项目档案的收集和整理(1)

2、组卷的方法 （1）项目文件可按建设程序划分为前期文件、监理文件、施 工文件、竣工图、竣工验收文件5部分。 （2）前期文件可按建设程序、文件内容、时间、形成单位等 组卷。 （3）监理文件可按阶段、问题等组卷。
（4）施工文件可按单位工程、专业、分部分项工程等组卷。 （5）竣工图可按单位工程、专业等组卷。
三、项目文件的收集
项目文件的收集是项目档案编制工作的一个重要环节，收 集工作做得好坏，直接影响到项目档案案卷质量。一个工程的 项目文件一般包括项目前期文件（项目准备阶段）、勘察设计 文件、施工文件（包括竣工图）、监理文件、竣工验收文件。 （一）明确项目文件收集的责任单位 1、建设单位 负责收集项目前期文件和竣工验收文件。 2、勘察单位 负责收集勘察测绘文件的收集、汇总，并按合同规定的要 求和时限向建设单位移交。 3、设计单位 负责初步设计、技术设计、施工图设计文件和图纸的收集、 汇总，按合同规定向建设单位移交。
（二）项目文件的收集范围 反映与项目有关的重要职能活动，具有查考利用价值的各 种载体及文件，应收集齐全，归入建设项目档案。其具体范围 按附件执行。
（三）项目文件的收集要求
1、文件收集要与建设同步进行，做到及时收集。 及时完成项目文件的收集是收集工作的一项最基本的要求。 项目文件是按建设程序逐渐形成的，每个阶段完成后，各单位 负责档案收集的部门应当及时将本阶段形成的项目文件进行收 集。一般采用随时收集和集中收集相结合。
（1）原件的收集 原始文件是档案的基本要求，因此，在收集工作是要特别
注意原件的收集。
（2）文件的标准化 （3）后补文件的处置
（四）项目文件收集方法 1、分阶段收集 2、按专业收集 （1）按专业分类 施工文件形成后按专业分类，从收集时就应重视这个问题。比 如房建工程可按土建、电气、给排水、采暖、通风空调、建筑智能 化、电梯等专业；再如竣工图，可按设计施工图的序列进行专业分 类，利于竣工图的编绘，也能与施工图互相参照。 （2）按专业汇集 按专业分类后，其收集工作就应按专业进行。 （3）按文件内容（施工步骤）分开 将汇集起来的同一专业内容的施工文件按文件的性质予以分开。 例如土建专业可分为地基与基础、主体结构、建筑装饰装修、建筑 屋面等分部工程，应按分部工程将文件分开，即使是同一内容的文 件也应按形成时间先后顺序排列，既便于管理、使用，又便于将来 项目档案的编制。
项目档案的收集和整理
峨眉山市档案局 李静
提纲：
一、培训重点：项目档案的含义；项目档案的收集；项目档案的编制；
项目档案的整理。
二、培训内容：
（一）项目档案的定义及其作用 （二）项目档案的管理要求 （三）项目文件的收集 （四）项目竣工文件的编制 （五）项目档案的整理 1、项目档案的组卷 2、项目档案的排列 3、项目档案案卷编目 4、项目档案案卷装订 5、声像材料的整理 （六）项目档案的移交和保管
（三）竣工图的修改方法 1、杠改法 杠改法是利用施工蓝图改绘竣工图的一种基本方法，适用于数字、文 字、符号的修改。其做法是用一横杠杠掉（不是涂抹掉）表示取消，在附 近空白处补绘修改后的内容，并用带箭头的引出线标注修改依据。修改依 据的写法是“见某年某月某日洽商 条”或“见 号洽商 条”，或使用修 改章，其式样见附表。 2、叉改法 叉改法也是利用施工蓝图改绘竣工图的一种基本方法，是指在施工图 上将去掉或修改前的内容，打叉表示取消，在实际位置绘出后的内容，并 用带箭头的引出线标注修改依据的方法。适用于线段、图形、图表的修改。 3、补绘法 补绘法是利用施工蓝图改绘竣工图的常用方法之一，是指在施工蓝图 上将增加、补充、遗漏的内容按实际位置绘出，或将增加和需要修改的内 容在本图上绘大样图表示，并用箭头的引出线标注修改依据的方法。 图纸上各种引出说明应与图框平等，引出线不交叉，不遮盖其他线条。
五、项目档案的整理
建设项目所形成的全部项目文件在归档前必须按档案管理
的要求，由参建各方进行整理，主要包括组卷—排列—编目三
个环节。 （一）项目档案的组卷 1、组卷原则 （1）遵循项目文件的形成规律，保持卷内文件的有机联系 和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用。 （2）一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按 单位工程组卷。
2、作用 ：项目档案是建设项目的历史记录，是 维护单位和个人权益的重要凭证，是管理、维护、改 扩建工程的唯一依据。
二、项目档案的管理要求
1、项目建设单位（业主、项目法人）负责组织、协调和指导勘 察设计单位、施工单位和监理单位编制、整理项目文件，申报并参加 项目档案验收。根据《四川省档案法实施办法》、《四川省重大建设 项目档案管理办法》和《峨眉山市关于贯彻执行〈四川省重大建设项 目档案管理办法〉的实施意见》（峨府办发[2008]46号）规定，未经 档案验收或者档案验收不合格的项目，不得进行项目竣工验收。
