行政公文格式规范

行政公文格式规范

第一节公文格式的种类

根据公文载体的不同，分为文件格式、信函格式、纪要格式等。

第二节公文格式的基本要求

1、公文用纸：一般使用纸张定量为60g/m²～80g/m²的胶版印刷

纸或复印纸。纸张白度80%～90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值为7.5～9.5。

2、纸张大小：A4型纸：210mm×297mm。

3、版面：公文用纸天头（上白边）为37mm，公文用纸订口（左

白边）为28mm，版心尺寸为156×225mm。

4、字体：如无特殊说明，各要素一般用3号仿宋字体。特定情况

可作适当调整。

5、行数和字数：一般每面排22行，每行28个字，并撑满版心。

特定情况可作适当调整。

6、公文应当双面印刷。

7、公文应当左侧装订。

第三节公文的通用格式

版头：份号、密级和保密期限、紧急程度、签发人。

主体：标题、正文、附件说明、署名、成文日期、印章、附注、附件。

版记：印发单位、日期、页码。

一、版头部分

1、份号：公文的份数序号也就是每份公文的编号，根据印制

份数，编流水号。公文份数序号是为了掌握公文的发放方向，

便于公文的保密管理，便于掌握公文的动向。份号一般用6位

阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第一行。份号用黑色标注。

2、密级和保密期限：涉及公司秘密的公文应当标明密级和保

密期限，公司秘密分为秘密、机密和绝密三种。

如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版

心左上角份号之下；保密期限中的数字用阿拉伯数字。

3、紧急程度：紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、

“加急”。

如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上

角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份

号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

4、签发人：上报的公文需标识签发人姓名。签发人姓名平行

居右空1字。签发人用3号仿宋字体，签发人姓名用3号楷体

字标注。

联合行文时有多个签发人，签发人姓名按发文单位的顺序排列从左到右、自上而下依次均匀顺排，一般每行排2个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。最后一个签发人姓名下使用红色分隔线，距离为4mm。

二、公文主体

1、公文标题：标题由发文机关名称、事由和文种组成，应当

准确、扼要概括公文的主要内容。4个以上（含4个）机关联

合行文时，标题中发文机关名称可简略。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

公文标题一般用2号小标宋体，编排于红色分隔线下空2行的位置，分一行或多行居中排布；

2、公文正文：是公文的主体和核心所在，用来表述公文的内

容，公文首页须显示正文。一般公文的首个盖章页应当同时显示正文、发文机关署名和印章。

3、附件说明：是公文附件的顺序号和名称。公文正文中的一

些内容，如图表、名单、规定等，如穿插在公文正文中，往往

隔断公文前后的造成阅读上的不便，需将其从公文正文中抽出来作为公文的附件单独表述，即附件。公文附件是正文内容的组成部分，与正文具有同等效力。在正文下空1行左空2字位置编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有顺序号，使用阿拉伯数字标注，附件名称后不加标点符

4、发文机关署名：应当用发文机关全称或规范化简称。特殊

情况如议案、命令（令）等文种需要由机关负责人署名的，应当写明职务。单一机关行文时，发文机关署名在成文日期之上、以成文日期为准居中编排。联合行文时，应将各发文机关署名按发文机关顺序排列在相应位置，并使印章加盖其上。如长于发文机关署名，应使其右空2字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。不加盖印章的公文，单一机关行文时，在正文下空1行右空2字编排发文机关署名，在发文机关署名下1行

编排成文日期，成文日期首字比发文机关署名首字右移2 字；

5、成文日期：是公文的生效时间，是党政机关公文生效的重

要标志。成文日期确定的原则和标注位置有2种：一是会议通过的决议、决定等以会议正式通过的日期为准，成文日期编排在公文标题之下，写全年、月、日，用（）括起来。二是经机

关负责人签发的公文，以签发日期为准（联合行文以最后签发的机关负责人签发的日期为准）。成文日期在公文正文或附件说明的右下方右空4字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位。不加盖印章的公文，在发文机关署名下1行编排成文日期，首字比发文机关署名右移2字。

6、印章：印章是公文生效的标志，是鉴定公文真伪最重要的

依据之一。上行文，一定要加盖印章。有特定发文机关标志的

普发性公文可以不加盖印章。纪要不加盖印章。单一机关行文

时，印章端正、居中下压成文日期，使发文机关署名和成文日

期居印章中心偏下位置，印章顶端应上距正文一行之内。不得

出现空白印章。联合上行文，发文机关只署名主办机关时，可

以只加盖主办机关印章。联合下行文时，所有联署机关均须加

盖印章。联合行文时，应将各发文机关署名按发文机关顺序整

齐排列在相应位置，并使印章加盖其上，最后一个印章端正、

居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不

相交相切，每排印章两端不得超出版心，每排最多放三个印章。

7、附注：一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加

以说明请示件应当在附注的位置上标注联系人和联系方式。如

有附注居左空2字加圆括号编排在成文日期下1行。

三、版记