办公用品报销管理制度.doc

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办公用品报销管理制度

一：目的

为规范公司办公用品管理，使之即满足员工工作需要又杜绝铺张浪费，特制定本实施细则。

二：适用范围

本细则适用于公司各部门、各员工。

三：职能部门及其职责

1：办公室是公司办公用品的归口管理部门，负责监控、统计各部门办公用品的申报及使用情况，负责办公用品的采购、验收、入库、领用和管理等工作。

2：财务部负责办公用品费用的监控。

3：使用部门和个人负责办公用品的日常保养、维护及管理。

四: 办公用品分类

详见集团《办公用品和设备管理制度》。

五：办公用品申购流程

1、各部门应于每月25日至27日根据工作需要编制下月的办公用品需求计划，由部门负责人填写《部门物资需求计划表》交办公室。

2、办公室统一汇总、整理各部门的采购申请，并经核查库存状况后填写

《物资采购申请单》，呈报总经理审批同意后实施采购任务。

3、未填写《部门物资需求计划表》及未经领导批准擅自购买的不予报销。

4、单价在XX元以上、单项一次性采购总额或单项当月累计额在XX元以上，于每月28日前上报集团办公室批准后实施。

六：办公用品采购流程

为有效完成采购任务，原则上由办公室统一负责实施采购任务，物品在集团公司指定的地点采购。

七：办公用品入库

办公用品入库前须进行验收，对于符合规定要求的，由办公室办公用品管理人员登记入库;对不符合要求的，由采购人员负责办理调换或退货手续。办公用品由办公室统一保管，并指定保管人。

八：办公用品领用

1、员工领用办公用品应填写《办公用品领用登记表》。

2、各部门应指定专人领取公用办公用品，避免重复领用。

九：费用核算、控制

1：各部门应按申购的办公用品严格把好领用关。保管人不得超标发放办公用品，确因工作需要超标领用的，应经部门领导同意。

2：办公室对各部门办公用品的领用情况进行分类登记，在次月的10日前进行统计核算，核算后的办公费用均分摊到各个部门，作为部门控制办公费用的依据。

3：各部门的办公用品定额标准详见附件。

十：其它规定

1、严禁员工将办公用品带出公司挪作私用。

2、员工离职时应依《办公用品领用登记表》所领办公用品一并退回(消耗品除外)。

3、凡属各部门或部门内员工共用的办公用品应指定专人负责保管。

4、公司员工应本着节约的原则使用办公用品。

5、办公用品若被人为损坏，应由责任人照价赔偿。

6、各部门要控制和合理使用办公用品，杜绝浪费现象。水笔芯、圆珠笔芯、胶水、墨水、涂改液、计算器等办公用品重新领用时应以旧换新。

7、对于打印纸、复印纸等耗材，所有人员均需严格控制，凡不是正式文件，纸张均两面使用，节省资源。

十、本实施细则自下发之日起执行。