四级秘书操作题及答案

5.

5. 答：

1.分析档案价值方法

（1）分析档案内容，看档案内容的重要性

（2）分析档案来源，看档案的形成者

（3）分析档案产生时间，文件产生的时间越早，越珍贵

（4）分析档案的形式特征，看文件名称和外形特征

（5）分析档案的技术因素，看档案内容的技术水平

2.档案鉴定要求

（1）仔细阅读档案

（2）综合分析文件

（3）结合需求

6. 指出下面文稿中错误和不妥之处，并提出修改意见。

XX厂关于请求总公司增拨工厂厂房基建费的请示

XX总公司、XX总经理：

2003年2月，我们到X市同行企业参观学习，发现他们不仅机器先进，而且厂房建设也很讲究。回来之后，我们增添了一批新型设备，同时也向总公司申请盖一个现代化厂房。总公司批准了我们，拨给我们150万元，此项经费专款专用，已收到明显效果。人家赞我们：“一座大楼平地起，工厂腾飞在眼前。”

但由于建筑材料涨价，这预算资金缺口较大，恳请总公司拨给不足部分，否则将影响厂房的竣工及我厂生产任务的完成。

特此请示报告。

XX厂（印）

二〇〇四年一月二日

这份请示的主要错误和不妥之处是：

（1）标题不够简洁。“请求总公司”、“工厂”这些字都可以删去。

（2）主送机关标识错误。应改成：XX总公司。

（3）缘由部分没有把理由说清楚。应把增拨的理由、根据作为重点，要说充分。

（4）文中废话较多。开头到外地学习参观，回来申请盖厂房，总公司给了多少钱等，都市第一次请示盖厂房时说过的，现在没有必要再说一遍，人家“赞”我们的话，也没有必要写上去。

（5）请示事项不明确。基建费缺口较大，到底缺多少，不足部分是多少，都没有写明确。

（6）结束语不当，没有表达出请求的意思，应该为“以上请示，请批示”或者“以上请求，请批准”。7.

询问函与答复函的结构是：标题+主送机关+正文+落款+成文曰期

1．标题

询问函与答复函的标题有两种形式：

（1）发文机关+事由+文种。

（2）事由+文种。

2．正文

询问函与答复函的正文结构是：发文缘由+事项十尾语

（1）发文缘由。

（2）事项。询问函应说明要求主送机关协办办的事项，或通报的信息，或要求解决的问题等；答复函应问复发函机关提出的问题，如不能满足要求时，应加以解释。书写事项时，如事项单一，就单独列段；如事项复杂，或要求较多，就需提行分段，或分条列项书写。

（3）尾语。尾语是礼节性用语，询问函的尾语常用：“请速回复”、“盼复”、“请予复函”、“即请函复”等；答复函的尾语常用：“此复”、“特此专复”、“特此函复”、“专此函告”等。

例文：

华荣公司人力资源部关于丁小强人事调查的函

××公司人事部：

我公司正在进行人事调整工作，根据工作需要，我公司拟聘丁小强同志担任某部门负责人工作。为查实丁小强同志的情况，烦请贵部协助我公司调查以下问题：

一、丁小强同志在贵公司工作的起止期。

二、丁小强同志在贵公司的工作业绩、获奖状况。

三、贵公司对丁小强同志表现的评价。

特此函达，请予复函。

华荣公司人力资源部

二〇〇九年五月三十日

××公司人事部关于丁小强同志情况的复函

华荣公司人力资源部：

你部《关于人事调查的函》（华荣人函[2009]69号）收悉。

关于丁小强同志的情况，经我部与相关部门研究答复如下：

一、丁小强同志在我公司的工作起止期为2001年9月4日至2003年3月8日。

二、丁小强同志在我公司工作期间两次获奖，一次为公司2001年先进工作者；一次为销售部2002年业绩突出奖。

三、我公司认为，丁小强同志是个很好的管理人才．其业务熟练，能够独当一面；严以律己，能够以身作则；锐意进取，敢于挑战。不足之处是偶有急躁情绪，有时欠缺合作精神。

特此函复。

××公司人事部

二〇〇九年六月十日