合同管理流程

合同管理流程1流程概况

2流程图

3工作程序

3.1合同标准文本的编制

3.1.1法务部负责拟制职责范围内的合同标准文本，相关部门给予协助。分别是：

（1）法务部负责编制工程类/材料设备类合同标准模板，成本招采中心、工程运营中心、项目公司工程运营部参与；

（2）法务部负责编制设计类合同标准模板，设计研究中心协助；

（3）法务部负责编制营销类合同标准模板，营销品牌中心协助；

（4）法务部负责编制报批报建类合同标准模板，投资管控中心协助；

（5）法务部负责编制通用类合同标准模板，人力行政中心协助；

（6）成本招采中心负责编制各类标准合同的商务部分及造价咨询合同的标准版本；

（7）拟制完成后法务部填写《合同审批表》（总部），组织各类合同对应部门、财务管理中心及部门分管领导合议会签，董事长批。

3.1.2批准后的合同标准文本由法务部保留正本并发布使用。

3.1.3根据合同履行情况、政府法规政策调整、案例分析等结论，应持续及时修改合同标准文本，合同标准文本修改同编制程序，每年举行一次。

3.2合同拟定及签署

3.2.1合同拟定及洽谈

（1）合同除即时结清者外，应当采用书面形式。

（2）合同的起草工作应争取由我方或以我方为主承担。法务部拟定合同文本（包括电子版），已制订并实施合同标准文本的，应采用标准文本。采用合同标准文本的，经双方协商，可对标准条款进行修改，也可增加补充条款。

（3）政府有关部门有强制性规定，可采用政府有关部门要求的合同文本。

（4）公司尚未制定或不宜采用合同标准文本的业务，应参照以往相类似的合同文本另行拟定合同，并由法务审核后方可使用。

（5）合同所有条款都必须具体、明确、完整，用词准确，责任清晰，不能含糊不清、模棱两可。手写部分字体要工整、认真，不得随意涂改。

（6）当通过招投标或其它合法途径确定合同谈判单位后，合同经办部门应在谈判前对合同谈判对象的主体资格、资信状况、履行能力、经营状况、市场需求、产品/服务质量、价格等背景资料进行了解和调查。对方委托代理人签订合同的，经办人必须要求对方代理人出具有对方法定代表人签字并盖公章的书面授权委托书，同时要对授权的具体内容和授权期限进行审核。

（7）重大的或涉外的合同谈判，应由法务人员（外聘律师）、外聘专家和经济、技术等专业人员参加。重大合同是指：（1）法律关系复杂的合同；（2）其签订和履行将对公司的生产经营活动产生重要影响的合同；（3）公司对外签订的标的额在500万元以上的合同（建议）。

（8）合同经办部门在合同洽谈前，需就以下谈判准备事项进行安排：

1)确定谈判的目标；

2)确定必要时可作出的让步；

3)确定我方及对方的实际需求（或目标）和强制（或约束）条件；

4)准备初步的谈判日程及谈判内容的先后次序；

5)确定谈判的人选、分工和谈判的原则等。

3.2.2合同审批

（1）与合作方洽谈一致后，合同经办部门按照《合同审批表》的要求，将草拟好的合同（按合同类别，需相关部门参与）分别报相关部门分管领导审核，各审核人应在各自的职权范围内对合同提出书面修正补充意见，经办人员根据修改意见整理出最终的合同文本，报董事长审批。

（2）审核分管领导可根据需要，要求法务部提供与合同有关的补充证明材料（按合同类别，需相关部门参与），承办人应予以配合。如审核分管领导对合同主要内容提出修改意见，合同承办部门需重新组织与供方的洽商（按合同类别，需相关部门参与），双方取得一致后再对合同文本进行修改。

（3）各类合同的审核审批程序参照《置境控股组织权责手册》；

（4）审核意见应明确、具体，禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性语言，一旦使用，视为未对合同审核。

（5）合同对方履约能力或资信状况有瑕疵的，原则上不应与其订立合同。

3.2.3合同签署

（1）总部权限范围内的合同签订由合同经办部门负责。合同经办部门将《合同审批表》与《用印申请单》同时呈报董事长审批。若合同条文有修改，需合同订立双方在修改处加盖公章或合同专用章。

（2）公司各部门不得以自己的名义对外签订合同，如因业务需要，必须以部门名义对外签订合同时，应由授权代表授权。

（3）合同内容在一页以上的，应在每页加盖骑缝章。

（4）法律、法规规定合同应当办理批准、登记等手续生效的，或者需要登记备案的，经办人员应当及时办理有关手续。

（5）合同作为公司对外活动的重要的法律依据和凭证，有关人员应保守合同秘密。

3.3合同归档

3.3.1合同签订完成后，财务管理中心、成本招采中心、法务部存取合同复印件，人力行政中心留存原件。

3.3.2人力行政中心负责合同管理存档，合同的立卷、编号等管理按公司的相关管理制度执行。

3.3.3对合同履行过程中，各种经双方签字确认的清单、确认书、补充协议等文件材料，也应作为合同附件及时归档。

3.3.4涉及诉讼或仲裁的合同，相关人员应在诉讼或仲裁生效并执行完毕后一个月内交总部人力行政中心存档保存。

3.3.5法务部定期组织合同执行部门、财务管理中心/项目公司财务管理部、成本招采中心/成本合约部开展合同台帐核对工作。

3.3.6各部门借阅合同资料应在公司内借阅，并履行登记手续，退还时档案室应检查所查阅

合同资料是否完整。

3.4合同履行

3.4.1合同执行部门负责建立《合同台帐》，并监督合同的履行，有义务及时处理合同履行过程中发生的问题，并向分管领导汇报。

3.4.2合同执行部门注意收集保存合同履行过程中相关记录、数据、证明材料等，进行对方履约情况评价，为建立公司合格供方提供依据。

3.4.3在合同当事人发生或可能发生违约时，或者发生与合同有关的争议时，合同执行部门应在法定、约定或合理期限内以书面方式向对方提出异议。向对方提出异议的文件和对方提出异议的答复文件须经人力行政中心（对接外部律师）审核。合同执行部门应及时跟进事件情况进展，将相关情况及时告知法务部。

3.4.4合同履行过程中，需妥善保管与合同履行有关的书面签证、来往信函、文书、电报等。向对方当事人交付重要资料时应由对方当事人出具收条。

3.4.5合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定，一般应以标的物交付完毕、工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。

3.5合同变更或解除

3.5.1根据合同履行的实际情况，如公司认为确需变更合同内容或解除合同的，经合同各方协商一致，可进行合同变更或解除，合同变更或解除的通知或协商意见应采用书面形式。合同变更和解除依照合同的签订流程进行审批。

3.5.2合同执行部门在收到对方要求变更或解除合同的通知后，应及时提请分管领导/项目公司董事长、法务处理。

3.5.3合同未履行完毕，但确定不再继续履行的，法务部、合同执行部门应做好终止或解除记录，收集履行过程中所有与合同有关的文件，做好经济往来和合同结算工作，并办理解除合同的手续，由法务部按需要知会各相关部门。

3.5.4合同的变更、解除应注意以下事项：

（1）主体变更、解除，应征得合同各方同意。

（2）有担保条款的合同变更，应征求原担保单位的同意并在变更协议上加盖担保单位的印章。