会议营销策划与管理培训教材
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具体工作内容：制定会议总体预算﹑会议现 场实地考察﹑设计会议评估指标和审核 工作记录等宏观事宜。
(3). 具体会议策划方案:
5W法： (WHO WHAT WHEN WHERE WHY HOW)
WHO :谁被邀请/与会人数(主讲人, 分演 讲人等)
WHAT: 会议是何形式(合作式/协会式/政 府类), 直接影响预算.
会议的类型:
根据会议举办主体划分:(协会会议/公司会 议/其他组织会议)
根据会议活动内容划分:
( 商务型会议/度假型会议/文化交流会议/专 业学术会议/政治性会议/培训会议等)
二.会议的分阶段流程策划
会议有规模大小和时间长短之分, 但会议流程基 本相似. 分为:会前准备阶段、会议实施阶段 和总结与评估阶段
c. 准备会议方案：
✓ 会议接待计划
✓ 制定会议危机安全管理方案 :会议安全管 理的含义: ( 客人/员工的生命财产及企业 财产安全; 客人的商业机密和隐私安全; 公共区域次序和企业经营活动的安全; 消 除各类威胁上述情况的隐患因素.
✓ 会后总结
思考讨论题目（课堂让学生分 组讨论）:
1． 收集有关会议信息包括哪些方面？ 2． 客户对会议的纷争投诉可能会是哪
些？
(二).会议选址:
1. 会议地点类型:会议地点的设施, 环境和工作 人员的服务水平是影响会议的关键因素.
(1). 酒店: 一般有会议设施, 适合中小型会议 (会议形酒店)
(2). 会议中心:广义(提供会议全部设施和会议 专业人士); 狭义(不设置客房和娱乐区)
(3). 大学(学术会议)/油轮/疗养地/主题公园和 公共建筑(博物馆,图书馆等)/公司内部的会议点
会议的名称、时间、地点和规模。 会议的主讲人和听众 编制会议议程 会议资料的准备 会议的召开方式
源自文库
c. 准备会议方案：
会议预算
预算制定包括:
(1). 主办者明确会议的赢利利润或收支平 衡(预计收支表),根据会议类型的不同而异.
(2). 理清费用(固定费用和可变费用). 固 定费用: 场地/设备租费;厂讲演者酬金; 市 场费(宣传手册/邮寄广告/新闻稿/记者招 待会); 行政费(会务管理/会场装饰);运输保 险费/差旅费; 可变费用(餐饮/住宿/娱乐/文 件费)
1.会前准备阶段:是会议的事前计划, 是为了达到 会议目标而对各项工作的系统安排, 分为:
(一). 会议策划:是就即将召开的会议的会议的名 称、时间、地点和规模、主题和议题﹑会 议的受众(主讲人和听众) ﹑会议议程﹑会 议预算和赞助﹑会议的执行方案及危机应 对等整体过程的筹划。一般较大型会议策 划应成立专门策划委员会承担
会议营销方案就是会议组织者把会议相关 信息以各种途径和方式向所有相关的受众 传递的过程，目的是吸引尽可能多的客户 参加会议。不同定位的会议有着不同的营 销策略；而处于不同发展阶段的会议，其 所适用的营销策略也不一样；并且，会议 营销还与会议主题所在产业的产业环境有 着千丝万缕的联系。下面就重点介绍不同 产业环境中的会议的营销策略。
为了更好地确定会议的主题，办展机构可以征 询相关科研机构、大专院校有关专家的意见， 也可以对行业中的各类企业展开调查，让它们 提出一些建议，在此基础上，办展机构再综合 各方面的意见，并结合展会的定位，确定会议 的主题。
c. 准备会议方案：
准备会议方案。会议方案是有关会议召开 的具体实施计划一定要做到详尽周密、 高效协作。会议方案一般包括以下几方 面的内容：
第九讲 会议营销策划与管理
制作： 旅游规划系 会展教研室 余晨杰
教学目标
通过对本章的课堂学习,要求学生
1. 复习上一节的内容(通过总结上一节课的讨 论题)
2.本节教学要求: 通过对本节的课堂学习,要求 学生:
掌握: 会议的主要操作流程 熟悉: 会议策划、 选址、营销等主要内容
了解: 会展安全管理 3. 教学方法: 课堂讲授,学生讨论 4．重点:会议流程策划 难点: 会议营销策略
WHEN: 组织会议的有效时间(考虑:财政 年度/节假日和其他冲突时间)等因素.
