办公室的会议管理 PPT课件
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●会议桌（最好要大一点） ●椅子（比沙发硬一点） ●空调（会议开始前30分钟打开） ●照明、光线（柔和、平静） ●书写工具（纸薄、签字笔、铅笔） ●钟（会议室内挂有时钟） ●屏幕（演讲人的头不用离开讲桌上的麦克风能看 见屏幕，屏幕的底部距离地面不少于1.22米） ●放映机（视会议人数而定） ●音响（事先检查质量状况）
3、安排会议日程与议程—分发议程
议程拟定后到议程的最后确定过程：
拟定会议议程 呈送领导审批 分发与会者
重新拟定议程
汇集与会者建议
4、确定会议地点—需收集的信息
选择会议场所需要收集的信息：
有关会议要求的具体信息 有关会 议场所 应具备 的条件 信息 符合条 件的会 议场所 的地点 信息
收集信息
4、确定会议地点—选择会议场所
设计议程
编写议程
分发议程
议程设计要把握度： 议程不够紧密，讨论就难有效率，讨论可能离 题; 过于紧凑，无法专心于一个话题，问题分析 不透彻，导致决议的内容不切实际，无法真正解 决问题。 组织者可向与会者发问题征询意见： ——你在会议上发言的论题是什么？ ——你的发言需要多长时间？ ——你希望讨论什么样的问题或事情？ 根据得到的反馈，着手编写议程表
筛选议题
确定议题
将议题以及与议题有关的文件、 资料提交领导，由领导确定会 议议题。
1、安排会议议题—要点
（1）下一级会议可以解决的或者个别领导可审批解决 的问题，一般不要安排上级会议讨论； （2）一次会议议题不能安排过多或过少，一般以安排 一个主要议题和一两个小议题为宜； （3）尽量将同一性质的议题集中安排在一个会议讨论 （4）提交会议讨论的议题，一般要有简要的文字材 料，并可在开会前几天经领导审批后，发给与会 者阅读，准备意见； （5）准备一些后备议题，以备不时之需。
第二章 办公室的会议管理
主要内容 一、会前的计划与筹备 二、会间的组织与服务 三、会后的善后处理
一、会前的计划与筹备
主要内容 1、安排会议议题 2、邀请与会者 3、安排会议日程与议程 4、确定会议地点 5、布置会场 6、及时发送会议通知
1、安排会议议题—程序
收集议题
渠道：（1）上司指示交办的问题 （2）下级单位提请讨论决定 的问题 （3）上司下达命令，需要各 部门贯彻执行的问题 根据会议的目的与任务对议题进行 筛选
各种类型的会议场所优缺点
场所 优点 会议 （1）配备适当的大会设备 中心 （2）提供技术支持和安全保 卫 培训 （1）提供学习氛围 中心 （2）完善的会议设施设备 异地 （1）适合来自各地的与会者 的办 （2）在某种场合增加几分魅 公室 力 缺点 缺少非正式 的小规模聚 会机会
租借成本昂 贵 旅途、时间、 食宿花费很 高
不同类型会议理想的出席人数： 解决问题性型 少于5人 调查问题型 少于10人 工作回顾或展示型 少于30人 动员型 越多越好 信息发布会 人数几乎没有限制 决策会议 最好限制在7人以内 在决策会议上应有以下4种类型的参加者： 信息提供者 决策制定者 决策执行者 受益者
2、邀请与会者—评估与会者
与会人员
3、安排会议日程与议程—要领
安排会议日程的要领 （1）把握会议目的 （2）先安排关键人物的时间，确保恰当的、 权威的与会者能够出席 （3）根据多数人的意见安排日程 （4）例会原则上要如期开，但并不是非开不 可 （5）尽量不安排在周一上午与周五下午开会
3、安排会议日程与议程—设计议程
安排会议议程的程序：
2、邀请与会者—选择与会者
程序：
选择与会者
评估与会者
通知与会者
选择与会者要领： （1）与讨论议题有直接关系的人； （2）可提供相关资讯，使讨论更有效率进行的人； （3）发言具有代表性和权威性的人。 注意：若某些与会者只需参加会议的某一部分，应 告诉他们有关事项的开始与结束时间，以节 约他们的时间
2、邀请与会者—选择与会者
