文书档案立卷归档工作指导
文书档案立卷归档制度
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文书档案立卷归档制度背景文书档案管理是一项重要的管理工作,对于单位和个人都具有重要的意义。
文书档案立卷归档制度作为文书档案管理的基本制度,是保证文书档案管理工作正常运转的重要保障。
本文将探讨文书档案立卷归档制度的内容和意义。
文书档案立卷归档制度的内容立卷“立卷”指按照一定的顺序将一段时间内的文书档案整理成一卷。
立卷是文书档案管理工作的第一步,也是文书档案按时间顺序排列的基础。
立卷的主要内容包括:1.立卷依据。
包括立卷的目的、时间范围、文书档案类型等。
2.立卷程序。
包括立卷的机构设置、责任人员、操作流程等。
3.立卷规范。
包括立卷的文件格式、排版要求、文书档案存储要求等。
立卷要求严格按照规范进行,保证文书档案的有序存储。
归档“归档”指将已经立好卷的文书档案按照一定的序号、依据、年限等形成档案。
归档的主要内容包括:1.归档依据。
包括文书档案类型、归档年限等。
2.归档程序。
包括归档的机构设置、归档人员、操作流程等。
3.归档规范。
包括档案分类方式、档案索引、档案管理等。
归档要求文书档案安全有序的保存,方便之后的检索和利用。
文书档案立卷归档制度的意义文书档案立卷归档制度的实施,对于单位和个人都有着重要的意义。
增强管理效率文书档案立卷归档制度的实施,可以使管理工作更加有序、高效。
立卷和归档的程序严格规范,可以避免因管理不当而导致文书档案的损失和散乱。
文书档案立卷归档制度的实施,可以提高管理工作效率,减少管理工作的出错率,保证管理工作的质量。
保证文书档案的安全性文书档案是单位、个人的重要资料,涉及单位、个人的各个方面。
如果文书档案损坏或丢失,可能会给单位、个人带来不可挽回的损失。
文书档案立卷归档制度的实施,可以保证文书档案的安全性,有效地避免文书档案丢失、损坏等问题。
便于信息检索文书档案是单位、个人管理工作中的重要资料,也是管理工作的重要依据。
文书档案立卷归档制度的实施,可以便于之后的信息检索。
文书档案按照时间顺序排列,便于按照时间顺序进行检索,提高检索效率。
文书立卷归档整理办法
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文书立卷归档管理办法总则为了加强我校档案工作,提高档案管理水平,充分发挥档案在教学、科研和学校管理等各项中工作的作用。
根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》(原国家教委第6 条令)的有关规定,结合我校档案工作的具体情况,制定本办法。
学校档案工作是维护学校历史真实面貌的重要工作,是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志。
凡是我校在党政管理、教学、科研和其它各项工作活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的文字、图表、声像、磁盘、光盘等不同载体的文件材料,均属学校档案。
学校档案必须实行集中统一管理,以确保档案的完整、准确、系统和安全,便于开发利用。
二、立卷单位学校所属各职能部门、办公室(党政合署)、组织部、宣传部、工会、团委、纪检、人事处、保卫科、学生处、教务处(各系部)、成教处、中专部、培训处、学校、职研所、科研生产处、图书馆、卫生科、设备科、财务科、后勤管理处、基建、现代教育技术中心均属立卷单位。
学校各立卷部门要有一位负责人分管本单位的档案工作,并确定一名兼职档案人员具体承办,协同学校档案室认真做好档案的收集、整理、归档工作。
三、立卷要求1、各门类档案立卷的原则是:遵循文件材料的形成规律,保持文件材料的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。
2、卷内文件材料必须准确反映教学、科研和管理活动的真实内容,手续完备,制作和书写材料质地优良,利于长期保存。
3、管理内容的卷内文件按问题、时间或重要程序排列,并注意密不可分的材料排列顺序;批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;结论性材料在前,附件在后;结论性材料在前,依据性材料在后,其它文件材料按时间顺序排列。
4、立卷应根据文件材料的多少而定,同一问题、内容的文件多时,可组成一至若干卷,每卷不超过150 页;文件少时,可立薄卷。
卷内文件材料的编号:装订的案卷无论单面或双面,只要有文字,均应依次在右下角编页号(用铅笔);不装订的案卷不编页号。
2024学院各部门档案立卷归档管理办法
