质量文件管理制度

质量文件管理制度

[公司名称]文件管理制度

第一章绪论

为规范公司文件管理，加强档案管理，提高信息组织本领和效率，保护机密，确保信息安全，订立本文件管理制度。

第二章文件的定义

本制度中“文件”是指公司内部涉及工作的各种文书、记录、报表、备忘录、电子邮件等书面或电子载体的信息。文件分为纸质文件和电子文件两种形式。

第三章文件的管理原则

1.健全的文件管理制度是公司管理的紧要构成部分。文件管理应以便利管理、便利检索和便利保全为基本原则。

2.文件管理应当严格依照国家和行业的规定和标准执行，并在此基础上适时地订立和调整公司自身的管理制度和标准。

3.文件的编写要依据实际需要，削减无用的文件，减轻文件管理负担。

4.文件管理应当规避风险，确保信息安全。

第四章文件的分类与归档

1. 文件的分类

依照级别分为紧要文件、一般文件、临时文件。依照文件的性

质分为：会议文件、项目文件、工作量统计文件、机密文件、合同

文件等。

2. 文件的归档

文件归档依照公司的内部规定和标准进行。纸质文件存放在档

案室内，电子文件通过数据备份和存储软件进行存储。

公司对不同类型的文件有不同的归档期限。紧要文件和机密文

件归档期限为10年，一般文件和临时文件归档期限为3年。

3. 文件的保密与销毁

公司的机密文件必需加密，并订立相应的安全管理制度来确保

信息安全。文件的销毁应依照公司规定的程序操作，以保证文件内

容不泄露。

第五章文件的检索与利用

1. 文件的检索

公司应建立有效的文献资料管理系统，以便文件的查询和利用。查询和利用文件应当遵从以下原则：

（1）查询权限要依据权限授权。

（2）查询要求必需明确清楚。

（3）查询结果应当精准。

2. 文件的利用

文件的利用应当遵从以下原则：

（1）文件利用要对文献实在内容进行校对，以保证利用结果的

精准性。

（2）文件的利用要符合文件的使用权限和利用目的。

（3）文件利用的结果和效益应当进行统计分析，以便为公司的

进展和创新供给依据。

第六章文件的备份和恢复

公司应当建立完整、牢靠的文献资料备份系统，确保公司的文

献文件能够得到适时有效的保护。备份的周期应依照公司规定进行。

假如文献资料显现损坏或失败，应当立刻进行恢复，以免造成

不可逆的损失。

第七章文件管理的监督与检查

公司应当建立完善的文件管理监督机制，监督和检查文件管理

的质量和效果，适时发觉存在的问题和不足，订立相应的加强矫正

措施。

监督和检查应由下面的负责人主持，并依照公司规定的程序进行。

第八章文件管理制度的执行

公司应当明确文件管理制度执行的主体责任和权责。对文件管

理不到位的，应当适时矫正，并对重点文件、机密文件进行特别管理。

第九章文件管理制度的修订

本文件管理制度涉及到公司内部的变化，应当适时进行调整，

并报经党委和高级管理人员的批准。

第十章附则

1. 文件的管理要建立完整的档案管理系统，确保风险可控。

2. 本文件管理制度从成文之日起生效，并宣布全公司执行。

3. 本文件管理制度的解释权属于公司的管理会议。

本制度中“文件”是指公司内部涉及工作的各种文书、记录、报表、备忘录、电子邮件等书面或电子载体的信息。文件分为纸质文件和电子文件两种形式。