汽车4S店配件入库管理规定.doc

1. 目的

规范配件入库管理行为，严格把好配件入库关，从配件进入仓库的最初环节开始，建立良好的库存管理秩序，使配件入库过程：质量合格、凭据有效、计量准确、名实相符、记录清晰、便于追溯。

2. 范围

本规定适用**集团所有售后服务经营单位备件库的配件入库管理。

3. 职责

3.1备件仓管员负责本单位仓库的物资存放规划、日常存储、入库、出库管理，对配件入

库负具体管理责任；

3.2备件主管负责本单位备件管理，对备件仓库管理进行把关、督促，对配件入库管理负

直接领导责任；

3.3售后服务经理负责督促相关责任人认真执行本规定，协调本单位各部门之间有关备件

方面的工作关系，对本单位的备件管理负总责。

4. 备件到货验收包括清点备件数量、核对单证和检查备件质量。

4.1清点备件数量主要是核对备件的到货数量与到货清单上的数量是否一致，如果不一致

必须认真做好登记，及时和供货商沟通，查明原因解决问题；

4.2核对单证包括核对计划单、订单与到货清单、发票等计量单位、数量、金额是否准确

无误，发现问题必须及时查明原因并解决；

4.3检验备件质量主要是检验是否有损坏的零件，如果有损坏必须及时做到：

4.3.1立即填写《不合格品记录表》和《供方评价记录表》，对检验发现有损坏的备件单独

放置在“不合格区”；

4.3.2立即与供货商（包括承运商、供应商）取得联系，对该批零件进行索赔；

5. 备件清点的同时，应做好相关记录工作：

5.1在备件外包装上标注入库日期，以便在发货时做到“先进先出”；

5.2对于安全件，认真填写《安全数据表》和《安全件清单》；

6. 清点验收无误立刻办理配件入库手续，在配件入库时必须做到：

6.1入库操作时务必认真核对供货商名称、配件编码、配件名称、计量单位、入库数量和

金额，确保与到货清单、采购发票等完全一致；

6.2办理备件入库时，必须认真核对备件对应的仓位，对于没有仓位的备件应及时合理设

置仓位。

6.3外采购零件入库时，其备件编码确定为以该零件原厂编码加后缀的形式确定；对于没

有原厂编码的配件，用该配件名称的汉语拼音码代替，同时必须注明该配件的使用车型、年款等配件属性。

6.4将零件按仓位正确摆放在货架上，同时在对应的《进销存卡》上进行登记。

6.5打印《备件采购入库单》后，再次核对实物、发票（或到货清单）、存放仓位等是否一

致。

6.6完成入库操作后，应将计划单、备件订单、到货清单、《备件采购入库单》装订在一起

妥善保存，作为财务报销凭证。

7. 所有备件到货必须立即办理验收入库，未办理入库前一律不允许出库。

8. 属备件部管理的所有配件、材料、辅料等，均必须在**售后系统中办理入库，仓库不得

出现任何**系统之外的帐外物资。

8.1对于集团内部调拨入库的配件，应以经审批有效的《零件内部调拨申请单》和调出单

位的出库单为凭证，办理入库手续；

8.2对于暂无发票，无法确定配件价格而生产急需的配件，应根据到货单或其他相关单证

所注明的价格（或当前厂家配件供货价格或历史采购价格），采用暂估入库方式办理入库，待取得发票明确价格后，及时作调帐处理。暂估入库及调帐涉及的单证必须单独存放保管，及时交本单位财务会计。

8.3对于从同品牌其他网点临时借用的配件，应以经审批的《网点间零件借用表》为凭证，

按对应的当前厂家供货价格或历史采购价格办理借用入库，借件凭证于当天交财务保管，归还时办理借用退库手续。

8.4对于厂家提供的“以旧换新”不收取费用的配件（例如：召回维修用、促销活动用零

件、材料等），应单独建立账册，独立进行进销存管理，所有相关凭证必须装订完整妥善保管。

8.5对于车间回收的可再利用的零件，财务主管确认、服务经理批准，与旧件管理员办理

交接手续后，以零成本或修复到可再利用状况所花费用成本办理入库。

8.6外协加工件验收，加工质量由质检员负责检验并签名确认，并及时在《对外包方的评

估记录表》中记载质量、服务信息，其他按上述相关规定办理。

9. 配件入库后，及时做好备件损坏情况、订货缺件情况和备件价格变化情况统计、核对，

并通报备件计划员、备件主管。

10. 配件办理入库后，备件部必须及时更新订货看板，及时将到货信息有效通知到订货部门、

订货人员，确保及时通知用户或待料班组。

11. 入库过程中对于厂家更新编码的零件，必须在电脑系统中、备件进销存卡上明确注明替

代关系等信息，为日后准确发货创造条件。

12. 奖惩规定

12.1违反本规定，对配件入库不认真，导致库存误差的，一经发现给予主要责任人100-500

元罚款；

12.2配件入库不及时录入系统、不及时登记进销存卡，一经发现处以50元/次的罚款。12.3配件到货入库后，不及时更新订货看板，不及时将到货信息有效通知到订货部门、订

货人员超过半个工作日，对仓管员、备件计划员各处以100元罚款，备件主管处以50元罚款。

12.4所有配件入库、验收等单证，必须由经办人员签名，凡抽查发现未签名单证，对相关

经办人应给予每份50元罚款，由此导致损失的，由责任人按进货价全额赔偿；

12.5发现到货存在的数量、质量、包装等问题，不及时处理或记录不符合规定，导致索赔

失败的，由责任人按进货价全额赔偿；

12.6对配件编码发生变化，不按本规定详细记录配件属性的，每发现一例，给予责任人100

元罚款；

12.7坚持原则，拒绝、制止、举报违规行为的，视情形给予奖励100-500元。

13. 附件：

《供方评价记录表》

《对外包方评估记录表》

《不合格品记录表》

《安全件清单》

《安全数据表》

《备件采购入库单》