会议预约管理及信息发布系统

概述
会议信息发布系统

会议信息发布系统就是一套以充分利用会议资源，提高会议效率为目 标，对会议全程从会议预约、显示发布、会议纪要电子化、数据采集 分析等各个环节进行标准化控制和管理的软件系统，通过对会议全程 的数据采集，可以对会议过程进行事后分析、评估，为提高会议效率 提供有利技术环境。 是一种基于播放和显示设备、以网络为平台的新型会议信息传输和视 频播放系统。 支持多种分屏显示模式（分屏、滚屏、滚动字幕），支持视音频、图 片、文本等格式，支持播放内容分组。 分屏显示
系统功能详解
三、统计、查询系统：
1、根据会议记录进行各种统计。包括按使用部门统计、按使用时段统计、 按主题统计等。 2、查询已安排、已进行、已取消等各种状态的会议。
目录
现状分析及概述 系统管理模式 系统设计部署 效果分析 功能图解
会议信息发布的价值
方便会议发布查询
提升会议效率
会中数据收集 会后效率分析
系统功能详解
二、显示系统：
1、显示系统控制每一个会议公告牌的显示信息。 2、显示信息可以是文字，也可以是图片、视频、Flash等形式。 3、可以自动滚动显示会议信息、企业文化、产品信息、公告通知等信息。 4、可以设置显示文字大小、字体、颜色等格式。可以预先设计固定的显 示模板。 5、会议公告牌可以显示当前会议室的会议情况。同时可以显示当天会议 安排情况，以提示参会人员。

