请购单管理制度

请购单管理制度

第一条为统一公司的采购工作，使其合理、高效，特制定本制度。

第二条各请购部门应根据“营业”、“工程”、“生产”计划及办公用品的预算表或库存不足部分开立请购单，须将品名、规格、用途、数量、生产厂商、商标及交货期等详细填写，并依采购核决权限表的规定呈准后办理

第三条请购单由请购部门编列号码，并将第二联送采购部门或直接办理采购。

第四条请购部门对于所请购材料，需变更规格或数量时，必须立即通知采购部门。如因已订购，而于事后变更的，采购部门须立即回复已订情形，并洽请购部门设法收受，或由请购部门负责会同采购部门与承售商协调解决，但应尽可能避免这种情况。

第五条采购部门在接到请购单时，立即办理询价、议价，并将询、议价结果记录于请购单，然后将请购单呈准，必要时须事先送请购部门签注意见

第六条请购单呈核后送回采购部门向承售商办理订购，必要时应与承售商签订买卖合同书一式四份。第一分正本存采购部门，第

二份正本存承售商，第三份副本存请购部门，第四份副本及暂付款申请书送财务部供整理定金用，如不需支付定金时，第四份副本免填第七条采购部门订购手续办完后，应立即填写订货收料单一式三联，并将第一、二联送请购部门登记及验收手续

第八条因缺货或不明供应处所，以致无法购得或逾期者，采购部门应立即通知请购部门。

第十条请购部门于厂商交货时，先将供应厂商的托运单据与请购单查封，并实际清点品名、型号、规格、数量及质量，相符后签收，如发现不符时，立即通知采购部门会同处理。

第十条请购部门于厂商交货时，立即通知使用部门（或质检部门）派人验收品质，验收合格后于订货收料单内验收栏加盖印章，并将第二联及供应厂商单据、发票等一并送采购部门整理付款。

第十一条分批交货以分批方式收货时，必须以“分批收货单”（一式三联）办理收货，其手续与本制度第十条规定相同。

第十二条采购部门将已办妥收货的收货单第二联与发票单据等并在一起核算，然后送财务部整理支付传票转出纳付款

第十三条承售商领款时，须将托运单据签收联缴回出纳，经出纳人员核对无误后，再凭对供应厂商资料卡上公司章及领款人私章领款。

第十五条本制度由有限公司负责解释。

第十六条本制度自年月日起实施。