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2024学院各部门档案立卷归档管理办法第一条:为了规范2024学院各部门的档案立卷归档管理工作,提高档案管理效率,保护档案安全,制定本办法。
第二条:2024学院各部门的档案包括纸质档案和电子档案两种形式。
第三条:各部门应设立档案管理岗位,负责档案的立卷、归档、查阅和审核工作。
第四条:档案立卷应按照文件的形式进行,包括文件编号、标题、起草单位、起草日期、文件正文和签字等内容。
第五条:档案归档应按照文件的年份进行,每年建立一个归档文件夹。
归档文件夹应按照部门和文件编号进行命名,并在档案管理系统中进行登记。
第六条:归档文件夹内的文件应按照文件编号、标题、起草单位、起草日期等顺序进行排列,并在文件夹内进行清点和登记,确保文件的完整性和准确性。
第七条:每个部门应设立专门的档案库房,存放归档文件夹。
档案库房应具备防火、防水、防潮、防病虫害的设施和措施,并设有专门的档案管理员进行管理。
第八条:归档文件夹的查阅应符合相关规定,需要经过部门领导批准,并在档案管理系统中进行登记。
查阅时应注意保密和防护措施,禁止私自复制、删除和篡改文件内容。
第九条:归档文件夹的保存期限为校内规定的期限。
过期的归档文件夹可以进行档案销毁,销毁时应经过相关程序和审核,并在档案管理系统中进行记录。
第十条:若出现档案丢失、损毁或泄露的情况,相关责任人应负责进行调查和追究责任,并采取相应措施进行补救和防止再次发生。
第十一条:本办法自颁布之日起生效。
文书档案立卷归档制度范本
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文书档案立卷归档制度范本第一章总则第一条为了规范机构的文书档案管理工作,提高管理效率和工作质量,制定本立卷归档制度。
第二条本制度适用于本机构各部门及相关人员的文书档案管理工作。
第三条本制度所称文书档案,是指机构在日常工作中形成的各种书面文件以及提供证据及材料的各种记录。
第四条本制度的内容包括:文书档案管理的原则、管理机构和责任、档案的立卷归档流程、档案的保存和销毁、安全保密以及监督和检查等。
第二章文书档案管理的原则第五条文书档案管理应遵循以下原则:(一) 法律合规原则:遵守国家相关法律法规,确保文书档案的合法性。
(二) 规范管理原则:根据档案管理的相关规定,制定并实施相应的管理方法和制度。
(三) 整体管理原则:将文书档案纳入机构的整体管理体系,做到协调一致。
(四) 安全保密原则:保护文书档案的安全和保密,防止丢失、泄漏和损毁。
(五) 便捷服务原则:为需要查询、复印或提供证据材料的相关人员提供便捷服务。
(六) 法定期限原则:按照国家有关规定制定档案保存期限,确保档案正常保存和利用。
第三章管理机构和责任第六条机构领导是文书档案管理的直接负责人,负责制定并监督文书档案管理制度的实施。
第七条各部门负责人是本部门文书档案管理的直接责任人,负责组织和管理本部门的文书档案工作。
第八条档案管理员是文书档案管理的专职人员,负责文书档案的组织、管理和维护。
第九条所有机构人员应当依照文书档案管理制度的要求,如实、准确地填写、维护和归档文书档案。
第四章档案的立卷归档流程第十条档案的立卷归档工作应遵循以下流程:(一) 立卷:按照文件的主办单位或其他标识进行分类立卷,确保文件的整理和归类。
(二) 编制归档目录:根据立卷的文件,编制归档目录,确保归档的文件信息清晰明确。
(三) 编制档案编号:按照机构的编码规则编制档案编号,确保档案的唯一性和可查询性。
(四) 归档存储:将归档目录和文件装订成册,并按照档案编号进行存放,确保档案的完整性和安全性。
文书档案的立卷归档方法及要求
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文书档案的立卷归档方法及要求一、收集重点:(一)本公司或本部门形成的文件材料;(二)上级机关及其它机关与本公司主管业务有密切联系的文件材料。
二、收集范围:文件收集的范围应是收文与公司、部门形成的文件,收集文件时可参照文书部门下发的收、发文登记,有重点地进行。
三、整理原则:文件整理应遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
四、质量要求:(一)归档的文件材料应为原件。
因故无原件的应归档有效复印件。
(二)文件材料归档后不得更改。
(三)归档的文件材料要齐全完整,同一份文件、一个问题的内容要完整。
(四)归档的文件材料字迹要符合长期保管需要。
(五)对破损的文件材料要予以修复或托裱,用易于褪变、扩散的材料(热敏纸等)书写的文件,要予以复制并与原件一起归档。
(六)对大于A4规格的文件,应按A4规格加以折叠,对小于32开规格的文件,应按A4规格托裱。
(七)整理文件材料所使用的文件载体、装具、装订材料要符合档案保护和耐久性要求。
五、整理方法:(一)件的确定原则:1、文件材料原则上每份自然件为一件。
