某公司公文处理办法

某某有限公司公文处理办法
第一章总则
第一条为使公司的公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据国家有关规定，结合公司的实际情况，制定本办法。

第二条公司公文是传达贯彻党和国家的方针、政策，落实公司决策，部署、指导和商洽各项工作，请示和答复问题，报告情况、交流经验的重要工具，是公司对内、对外沟通的重要方式。

第三条公文处理必须做到及时、准确、安全。

各部门要高度重视公文处理工作，树立好的文风。

行文必须注重效率和质量，精简不必要的行文，积极推行办公自动化。

第四条公文处理工作，必须严格执行保密制度，确保国家和企业秘密的安全。

第五条总经办统一负责公司公文的收发、分办、传递、用印、立卷、归档、销毁和OA系统文档备份。

第二章公文划分与种类
第六条公司公文分为正式文件和专用文件。

第七条公司正式文件的公文种类：
（一）请示
适用于向上级请示有关事项。

（二）报告
适用于向上级汇报工作、反映意见、提出建议和答复上级的询问。

（三）通知
适用于发布企业内部规章；转发上级机关和不相隶属单位的公文；要求下属单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项。

（四）通报
适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。

（五）决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排。

（六）函
适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关同级主管单位或部门请求批准等。

第八条公司专用文件：会议纪要。

适用于记载、传达会议精神和议定的事项。

第三章公文格式
第九条公文一般由标题、发文字号、主送单位、正文、附件、成文时间、印章、主题词、抄报、抄送、印发单位与时间等部分组成。

（一）公文标题
公文标题，应当先写介词“关于”，再准确简要地概括公文的主要内容，最后准确使用公文种类。

公文标题除法规、规章名称加书名号外，中间一般不用标点符号。

批转、转发公文，标题应避免使用重复用语和相同的公文种
类。

（二）发文字号
发文字号,包括单位代字、年份、序号。

1．公司发文：发文字号为“JTXJS[××××]××号”(“[××××]”为年份，“××”为序号，以下类推)。

2．公司党委发文：发文字号为“JTXJS党[××××]××号”。

3．公司工会发文：发文字号为“JTXJS工[××××]××号”。

4．公司团委发文：发文字号为“JTXJS团[××××]××号”。

（三）向上级请示的公文，一般只写一个主送单位；如果需要上报另一个上级单位时，可以用抄报的形式，并应标明主送（抄报）单位全称或规范化简称；两个以上的主送（抄报）单位，一般按系统先外后内、先大后小的顺序排列。

（四）成文时间，以领导签发的日期为准。

（五）公文的附件
1．印发规定、办法、细则、方案、会议纪要等，被印发内容即是正件；转发文件时，被转发文件即是正件，不能称附件。

正文之后无需标注“附件”。

2．公文如有附件，应在正文之后、成文时间之前标明附件顺序和名称，并在附件左上角标注“附件”二字。

（六）印章：公文均应加盖相应印章，印章上不压正文、下
压发文日期。

（七）主题词：公文应当根据内容标注主题词。

（八）印发单位与时间：公司文件的印发单位一律标印“河北省通信建设有限公司总经办”，印发时间为打印完成的日期。

第四章行文规则
第十条根据职权范围和隶属关系，公司行文应遵守下列规则：
（一）“请示”应一文一事。

一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级单位。

除领导直接交办的事项外，“请示”不要直接送领导个人。

（二）公司发文由主办部门行文，涉及两个以上部门的事项采用会签方式。

会签时有不同意见，及时告知拟稿部门，提出修改意见，未经拟稿人或主办单位负责人同意，不要直接在原件上圈、改、涂、划。

第五章公文办理
第十一条公文办理分为收文和发文。

收文一般包括签收、登记、分发、拟办、批办、交办、催办、查办、立卷、存档、销毁；发文一般包括拟稿、审核、会签、核稿、签发、登记、编号、打印、校对、缮印、用印、装订、封发、立卷、存档、销毁等程序。

