合同管理制度1103

合同管理制度

1、目的

为规范公司的合同管理工作，建立和完善以事前防范为主、加强事中控制和

事后补救为辅的公司经营风险管理体系，维护公司合法权益，结合实际，特制定本制度。

2、范围

适用于在本公司经营管理活动中所签订的合同。

3、术语

制度所称合同是指公司在经营管理活动中所订立的设立、变更、终止民事

权利义务的合同或协议，不包括劳动合同和即时结清费用的业务。

4、职责

公司实际分级管理、统一授权、分工负责的管理体制，各部门在合同洽谈、订立、履行、审查、备案中应在各自职责权限范围内相互配合、监督，将风险控制在可接受范围内。

合同承办部门主要负责合同的洽谈及订立，并对合同的可行性负责，对对方当事人的资质（是否具备履行合同的主体资格、能力、条件）及合同标的价格、数量、包装、市场状况、业务可行性、经济效益等进行严格审查，同时合同承办部门负责合同的履行，及时反馈合同履行过程中出现的问题和争议。

经济类合同和涉及财务收支的合同，必须经过财务部门审核。

涉及其他职能部门的，合同承办部门应首先报该部门审查相关业务的技术可行性和经济效益性。公司法律顾问主要负责合同范本的审查、合同纠纷的处理，采购金额在100万元以上（含）或以公司名义进行投资、担保、合作、解约的协议、合同应由法律顾问参与审核。

各部门应当配备专职或兼职合同管理员，其职责是：

4.6.1管理本部门的合同，建立合同档案；

4.6.2检查本部门合同的履行情况，并定期进行通告；

4.6.3督促合同经办人员保管好合同订立、履行、变更、解除等过程中产生的各种文件，并及时归档；

4.6.4参加对合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼。

5、内容

合同的订立

5.1.1合同订立前承办人员应当进行充分的背景和风险分析，包括业务背景分析、合同对方当事人的资信情况分析、双方履行能力分析、政策/法律风险分析等。

5.1.2各部门应当建立客户信用调查分析、评价和预警系统，并建立客户资信等级档案。

5.1.3对于首次进行合作的业务对象，应当在合同签订前通过适当方式进行客户信用调配分析，

包括但不限于：

5.1.3.1盖有对方公章的营业执照、组织机构代码证、税务登记证的复印件，并与原件核实；

5.1.3.2对方为自然人的，应提供其身份证复印件；

5.1.3.3非法定代表人身份的合同签字人，应出具授权委托书；

5.1.3.4法律要求应具备的其他资质证明文件；

5.1.3.5上述材料中所涉及的证照应当有年检记录。

5.1.5涉及基建项目或大型设备采购的谈判应当有业务、技术、财务等专业人员参加，必要时可聘请外部专家参与。对于谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，应形成谈判会议纪要，并经谈判人员签字确认。

5.1.6谈判过程中的电子邮件、传真、电传、信函、图表等书面资料应由业务承办人员进行保管。在谈判过程中有不同意见，应当立即以书面形式回复对方，避免因缔约过失而承担经济责任。合同评审

5.2.1合同签订前应当按合同承办部门管理流程进行合同评审（通过招标方式订立合同的，合同评审应当在招标文件发出前进行）。

5.2.2合同评审应通过会签方式进行，审核内容包括但不限于：

5.2.2.1合同的经济性：市场供应、需求价格预测可靠、合理。

5.2.2.2合同的技术性：技术依据、标准或参数要真实、科学、可靠。

5.2.2.3合同的可行性：整体项目技术具有可靠性和可操作性。

5.2.2.4合同的安全性：

5.2.2.涉及的知识产权已采取相应的保护或限制措施；

5.2.2.无损本公司商誉、商业秘密及其他利益；

5.2.2.合同承办部门认为必须审核的其他内容。

5.2.3涉及资金使用的合同，合同部门业务承办人应将合同草案、与合同有关资料提交财务部门审核，财务部门对合同审核的内容包括：

5.2.3.1合同涉及资金的使用符合公司统一的资金调度计划；

5.2.3.2资金使用和资产动用的审批手续合法；

5.2.3.3资金结算、酬金支付方式明确、具体、合法；

5.2.4为保证合同文本的规范性，维护公司利益，可根据本公司的业务特点拟定合同范本，作为对外签约的推荐文本，合同范本提交法律顾问审核内容包括：

5.2.4.1条款完整、齐备；

5.2.4.2文字清楚准确，不致产生歧义；

5.2.4.3设定的权利和义务具体、确切；

5.2.4.4内容合法，签约各方意思表示真实、有效，无悖法律、法规及政策，无规避法律行为，

无显失公平内容；无明显属于采取欺诈、胁迫、乘人之危等手段订立合同的情况。

5.2.5为保证合同评审的及时性和有效性，各合同承办部门应根据国家政策法律的变化、市场交易方式的变化及风险因素的变化及时会同公司的法律顾问更新合同的内容，并参照《合同审批流程节点汇总表》，给评审部门预留合理的评审时间。

5.2.6各审核部门在审核合同草案时，发现重大错误、遗漏、不妥时，应在审核意见中予以明确并提出修改意见，连同全部文件资料退还承办人。

5.2.7承办人修改之后应重新提请审核，审核期限重新计算，各审核部门须及时地提出审核意见，不得拖延。

5.2.8审核意见应明确、具体，禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性语言，一旦使用，视为未对合同审核。

5.2.10合同对方当事人履约能力或资信状况有瑕疵的，不应与其签订合同；必须签订合同时，应要求其提供有效的担保。

5.2.11未经TCL集团同意，不得为外公司提供担保。

合同的签订

5.3.1除即时结清的业务外，应当采用书面形式订立合同。

5.3.2合同签订前，应当由合同承办部门的合同管理人员，按照《档案管理规定》对合同进行统一编号。使用对方合同编号的，在合同签署后，应当由合同承办部门按内部形式重新给予编号。

5.3.3合同正式文本我司至少持有两份，由合同承办部门及财务部各保管一份。

5.3.4采用信件、数据电文、电子邮件等形式订立合同的，应当约定以书面确认书作为合同成立的条件；以传真方式签署的合同，应当在条款中明确加盖公章的传真件与原件具有同等法律效力。

5.3.5各会签部门和批准人在《危废业务合同评审表》或《用印申请单》上签字后，由委托代理人在正式合同文本上签字并加盖合同专用章后，合同生效；合同文件两页及以上的，应当加盖骑缝章。

合同的履行

5.4.1合同履行涉及多个部门的，应当由合同承办部门牵头，各部门密切配合。

5.4.2合同生效后，应当全面履行合同；如果出现不能履行的情形，应当及时采取补救措施，减少损失。

5.4.3对合同履行过程中发现的问题应当及时处理：

5.4.3.1发生合同收款或付款延迟的，业务承办人员应当在应收或应付期限届满后五日内通知主管领导及财务部门，并说明理由或拟采取的措施；

5.4.3.2如果发生不能全面履行合同的情形，应当及时与对方当事人进行协商，积极采取补救措施，并将相关情况报告主管领导；

5.4.3.3发现对方有其他不履行或不完全履行合同的行为，合同承办人员除催促对方继续履