操作手册：采购入库

一、

二、

三、

四、采购入库

按新的GSP，采购和入库是两码事儿，采购实际上是采购计划或采购意向，是公司向上游订货报计划的过程。采购通常在入库前几天发生，因为上游需要组织货源，药品运输有在途时间。在企业的GSP 流程中，采购在经历“收货”和“验收”后，才能到入库环节。如下图的红箭头：

【药天下】系统使用导航与单据自动流转的方式，让教条的GSP 变得简单明了。所谓单据自动流转就是：一个环节处理完，单据自动退出该环节，进入下一个环节，以此类推，直到流程走完。如上图，“采购申请”确认后，单据自动到“收货通知”；“收货”后单据自动到“质量验收”；“质量验收”后自动到“入库凭证”。下面介绍各流程：

1、采购申请

如下图标注的操作。

（1）输入助记码，回车，选择供货商，回车确认，如果供货商档案中设定了业务员会自动关联出业务员，如果有多个业务员可以选择相应的业务员。如果业务员有授权品种设定，那么在单据制作时仅能选择授权关联的商品，系统开关56默认按业务员授权；勾选开关成为按企业授权，可以忽略业务员，选择供货商已经授权到本企业的全部商

品。

（1.1）如果需要经办管理

的，需要在下面输入经办，如果设置的经办和货位关联管理的，系统会自动调出关联货位。（2）输入品名的助记码，回车，选择具体的商品，回车，这时商品就会被添加到界面。

（3）商品选取后，光标自动跳转到数量，输入具体的数量，回车确认，输入价格，回车，（按新GSP要求批号、有效期等信息在验收时录入）光标跳转到下一行。用户可以继续录入其他的商品。

（4）录入完毕，点击“存为采购申请”或“直接生成采购订单”；“存为采购申请”需要到采购审批页面，点击“采购审批”按钮后才生成

采购订单。生成采购订单后就能在采购记录中查询，同时单据会在收货页面呈现。

2、收货通知

（1）药品送到仓库，收货人员点击“收货通知”进入收货页面，在该页面的左侧会显示所有采购未收货的单据，选中到货单据（新版支持勾选多单），这时可以点击上面的按钮“查看采购记录”查看单据的品种明细，“核对供货商票据印章”核对来货的单据及印章是否和备案一致。

（2）如果是新的采购定单，还未在当前界面显示，可以点击刷新图标，刷新显示采购单列表。

（3）如果到货的是销售退货单据，需先点击单选框“销售退货”，销售退货申请单才会显示在界面。

（4）如果质检要求销售退货在收货前必须前置审批，就必须先点击按钮“销售退货审批”，这时系统会关联word模板生成审批表。

（5）如果是冷藏、冷冻药品，可以点击“冷藏冷冻药品记录”标签，系统会辅助生成冷藏、冷冻药品需填的项目，温控方式可填：车载制冷、

冷藏箱、保温箱等；温控状况填写实际出库温度。运输方式：铁路、公路、航空、水路等

（6）填写无误后，点击“收货确认”，这个单据从左侧消失，流转到“质量验收”，同时生成收货记录。

3、质量验收

验收员（质管部门派住仓库）点击“质量验收”进入来货验收页面。已收货的待验单据都显示在上面单据列表中。

（1）选择对应的单据，点击“载入待验”，会在列表显示单据的品种明细。

（2）点击调用缺省，系统会根据现有数据生成缺省值，如果实际值和

默认值不相符，再逐个修改。（注意：调用缺省会改写你的修改，因此你应该先调用缺省再修改）。

（3）到货数量如果小于采购数量，可以直接改写实际到货数量，如果到货数量大于采购数量，建议补做采购计划；如果有不合格品，改写实际的验收合格数量，当“到货数量”大于“验收合格数量”时自动生成不合格品记录。

（4）如果到货有一品多批次，选择该条记录，点击“追加批次”，系统会复制添加一条新的验收记录，供填写。

（5）一切填写无误后，点击“验收完毕”。单据从当前页面消失，保存到验收记录，同时流转到“入库凭证”。

4、入库凭证

仓库保管员点击“入库凭证”页面，系统显示所有已经验收但未入库的单据。

（1）选择单据，点击“验收导入”，下面会显示商品明细

（2）点击“入库记账”，完成入库过程。入库后单据就从当前页面消失，流转到入库单据。

“入库凭证”的过程比较简单，因为在采购时录入了品种明细，在验收时录入了批号等信息，入库只是确认的过程。

（3）如果在生成入库凭证时对价格信息模糊,可以点击“入库草稿”，这样生成的凭证就放在草稿中，可以草稿修改价格（这里只能修

改价格，如果批号等信息有误，必须重新验收）。草稿没问题后，

在草稿列表点击“入库交接”完成入库工作。

五、采购入库的恢复操作

智者千虑必有一失，每个人为的操作都有可能出现差错，【药天下】为了确保数据的完整性和一致性，系统大多数流程在一定条件下都支持恢复操作。恢复操作的前提是不能越级（在下一个流程没有执行前）。

比如：采购订单可以取消审批，前提是未收货前；收货单据可以“重新收货”，前提是没有验收；验收单据可以重新验收，前提是在没有入库的情况下。如果已经执行过下一流程，仍然需要恢复操作，必须先请示下一流程的相关人员先恢复其相关操作。

比如：已经验收的采购单需要重新收货，就必须由验收人员先点“取消验收”，单据才能被“重新收货”。

如果单据已经形成了采购记录，发现单据有误，可以在“入库记录”找到相应单据，点击“取消记账”，让单据回到验收状态，重新验收入库（该功能可能会导致负库存谨慎使用）。

（部分先前的版本在做过取消记账后会出现，批号栏明细库存翻倍的情况，这时可以通过重新月结修复正确）。

六、采购入库记录的查询

采购草稿—采购审批在没有通过审批前。审批后形成采购记录。

采购记录—采购审批通过审批后。采购记录可查看到所有的采购单据（除草稿）及单据所在的流程环节。（收货状态、验收状态、以及入库状态），看采购单走到哪一步了，通常在这里看。

收货记录—采购记录收货后。

验收记录—验收后的记录。

入库草稿—入库凭证生成时选择“存入入库草稿”，“入库草稿”在“入库交接”后形成采购记录。入库记录—入库凭证生成时，直接选择“入库记账”后。

注意：不是每个地方都能查到全部数据：

采购草稿+采购记录= 全部采购计划

入库草稿+ 入库记录= 全部入库单据