办公自动化软件在管理工作中的应用

办公自动化软件在管理工作中的应用

一、办公自动化软件的应用价位

(一)连接

通过OA软件将分散在局域网和Internet上的各级组织与个人连接起来，形成一个依托于网络而存在的虚拟集中式办公场所。

(二)沟通

及时进行信息的交流与共享，例如消息提醒、邮件通讯、新闻公告、知识共享等等。沟通是协同工作的基础。

(三)协同

以工作流管理为线索，将人员、信息等各项资源按一定的规则组合起来，共同处理一组事件。同时，建立起各个异构系统之间的关联系统，将各类管理数据进行抽取、转换，参与流转。

(四)监控

工作过程的监督与控制、工作流程状态、处理时限等都是监控的内容之一。

二、办公自动化软件的管理价值

增强管理执行力是办公自动化软件的管理价值体现。从管理学的角度看，办公自动化软件的价值主要是规范流程、加强沟通以增强管理执行力。在实际应用过程中，办公自动化软件的管理价值体现在以下四个方面。

(一)建立内部通讯平台

平台上的员工通讯录、在线交流功能使工作信息得以及时的传递，保障工作的顺利进行。

(二)建立信息发布平台

公告、调查、讨论的发布让信息准确无误地传递到各个用户。

(三)实现工作流转的自动化

协同流程的建立根据不同的工作对象灵活使用。

(四)实现文件管理的自动化

通过0A办公平台进行电子公文的发布，在协同工作中设置专门的流程，在文档管理中建立相应的文件夹进行存档、归档操作。电子公文的实施取代了传统的公文传递方式，不仅是传递方式的变革，还是管理意识的改变;除此之外，文档管理还可以进行文档的共享和借阅，方便地实现了知识的共享。

三、办公自动化软件在公司的应用

(一)连接

就厂区而言，公司下属厂、机关处室地理位置较分散，不方便报告、文件等资料的递送和传阅。使用了办公自动化软件后，将分散在局域网的各个分厂和机关处室的电脑连接起来，在厂区形成了一个依托网络而存在的虚拟办公场所。

(二)沟通

通过办公自动化软件办公平台的在线交流、信急提醒(收到新的协同、有新的公告发布均会有一个红色的信息提示弹出)功能可以及时地将最新的信息告知该平台的每位用户。及时的信急沟通为办公的顺畅打下了坚实的基础。

(三)协同

协同是网络办公的有力体现。协同工作的要素：流程、事件名称、事件内容。以定义工作流程的方式将事件传送给接受者。在编辑事件内容时，使用者进行文档格式编辑。若文档内容需要修改，办公自动化软件办公系统会自动显示修改痕迹(如修改的内容、时间、修改者的姓名)。

(四)监控

监控是协同工作的有力保证。办公自动化软件办公是通过定义工作流程进行流转的，协同的发起人可以通过查看流程的节点流转情况来监控事件的处理过程。在协同事件建立时可以进行事项跟踪的设置。

四、办公自动化软件的应用体会

首先，使用该软件后使管理工作变得轻松。原因有三：(1)信息流通快，以前两三天处理的一个报告，在平台上可以压缩在1h内完成(2)文件和工作都被自动、有序的流转，在办工作、待办工作清晰明了，相当于给使用者安捧了一个虚拟秘书，大大减少了工作量：(3)信息发布平台使无效会议减少。

其次，协作性、灵活性显著提高。20世纪福特汽车创始人首先倡导的专业化分工的产业模式是一个伟大的创新。但在专业化效率日渐提高的今天，部门和部门、环节和环节之间协作效率高低就成为组织提升整体竞争能力新的驱动因素。办公自动化软件不仅能够帮助企业建设无边界组织，消除企业的信息死角，成为企业上下左右沟通润滑剂，而且提高了企业部门间的协作能力，增强了团队精神。

第三，提高了管理效率。在办公自动化软件平台上，可以了解每项业务、每个职员的进度和状态，了解哪些地方、哪个环节有改善的余地、挖掘的潜力，借此提高组织的工作效率和管理效率。

第四，规范性增强。在办公自动化平台上，人的意志无法改变程序运行，一切都得按照既定规则、公司制度进行。同时，杜绝了越权操作，防范了经营风险，增加了监督性。

最重要的一点是实现了知识管理。文档管理自动化可以使优秀员工的思想技能不断积累;能即时管理、更新每个部门的各种资料(如客户资料)，使企业最大限度地降低人员离职时所

带来的人事成本。

五、结束语

第二次浪潮的到来使得对效率的追求正在演变成整体竞争能力的衡量标准。科技的进步使得企业可以借助计算机技术提升效益。ERP实现企业的资源效率，则务软件实现企业的资金效率，办公自动化软件则提升企业的信急效率、协作效率、办公效率和管理效率，成为组织提升整体竞争能力的必需品。