2、正文(正本)与定稿为一件。
3、正文(正本)与附件为一件,原件与复印件为一件。
4、正文与文件承办单为一件。
5、转发文与被转发文为一件。
6、报表、名册、图册等每本(册)为一件。
(二)文件材料归档年度的确定:1、计划、总结、统计等材料归入文件内容针对的年度。
2、请示与批复等来往文件,归入文件的批复年度。
3、跨年度形成的文件材料,归入事项的办结年度。
4、会议文件归入会议的开幕年度。
5、合同(协议)归入执行完结的年度。
(三)文件材料的装订:文件材料按件装订,永久和长期保管的要去除金属物。
1、文件页数多的采取三孔一线的装订方法。
2、文件页数少的采取塑料曲别针的装订方式,不得使用胶水或浆糊粘贴。
(四)文件材料的排序:1、同一级类目下,相同年度、相同保管期限的文件材料按照事由结合时间和重要程度排列。
2、不同级类目、不同年度、不同保管期限的文件材料不得排列存放在一起。
文书档案立卷归档制度
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文书档案立卷归档制度一、前言随着社会的发展和进步,各类文书档案数量逐渐庞大,如何高效地管理这些文书档案成为一项重要工作。
建立适当的文书档案立卷归档制度是确保文书档案管理工作顺利进行的基础。
本文将详细阐述文书档案立卷归档制度的内容和程序。
二、文书档案的定义文书档案是指各类机构和组织组织形成并使用过的各种书面材料。
它包括但不限于公文、合同、协议、报告、决议、会议纪要等。
三、文书档案立卷归档制度的目的和意义1. 目的:建立文书档案立卷归档制度的主要目的是为了规范文书档案的管理流程,确保文书档案的安全保存、便于检索和利用。
2. 意义:建立文书档案立卷归档制度有助于提高办公效率和管理水平,加强信息共享和协同工作,维护机构和组织的利益和声誉。
四、文书档案立卷归档的程序和原则1. 立卷(1)按年度立卷:将每年度的文书档案进行归档,便于管理和检索。
(2)按类别立卷:不同类别的文书档案按类型进行归档,便于整理和利用。
2. 建档(1)收集整理:对于要归档的文书档案,要进行收集和整理,确保文书完整、准确。
(2)编制目录:对已归档的文书档案,要编制相应的目录,明确内容和所处位置,方便检索和利用。
3. 归档(1)分类存放:根据文书档案的类型,对归档的文书档案进行分类存放,方便管理和检索。
(2)标签标识:对于归档的文书档案,要进行标签标识,明确文件名、文件号等信息,方便找到和使用。
(3)存放安全:归档的文书档案要存放在安全的地方,防止丢失、损坏和泄露。
4. 检索利用(1)检索流程:根据需要,通过目录、文件名等方式进行检索,找到所需的文书档案。
(2)利用方式:归档的文书档案可以根据需要进行复制、打印、传输等操作,方便在不同场合使用。
五、文书档案的保管期限和销毁程序1. 保管期限:不同类型的文书档案有不同的保管期限,根据相关规定进行保管,不得随意销毁或丢失。
2. 销毁程序:到期的文书档案根据相关程序进行销毁,包括审批、公示等环节,确保销毁过程合法、规范。
秘书文书档案指导:文件归档具体步骤
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(一)区分归档与不归档的档案盒(案卷)按照归档范围和不归档范围的规定,把不归档的、留存在本机关团体供工作参考的档案盒(案卷)与应归档的档案盒(案卷)区别开来,把应归档文件的档案盒(案卷)移交档案部门。
(二)编制移交目录编制移交目录,就是把归档文件目录或案卷目录复印成一式三份,移交部门一分,接收部门一份,以便双方核对、检查。
另一份留存在档案盒或案卷内。
在移交目录后还应附有《移交备考表》,内容包括:档案盒(案卷)总数、移交人、接收人、交接时间等项目。
(三)查验收归档档案盒(案卷)移交时,档案管理部门要对档案盒(案卷)进行严格检查。
检查包括两主面的内容: 1、检查档案盒(案卷)质量。
即检查装入归档文件的档案盒或立成的案卷是否符合归档文件整理、立卷的原则、要求,是否反映了盒(卷)内文件的特征,盒(卷)内文件是否有损坏,装订是否整齐等等。
对不符合要求的,档案部门可以要求移交部门重新整理。
2、检查档案盒(案卷)内文件的数量。
即检查档案盒内或案卷内文件的总数是否与移交目录相符;盒内文件件数或卷内文件页数是否与档案盒封面或案卷封面所填写的数目相符。
为避免返工、浪费时间和增加工作量,检查档案盒(案卷)内文件的数量和质量的工作应尽量提前到编制归档文件件号或案卷目录前进行。
这就要求档案部门加强对归档文件整理、立卷工作全过程的指导、监督,尽早派人到文书部门和业务部门检查、监督文件整理、立卷工作,及时发现、指出和纠正问题。
这一步工作做得越好,在移交检查时出现返工的概率就越小,工作效率就越高。
(四)办理移交手续归档文件的档案盒(案卷)检查完毕,对符合要求的档案盒(案卷)就可以办理具体移交手续。
