公司工程部档案管理制度

工程部档案管理制度

目录

第一章总则 (2)

第二章档案归档 (3)

第三章档案整理 (4)

第四章档案保管 (4)

第五章档案借阅 (4)

第六章附则 (5)

档案管理制度

第一章总则

第一条目的

为加强公司工程部档案管理工作，有效的保护及利用档案，

更好地为公司各项工作服务，特制定本制度。

第二条释义

本制度所称档案包括公司对外签订的业主合同、材料合同、施工队合同、经营部中标项目的招标文件、投标文件、中标通知书、图纸、各个项目竣工后的建设资料等。

第三条管理原则

（一）集中统一管理原则。

（二）维护档案完整与安全原则。

（三）便于利用原则。

第四条适用范围：本制度适用于公司工程部的档案管理。

第五条管理职责

1.及时做好各个项目资料文件的整理及归档工作；

2.督促各个项目部移交相关资料；

3.定期完成与经营部的档案移交工作；

4档案管理体系的建设与完善。

第二章档案归档

第一条档案归档范围

公司各个项目具有保存、利用价值的各种形式的文件资料

合同均须归档。

第二条归档时间

招投标文件、图纸、中标通知书等文件应在经营部门接到中标通知后及时进行交接；业主、施工、材料合同应在合同签订后即刻归档存档；基本建设类文件应在项目竣工后1个月内归档；项目文件：连同配套照片、磁带、光盘等，在工作结束后1个月内归档。

其他未特别说明的文件材料，应随时归档。

第三条归档要求

（一）归档的文件资料必须完整、真实、准确。

（二）归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确；分类清楚、归类准确。

（三）归档时交接双方根据移交清单清点核对归档文件，并在移交清册上签字确认。移交清单一式二份，双方签字后各执一份。

第三章档案整理

具体见附件《档案整理细则》。

第四章档案保管

第一条档案保管规定

（一）各类档案均须按制度向档案管理负责人移交，集中保管。不得私自留存档案。

（二）具有永久保管价值的档案原件须进行扫描备份，重要档案须异地备份保存。

（三）电子档案应定期进行抽样检查，发观问题应及时采取进行修复。

（四）图纸须平放在专用柜内保存。

（五）密级档案须存放在加锁档案柜中保管。

第五章档案借阅

（一）借阅档案要认真执行档案管理办法和保密制度的规定，确保公司机密不外泄，档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负责。

（二）借阅档案电子扫描件及原件需申请OA流程，待流程通过后扫描件由档案管理员直接发送，原件可选择直接借取或班车发送，借阅原件由档案管理员填写《档案借出登记表》。

（三）企业员工可直接查阅属本部门业务工作范围内的档案资料。密级档案利用须填写《密级档案查借阅审批表》，经档案归档部门分管领导批准后方可查阅。绝密级与机密级档案须

在档案阅览室查阅，禁止复印或借出。

（四）档案借阅期限一般不得超过7个工作日，到期归还。如需再借，须办理续借手续。续借最长期限不得超过30个工作日。

（五）档案使用者须按照档案密级对档案内容保密，并对档案安全、完整负责，不得标记、污损、涂改、转借档案。

（六）档案归还时，经档案管理员核查无误后，及时入库。如发现有涂改、缺页、损毁、遗失等问题要及时报告。

（七）员工调动、离职时，须将所借阅的档案全部归还档案室，方可办理相应手续。

第六章附则

附件：

附件1：档案整理细则

附件2：档案整理流程

附件3：档案室管理规定

附件4：档案移交表

附件5：档案借阅登记表

附件6：密级档案查借阅审批表

附件1:档案整理细则

档案按内容分为3个一级类目，即：经营管理类、基本建设类、合同类。

（一）全宗内档案分类

一般按“年度—类别”分类，即将一个全宗内的档案，先按年度分开，每个年度内再按一级类目分类、排列。

（二）不同类别档案的分类

经营管理类、合同类按内容结合形成时间、重要程度进行分类；基本建设类档案按工程项目分类。

（三）须严格遵守分类规则，不得私自改动，以保证分类规则的一致性。

附件2:档案整理流程

• •

第一条档案室实行专人管理，非管理人员未经许可不得入内。如工作确实需要其他人员进入库房时，必须有档案管理员陪同并始终相伴。

第二条

保管档案必须设置坚固适用的专用档案室，配备专业档案保管设备。库房应做到“八防”

即：防火、防水、

防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗，保持档案室内清洁，每周至少全面清扫一次。

第三条

档案室对接收的档案应进行科学的分类、加工、整理、排列上架，并进行妥善的保管。

第四条档案室建立档案登记、统计制度，设置登记本、统计薄，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。档

案管理员应认真完成档案统计表填报任务。

第五条在整理、搬移、上架和提供利用档案过程中，要轻拿轻放，保持档案整洁。认真办理档案入库和查阅、借阅登记手续。案卷归还后，及时放回原处。

第六条档案管理人员须每年对库藏档案进行检查核对，掌握档案保管情况，做到帐物相符。对破损和变质的档案，要及时进行修补和复制。

附件4：档案移交表

片区、部门：

档案移交表

移交人签字：接收人签字：

移交日期：部门负责人签字：

附件5：

档案借阅登记表