内控文件管理办法

文件编号 AT-P-ZL-001 第 1 版XX石油技术（集团）有限公司

编制部门质量管理部

发布日X 年7月31日内控文件管理办法签发x林

第一章 总则

第一条 为使公司内控文件管理工作规范化、科学化、体系化，

提高工作效率和质量，根据公司有关规定和实际情况，特制定本办法。

第二条 本办法所称内控文件是指在公司内部管理过程中形成

的具有法定效力和规范格式的文书，是依法进行管理和工作推动的

依据。

第三条 内控文件按照内容分为以下四类：

（一）职责类文件：明确各单位或部门所承担工作范围的文件；

（二）流程类文件：指为确保工作质量，完成一项工作的步骤、

程序和要求的文件；

（三）标准类文件：指的是每一项工作成果应该具备的标准，

包括各项工作的标准、每项产品的标准等；

（四）运营例会体系类文件：指为促进公司有效运行的相关制

度及要求，如日会、周会、月会等例会组织及要求的文件。

第四条 内控文件按照层级分为以下两类：

（一）公司层面内控文件：指的是规范公司层面涉及两个以上

部门工作的文件；

（二）部门层面内控文件：指的是各部门为规范本部门内部工

作而编制的文件，要求其应与公司层面内控文件保持一致。

第五条 质量管理部是公司内控文件管理的归口职能管理部门，公司各职能管理部门是相应管理职责的公司层面制度的提出及具体制定部门。

第二章 内控文件的管理

第六条 公司层面内控文件的格式按照本办法采用的格式，序号采用如下方式：

（一）

1、

（1）

第七条 部门内部层面内控文件的格式按照《部门内部层面内控文件模板》（附件二）执行。

第八条 公司层面内控文件审批、签发的具体流程如下：

（一）文件拟好后，由承办单位负责人进行审核，并在《文件签发单》（附件一）上签字。

（二）承办单位经办人将文件与承办单位负责人签字的《文件签发单》（附件一）送质量管理部，由质量管理部负责组织评审并在OA系统上发布。

第九条 部门内部层面内控文件审批、签发的具体流程由各一级部门参照公司层面内控文件审批、签发流程自行制定，并报质量管理部备案。

第十条 公司层面内控文件编号由质量管理部统一确定，具体编号规则见《内控文件编号规则》（AT-S-ZL-001），部门层面内控文件

编号由各单位自行管理。

第三章 内控管理跟踪服务

第十一条 公司建立内控管理跟踪服务机制。各单位、各部门在工作中凡是遇到因职责不清、流程不畅而导致工作推进出现困难时，可填写《内控问题反映表》（附件三），并通过OA系统提交至质量管理部。

第十二条 质量管理部接到反映信息后，应立即启动对反映问题的调查，就反映问题牵涉到的制度和流程进行梳理，对流程职责进行明确，与各相关单位进行沟通，制定问题解决方案，并通过OA系统利用《内控问题解决反馈表》（附件四）给予明确答复 第十三条 质量管理部负责跟踪督促解决方案的落实。

第四章 附则

第十四条 内控文件的发布一律采用PDF格式并加密，附件模板可采用其他格式。

第十五条 本办法由质量管理部编制并负责解释。

第十六条 本办法自发布之日起开始执行，相关制度条款如有与此不符的，均以本办法为准。

附件一：《文件签发单》

附件二：《部门内部层面文件模板》

附件三：《内控问题反映表》

附件四：《内控问题解决反馈表》