立印章销毁档案,移交档案室管理。

（四）更换印章时,印章管理部门应履行印章更换申请程序,填写《印章刻制申请表》,经本部门分管领导批准后,由行政部履行印章刻制程序,并登记备案。

第三章责任

第十二条有下列情形之一的,对当事人进行调岗、降职辞退等纪律处分;构成犯罪的,依法追究其刑事责任。

（一）对印信管理不力、失职渎职,给公司造成损失的；

（二）擅自刻制及更换印章,给公司造成损失的；

（三）偷盖印章、未经审批程序擅自使用印章的。

第四章附则

第十三条本办法由行政部负责解释。