具体移交时,交接双方各拿一份移交目录,按照目录的内容清点归档文件的件号、盒号或页号、卷号;核对无误后,双方均应在三份移交目录和移交备考表上签字;将三分清单分别交由交接双方:一份文书部门或业务部门留存备查;两份存档案部门。
对于文件数量少的机关团体,可由档案部门统一编制归档文件目录或案卷目录,移交时,由档案部门开据移交凭据,各部门可不必再单独编制移交目录。
文书档案立卷归档制度(5篇)
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文书档案立卷归档制度[找文章到☆一站在手,写作无忧。
]为保证公司档案的完整性,加强文书档案立卷工作,特制定本制度。
一、公司各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的材料,都要按年度分别立卷归档。
二、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整。
结案后及时交专(兼)职档案人员归档。
工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。
三、文件材料的收集管理1、坚持部门收集、管理档案材料制度。
各部门均应指定专(兼)职档案人员,负责管理本部门的归档材料,并保持相对稳定。
人员变动应及时通知公司档案室。
2、凡公司缮印发出的公文(含定稿和两份列印的正件与附件、批复、请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。
3、一项工作由几个部门参与办理,在办理过程中形成的档案材料,由主办部门收集归卷。
会议文件由会议主办部门收集归卷。
四、各部门专(兼)职档案员的职责:1、了解本部门的工作业务,掌握本部门材料的归档范围,收集管理本部门的归档材料。
2、认真执行平时归档制度,对本部门承办的档材料及时收集归卷,每年____月份前将应归档材料归档完毕,并向档案室办好交接手续。
3.承办人员借用归档材料时,应积极地提供利用,做好服务工作,并办理临时借用材料登记手续。
五、归档范围1、重要的会议材料,包括会议____通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议记录、____等。
2、上级机关发来的与本公司有关____决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等材料。
3、公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
4、公司____请示与上级机关的批复。
5、公司反映主要职能活动的报告、总结。
6、公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报等。
7、公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
8、公司干部任免的文件以及关于职工奖励、处分的文件。
9、公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录影等。
文书档案立卷归档制度
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文书档案立卷归档制度
是指对机关或单位的文书档案进行管理的一套规范化制度。
该制度的目的是确保文书档案的安全、完整、有序和易于检索,便于机关或单位的日常工作和对公众的服务。
文书档案立卷归档制度主要包括以下几个方面的内容:
1. 立卷要求:对于每一份文书档案,要求进行合理的立卷,包括确定档案立卷的主题、范围、日期、责任人等。
立卷要求可以使文书档案的分类和归档更加系统和规范。
2. 归档规范:对于已经立卷的文书档案,要求进行规范的归档。
归档包括对每一份文书档案的整理、编目、封装、编号等工作。
归档的规范可以使文书档案易于保存和检索。
3. 档案管理:对于已经归档的文书档案,要求进行有效的管理。
管理包括档案的存放、保管、整理、检索等,以确保文书档案的安全和完整性。
4. 档案利用:对于需要利用文书档案的机关或单位,提供便捷的档案利用服务。
利用可以包括档案查询、复印、借阅等,以满足机关或单位的工作需要。
总体来说,文书档案立卷归档制度是一个完整的档案管理体系,可以帮助机关或单位建立良好的档案管理制度,提高工作效率和服务质量。
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文书档案立卷归档操作说明
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文书档案立卷归档操作说明一、收集范围根据《国家体育总局文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,收集的归档文件材料应组件齐全、内容完整,做到真实、准确、系统。