WHERE: 选址(一般先确定大地方再小地 方, 考虑交通因素)
WHY: 会议的明确目标
HOW: 具体的会议形式(包括:会议空间/设 备/餐饮/娱乐等;)
会议的策划流程如下： 确定会议主题、 准备会议方案、 邀请主讲人员、 会议召开、 会后总结、
2. 会议地点选择:
(1). 距离和交通:会议地点和与会者的距 离, 交通(飞机/火车高速公路等)
(2). 举办会议的历史: 以前有否举办会议/ 本会议有否在该地举办
(3). 住宿和费用/安全/服务设施和水平/附 近的景点(P38)
注意: 实地考察并列表注明要点.
(三).制定会议营销策略方案
社会经济产业一般会呈现为零 散型产业、新兴产业、成熟产 业和衰退产业等四种典型的产 业类型。会议营销在这四种情 况下要采取不同的策略。
1．零散型产业中的会议营销策略
这里所说的零散型产业，也就是通常所说的 竞争性产业。在这种产业里，有很多企业在 进行竞争，中小企业数目众多并成为行业的 主体。举办会议的特点：
会议危机管理方案、 会议预算和赞助办法等。
a. 收集市场信息:
为了使会议的内容有的放矢，要多方收集 市场信息，对该行业做深入的研究，努 力抓住行业热点问题，为下一步确定会 议主题提供详实的背景资料和参考依据。 可采用调查问卷，人员拜访，组织讨论 会等收集信息。
b. 会议主题：
一定要能紧紧把握时代脉搏、能切实反映该行 业某一领域发展动态。会议的主题要有创意， 并且要具备以下特征：前瞻性、总结性和时尚 性。
会议结合产业市场竞争壁垒较低 会议产品市场需求多样化 市场上不存在具有左右整个产业活动能力的
是对会议负责的团队,由主办者内部成员构成.
会议承办者会与策划委员会一起合作.其工 作包括:
(1). 制定目标:具体的以书面形式落实. 明确 策划委员会与承办者的关系, 向谁负责 ( 一般为会议主办者或主要利益单位), 何 时结束使命(一般为会议具体实施时)
(2).确定人选和具体工作:报告即策划委员会 人员是内部指定或外部指派(承办者认为 有必要时)。
(3). 具体会议策划方案:
5W法： (WHO WHAT WHEN WHERE WHY HOW)
WHO :谁被邀请/与会人数(主讲人, 分演 讲人等)
WHAT: 会议是何形式(合作式/协会式/政 府类), 直接影响预算.
会议的类型:
根据会议举办主体划分:(协会会议/公司会 议/其他组织会议)
根据会议活动内容划分:
( 商务型会议/度假型会议/文化交流会议/专 业学术会议/政治性会议/培训会议等)
二.会议的分阶段流程策划
会议有规模大小和时间长短之分, 但会议流程基 本相似. 分为:会前准备阶段、会议实施阶段 和总结与评估阶段
c. 准备会议方案：
✓ 会议接待计划
✓ 制定会议危机安全管理方案 :会议安全管 理的含义: ( 客人/员工的生命财产及企业 财产安全; 客人的商业机密和隐私安全; 公共区域次序和企业经营活动的安全; 消 除各类威胁上述情况的隐患因素.
✓ 会后总结
思考讨论题目（课堂让学生分 组讨论）:
1． 收集有关会议信息包括哪些方面？ 2． 客户对会议的纷争投诉可能会是哪
些？
(二).会议选址:
1. 会议地点类型:会议地点的设施, 环境和工作 人员的服务水平是影响会议的关键因素.
(1). 酒店: 一般有会议设施, 适合中小型会议 (会议形酒店)
(2). 会议中心:广义(提供会议全部设施和会议 专业人士); 狭义(不设置客房和娱乐区)
(3). 大学(学术会议)/油轮/疗养地/主题公园和 公共建筑(博物馆,图书馆等)/公司内部的会议点
会议的名称、时间、地点和规模。 会议的主讲人和听众 编制会议议程 会议资料的准备 会议的召开方式
源自文库
c. 准备会议方案：
会议预算
预算制定包括:
(1). 主办者明确会议的赢利利润或收支平 衡(预计收支表),根据会议类型的不同而异.