第十二条凡需进行办理的公司收文，由总经办根据内容和性质，通过OA系统分送公司领导批示。

公文要力求准确，并掌握时效。

紧急公文应在首页加盖“急”章，特急公文应立即呈送
领导阅批；如遇公司领导出差，总经办主任可直接批送主办部门按时限速办，并向公司领导报告。

第十三条已送公司领导批示或者交有关部门办理的公文，由总经办负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办。

对重要公文，应及时了解和反馈执行情况，防止漏办和延误。

第十四条公司领导和各部门负责人参加重要会议带回的文件，在传达和汇报后，要及时交总经办登记、处理。

第十五条公司发文通过OA系统进行，程序如下：
主办部门承办人拟稿——主办部门负责人审稿——有关部门会签（需要会签的）——总经办审稿——总经办核稿——总经办负责人审批——公司领导签发——总经办发布——总经办打印、登记和存档。

第十六条起草公文应注意以下事项：
（一）内容要符合国家的法律、法规、方针、政策和公司的有关规定。

（二）情况属实、观点明确、条理清楚、层次分明、文字精练、用词恰当、标点准确、书写工整，篇幅要力求简短。

（三）公文内容要与公文类别相符。

需要上级机关决定的事项，应正式请示上级机关。

“报告”中不得夹带请示事项。

（四）人名、地名、数字、引文要准确，时间应写具体的年月日。

引用公文，先引标题，后引发文字号，前者加书名号，后者加圆括号。

（五）必须使用国家法定计量单位。

（六）公文中的数字，除成文时间、结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（七）公文中结构层次序数的写法一般按下列顺序排列：第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。

（八）使用简称时，一般应先用全称，然后注明简称，或者用规范化简称并加圆括号。

公文中的外国人名和机构名称，一律先写中文，然后写外文并加圆括号。

（九）公文标题统一用黑体2号字，正文用仿宋3号字。

发布在OA系统上的公文附件及日常办公纸质文件，原则上应使用A4纸，上白边为37 mm±1 mm，左白边为28mm±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm，一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。

第十七条公司公文送公司领导签发前，由总经办审核。

审核的重点是：是否需要行文，是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定，是否与有关部门协商，文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本办法的有关规定。

凡不符合规定的，应退回主办部门修改、清稿或者重新办理。

第十八条领导审批、签发公文要认真负责、严格把关，主批人要明确签署意见，并标注姓名和时间。

签发公文时只署名则表示同意。

凡经领导签发的文件，非经领导同意不允许随意变动。

第六章公文立卷、归档、查阅、销毁和备份第十九条公文办理完毕后，应根据《中华人民共和国档案
法》和公司有关档案管理规定及时将公文底稿、正本和有关材料整理、立卷、归档，对电子文档进行备份。

第二十条公司的公文立卷工作由总经办归口管理，各部门要指定人员负责本部门公文的立卷工作，并将名单报总经办备案。

第二十一条公文立卷应根据其特征、相互联系和保存价值分类整理，保证齐全、完整，正确反映本部门的主要工作情况，便于保管、查找和利用。

第二十二条查阅公文的，由查阅人向总经办提出申请。

第二十三条借阅公文的，由借阅人向总经办提出申请，并办理登记手续，记载借阅的内容、目的、借阅日期和拟归还期限。

借阅秘密公文的，应当经公司主管领导批准。

第二十四条借阅人应当爱护公文，不得在公文上涂写或标记，不得复印，不得损坏和丢失，并按时归还。

借阅人归还所借阅的公文时，总经办要进行审核，确认无误后注销借阅手续。

第二十五条过期及失效公文的销毁，参照公司《档案管理办法》的有关规定执行。

第二十六条公司综合管理信息系统的数据资料，应当定期进行备份。

第七章附则
第二十七条本办法由总经办负责解释。

第二十八条本办法自发布之日起施行。