二、组卷(一)卷的构成。
各部门文书档案以卷为单位进行立卷归档。
归档文件一般以一个事由归一卷,按文件形成先后顺序排列。
(二)卷内文件排序。
正本(红头文件)与定稿(包括法律法规重要文件的历次修改稿)为一件,正本在前,定稿在后;转发文与被转发文本为一件,转发文在前,被转发文在后;中文本与外文本为一件,中文本在前,外文本在后;来文与复文(请示与批复,函与复函等)为一件,复文在前,来文在后;报表、名册、图册等一册(本)为一件(作为文件附件时除外);简报、周报等材料一期为一件;会议纪要、会议记录一般一次会议为一件,会议记录一年一本,一本为一件;收文处理用纸与来文为一件,收文处理用纸在前,来文在后;内部请示、报告(签报用纸)为一件。
三、分类方法按照“年度-机构-保管期限”三级分类。
(一)按年度分类。
将文件按其形成年度分类。
跨年度一般应以文件签发日期为准。
对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,统一按文件签发日期判定所属年度。
跨年度形成的会议文件归入闭幕年。
跨年度办理的文件归入办结年。
当形成年度无法考证时,年度为其归档年度。
临时性机构形成的文件,视情况可以按年度立卷,也可以放在工作结束的年度立卷。
(二)按机构分类。
将文件按其形成或承办部门分类,涉及多个部门形成的文件归入文件主办部门,其他部门将相应的复制件归档。
(三)按保管期限分类。
根据《国家体育总局文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》每卷保管期限分为永久、30年、10年。
不同年度、不同保管期限的文件不得混淆。
四、修整(一)凡是破损,字迹难以辨认的文件材料要进行修补复制。
(二)不得用废纸打印文件、立卷归档(若不慎有用废纸打印的情况,应用铅笔将废弃一面划掉)。
(三)过小的纸张应加贴A4衬纸;装订部位有字迹或过窄应加贴纸边,胶水应干透;纸张大于卷面的文件应折叠整齐。
文书档案立卷归档管理制度
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文书档案立卷归档管理制度一、制度目的为规范文书档案立卷和归档管理,提高档案管理水平,保证文书档案的完整和安全,本制度制定。
二、适用范围本制度适用于本单位的所有文书档案的立卷和归档管理。
三、管理要求(一)立卷管理要求1.文书档案立卷需在文件一经得到审批后的3个工作日内完成。
2.立卷应当严格按照《档案鉴定规定》以及相关的管理规定进行实施。
3.立卷应当按照文件分类标准和档案分类规范的要求,对文件进行统一命名、编号、归档。
4.立卷必须事先审查文件的合规性和合法性,确保文件符合法律法规标准和政策规定。
(二)归档管理要求1.文书档案归档要及时、准确、完整和安全。
2.归档员必须确保归档文件的完整性,防止档案丢失、毁损和篡改等事故。
3.归档员必须使用档案存储设备和管理软件,确保归档过程中数据的安全。
4.档案库的进出口均应设有防火门及消防器材,保证档案不受火灾、水灾等事故的影响。
(三)文书档案管理要求1.文书档案应当制定定期档案清单,并严格按照清单要求对档案进行定期检查、整理和调拨。
2.文书档案应优先考虑电子化,查看和管理较为方便。
3.对于特殊档案,应进行专业化处理和存储,如卷宗和时限性档案等。
4.文书档案应做好电子备份和存档工作,保证档案的安全性和完整性。
(四)档案监管要求1.档案管理部门应当经常进行档案管理检查,并对检查情况进行记录和分析。
2.档案管理部门必须严格遵守《档案鉴定规定》以及相关管理规定,确保档案的安全、完整和有序。
3.档案管理部门应制定档案管理制度,保证档案管理工作的引领和推进。
四、档案管理制度的落实1.本制度应当向全体员工宣讲和解释,确保员工对该制度的理解和遵守。
2.对于违反文书档案立卷和归档规定的人员和部门,应根据所造成的后果和情节进行相应的处理和追责。
五、制度改善与修订1.本制度应定期检查和修订,并在必要时进行完善。
2.对于本制度的修订应当向全体员工公布,并说明变更的原因和影响。
六、附:术语解释1.立卷:指将公文按规定格式予以归并、编码并分别装订成册的过程。
文书档案立卷归档制度
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文书档案立卷归档制度
是指对于企事业单位的文书档案进行整理、分类、归档的程序和规定。
该制度旨在确保文书档案的安全保存、便捷检索以及信息的及时传递和保存。
具体的文书档案立卷归档制度通常包括以下要素:
1. 立卷原则:依据文件的性质、用途或时间顺序等,将相关的文书文件整理成册、册联或档案袋等形式,并编号和登记。
