公文文件格式管理规定

公文文件格式管理规定

公文格式即公文文件规格样式，是指公文文件中各个组成部分的构成方式，如何制定相关管理规定呢?下面小编给大家介绍关于公文文件格式管理规定的相关资料，希望对您有所帮助。

公文文件格式管理条例第一章格式管理规定

第一条公文一般由眉首、正文、文尾三部分组成。

第二条公文眉首一般包括文件名称、发文字号、签发人等内容。

1、文件名称由发文部门全称或规范化简称加文件二字，用醒目、整齐、庄重字体套红印刷，置于眉首上部，发文字号之上，居中。两个以上部门联合行文，主办部门应排列在前。

2、发文字号包括部门代字、年份、顺序号，置于文件名称之下、横线之上、左对齐。几个部门联合行文，只标注主办部门发文字号。

3、签发人向上级部门报送的文件，要由主要负责人签发，主要负责人外出时，由主持工作的负责人签发。签发人姓名置于发文号的同行右端。

第三条公文正文部分一般包括标题、主送部门、内容、附件、发文部门、发文日期、印章等。

1、标题置于眉首之下、主送部门之上、居中。标题一般应当标明发文部门名称、事由、公文种类，要准确、简要地概括公文的主要内容，标题中除法规、规章名称和书名外，一般不用标点符号。

2、主送部门是指公文的主要受理部门，应当使用全称或规范化

简称、统称。一般置于标题之下、正文之上、左端顶格。一般普发公文，可主送几个以上部门;向上请示，一般只写一个主送部门，不宜多头主送，以免责任不明。如需同时送其他部门，可用抄送形式。

3、内容是公文的主体，要求情况确实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字简炼、得体。公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。

4、附件正文的补充说明或有关参考资料。附件名称标于正文内容之后、发文部门之前，注明附件名称和件数。附件与主件合订在一起，并在正文之后。

5、发文部门又称落款。落款应当用全称或规范化简称，置于正文内容末尾的右下方。几个部门联合发文，应将主办部门排列在前。

6、发文日期一般署会议通过日期或领导人签发日期;联合行文，署最后签发部门领导人签发日期;法规性公文，署批准日期，发文日期应当以汉字写明年、月、日，置于发文部门署名的右下方。决定等不标明主送部门的公文，发文日期加小括号置于标题下、居中。

7、印章除会议纪要外，应当加盖发文部门印章。印章盖在年月日的中上方，上沿不压正文、下沿略压年月日。如印章盖在正文内容脱离的空页上，要在该空页的左上方标(此页无正文)。联合上报的公文，由主办部门加盖印章;联合下发的公文，发文部门都应加盖印章。

第四条公文文尾部分包括主题词、抄送部门、印发部门、印发日期、印刷份数。公文为函件时，文尾只包括主题词、抄送栏、份数等，且不注印发部门和印发日期;会议纪要用分送。

1、主题词反映文件主题内容的规范化名词或名词词组，置于发文日期之下、抄送栏上横线的左端。函、会议纪要等的主题词不用横线与抄送、分送栏隔开。

2、抄送部门除主送部门外，其他需要执行和知晓公文的部门部门。送往上级部门的为抄报，送往同级部门或不相隶属部门的为抄送。抄送、抄报栏设在文尾主题词之下。

3、印发部门、印发日期和印刷份数印发部门是指印发公文部门的办公部门;印发日期是印发部门印刷公文的起印日期，一般印成年月日印;印刷份数是文件印刷的总数，一般是根据发放范围、归档份数、发文部门留用等方面的需要来确定，印成共印份。印发部门、印发日期和印刷份数置于公文末页下端。印发部门和印发日期在同一行左右两侧，中间隔一定距离。印刷份数置于其下横线右下侧、印发日期的下方。

第五条公文排版格式公文文字从左至右横排，左侧装订，公文用纸通常用A4型(210毫米297毫米)，公文首页为印有眉头的公文纸。公文发文字号用小三号新宋体、左对齐，签发人右对齐;标题用小二号新宋体加粗、居中;内容用四号新宋体。发文部门署名与正文之间空2-3行，字体为四新宋体。

联合行文，发文部门署名分二行，中间空1行，等宽，发文日期用四新宋体;主题词用小四号新宋体加粗，词与词之间空一格，不加标点，左对齐;抄送栏全部为小四号新宋体，左对齐。打印、校对栏五新宋体。页边距：上、下各1.5厘米，左、右各2.5厘米。

固定值25磅行间距。结构层次序号要准确、清楚，第一层为一，第二层为(一)，第三层为1，第四层为(1)，括号外不能有标点。如果用第一条的形式表示，则下面的层级依次为1、(1)、①(①后不应有标点)，同级层号后的标点应统一。(公文排版格式见附件) 第二章行文规则

第六条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。上级、领导请示问题，应做到一文一事，不得将请示事项夹在报告中。请示一般应明确一个主送部门，不要多头主送，不要同时抄送下级部门。

第七条对平级的、没有领导或指导性关系的部门，不能发决定等指示性公文。第八条凡涉及其他部门的问题，主办部门应当主动与有关部门协商。上报的公文，如有关方面意见不一致，应当如实反映。

第九条部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。擅自行文，上级部门有权责令纠正或撤销。

第三章公文办理

第十条公文办理分为收文办理和发文办理两大部分。收文办理由收文登记、阅批、传递、催办、存档等环节组成。

1、收文登记

对收进的纸质或电子文件，由行政部门分别签收、流转、登记及反馈。

2、阅批

收文登记后，公文由行政部门行政经理提出拟办意见，转相关部门会签后，呈送领导阅批后，再由行政部门转相关部门承办或传阅。急件应即时阅批。

行政部门作为文件的流转部门，对领导针对文件提出的问题要及时沟通与回馈，每位领导除参加会议、公出、沟通文件相关内容情况，应在4小时内将文件签批完毕，进行流转。因出差外出，每天必须进行一次公司电子类文件的审查、签批。

3、传递

各部门传送文件应由专人负责。

4、催办

各级文书工作人员应及时掌握公文运转和处理情况，对办理的公文要负责检查催办，承办的公文办理完毕后，应及时反馈，防止遗漏或延误。行政部门可对各部门公文处理情况有催办、督促和检查。

5、存档

文件会签、合同会签进行完毕后，打印、整理会签卡，并存档。

第十一条发文办理由拟稿、核稿、签发、编号、登记、缮印、校对、复印、发送等环节组成。

第四章附则

第十二条本规定由人资行政部负责解释。第十八条本规定自公布之日起执行。