（6）竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。 （7）案卷及卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文 件，该卷保管期限从长。
（二）项目档案案卷与卷内文件的排列 1、案卷的排列 项目档案案卷宜按前期文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件 形成的案卷前后排列。竣工图卷排列，以建筑安装工程为例，按建筑、 结构、给水排水、电气、智能化、通风与空调、电梯等排列。 2、卷内文件的排列 （1）管理性文件按问题、时间或重要程度排列。 （2）施工文件按专业分类、分项排列，再按时间先后排序。 （3）原材料卷的排列顺序是，同一材料复检（试）验报告在前，见证 取送样单在后，原材料出厂合格证或质量证明书在最后；其它有见证检 测（试验）的工程文件均应检测（试验）报告在前，见证检测（试验） 文件在后。 （4）设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修 等顺序排列。 （5）竣工图按同专业图纸图号顺序排列。 （6）同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不 能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、 附件在后的顺序排列。
2、项目建设单位、勘察设计单位、施工单位、监理单位应将项 目文件材料立卷归档工作纳入建设项目的管理工作之中，配备专人负 责项目档案的立卷归档工作，建立项目档案管理领导人责任制和档案 人员岗位责任制，制定项目档案各项管理制度，确保项目档案的完整、 准确与系统。 3、要发挥合同的作用，在签订项目设计、施工及监理合同时， 要把档案的要求纳入有关条款，明确相关方面应提交项目档案的套数、 费用、质量、移交时间以及项目档案的整理、归档责任。
5、《城市建设档案管理规定》（建设部令第90号）
6、《四川省建设工程文件归档技术管理规定》（川建发[2006]158号）
一、项目档案的基本含义及其作用
1、含义：项目档案是指建设项目在立项、审批、
招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程 中经过鉴定、整理、归档后形成的对国家和社会有保 存价值的各种文字材料、图纸、图表、声像等不同形 式和载体的各种历史记录。
4、施工单位 负责施工文件和竣工图，并负责将收集的工程文件整理汇 总后向建设单位移交。施工单位收集项目文件的主要任务是： （1）施工各分包单位（或施工队）是施工文件的主要形成者， 也是项目文件的收集单位，负责将自己形成的工程文件收集齐 全汇总后向总承包单位移交。 （2） 施工总承包单位接收各分包单位和各施工队归档的工 程文件，整理汇总后负责向建设单位移交。 （3）工程承包单位是几家时，各承包单位将承包工程形成的 工程文件收集齐全汇总后，分别向建设单位移交。 5、监理单位 （1）负责收集各种监理文件，并汇集整理后向建设单位移 交。 （2）负责监督、检查项目文件的收集和完整、准确、系统 情况，审核、签署竣工文件，并向建设单位提交有关专项报告、 验证材料。
（四）竣工图章的使用 1、“竣工图”章式样见附表。 2、所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。竣 工图痩中的内容填写齐全、清楚，不得代签。 3、行业主管部门规定由设计单位编制竣工图的，可在新图
中采用竣工图标，并按要求签署竣工图标。竣工图标的内容格式
由待业统一规定。 4、竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。
行核实，并按要求修改或补充标注到相应的文件上。
5、与施工图有关的设计变更、现场洽商和材料变更可与竣工图 编在一起，也可以单独组卷，但应由项目主管部门和建设单位作出统 一规定。一张更改通知单涉及多图的，如果图纸不在同一卷册的，应 将复印件附在有关卷册中，或在备考表中说明。
