新定会议室管理规定

会议室(洽谈室)管理规定

第一章总则

为加强会议室（洽谈室）管理，提高会议室（洽谈室）使用效率，规范会议室（洽谈室）服务，合理安排各类会议及培训，特制定本管理规定。

第二章会议室(洽谈室)的管理和使用

由综合部统筹协调安排使用，各使用部门负责室内卫生清洁、桌椅摆放、设备设施维护保养对接等各项日常管理工作。综合部负责实施检查。

一、会议室(洽谈室)基本情况

会议室名称楼层容纳人数设备情况使用功能备注

大会议室9 81人良好视频会议投影、音箱

第一洽谈室9 14人良好例会洽谈

第二洽谈室9 8人良好例会洽谈

二、大会议室使用须知

1、大会议室由综合部统一管理，主要用于项目开班、项目培训、重要会议召开等特殊活动。公司要求大会议室使用公司统一定制的会议专用杯，禁止其它非专用杯入内。

2、大会议使用流程：OA提前三天申请（OA会议室申请流程：行政办公会议管理会议申请会议查询。OA中需注明实际参会人员的名额和级别，并注明会议召开类型（视频会议、部门例会或项目培训等））---批示后与综合部再次确认使用日期---使用前要求综合部配合检查各项设施是否完好---使用前自行办理会务准备工作---使用中自行对相关的会务进行服务---使用完毕做基础的清理、整洁工作（无杂物、桌椅归位整齐、杯子消毒清洁归位）---通知综合部检查设备设施，关闭音响、视频设备，关闭全部设施设备电源---综合部安排对现场做深度清洁

注：未经过上述流程，如发现设备和物品损坏或丢失的，则由最近一次使用部门承担相应赔偿责任。

2、大会议室内的参会人员应自觉遵守相关管理规定，未经允许，不能随意移动室内设施，随意开关和调试电子设备设施。

3、使用人进入大会议室后，自觉爱护室内各类设施的完好无损，应自觉维护环境卫生，严禁将任何食品、饮料等带入会议室，禁止随意乱丢纸屑、垃圾，严禁在桌、椅、墙上刻、画、涂、写、张贴。如有损坏照价赔偿。

4、禁止室内地面出现饮料翻到、瓜壳纸屑、口香糖等难清理垃圾出现，如发现此类现象，将由管理部门对该使用部门进行通报，并取消培训室使用权一次；

5、公司所有人员未经允许严禁进入音控室、会议休息室等房间，一经发现进行全公司通报批评。

6、禁止任何部门私自占用大会议室，一经发现严肃处理。

7、如重大活动及培训要求使用所需的张贴必须使用易张贴、易处理黏胶，禁止使用透明胶、双面胶等难清理黏胶，如有损换墙体等照价赔偿并修复完好如初。

8、各部门已申请通过并安排会议室(培训室)后，原则上不允许随意改变，如遇突发情况必须取消或调换会议室(培训室)，须第一时间告知综合部撤销或更改会议室(培训室)的申请需求；

三、洽谈室使用须知

1、洽谈室可以不用走OA流程进行使用

2、各部门使用中自觉维护室内的干净整洁，用完后自觉将桌椅摆放整齐，杂物清理干净，如发现使用部门没有按照要求使用，将取消该部门以后对洽谈室的使用资格。

3、各部门均本着重要、紧急优先使用的原则，合理利用。

四、会议室（洽谈室）设备使用规定

1、大会议室设备包括：电脑、讲台、投影机、移动舞台、音响设备、话筒、数据线、网线、插线板、音视频地插板、移动白板、白板笔、白板擦，电池、移动桌、椅等。

茶水间设备：消毒柜、会议专用杯、电水壶等。

2、所有会议室（洽谈室）设备使用只能用于本公司范围内会议、培训、活动等对公使用，禁止公物私用，禁止外借予部门或个人使用。

3、设备使用时必须按照规定正确使用，每个人有义务和责任爱护各设备并举报故意损坏设备行为的发生；音响等电子设备由于再江统一负责管理，其他人员未经批准不得动用。

4、在使用过程中如遇设备故障及时联系综合部协助解决。

5、大会议室设备使用完后需立即通知综合部进行设备交接、盘点，确保所有设备完好无损，如发现有设备人为损坏或丢失，由管理人员上报综合部，并进行公司通报批评且按价赔偿。

四、会议室（洽谈室）卫生管理制度

（一）责任明确，各负其责

1.会议室（洽谈室）的日常卫生由保洁人员负责清洁。

2.总经理和公司其他领导召开的会议由保洁人员负责卫生工作。

3.各部门使用会议室使用完毕后，该部门要负责会议室的整理，并关好应该关闭电源（灯、空调等），关好窗。

（二）清扫及时，认真管理，保证干净、整洁

1.室内用品摆放整齐、有序，桌椅上下无杂物。

2.墙上及墙上的粘贴悬挂物上无灰尘，墙上不得乱钉乱挂。

3.门窗保持干净、明亮，室内外地面及墙面无污渍。

4.地面清扫及时，保持干净。

5.桌椅、橱柜等易落灰尘的物品随时擦拭；房门拉手处、灯开关无污渍。

6.会议室（洽谈室）应在每次会议后及时清扫卫生，整齐摆放桌椅，清理茶杯、废纸等杂物，有损坏及时向综合部报告。

7.卫生清扫要坚持高标准，以积极的态度认真对待，并自觉维护和保持。

8、自觉维护公共卫生为保持会议室（洽谈室）优雅整洁的环境，全体人员应自觉维护公共卫生，养成良好的卫生习惯。

第三章会议室(洽谈室)的管理条款

一、对于未按照要求使用会议室(洽谈室)的部门，综合部有权定期进行通报。

二、本规定由综合部负责修改、解释，本规定自下发之日起施行。

有限公司

二〇一二年六月二十五日