2. 分类归档:按照文件的内容和性质进行分类,如行政、财务、人事等,以及按照项目、时间等进行细分,确保归档文件的有序性和重要性。
3. 归档流程:包括文件的整理、标识、登记、装订、装箱、封存、入库等程序,确保文件的完整性和安全性。
4. 归档要求:规定归档文件的格式、尺寸、用纸要求、装订方式等,确保文件的易读性和耐久性。
5. 存储管理:包括档案馆的建设和管理,如温湿度控制、防火防水措施、防盗措施以及存储空间的规划等,确保档案的安全保存和长期保存。
6. 检索和利用:规定档案的检索方式、权限和时限,以及档案的复制、借阅和查询的相关规定,方便用户获取所需信息。
通过建立和执行文书档案立卷归档制度,可以规范和管理文书档案的流程和管理,提高工作效率和科学决策的准确性,同时也确保了文书档案的安全和可靠性,保护了组织的合法权益。
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文书档案立卷归档工作指导
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文书档案立卷归档工作指导一、背景介绍文书档案立卷归档是文书档案管理的重要环节,旨在规范化、系统化地整理、保管和利用机关团体、企事业单位的各类文书档案,确保其安全、完整和便捷的检索与利用。
本文将对文书档案立卷归档的工作指导进行探讨。
二、立卷原则1. 全面性原则:要求对文书档案进行完整归档,不能遗漏任何个别文件或资料。
2. 一致性原则:要求文书档案的归档方式和标准具有一致性,以便于文件的检索和利用。
3. 时效性原则:要求档案的归档工作要及时进行,避免出现过多堆积的情况。
4. 安全性原则:要求文书档案在归档时注意安全,避免遗失、毁损或泄露。
三、立卷程序1. 文档筛选:根据文件的重要性和分类,将文件进行筛选,分为需要归档和不需要归档的文件。
2. 案卷分类:将需要归档的文件按照相似性质进行分类,一个案卷通常包含同一种类的文件。
3. 案卷编号:为每一个案卷进行编号,编号系统要与档案管理系统相适应。
案卷编号应按照一定规范进行,并将所需信息记录在案卷封面上。
4. 案卷封面:在案卷封面上注明案卷题名、立卷日期、责任人等相关信息,并按照一定格式进行排版。
5. 文件完整性检查:在归档过程中,要对文件进行完整性检查,确保文件齐全,避免遗漏。
6. 案卷装订:将同一案卷的文件按照一定顺序进行装订,以确保案卷文件的整齐和便于检索。
四、归档标准1. 文件排序:文件排序应依据时间顺序进行,按照文件产生的时间进行排列。
2. 文字表达:对文件进行文字表达时,语句要通顺,简明扼要,不使用复杂的词汇和长句子。
3. 外部标识:在每个文件前后都应贴有外部标识,以方便检索。
外部标识包括文件号、文件标题等信息。
4. 内部标识:对文件进行内部标识,以方便档案管理人员进行查找和整理。
五、归档管理1. 安全保密:文书档案具有重要的机密性,要加强文书档案的安全保密工作,避免泄露。
2. 定期检查:对已归档的档案要定期进行检查和整理,保证档案存放的完整性和及时性。
文书档案立卷归档制度
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文书档案立卷归档制度制度一、目的本制度旨在规范文书档案的立卷归档工作,确保文书档案的完整、准确和安全,为公司的各项业务活动提供必要的档案支持。
二、适用范围本制度适用于公司内部各部门及各相关单位的文书档案立卷归档工作。
三、立卷原则1. 档案文件必须真实反映公司各项业务活动的情况,做到内容准确、完整。
2. 档案文件应当按照其形成的时间顺序进行排列,做到条理清晰、整理有序。
3. 档案文件应当根据其性质和重要程度进行分类,做到科学合理、便于查找。
4. 档案文件应当保持有机联系,做到不散不乱、避免重复。
四、归档要求1. 各部门及各相关单位应当在业务活动结束后及时将文书档案整理归档,做到应归尽归、不漏一件。
2. 归档文书档案应当经过严格审核,确保其真实性、完整性和准确性。
3. 归档文书档案应当按照规定的保管期限进行保存,根据需要进行延长或缩短保管期限。
4. 对涉及公司机密的文书档案,应当根据机密等级和保密要求进行归档,确保机密安全。
五、立卷程序1. 收集:收集公司各部门及各相关单位形成的文书档案,确保档案文件的完整性和准确性。
2. 分类:按照文件形成的时间顺序和性质,对文书档案进行分类整理。
3. 排序:根据分类结果,对文书档案进行排序,做到条理清晰、整理有序。
4. 编目:对每一份文书档案进行编目,包括档号、题名、页数、形成时间等。
5. 装订:对文书档案进行装订,做到整齐美观、便于查阅。
6. 归档:将文书档案放入档案盒中,做好归档记录,方便查找。
六、归档程序1. 审核:对文书档案进行审核,确保其真实性、完整性和准确性。
