管理体系程序文件

程序文件发布令1-1

程序文件发布令

全体员工：

公司依据GB/T19001、GB/T24001、GB/T28001标准，结合实际编制了《程序文件》，于2007年9月1日颁布实施。

本程序文件对公司的质量、环境和职业健康安全管理体系要求做了详细的描述，经过各部门正式会签，符合标准和实际的要求,是公司进行质量、环境和职业健康安全管理的法规性文件和行为准则。现予以正式发布，望全体员工遵照执行。

总经理:

2007年9月1日

1.目的

对公司内所有与管理体系有关的文件进行控制，确保文件的充分性、适宜性，确保在文件的各相关场所得到适用文件的有效版本。

2.范围

适用于公司管理体系有关文件的控制。

3.职责

3.1办公室负责本程序的制定、实施和监督，对现有管理体系文件评审和定期发布受控文件目录；

3.2总经理负责批准发布管理体系手册、管理体系的方针、目标和指标；

3.3管理者代表负责批准程序文件；

3.4办公室负责管理手册、程序文件及行政管理性文件、部分外来管理性文件的控制和管理；

3.5工程部负责施工资料的控制；

3.6经营预算部负责合同的管理；

3.7设计部负责设计图纸、设计文件及法律法规、国家地方标准的控制和管理；

3.8各部门负责本部门受控文件的编制、使用、收集、保管、整理及归档，负责向办公室报送本部门受控文件目录。

4.程序

4.1文件的分类

第一类：国家、地方法律、法规；

第二类：国家、地方规范、标准、要求；

第三类：管理体系相关的其他外来文件；

第四类：公司管理手册和程序文件；

第五类：公司及各部门编写的有关文件，包括管理标准、工作标准、技术标准等；

第六类：针对特定顾客而单独编制的文件、合同、设计方案及图纸文件等。

4.2文件的整理、编写、审核（批准）和发放

4.2.1第一类和第二类文件清单由设计部整理，信息来源包括：报纸、互联网、上级单位和行业协会的通知、主管部门的通知、内部沟通和通报，形成《法律、法规及其他要求清单》。

设计部根据收到的信息，及时调整总清单，经管理者代表审批后发放至公司各部门。总清单至少每年更新一次。由管理者代表组织对文件进行评审。

4.2.2第三类管理体系相关的其他外来文件，包括政府相关部门、上级单位、行业协会、认证机构等发出的文件。任何部门、人员收到此类文件，均须传递到管理者代表，由管理者代表决定如何进行下一步工作。原则上此类文件由办公室存档。

4.2.3《管理手册》由管理者代表负责组织编写及初审，报公司最高管理者（领导班子）审核通过后，由总经理批准发布；《程序文件》由办公室组织编写，管理者代表审核，由总经理批准发布。办公室负责登记、发放。

4.2.4第五类文件包括：公司发出的文件及各部门编发文件。公司文件经公司主要领导批准后，由公司办公室发放；部门文件由各部门编写，经主管领导批准后，自行使用发放。

办公室整理受控文件总清单，并根据文件的变化，及时调整总清单，经管理者代表审批

后将总清单发放至公司各部门。总清单至少每年更新一次。

4.2.5第六类文件中，合同类文件由经营预算部负责组织审核，公司法人代表或委托代表签字确认后执行，公司经营预算部存档；施工过程的施工组织设计由项目部建立台帐。

4.2.6文件的发放、接收要有记录，填写《发文记录》、《收文记录》。

4.2.7必须保证关键岗位人员都得到管理文件的有效版本。

a)《管理手册》和《程序文件》由办公室登记发放，换版时以旧换新，收回旧版统一销毁。《管理手册》和《程序文件》修改时，修改文件发至每位《管理手册》和《程序文件》持有人。

b)其他管理文件由编发部门控制，发放有登记，作废和更新通知，必须发至原文件接受人。

c)办公室对此项工作进行不定期检查监督。

4.2.8管理体系相关的文件和资料进行定期评审

a.公司管理方针、目标和指标、管理手册、程序文件、管理方案至少每年评审一次（在管理评审会议上）。

b.各部门制定的相关文件至少每年评审一次，并根据评审的结果做出“继续使用、作废或修改”的相应工作。

c.根据工作需要可随时对文件和资料进行评审。

4.3文件的保管和借阅

4.3.1文件的使用、存档部门必须编制本部门的文件总清单，清单需经管理者代表批准。文件应妥善保管。

4.3.2文件借阅要填写《文件借阅记录》，并及时归还。

4.4文件的编号

4.4.1文件编号按下述规则要求执行：

版次统一使用A、B、C…Z代替,修改标识以0、1、2…N。

a.管理手册

公司名称代号－ SC－版次，手册中各章以章节号区分；例如：JY－SC－A/0，表示公司《管理手册》第A版0次修改。

b.程序文件

公司名称代号―CX－标准条款－编号，例如： JY－CX－4.2.3(ES4.4.5)－01 A/0，表示公司《文件控制程序》第A版的编号为01号的第0次修改。

c.各部门其他文件：部门代号―文件顺序号―版次；

例如：JY－05，表示经营预算部发放的管理制度第5号。

d.记录：以程序文件、制度等三层文件中记录表格的编号作为记录的编号。各部门以记录形成的日期和部门编号为记录的标识。

4.4.2.各部门代号规定如下：

办公室： BG；工程部： GC；财务部： CW；

项目部： XM；经营预算部:JY 设计部： SJ。

4.5文件的更改

4.5.1文件更改权限和程序与原文件编写、审核、批准和发放的权限和程序相同。

4.5.2各部门、项目部应根据公司统一发出的文件总清单，及时调整本部门使用的文件。