信息提供者
评估
举例
销售经理 生产经理
是否具有可供分享 的信息 意见提供者 能否提供特殊的意 见或建议 特殊技能专家 他们的专业身份是 否有用 授权者 能否保证已获同意 的决策贯彻实施
作为顾问的律师
财务经理
2、的会议资料 （2）确定与会者能否出席 注意： 与会人员名单需上司确定，人数从严控 制，人员谨慎决定，使给参加者不漏，不 该参加者不来。
会议类型与会议场所的最佳搭配
●研究和开发的会议（需要有利于沉思默想，灵感 涌现的环境） —— 培训中心或其他宁静场所 ●年会（一般根据与会者的意见来定） —— 能提供会议服务的酒店 ●重大的表彰或鼓励型会议（会议的目的是对杰出 表现予以奖励，因此要求有一定的档次） —— 会议中心
4、确定会议地点— 提供完善的会议场所
3、安排会议日程与议程—编写议程
XX会议议程 2006年9月22日上午9点至下午17：30 花园酒店国际会议厅 1.（9：00）开场白 2.（9：10）为缺席致歉 3.（9：20）批准上次会议备忘录 4.（9：40）各部门销售情况报告 （10：30）会间休息 5.（10：40）分析产品滞销问题原因 （12：00）午餐及午休时间 6.（14：00）商讨并列出可能的应对策略 （15：30）会间休息 7.（15：40）评估应对策略，作最后决议 8.（17：00）特别事宜、其它事宜 9.（17：30）会议结束
依据的标准有： （1）场地大小必须合乎会议比例 （2）场地位置必须方便与会者 （3）场地应该有良好的照明、调温以及通风 设备 （4）场地应该配备适当的开会设备 （5）场地应避免外界干扰 （6）场地的租借成本必须合理
各种类型的会议场所优缺点
场所 优点 缺点
领导办 （1）方便领导翻阅参考资料； （1）电话或人的干扰 公室 （2）领导的权威性得到强化 （2）气氛不热列（3） 人数多会拥挤 职员办 （1）提高职员的地位和士气 若狭小，会使双方感到 公室 （2）与会者能畅所欲言 不适 单位会 避免由于使用个人办公室而引 外人可能同与会者接触 议室 起的公司等级问题 而打扰会议 外面会 （1）没有任何一方占地主优势 （1）租借成本可能昂 议室 （2）会议保密性很强 贵（2）与会者可能不 熟悉
3、安排会议日程与议程—分发议程
议程拟定后到议程的最后确定过程：
拟定会议议程 呈送领导审批 分发与会者
重新拟定议程
汇集与会者建议
4、确定会议地点—需收集的信息
选择会议场所需要收集的信息：
有关会议要求的具体信息 有关会 议场所 应具备 的条件 信息 符合条 件的会 议场所 的地点 信息
收集信息
4、确定会议地点—选择会议场所
设计议程
编写议程
分发议程
议程设计要把握度： 议程不够紧密，讨论就难有效率，讨论可能离 题; 过于紧凑，无法专心于一个话题，问题分析 不透彻，导致决议的内容不切实际，无法真正解 决问题。 组织者可向与会者发问题征询意见： ——你在会议上发言的论题是什么？ ——你的发言需要多长时间？ ——你希望讨论什么样的问题或事情？ 根据得到的反馈，着手编写议程表
筛选议题
确定议题
将议题以及与议题有关的文件、 资料提交领导，由领导确定会 议议题。
1、安排会议议题—要点
（1）下一级会议可以解决的或者个别领导可审批解决 的问题，一般不要安排上级会议讨论； （2）一次会议议题不能安排过多或过少，一般以安排 一个主要议题和一两个小议题为宜； （3）尽量将同一性质的议题集中安排在一个会议讨论 （4）提交会议讨论的议题，一般要有简要的文字材 料，并可在开会前几天经领导审批后，发给与会 者阅读，准备意见； （5）准备一些后备议题，以备不时之需。
第二章 办公室的会议管理
主要内容 一、会前的计划与筹备 二、会间的组织与服务 三、会后的善后处理
一、会前的计划与筹备
主要内容 1、安排会议议题 2、邀请与会者 3、安排会议日程与议程 4、确定会议地点 5、布置会场 6、及时发送会议通知
1、安排会议议题—程序