2. 编号:对审核通过的文书档案进行编号,便于管理。
3. 归档:将文书档案按规定归档,做好归档记录。
4. 登记:对归档文书档案进行登记,包括档号、题名、形成时间等。
5. 统计:对文书档案进行统计,了解档案的种类、数量和保管情况。
七、保管与利用1. 文书档案的保管应当符合有关标准和规定,确保档案的安全、完整和长期保存。
文书档案立卷归档制度
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文书档案立卷归档制度
是指根据相关法律法规和组织规定,将各类文件、文书等材料进行整理、编制、归档的一种制度。
其主要目的是为了保证文书档案的保存完整、准确,并为日后的查阅和利用提供便利。
文书档案立卷归档制度一般涉及以下几个方面的内容:
1. 归档范围:明确规定哪些文件、文书需要进行归档,一般包括重要内部文件、对外公函、会议纪要、合同协议等。
2. 归档流程:明确文书档案的整理、编制、归档等各个环节的具体操作流程,包括审批、登记、编目、整理、装订等。
3. 归档要求:明确文书档案的编目方式、命名规则、装订格式、存放位置等要求,保证归档文件的统一规范、易于管理和查阅。
4. 归档责任:明确归档工作的责任主体、责任分工,确定归档人员的职责和权限,保证文书档案归档工作的有效实施。
5. 归档管理:建立归档档案管理制度,包括定期检查、整理、修订,及时更新归档目录和档案名册,确保档案的持续管理和保密性。
通过建立文书档案立卷归档制度,可以加强对文件文书的管理,确保档案的完备性和可靠性,提高档案利用效率,为组织决策和业务开展提供有力支持。
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文书档案立卷归档管理制度
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文书档案立卷归档管理制度一、背景和意义文书档案是组织机构日常工作的记录和产物,不仅可以用来追溯事实、查明真相,还可以为今后的决策提供历史参照。
因此,文书档案的管理和归档显得尤为重要。
本文的立项,就是为了更好地规范和管理文书档案的立卷归档工作,确保文书档案的完整性、准确性和可查寻性,进一步提高组织机构信息化管理水平,保障组织机构日常办公工作的顺利进行。
二、制度适用范围适用于组织机构领导、部门、办事处等单位的文件档案管理工作,包括文件收集、编研、归档,以及档案检索、利用等工作。
三、制度目的制定这个文件档案立卷归档管理制度,主要是为了实现以下目的:1.规范文件档案管理工作,保证文书档案的完整性和准确性;2.明确文件档案的归档和保管流程,确保档案的安全和可查性;3.提高文件档案的管理效率,缩短办公时间,减少工作量;4.节约文件档案的存储空间,使其收集、利用、保管更加节约成本。
四、制度内容文书档案的立卷归档过程分为以下几个环节:1. 文件档案的采集采集文件档案应征求下级单位的意见,并按照归档规定,掌握文件档案的主要内容,制定好立卷表单,并向下级单位发放文件审批表格。
2. 文件档案的编研文件档案在搜集之后,应有专业人员对其进行审查和整理,并对档案依据其性质进行分类,并对档案进行编研,以确保文书档案的内容准确无误。
3. 文件档案的归档将编研后的文书档案进行分类归档,分开分级的存储。
要求地点存储完好,锁定文件柜的抽屉,确保文件在存储期内无法被滥用。
同时,要建立档案管理的使用规定等,提高档案利用效率。
4. 文档档案的检索文件档案存储之后,应及时进行检索,遇到需要使用的文书档案,可以直接调取。
同时,定期将文书档案的利用情况反馈给上级机关,以便及时调整和完善归档制度。
五、制度执行和监督1. 文件档案的管理人必须认真执行归档制度和规定,并对档案的使用和保管负责。
2. 组织机构应该建立专门的档案管理部门,成立档案管理小组,对文书档案的具体管理工作进行监督和评估。
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2014年文书档案立卷归档工作指导
文书档案立卷归档的定义
文书立卷——指文书部门对本机关在工作中形成的、 办理完毕的、有查考保存价值的文件,按照其形成过 程中的联系和一定规律组成案卷,又称组卷或编立案 卷。
归档——机关的各个文书立卷单位将文件整理立卷后 ,逐年移交给学校办档案科集中保管,这就是归档工 作。
档案组卷工作的主要内容包括:档案的分类、案卷 的排列和案卷目录、卷内目录的编制。
(二)组卷工作的原则
1、充分利用原有的整理基础,保持文件之间的历史联系, 便于保管和利用。 2、同类问题最好整合,特别是页数较少的,如学生竞赛获 奖材料,如果材料多,可以按照级别、奖项分别组卷;如果 材料少,则按照各类获奖材料组合成一卷即可。 3、事务性及不重要的文件材料不立卷,每卷一般不超过 200页(前提是不阻断一份材料的完整性)。
