预付款管理项目

公司预付款管理

一、管理规定

1、授权规定：授权按各部门的授权审批权限文件执行。

2、公司所有付款事项按授权规定审批同意后财务管理中心才能支付。

3、所有取得的发票必须有公司（名称）全称，不得简写。汇款单位与发票的开

票单位必须一致，如果不一致，经办人需要出具证明说明原因。

4、预计发票入账时间的填写要求：从预付到发票入账时间不得超过60天。单

次预付的申请表上写明预计发票入账时间；跨期长、金额大的预付款，应于

申请中注明分期付款的期数及每期付款金额及票据的预计入账时间；

5、建立对账制度，各部门指派专人对往来款建立台账管理。对外，负责与各往

来单位核对，保证往来款的准确性，并把对账记录存档；对内，负责与财务

部各往来会计核对，保证台账与财务账面数据的一致。采购计划中心、基建

工程中心必须每月与财务部往来会计进行对账，其他部门根据实际需要与财

务进行对账；财务部把与各部门的对账记录存档；

6、各部门请告知财务管理中心本部门往来账负责人，财务部秘书做《对账责任

人登记表》，发往来会计及总账会计。

7、人员离职或调岗时，先由本部门确认，是否有预付款（业务借款）未销账，

在预付款未平账时不能离职，如果是调岗，则在岗位调整后1个月内与交接

人继续共同对其负责，超过1个月后由交接人负责。

二、处理条例：

条例一：由财务管理中心每月28日出一份通知提醒，对于各部门申请的预付款且超过1个月发票未到的相关责任人，10天内追回发票无需上交基金，若

10天（含10天）以上发票未到则按条例二处理。

条例二：每单笔预付款超期未能收回的，部门主管和经办人缓发当月工资，并各按50元/次上交基金；若同一笔业务，在上交基金后一个月内仍未收回的，

部门主管和经办人各再按100元/次上交基金；

条例三：财务管理中心未尽到整理超期预付款的清理通知的责任，而形成3个月以上账面超期预付款的，财务部部门主管按100元/次上交基金，相应的往

来会计按50元/次上爱基金；

条例四：各部门在收到财务管理中心的清理通知后，未在规定时间内以书面形式反馈给财务管理中心的，部门主管和责任人各按50元/次/人上交基金；

条例五：若相关责任人已违反以上条例，财务管理中心没有及时对其进行上报处理的，部门主管按100元/次/人上交基金，相应的往来会计需按50元/次/

人上交基金；

条例六：各部门秘书/责任人员如未按要求对往来款建立台账，以备与财务管理中心往来会计核对，保证账目的准确性，需按50元/人上交基金。

附表一：

对账责任人登记表

附表二：

部门预付款台帐格式

往来单位：****公司金额单位：元

说明：1、各部门的台账应以每个具体的客户为核算单位；

2、“日期”指付款日期或发票登记日期；

3、余额=上期余额+付款金额-发票金额；

4、从2014年4月份开始，各部门台账必须进行登记，并与财务管理总部往来会计进行核对。

附表三：

至年月份为止预付发票未到明细表

说明：1.若上述发票已到,请提供发票号码；

2.若上述发票未到，则由经办人或部门秘书提供清楚准确的原因。

附表四：

预付款超期未到明细通告表

特此通知！

财务管理中心

XXXX年XX月XX日

主送：公司各部门

抄送：董事长办公室、人力资源部

发送途径：公司邮件办公系统