复习笔记之办公日常事务案例分析

案例分析
案例一
某家大型广告公司为了庆祝公司成立十周年，计划届时举办一个庆祝大会及大型招待会，邀请上级部门领导和各方客户出席。并为此临时成立了一个筹备小组，公司办公室章主任是筹备小组的负责人。章主任首先作出了大会的议程安排，并对接待的各个环节进行分析，把接待人员分成如下几组：签到组、贵宾接待组、一般来宾接待组、确定接待人数。然后聘请专业的礼仪教师来对公司所有计划参与接待的人员进行分组培训。最终这次活动举办得很成功。
点评：举办大型活动，礼仪接待是很重要的工作。一定要有计划，有明确的组织分工。实现的培训也是必要的。因为公司员工对于专门的接待礼仪不一定都熟悉。

案例二
一次某公司秘书李默代表他的上司去机场迎接外地一家公司的考察团。见面之后，李默安排对方代表团团长坐在小轿车的右后座，可是团长不干，他自己拉开前面的车门，做到了司机的身边。李默觉得很为难。按照礼节的规矩，领导应该坐在小轿车的右后座，那个座位既方便上下车，又比较安全。可是让客人再站起来挪到后面也似乎不合适。
点评：确实有些人喜欢坐在前排副驾驶座，遇到这样的情况，秘书可以灵活处理，不必非让客人挪动，只需提醒客人系上安全带即可。提醒司机要加倍小心，掌握好速度，不可太快。

案例三
著名作家张洁在她的长篇小说《只有一个太阳》中，描写了我国一个代表团在出国访问时的种种让人哭笑不得的言行举止，其中一段写邀请国的一个科学院院长在他祖传的古堡里请客，不学无术的代表团团长、副团长以及秘书因为没有丝毫文化修养，丢尽人格而不自知。
点评：作家批评我们某些国民的无知以及修养上的粗俗，说明有些人在交往中缺少对人的尊重与自尊。从根本上说，讲究各种礼节的目的是为了让每个人都得到尊敬，让每个参与者都感到愉快。

案例四
某公司秘书赵倩陪同来访客人观看文艺节目的时候，没有关闭自己的手机，她只是把手机调到“振动”模式，她怕上司有急事找她。结果演出中真的来了两次电话。赵倩赶快接通电话，她尽量用小声说话。但是当她挂断电话时，前排的观众还是回过头来瞪了她一眼。
点评：赵倩的举动还是有问题，尽管把电话调到了“振动”模式，但是接电话确实也会影响到周围的观众。赵倩可以等看完演出或中场休息时再处理电话的问题；实在怕误事，可以发短信。来源于考试大

案例五
秘书王琳今天来得比往日都早，她准备利用公司许总出差之际为许总归来后创造一个舒适温馨的工作环境。
她打开

窗帘，打开空调，调节好办公室的温度、湿度。之后将窗台、办公桌、电脑……凡目光可及的地方都细细的擦过；饮水机里的水不多了，应该和送水公司联系一下，储备的办公日用品也应该再补充；应该再去买点书法绘画之类的物品装饰一下墙面……她想好好美化这里的办公环境，不仅给许总，也要给来访的公司内外的客人一个良好的印象。
点评：在企业中，秘书可能与上司在一个办公室，也可能自己拥有一个办公室。秘书应该重视对办公室的设计、布局、布置及工作环境的美化。环境美化主要是指工作场所选择适当，布局合理，布置现代化，既适应工作的需要，又有益于工作人员的身体健康。

案例六
天地公司秘书钟苗下午发现接待区通往门口的通道上堆放了很多销售部的空纸箱，钟苗是这样处理的：立即向行政主管报告，得到马上清理的指示；参加清理工作，确保接待区到门口的过道通畅。
点评：秘书人员必须树立安全意识，在工作中要善于发现安全隐患并及时上报，否则，一旦疏忽大意，就会造成不堪设想的后果。