(2). 理清费用(固定费用和可变费用). 固 定费用: 场地/设备租费;厂讲演者酬金; 市 场费(宣传手册/邮寄广告/新闻稿/记者招 待会); 行政费(会务管理/会场装饰);运输保 险费/差旅费; 可变费用(餐饮/住宿/娱乐/文 件费)
1.会前准备阶段:是会议的事前计划, 是为了达到 会议目标而对各项工作的系统安排, 分为:
(一). 会议策划:是就即将召开的会议的会议的名 称、时间、地点和规模、主题和议题﹑会 议的受众(主讲人和听众) ﹑会议议程﹑会 议预算和赞助﹑会议的执行方案及危机应 对等整体过程的筹划。一般较大型会议策 划应成立专门策划委员会承担
会议营销方案就是会议组织者把会议相关 信息以各种途径和方式向所有相关的受众 传递的过程，目的是吸引尽可能多的客户 参加会议。不同定位的会议有着不同的营 销策略；而处于不同发展阶段的会议，其 所适用的营销策略也不一样；并且，会议 营销还与会议主题所在产业的产业环境有 着千丝万缕的联系。下面就重点介绍不同 产业环境中的会议的营销策略。
为了更好地确定会议的主题，办展机构可以征 询相关科研机构、大专院校有关专家的意见， 也可以对行业中的各类企业展开调查，让它们 提出一些建议，在此基础上，办展机构再综合 各方面的意见，并结合展会的定位，确定会议 的主题。
c. 准备会议方案：
准备会议方案。会议方案是有关会议召开 的具体实施计划一定要做到详尽周密、 高效协作。会议方案一般包括以下几方 面的内容：
第九讲 会议营销策划与管理
制作： 旅游规划系 会展教研室 余晨杰
教学目标
通过对本章的课堂学习,要求学生
1. 复习上一节的内容(通过总结上一节课的讨 论题)
2.本节教学要求: 通过对本节的课堂学习,要求 学生:
掌握: 会议的主要操作流程 熟悉: 会议策划、 选址、营销等主要内容
了解: 会展安全管理 3. 教学方法: 课堂讲授,学生讨论 4．重点:会议流程策划 难点: 会议营销策略
WHEN: 组织会议的有效时间(考虑:财政 年度/节假日和其他冲突时间)等因素.
WHERE: 选址(一般先确定大地方再小地 方, 考虑交通因素)
WHY: 会议的明确目标
HOW: 具体的会议形式(包括:会议空间/设 备/餐饮/娱乐等;)
会议的策划流程如下： 确定会议主题、 准备会议方案、 邀请主讲人员、 会议召开、 会后总结、
2. 会议地点选择:
(1). 距离和交通:会议地点和与会者的距 离, 交通(飞机/火车高速公路等)
(2). 举办会议的历史: 以前有否举办会议/ 本会议有否在该地举办
(3). 住宿和费用/安全/服务设施和水平/附 近的景点(P38)
注意: 实地考察并列表注明要点.
(三).制定会议营销策略方案
社会经济产业一般会呈现为零 散型产业、新兴产业、成熟产 业和衰退产业等四种典型的产 业类型。会议营销在这四种情 况下要采取不同的策略。
1．零散型产业中的会议营销策略
这里所说的零散型产业，也就是通常所说的 竞争性产业。在这种产业里，有很多企业在 进行竞争，中小企业数目众多并成为行业的 主体。举办会议的特点：
会议危机管理方案、 会议预算和赞助办法等。
a. 收集市场信息:
为了使会议的内容有的放矢，要多方收集 市场信息，对该行业做深入的研究，努 力抓住行业热点问题，为下一步确定会 议主题提供详实的背景资料和参考依据。 可采用调查问卷，人员拜访，组织讨论 会等收集信息。
b. 会议主题：
一定要能紧紧把握时代脉搏、能切实反映该行 业某一领域发展动态。会议的主题要有创意， 并且要具备以下特征：前瞻性、总结性和时尚 性。
会议结合产业市场竞争壁垒较低 会议产品市场需求多样化 市场上不存在具有左右整个产业活动能力的
是对会议负责的团队,由主办者内部成员构成.
会议承办者会与策划委员会一起合作.其工 作包括:
(1). 制定目标:具体的以书面形式落实. 明确 策划委员会与承办者的关系, 向谁负责 ( 一般为会议主办者或主要利益单位), 何 时结束使命(一般为会议具体实施时)
(2).确定人选和具体工作:报告即策划委员会 人员是内部指定或外部指派(承办者认为 有必要时)。