(三)组卷工作的方法
1、分类要求 首先,文书档案的分类应遵循必要的逻辑规则,即正确
设置类目,做到类目之间界限清楚、不交叉重叠。 其次,文书档案的分类应体现原则性与灵活性的统一。
(三)组卷工作的方法
2、标题拟定 标题一定要完整,要包含作者、时间、事宜、名称。
如:首都师范大学2014年档案工作会议文件材料
2、 “文件日期”:指文件的形成时间(落款时间)。
(二)细则
卷内目录中需要注意的是:
3、“题名”部分,案卷内容涉及到全校的,卷内目录填写细化到 院系一级;案卷内容涉及到院系的,卷内目录填写细化到个人。
三、归档程序
流程图
系统录入 填写完整上报 电话告知学校办公室档案科审核 系统审核、电话反馈、确认 到档案科取封皮封底打印、整理、签字 到档案科完成交接手续
(三)收集工作的方法
严格按照《各单位立卷归档范围及保管期限表》 (见校园网“首都师范大学—学校办公室—档案科—业务指 导”)中的有关规定,将应归档文件材料收集齐全完整(一般 是原件)。
左键单击
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二、文书档案的组卷
(一)组卷工作的内容 文书档案的组卷工作,就是对零乱的和需要进一步
整理的档案进行基本的分类、排列和编目,使之组成有 序体系的过程。
第一节 文书档案的立卷
一、文书档案的收集 (一)收集工作的重要性
1、文书档案收集工作是文书档案管理工作的前提 和基础
2、文书档案收集工作的质量决定了文书档案管理 工作的质量
(二)收集工作的要求
1、归档的文件材料应当齐全完整,并符合长期保 管的质量要求(不能少);
2、归档的文件材料应当精炼准确,并反映立档单 位的主要职能(不能多);
其中任何若有疑问,请致电68907113 张婷旖。
注意事宜
1、备考表
卷内备考表
说明:本卷内共有 件, 页。
“立卷人”一项,由档案 员签名;
立卷人: 检查人:
年 月日 年 月日
“检查人”一项由主管档 案作工领导签名。
(二)注意事宜
2、纸质文档的页码与卷内目录一致。 3、案卷装订整齐、美观,不能压字、订字(如装订线 过窄,应贴边裱糊,避免装订压字,祛除所有金属钉)。 4、纸质归档移交时,须打印案卷目录(由兼职档案员 需在尾页签字)、本单位归档范围表(经本单位领导签 字)各一份,到档案科办理交接手续。
(三)组卷工作的方法
3、案卷排列 组合案卷一般应以问题为主,兼顾其它特征。根据文件 的实际情况,把具有相同二至三个或四个特征的文件组 立一个案卷,其中问题、作者、名称三个特征比较常用 . 对于针对时间比较明显的文件或时间性较强的文件,则 需应用时间特征.
(三)组卷工作的方法
4、其他规范 首先,归档的纸质文件不得用废纸打印,档案作为长
9、保管期限分为永久、30年、10年,具体标准见《各单位立卷归档 范围及保管期限表》
10、件数为一卷档案里卷内文件件数,如上图256次-260次会议记录 里共存了5次/件 会议记录,所以件数为5
11、页数为案卷目录除封面、目录、底页外的所存一卷档案的总页 数。
(二)细则
卷内目录中需要注意的是:
1、“责任者”:指文件的形成单位或个人,应填写全称或规范的 简称(如“资源环境与旅游学院”或“资环学院”)。
第二节 文书档案的归档
用综合管理系统录入案卷目录和卷内目录
二、填写须知
(一)要求 录入时,所有带*号的内容是必须录入,其他均为
自动生成,或者可能存在没有这个内容。
如:案卷录入中的文件件数、总页数、起始日期,结束日期
(二)细则
以学校办公室案卷信息为例: 1、立卷部门为“学校办公室” 2、文书档案的类目号都为“GL”(自动生成) 3、部门代码为本单位在学校的唯一数字号码,如校办为41(自动生成) 4、归档年度为文件形成年,如上图2011 5、案卷目录号为“归档年度+类目号+部门代码” 6、顺序号为案卷所在的自然顺序号 7、档案号为“归档年度+类目号+部门代码+顺序号”(自动生成) 8、题目的拟定原则之前已经说过,及四要素的完备
期保存的重要材料是很正规且正式的,原则上需要原件。 其次,纸质文档一定要每页都编写页数,只要有字迹
或内容就算一页,而且页数编写一定要准确。
案卷排列与编写案卷号
◆排列方法: 将一个立卷单位的全部案卷,按永久、30年、10年保管
期限分开. 同一保管期限内,再按文件类型排列:
综合性的文件-→会议文件-→专题文件(专题文件中 指导性、规定性在前,事务性、一般性在后).
一、归档立卷时间和类型
截止时间:2014年6月30日
文书档案
收归档案类型
教学档案 科技档案 基建档案
二、新的变化
今年采用新设计的综合档案管理系统进行档案的收集以及 利用。
三、注意事项
1、档案员如有变更,请填写《档案员信息表》,并及时沟通校办档案科 2、新系统上线,多途径学习与掌握 3、加强档案员队伍建设、以及QQ群平台交流的作用 4、服务校庆