案例七
红光公司的员工张某找到建雄公司经理助理王某，称他有一笔好买卖，但他是个人，不如公司签合同方便，想借用建雄公司的名义，让王某给他出具一张建雄公司的业务介绍信，等合同签完后就还给建雄公司，并给王某一万元报酬，王某应允后，张某利用从建雄公司借用的业务介绍信及印章，以建雄公司业务经理的身份和建雄公司的名义与大华公司签订了一份钢材购销合同，骗取了大华公司价值一百万元的钢材。张某将钢材卖掉后，携款潜逃。
点评：根据最高人民法院《关于在审理经济纠纷案件中涉及经济犯罪嫌疑若干问题的规定》中的规定，个人借用单位的业务介绍信、合同专用章或盖有公章的空白合同书，以出借单位名义签订经济合同，骗取财务归个人占有、使用、处分或进行其他犯罪活动，给对方造成经济损失构成犯罪的，除依法追究借用人的刑事犯罪外，出借业务介绍信、合同专用章或盖有公章的空白合同书的单位，依法应当承担赔偿责任。

案例八
某公司决定于某月某日召开了一次重要会议，公司主要领导制定公司的C领导一定要参加。交办此事的一位办公室负责人还特别交代，要提前发通知，以便于C领导预先安排工作。值班人员马上将开会的时间、地点、内容、要求通知到C领导的秘书，并要他及时向上汇报。但到开会的前一天，C领导有事与主要领导通电话，电话中C领导说：“没有接到通知，我已经安排明天有几十个人参加的会，怎么办？”那位主要领导马上找通知的值班室

查问，经查实，某月某日某时已通知到C领导的秘书。为什么会出现这个问题？关键在哪里？
经过与C领导的秘书核实后，秘书承认已接到会议通知，但没有按要求立即报告，后来忘记了，造成两会冲突。最后服从公司的安排，取消了C领导安排的会议。
点评：作为一名专职秘书，虽然工作繁忙，如果安排好的话还是可以避免失误的，就是说办事情要有主次、缓急之分，领导再三嘱咐要办的，应属于重要的，紧急的，要及时办理。如果C领导的秘书能注意到这方面，立即报告，就不会出现两会冲突的事情。
案例九
天地公司经理与三利公司经理就某合作项目安排了约见，预定在某日下午1：00开始。天地公司秘书预订约见前一晚直飞三利公司所在A城的机票。但天地公司经理认为自己工作很忙，前一晚还有其他安排，恐怕不能飞往A城。于是秘书改订约见日上午8：00的机票。但是，由于天地公司经理晚上工作得太晚，而早班飞机又比较早，所以最终没能赶上班机。于是，该公司经理只能立即买飞往相邻城市B城的机票，再乘大巴车赶到A城的三利公司。由于迟到，三利公司经理不悦，认为天地公司对该项目的合作缺乏诚意。最终，天地公司失去了与三利公司合作的商机。
点评：本案例说明秘书在为上司做出差准备时，一定要细心周到。由于秘书没有做多方面准备，致使经理在洽谈中迟到，从而使公司失去了商机。

案例十
天地公司的刘秘书深得公司总经理的赏识，一个很重要的原因就是他有令常人羡慕的好记性，公司老总诙谐地称他为处理日常事务的“活电脑”。
其实，刘秘书上任之初却很为他的坏记性苦恼过，为了防止屡次出现过的丢三落四问题，他也像许多人一样，常常随身携带笔记本，有什么需要记的事情都记录下来。这确实起了很大作用，但日常事务工作复杂多样，往往会出现某些场合不适于记录或来不及记录的情况。有一次，副总经理在和他共进工作餐时，让他通知有关业务部门的负责人在次日开会，由于当时没有记在笔记本上，吃饭后忘到了脑后，造成了工作的失误。
事后，他有意识地在处理事务工作中强化自己的记忆力，摆脱了过分以来笔记本的习惯。为此，他借阅了一些关于记忆方面的书籍，逐步摸索出一套有效的记忆方法和技巧，并将其用于工作中。没过半年，他就能够记住单位的重要部门及有业务往来单位的两百多个电话号码，而且处理事务工作很少用记录且不会遗漏。
点评：秘书大量的工作是处理日常事务。日常事务工作千头万绪，要把这些事情处理得有条有理，养成良好的记录习惯、具有良好的记

