房地产项目档案管理规定

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莱芜天泰房地产开发有限公司

房地产项目档案管理规定

莱芜天泰房地产开发有限公司

年月

房地产项目档案管理规定（暂行）

1.总则

1.1 为加强房地产公司的档案管理工作，实现档案管理的科学化、规范化、制度化，

结合房地产项目开发的实际情况，特制定本管理规定（暂行）。

1.2档案是指房地产公司在创办、规划、开发、经营及管理工作中形成的，作为历史

记录是具有保存价值的各种形式的文件材料。其主要形式有文字、图表、凭证、证书、实物、声像及载体的材料。

1.3档案工作实行统一领导（公司）、责任到人（具体管理者）的原则。档案管理隶

属于综合办公室。

2.管理职责

2.1 领导职责

负责档案管理机构的建立健全和人员充实；负责公司档案工作较大事宜的决策；

负责对决策后实施情况的监督、指导、检查。

2.2办公室管理职责

负责档案管理工作的具体实施，负责公司档案工作决策的贯彻落实；负责档案管理工作的反馈、汇报、整改。

2.3 办公室主任职责

2.3.1 负责将档案工作列入公司的发展规划、年度工作计划、总结；

2.3.2 负责根据档案工作的相关规定，制定档案管理制度并组织实施；

2.3.3 负责建立健全档案工作情况的监督、指导、检查、考核；

2.3.4 负责档案外借的审核把关工作；

2.3.5 负责档案管理人员业务培训的组织管理工作；

2.4 办公室文员职责

2.4.1 认真学习档案工作的有关规定，提高档案管理水平；

2.4.2 协助主任做好文件材料的归档及管理工作；

2.4.3 负责档案（文件材料）的接收、登记、整理、保管及提供利用；

2.4.4 负责档案库（柜）管理，做好防火、防水、防盗、防虫害、防霉变，发现异常

及时汇报并采取措施。

3．文件材料的形成和归档

3.1 根据国家及政府职能部门有关规定，本公司在多项经营管理工作中形成的文件材

料，由相关部门按照归档范围负责收集、整理、归档，任何个人不得保存或据为己有。

3.2 归档范围：凡是本公司在各项活动中形成的（含上级主管部门的下发、房地产公

司呈送、抄送）能对企业发展、工作查考、经营管理、项目开发、经验总结、技术交流等具有利用价值的文件材料，均应如实收集归档。

3.3 归档的文件材料应完整、准确、系统。归档的电子文件应有相应纸质文件材料一

并归档保存。需归档的文件所用书写材料、纸张应符合档案保护要求，采用碳素墨水，蓝黑墨水等耐久性强的书写材料，不得使用易褪色的，如红色、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

3.4 归档时间

3.4.1 文书档案、人事档案、会计档案应在每年的三月三十一日前完成上一年度文件

材料的整理、归档、装订工作。其中文书档案、人事档案由办公室负责归档保管；会计档案由财务部负责归档保管。

3.4.2 房地产开发项目的文件资料归档采取分三个阶段的时间表进行收集：

A、项目筹划准备阶段：以工程项目开工之前在市场调研、可行性研究报告及主要

文件，建设用地、征地、拆迁文件、勘察、测绘、设计文件、招投标文件、开工审批文件、相关会议纪要等方面形成的档案资料，除及时归档外，最迟在工程开工后一个月内归档完整。

B、项目施工阶段：以工程开工后到达到竣工验收条件的整个施工过程中形成的文

件，尤其是各施工单位、监理单位、建设单位的签字确认等文字资料，要求在工程竣工验收后两个月内完整归档。

C、工程结算阶段：以工程竣工验收后到移交物业管理等方面形成的文件资料，特

别是办理建设工程档案验收备案。结合验收备案、交房、项目总登记、分户产权登记等环节形成的文件资料，必须及时完整归档。

3.5 对没有按上述规定时间完整归档的文件资料，办公室有权责成经办部门限期归

档。因违反规定造成的文件材料遗失，除追究相关当事人责任外，并根据损失情况，提请赔偿经济损失或追究法律责任。