（二）竣工图编制要求 1、竣工图应由施工单位负责编制。如行业主管部门规定设计单位编制 或施工单位委托设计单位编制竣式图的，应明确规定施工单位和监理单位的 审核和签字认可责任。 2、竣工图应完整 、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工 验收时的实际情况。 3、按施工图施工没有变动的，应使用一套完整的新施工图，由竣工图 编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章。 4、一般性图纸变更及符合更改要求的变更，可在原图上更改，并要注 意修改内容和修改依据的标注，加盖并签署竣工图章。 5、涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积 超过35%的，应重新绘制竣工图。重绘图按原图编号，末尾加注“竣”字， 或在新图图标内注明“竣工阶段”加盖并签署竣工图章，并附上原图。 6、建设单位应负责或委拖有资质的单位编制项目总平面图和综合管线 竣工图。 7、竣工图图幅应按GB/T10609.3要求统一折叠成A4幅面，手风琴式， 标题栏处露于右下角。
2、文件数量要齐全 （1）要确定工程文件的基本内容。 （2）不仅要采取文件登记制度,还要注意收集登记以外的文 件。 （3）要重视项目文件的鉴定。
3、文件内容要真实
在项目文件及时完成收集的同时，必须注重每一份文件的 真实性，这是收集工作中要特别强调的。因此，在收集工作中
保证工程文件内容的真实性应注重以下几个方面：
3、按单位工程收集 建设项目由一个或者多个单位工程组成时，项目档案立卷 是以单位工程为基本组卷单位，同样，在工程文件收集时应遵 循按单位工程收集的原则，即工程文件在收集时一定严格按单 位工程分开，尤其几个单位工程同时施工时更要特别注意。如 果一个建设项目有时因工程性质、方便施工、分段施工等人为 的原因，将一个建设工程分成若干个事实的单位工程，此时， 一般按事实的单位工程进行工程文件的收集。
（五）竣工图的审核 1、制图人、审核人、技术负责人是竣工图实施修改审核人员， 要对竣工图修改负责。特别强调技术负责人是对图纸修改负技术责 任，因此要求有工程师职称或工程师职称以上的工程技术人员承担。 2、监理单位应督促和协助竣工图编制单位检查其竣工图编制情 况，由总监和现场监理在竣工图章上签字，以示负责。 3、竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更、 施工及质检记录相符合。 4、竣工图按单位工程、装置或专业编制，并配有详细编制说明 和目录。 5、竣工图应使用新的或干净的施工图，并按要求加盖并签署竣 工图章。
四、项目竣工文件的编制
（一）、竣工文件编制要求
1、项目施工及调试完成后，施工单位、监理单位应根据工程实 际情况和行业规定、标准以及合同规定的要求编制项目竣工文件。
2、竣工文件由施工单位负责编制，监理单位负责审核。
3、根据建设项目实际情况，进一步收集所缺少的重要文件。 4、对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进
参考Baidu Nhomakorabea献：
1、GB/T11822—2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》 2、DA/T28—2002 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》
3、四川省档案局、四川省交通厅交办[2002]245号《四川省交通重点建
设项目竣工文件编制及档案整理规范》 4、GB/T50328—2001《建设工程文件归档整理规范》
（1）按方便施工使用进行收集。 （2）按分段施工时间进行收集。
（3）不同载体同时收集。
（五）项目文件质量要求 1、 归档的项目文件应为原件。 2、项目文件内容必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、 监理等方面的技术规范、标准和规程。 3、项目文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。 4、归档文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手 续完备。 5、项目文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑 墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆 珠笔、复写纸、铅笔等。如有不耐久字迹的文件材料，需复印附在 原件后再存档。 6、复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像要清晰。 7、录音、录像、照片及文件应保证载体的有效性，并附以必 要的情况说明。 8、长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。