三个主要特征
远程统 一管理
网络为 基础
概述－－网络结构
会议室1 会议室2
管理平台
网络
网络
数据库服务器
会议室3
会议室4
搭建一个自主管理、发布的会议信息平台！
概述－－系统拓朴图
播放实例（还可以根据需要增加显示内容）
日期时间
公司LOGO
当前会议信息
当天会议安排
滚动字幕 即时新闻
目录
现状分析及概述 系统管理模式 系统设计部署 效果分析 功能演示
品牌/服务/形象
价值分解
提升企业形象
提升管理水平 打造沟通平台
统一管理/监督
其它效益
降低时间损耗 吸引外部广告
提高效率，加强效果
效率 多人多部门协调 人 工 查 询 通 知 一个部门、一个人管理 会 议 信 息 发 布 方 式
会议信息难以统计保存
随时制作，网络传输
加大相关人员工作量 效果
会议记录及查询会议wenku.baidu.com
2、如果要具体查询，可以在会议查询中输入关键属性进行查询。
其他参数设置
1、登陆用户名、密码及权限设置。
其他参数设置
2、会议结束时间设置。
www.lanxingtech.com.cn
2009年12月
会议信息显示系统-文字
会议信息显示系统：
1、会议节目预先版面设计及制作。 2、向不同会议室发布相应节目，并根据需要进行节目更新。 3、远程控制播放终端开关机，进行简单日常管理。
系统软硬件组成
系统功能详解
一、预约系统：
1、基础数据输入，包括会议室编号、人员所属部门、姓名及卡号。 2、会议记录创建，事先安排每个会议室预约时间、会议主题、发起人、 参会人员等。 3、预约分长期预约、临时预约。如每周例会等会议可以长期预约会议室。 固定的会议室使用者可以事先设置好。 4、会议开始前的签到，实时提交签到状态，当会议预约结束时间到了， 但会议仍未结束时，系统通过跳出对话框等方式提醒会议管理操作者， 其可及时与发起人联系，以核实会议进行情况，并对后面安排的会议 做及时的调整。 5、会议结束后生成电子版的会议纪要，内容包括会议日期、会议时长、 会议主题、发起人、参会人员，并可进行查询等。
管理模式
操作员类型
对应对象
说明
系统管理员
前台、会议管理专员
安排会议计划、编排会议、制作 会议发布节目与发起人协调等
会议查询员
会议发起人、参会人员
查询会议时间安排，与管理人协
调会议时间
会议安排、播出流程
会议管理员 会议信息发布
计划安排 会议发起 人
参会人员
目录
现状分析及概述 系统管理模式 系统设计部署 效果分析 功能图解
第二会议室
4.会议室 3.会议信息显示
2.会议室安排 1.会议室使用申请 (电话、邮件等)
控制中心
5.使用统计
会议室使用 申请科室
会议预约管理系统-文字表述
会议预约管理系统使用流程主要分为以上5步：
1、“会议室使用科室(人员)”通知电话、邮件等方式向“控 制中心”发出会议室使用申请。 2、“控制中心”查询已安排会议情况给新申请者安排适当 的会议室及时间。 3、“控制中心”提前在会议公告系统中公布会议信息。 4、“会议使用科室(人员)”根据安排到会议室。 5、“控制中心”定期统计会议室使用汇总表。
多媒体会议信息显示系统
Meeting Multimedia Information Display System
目录
现状分析及概述 系统管理模式 系统设计部署 效果分析 功能演示
现状分析
随着经济的快速发展，企业竞争愈加激烈，企业管理者对于人 性化、科学化管理便有着越来越高、越精细的追求，与此同时， 伴随科学技术水平的日新月异，科学化的管理思想便有了付诸 实现的可能，通过借助先进的科学技术，企业领导人和管理者 将其独特的管理思想与创意融入到企业发展的各个环节，形成 与众不同的，带有明显企业个性特征的思维和行为方式，使得 企业能在激烈竞争中脱颖而出，战无不胜。 会议是现代企业解决部门内部及跨部门事务经常用到的方法， 通过召开会议，集众人之力解决综合性问题、协调彼此利益、 集思广益进行脑力激荡等，如何有效记录会议，评估会议效率， 最终提高会议效率，已经得到众多企业管理者的重视。
形象美观
提升管理水平
目录
现状分析及概述 系统管理模式 系统设计部署 效果分析 功能图解
登陆界面及显示界面
1、登陆界面（输入服务器IP、用户名及密码）
2、操作界面（由菜单 栏、工具栏及功能栏组 成）
员工档案添加
1、部门设置
2、人员添加（已与门禁数据库做好链接，可直接导入，包括姓名、所 属部门、卡号等信息）
系统设计
系统类型 功能说明
会议预约管理 系统
会议预约管理系统通过预先将会议数据（会议日期及时长、会议室、开 会部门及成员名单、成员到会情况）输入管理系统，合理安排会议资源， 制作出会议计划，并对会议成员到会情况进行实时记录，监督会议时间 安排是否合理，并最终形成简易会议纪要进行电子化保存，方便进行事 后查询。
会议信息发布需求分析
管理中心
安排会议计划、编排会议、 与发起人协调等
查询会议计划、发 布会议、与管理 者协调等
查询会议时间安排
管理分站（ 会议发起人）
管理分站（ 参会人员）
会议室1
会议室2
会议室3
会议室4
会议室5
会议室6
…
显示会议通知、参加人员、会议主题、当天会议安排等信息。并可间隔插播企业产品、 公告通知等信息。显示信息可以是文字，也可以是图片、视频、Flash等形式。
会议信息显示 发布系统
会议发起人、参会人员通过网络将存储在管理电脑上的会议信息数据实 时反映到会议室门口的显示屏上，方便参会人员随时了解会议进展及当 天会议安排，为参加会议做好充分事前准备，并可在无会议期间播放与 企业相关的产品介绍，企业文化、活动安排等，使得信息的传达更通畅 更人性。
会议预约管理系统-图解分析
会议室添加
1、会议室添加（添加会议室及进行一般属性描述）
创建会议
1、创建会议（创建会议需要预先输入会议室、日期及时间、会 议主题、发起方及参会人员）
撤销会议
1、撤销会议（在创建会议后，由于各种原因，会议提前或改期，就要撤销原 定会议）
会议记录及查询会议
1、创建好会议后，在会议记录表里就能看到所有创建的会议情况。