彩虹集团实施电子采购三部曲

彩虹集团实施电子采购三部曲

提起彩虹集团，很多人可能会感觉比较陌生。作为是电视机中最关键、最核心的技术部件—彩色显像管的制造商，彩虹集团更多着扮演幕后英雄的角色。根据权威统计资料显示，国内每五台电视机，就有一台安装的是彩虹集团的显像管。彩虹集团是中国彩色显像管行业当之无愧龙头企业，其产品和我们日常生活是如此息息相关。今年来，随着彩电行业的快速升级换代和企业之间竞争加剧，集团领导希望借助信息化手段，达到规范采购管理、降低采购成本的目的，从而为企业效益提高提供有力地支持。经过广泛的市场调研，彩虹集团最终选择北京网达信联科技发展有限公司的电子采购解决方案。目前，该系统已经在彩虹集团投入大规模使用，在降低采购成本和提供采购工作效率方面，取得了巨大的成功。选择合适方案早在三年前，彩虹集团就开始尝试电子采购系统，堪称传统企业的先行者，受当时技术条件和社会背景的影响，这次尝试效果并不理想，电子采购系统成了“烂尾楼”，项目被搁置起来。2005年初，公司决定重新启动电子采购项目。在长达八个月的项目评估中，彩虹集团电子采购项目小组认真研究了多家供应商的产品，最终选定北京网达信联科技发展有限公司为项目合作伙伴。彩虹集团项目负责人表示，“我们必须非常慎重，由于有上一次的教训，公司领导对我们的要求是只许成功，没有任何其他选择。” 彩虹集团实施的电子采购系统包括竞价采购和询比价采购两种模式。竞价采购，又称反拍卖采购，是传统拍卖业务的反向功能，供应商依照采购方制定规则背靠背多次报价，最终采购方获得最优报价。询比价采购是基于互联网的比质比价系统，侧重于询价，可以有效征集市场潜在供应商。两种采购模式相辅相成，同时包括供应商管理、统计分析等模块，为采购部门提供新式武器，统称为“Wonder-Rat”系统。小试牛刀北京网达信联公司的项目经理在项目实施初期，为企业灌输这样一个理念，“电子采购系统的首要目标是规范采购业务过程、提高工作效率，其次才是降低采购成本。”，基于这一理念，项目小组的初期目标是尽早导入电子采购系统，让业务人员熟悉系统功能，乐于使用系统；让供应商了解电子采购的大势所趋，积极配合彩虹集团的工作。首次电子采购系统应用，项目小组成员在采购物料和投标单位上进行了认真的论证。当时，有五家投标单位参与项目竞标，其中一家客户从日本东京登录电子采购系统，发来了自己的产品报价。通过这次应用，业务人员初步掌握系统功能操作，对系统操作有了一个直观的认识。采购部的张经理说，“电子采购没啥神秘的，就象传真机一样，只是为买卖双方增加一个有效沟通的工具。” 接下来的日子里，项目小组组织了多次网上采购。随着对系统使用越来越熟练，采购部门的业务人员发现：软件里提供了大量的配置开关，针对不同的采购物资和市场情况，采购部门需要做的就是讨论公司的采购策略，然后在系统中设置相应参数就可以。例如，对于某些需要供应商保证售后服务的物资，就可以设定评标竞价模式，综合服务质量与供应商报价来确定中标单位。在实验阶段结束时，公司领导发现该系统确实为公司节约了成本，它能以比原来低5%-15%的价格采购物料，与供应商的交流更加迅速有效。公司决定扩大竞标工具的应用范围，最大程度地消除与单个供应商协商、签订非竞标合同和长期合同的成本。大规模应用项目小组首先对集团公司内部更多采购人员进行系统培训。每个采购业务部门都指定一个关健用户(Key User)，其他人员通过试用Wonder-Rat的系统学习如何通过电子的方式进行以前的手工工作，碰到问题关健用户会及时进行解答。业务人员操作方法变得更加聪明，操作速度不断提高。由于该软件基于浏览器，学习起来并不困难。培训之后，采购人员能够进行简单的竞价采购，在10—20分种内确定中标单位名单。对供应商的培训相对复杂一些。最初，供应商都有很强的抵触情绪，他们这样可能会吞噬他们的全部利润。但他们很快认识到，该流程比纸上流程简单得多，而且还能快速收到对其竞标的反馈，“技术是先进的，手段是文明的，竞争是残酷的。”某供应商形象地总结。当一个采购人员启动一项业务时，他使用Wonder-Rat工具发布招标书，邀请供应商对一个项目进行投标，每个人都能在同一时间获得信息。招标书包括招标细则和期限等信息，在招标过程中没有人能获得特权。

彩虹集团制定了相应的规章制度，要求采购人员必须掌握Wonder-Rat系统的功能操作，这使掌握这一系统成为采购人员的必备素质。对于符合竞价要求的物资，公司领导要求必须通过Wonder-Rat系统确定最终中标单位和中标价格，否则财务有权拒绝支付货款。附Wonder-Rat系统介绍: 竞价采购是招标方式和拍卖技术以及现代互联网信息技术的有机结合，是类似于拍卖竞购的一种逆向行为。即用逐步降低销售价格方式赢得标的物的过程，也称拍购。竞价时，由采购商发布竞价标书，事先约定拍购条件，并主持整个竞价过程。经过采购商资格预审合格的供应商，都是在匿名条件下与对手竞争，可以在规定的竞拍过程中充分进行竞争性报价，争取自己获得有利的排位，符合预设中标条件的供应商最终中标。相比传统的招投标方式，竞价采购将投标的静态报价转换为动态报价，允许供应商在公平竞争的环境中多次报价，从而能够快速达到采购产品的平均市场成本线；相比传统的竞争报价方式，网上竞价采购的在保证实时竞争现场的同时又能保证参与各供应商间的背对背，从而有条件创造出一个充分竞争的环境，保证采购企业的利益。架构于先进互联网信息技术的网上竞价采购，以其竞争气氛激烈、降价效果明显、业务流程简便易操作、业务周期短等特点被越来越多的企业所接受。网达竞价采购系统在充分保证竞价采购的特点的基础上总结大量项目实施经验做出了诸多优化，如：允许用户设置大量业务开关参数，从而能够组合出不同的采购策略；引入评标机制，弥补竞价以价格为唯一决定因素的不足等。