项目档案归档文件整理规则
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沈阳市项目档案归档文件整理规则
一、立卷原则
项目文件的组卷应遵循项目文件的形成规律和成套性特点,保持卷内文件的有机联系;分类科学、组卷合理;法律性文件手续齐备,符合档案管理要求。
二、立卷方法
(一)项目前期文件单独组卷
项目前期文件指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。
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(二)施工资料单独组卷
指项目竣工时施工单位形成的开(竣)工文件、合同、计量、变更设计、竣工图纸、各种试验报告、原始记录、自检记录、竣工验收等文件。
1、竣工图纸编制要求
①施工单位根据项目施工图设计文件、变更设计资料和实际施工情况做出完整的竣工图。
②施工图没有变动的,由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章,作为竣工图。
③利用施工图更改,应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号。一张变更通知单涉及多图的,如
果图纸不在同一卷册的,应将复印件附在有关卷册中,或在备考表中说明。
④规范成册的竣工图可整体对折;不规范成册的图幅应统一折叠,折成A4图幅。
⑤所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。竣工图章中的内容填写应齐全、清楚,不得代签和盖章。
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⑥竣工图章应使用红色印泥,盖在标题栏附近的空白处(竣工图章见附件)。
2、施工质量控制文件包括工程质量文件、试验检测报告、施工原始记录和缺陷责任期资料,尽量分别组卷。
(三)监理资料单独组卷
指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。
(四)声像档案单独组卷
声像档案包括:开工前的原址原貌;基础工程;主体工程;开工仪式及施工中的重要活动、重大事件的照片、录像;工程质量中间检查验收情况的照片、录像;正式竣工验收情况的照片、录像;工程整体面貌的照片、录像。并附文字说明,对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行记录。
三、卷内文件材料排列
(一)项目前期文件(由项目办或工程科收集组卷)
1、《
2、立项批复
3、工程可行性研究报告及批复
4、初步设计及批复
5、施工图设计及批复
6、公路建设计划
7、土地预审申请、预审意见、工程占地图、勘测定界
图、征地数量一览表
8、占林地意见
9、建设用地许可证
10、…
11、水土保持批准文件
12、环境评价批复
13、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书
14、该工程有关文件(涉及资金、工程变更(换填处理
等施工要点)、奖罚通报等)
(二)施工文件(由施工单位收集组卷)
1、综合文件排列顺序
(1)总体开工报告第一页原件
(2)竣工报告、竣工说明书
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(3)承包合同
(4)计量支付(02-1表)附原件
(5)施工总结
(6)竣工、财务决算表
(7)竣工表格
(8)质量检测评价报告(市质监站)
(9)交(竣)工验收鉴定书(省局、市处、区、县(市)处)
2、竣工图纸(要求放置平面图、纵断图、标准横断面图、路面结构图、拆迁表、占地表、桥涵图纸)
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3、变更设计(附变更图纸)
4、开工报告(总体开工报告、分项开工报告、试验段开工报告、试验段总结报告。其中路面工程按结构层组卷;桥梁工程按部位组卷)
5、各种试验报告及材质出厂证明(按材料类别组卷,要求存原件,如果有复印件,在备考表中注明原因及原件所在处)
6、计量支付统计报表(02-1表可以是复印件)、中间计量凭证
7、原始记录、自检记录(要求各种签字、签署意见完毕后刻录光盘上报,同时上报电子版卷内目录,路面工程按结构层、桩号排列组卷;桥梁工程按部位组卷,装订顺序以单公里为单位)
8、施工日志
9、交通工程及交通安全设施资料
10、声像资料(施工前工程原貌、施工期工程状况、工程结束后工程状况的录像及照片的光盘)
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(三)监理文件(由监理单位收集组卷)
1.监理合同、大纲、细则、工作总结
2. 上级部门或项目法人下达的涉及变更及重大技术问
题的文件或会议记录
3. 工程进度、计量支付
4. 质量控制等监理指令
5. 监理独立抽检资料
6. 各种原材料试验检测抽检资料
7.监理日志
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8.声像资料
四、案卷编目及备考表
卷内文件有书写内容的页面均应编写页号,页号编写位置:单面在文件的右下角;双面书写文件,正面在右下角,背面在左下角;图样的页号编在右下角,或标题栏右上方;各卷之间不连续编写页号。
(一)顺序号,应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件顺序,一个文件一个号;
(二)文件编号,应填写文件文号或图样的图号,或设备、项目代号;
(三)责任者,应填写文件形成部门(指有法人)或主要责任者;
(四)文件题名应填写文件标题全称;无标题或标题不能说明文件内容的,应根据内容自拟标题;
(五)日期,应填写文件形成日期;
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(六)页号,应填写每份文件首页上标注的页号;最后一份文件填写首尾页号。
填写以上六项内容用宋体11号字;卷内目录标题用黑体22号字。
备考表要标明卷内文件的件数、页数、不同载体文件数量,说明组卷情况,如立卷人、检查人、立卷时间等。
五、案卷的装订要求
(一)文字材料采用三孔一线方法装订,装订时靠装订线和下边取齐。对批语、签注意见写在文件装订线上的,应予以粘贴补宽,对纸张规格大小差别较大的文件应适当贴补或折叠。
(二)案卷内不应有金属物
六、案卷的封面和脊背
(一)案卷题名应简明、准确提示卷内文件的内容。如属桥梁、隧道等工程项目,还应标明结构、部位的名称。
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(二)立卷单位应填写文件组卷部门或项目负责部门。