忆力是重要条件。本案例中，刘秘书之所以处理日常事务工作得心应手，主要得益于他良好的记录习惯和良好的记忆力。

案例十一
钟苗刚刚成为办公室秘书的时候，在管理办公室物品时曾手忙脚乱；同事急着要复印明天参展的资料，却发现储藏间中复印纸已经所剩无几；每次购买办公用品时，不知道到底该买多少才既够用又不造成闲置……后来，钟苗认真学习了有关库存管理的相关知识，为每类办公用品制作了库存控制卡，加强了办公用品的管理和监督，成为办公设备和办公用品库房的好管家，深得好评。
点评：秘书必须认真管理办公室里的设备和各种用品，以保证工作的需要，这就要求要维持一个良好有效的库存系统，办公用品的订购、接收与管理的各个环节都离不开库存控制。

案例十二
上午的会议结束了，秘书钟苗拿着数码相机回到办公室。他找出一根信号线，将一端插入数码相机的输出口，另一端插在电脑的USB口上，然后打开数码相机，再打开电脑，将图片导入计算机。她筛选了一下图片，将会议合影和一些拍得比较好的会议场景图片以附件的形式通过电子邮件发给了与会者。
点评：与传统相机比较而言，数码相机的便利之处是即拍即显，可以将图片导入计算机进行处理。用户可以利用图片编辑软件对照片进行加工，改变照片的亮度、对比度甚至调整曝光，修改画面等，使照片达到最好效果。

案例十三
这天钟苗刚上班，经理就拿来一大堆报刊杂志，上面有关于本公司以及产品的介绍，要求钟苗整理一下，录入计算机中。这要是一个字一个字地敲，不知得录入几天呢！看着这一大堆资料，钟苗突然想起储藏室有一台扫描仪。于是她找出扫描仪，在电脑中安装好驱动程序和扫描软件，将所有资料扫描进计算机，然后进行了整理，很快就完成了工作。
点评：随着科学技术的发展，各种办公自动化设备将秘书从大量的事务中解脱出来，大大提高了秘书的工作效率。

案例十四
办公室中的一台电脑配置了DVD刻录机，钟苗发现经常有人在午休时用它看光碟。于是钟苗打了一张小纸条贴在旁边，提醒同事们不要忘记取出盘片并提示大家尽量不要用刻录机看光碟。
点评；刻录机和光驱是有区别的，如果经常用刻录机看碟，会对刻录机造成极大的损坏。读盘只是刻录机的一个附带功能，如果长期把它当光驱的话，会使激光头老化变快，缩短整个刻录机的寿命。考试大编辑整理
会议结束了，秘书钟苗忙着清理会议室。她关掉了计算机、投影仪，却没有切断投影仪的电源。就忙着去清理文件、整理桌椅、名签等，

等其他事情都处理完后，她才过来切断了投影仪的电源，将投影仪搬走。
点评：钟苗的做法是完全正确的，投影仪按下开机按钮后，散热风扇仍然会高速旋转，此时不能立即关闭电源，更不能搬动投影仪，否则很容易导致投影仪的周边器件过热而损坏。应等待几分钟，让投影仪在散热后自动停机。
公司准备召开一个员工表彰会，经理指示除了拍照外，还要拍摄一些录像资料留档。这个任务落到了秘书钟苗身上。钟苗为了现场不出差错，她先借出摄像机试拍了一些镜头。回放时，她发现自己拍的录像镜头跳跃，并且很多时候场景歪斜，很不连贯。钟苗为此请教他人，并翻阅了一些有关摄像的书籍，经过反复练习，钟苗终于掌握了基本的拍摄技巧，顺利完成了任务。