收集议题
渠道：（1）上司指示交办的问题 （2）下级单位提请讨论决定 的问题 （3）上司下达命令，需要各 部门贯彻执行的问题 根据会议的目的与任务对议题进行 筛选
各种类型的会议场所优缺点
场所 优点 会议 （1）配备适当的大会设备 中心 （2）提供技术支持和安全保 卫 培训 （1）提供学习氛围 中心 （2）完善的会议设施设备 异地 （1）适合来自各地的与会者 的办 （2）在某种场合增加几分魅 公室 力 缺点 缺少非正式 的小规模聚 会机会
租借成本昂 贵 旅途、时间、 食宿花费很 高
不同类型会议理想的出席人数： 解决问题性型 少于5人 调查问题型 少于10人 工作回顾或展示型 少于30人 动员型 越多越好 信息发布会 人数几乎没有限制 决策会议 最好限制在7人以内 在决策会议上应有以下4种类型的参加者： 信息提供者 决策制定者 决策执行者 受益者
2、邀请与会者—评估与会者
与会人员
3、安排会议日程与议程—要领
安排会议日程的要领 （1）把握会议目的 （2）先安排关键人物的时间，确保恰当的、 权威的与会者能够出席 （3）根据多数人的意见安排日程 （4）例会原则上要如期开，但并不是非开不 可 （5）尽量不安排在周一上午与周五下午开会
3、安排会议日程与议程—设计议程
安排会议议程的程序：
2、邀请与会者—选择与会者
程序：
选择与会者
评估与会者
通知与会者
选择与会者要领： （1）与讨论议题有直接关系的人； （2）可提供相关资讯，使讨论更有效率进行的人； （3）发言具有代表性和权威性的人。 注意：若某些与会者只需参加会议的某一部分，应 告诉他们有关事项的开始与结束时间，以节 约他们的时间
2、邀请与会者—选择与会者
信息提供者
评估
举例
销售经理 生产经理
是否具有可供分享 的信息 意见提供者 能否提供特殊的意 见或建议 特殊技能专家 他们的专业身份是 否有用 授权者 能否保证已获同意 的决策贯彻实施
作为顾问的律师
财务经理
2、的会议资料 （2）确定与会者能否出席 注意： 与会人员名单需上司确定，人数从严控 制，人员谨慎决定，使给参加者不漏，不 该参加者不来。
会议类型与会议场所的最佳搭配
●研究和开发的会议（需要有利于沉思默想，灵感 涌现的环境） —— 培训中心或其他宁静场所 ●年会（一般根据与会者的意见来定） —— 能提供会议服务的酒店 ●重大的表彰或鼓励型会议（会议的目的是对杰出 表现予以奖励，因此要求有一定的档次） —— 会议中心
4、确定会议地点— 提供完善的会议场所
3、安排会议日程与议程—编写议程
XX会议议程 2006年9月22日上午9点至下午17：30 花园酒店国际会议厅 1.（9：00）开场白 2.（9：10）为缺席致歉 3.（9：20）批准上次会议备忘录 4.（9：40）各部门销售情况报告 （10：30）会间休息 5.（10：40）分析产品滞销问题原因 （12：00）午餐及午休时间 6.（14：00）商讨并列出可能的应对策略 （15：30）会间休息 7.（15：40）评估应对策略，作最后决议 8.（17：00）特别事宜、其它事宜 9.（17：30）会议结束
依据的标准有： （1）场地大小必须合乎会议比例 （2）场地位置必须方便与会者 （3）场地应该有良好的照明、调温以及通风 设备 （4）场地应该配备适当的开会设备 （5）场地应避免外界干扰 （6）场地的租借成本必须合理
各种类型的会议场所优缺点
场所 优点 缺点
领导办 （1）方便领导翻阅参考资料； （1）电话或人的干扰 公室 （2）领导的权威性得到强化 （2）气氛不热列（3） 人数多会拥挤 职员办 （1）提高职员的地位和士气 若狭小，会使双方感到 公室 （2）与会者能畅所欲言 不适 单位会 避免由于使用个人办公室而引 外人可能同与会者接触 议室 起的公司等级问题 而打扰会议 外面会 （1）没有任何一方占地主优势 （1）租借成本可能昂 议室 （2）会议保密性很强 贵（2）与会者可能不 熟悉