体系认证程序文件资料

·潍坊海源工程建设监理有限公司管理体系文件

HY/01－2014

质量/环境/健康安全

程序文件

受控状态：

发放号：0 6

版次： 2014

批准：盛玉增

审核：李健

编制：李健

2014－08－06发布 2014－08－12实施潍坊海源工程建设监理有限公司发布

目录

文件控制程序

HY/02-01

1 目的

对与质量、环境、职业健康安全管理体系（以下简称管理体系）有关的文件和适用性法律法规与其他要求进行控制，以确保文件的适用性、有效性、完整性，确保各有关场所使用有效版本的文件。

2 适用范围

适用于与管理体系运行有关文件和适用性法律法规与其他要求的控制。

3 相关文件

HY/02-02-2014 记录控制程序

4 职责

综合管理部负责管理体系文件的归口管理，工程监理部和各项目监理部在综合管理部的指导下，按照本程序的要求，对本部门使用的文件实施管理。

5 程序

5.1管理体系文件的分类

5.1.1 A类：管理手册

5.1.2 B类：程序文件

5.1.3 C类：管理体系的支持性文件，包括作业文件、管理规定、报告、计划和记录表格等。

5.1.4 D类: 标准、规程、细则和适用性法律法规与其他要求等外来文件。

5.1.5文件按控制种类分为受控和非受控文件两种，受控文件应标注分发号，并有受控标识；非受控文件只进行编号。

5.2文件的编制和收集

5.2.1本公司的A类和B类文件由管理者代表负责组织编写。

5.2.2 C类文件按照职能分工，由各有关部门负责组织编写。

5.2.3 D类文件由综合管理部负责组织识别、收集。

D类文件应包括：

1）相关的国家环境和职业健康安全法律、法规、地方标准、规定、细则等。

2）山东省、潍坊市、滨海经济开发区政府关于环境保护和职业健康安全的条例、规定、决定及有关文件要求。

3）相关的劳动保护、消防等方面法规的要求。

5.3文件的审批

5.3.1 A类、B类文件由管理者代表审核，总经理批准。

5.3.2 C类文件，包括作业指导书、管理文件（规定、办法、制度等）、技术文件（工艺文件、操作规程、技术标准等），作业指导书及记录表格由各职能部门编写，部门负责人审核，总经理批准后发布实施。

5.3.3公文的编写、批准按照公文处理程序办理。

5.3.4 D类文件由综合管理部负责组织识别和确认。

5.4文件的评审

5.4.1文件发布和更改前，应由文件的编制和使用部门对文件的符合性、适宜性进行评审。管理评审时综合管理部应组织对管理体系文件的适宜性进行评审。

5.4.2综合管理部应通过网络、媒体等各种渠道，对本公司适用的标准、规程、细则和法律法规与其他要求等外来文件的有效性进行确认，确保在用文件处于有效状态。

5.5文件的编号

5.5.1 A类文件编号规则

HY/ 01─××××

发布年号

质量、环境、职业健康安全管理手册代号

海源监理公司代号（表示潍坊海源工程建设监理有限公司）

5.5.2 B类文件的编号规则

HY /02- ××- ××××

发布年号

程序文件序号，以01、02、03......表示

程序文件代号

海源监理公司代号（表示潍坊海源工程建设监理有限公司）

5.5.3 C类文件的编号规则

a)支持性文件，包括作业文件、管理制度、报告、计划等的编号规则

HY / 03 —××-××××

发布年号

支持性文件顺序号，以01、02、03......表示

支持性文件代号

海源监理公司代号（表示潍坊海源工程建设监理有限公司）

b)记录表格(空白记录表)的编号规则

QEO ××

顺序号，以01、02、03......表示

Q表示质量、E表示环境、O表示职业健康安全记录代号

5.5.4 D类文件使用原编号。

5.6文件的更改

5.6.1文件不得擅自更改，需要更改时，应由文件更改提出人或文件更改提出部门的负责人填写“文件更改申请单”，说明更改原因、性质(•局部更改或换版更改)，对重要的更改（如技术参数）还应附有充分的证据。

5.6.2更改文件的审核、批准由原审批人进行。若指定其它人员审批时，应从原审批人员处索取审批所需依据的有关背景资料。

5.6.3文件更改批准后，由综合管理部填写“文件更改申请通知单”，并指定专人实施更改，“文件更改申请通知单”应予以保留。

5.7文件的标识、保管、发放及收回

5.7.1 A、B、C类文件经批准后，由综合管理部统一编号，受控文件需加注分发号，并加盖受控标识。

5.7.2综合管理部应编制本公司的“受控文件清单”，其他部门应编制本部门的“受控文件清单”,•注明文件名称、编号、数量和现行修订状态及版次。

5.7.3文件应保持清晰，不得随意涂改，便于识别和检索。

5.7.4确保在管理体系运行起重要作用的场所，均可获得并使用相应文件的有效版本。受控文件由综合管理部主任确定发放范围并组织按发放范围发放。

5.7.5文件领用人应在“文件发放（收回）登记表”上签名，领取受控文件，受控文件应有不同的分发号，便于追溯。

5.7.6 未经许可，文件使用者不得私自复制文件，更不得外借。

5.7.7受控文件需要复制时，应经综合管理部主任批准，在文件复制后，进行受控标识，并注分发号；记录表格复/打印前应经综合管理部主任批准复/打印的数量后实施。

5.7.8当文件丢失时，持有者应书面陈述原因并到综合管理部办理重新领用手续，对补发的文件应给予新的分发号，并在登记表中注明丢失文件的分发号作废。

5.7.9持有者因工作变更，或从事与文件无关的工作时，应按规定移交文件，调出本公司时，应将所持有的文件交回综合管理部。

5.7.10综合管理部应及时从所有发放和使用场所收回作废的文件，•并填写“文件发放（收回）登记表”,对留作资料保留的作废文件，按本程序5.9.2规定执行。

5.8外来文件的管理。

综合管理部负责管理体系相关外来文件（包括标准、规程、细则和适用性法律法规与其他要求等）的识别、确认、收集和购买；管理者代表进行适用性批准后，综合管理部填写“文件发放登记表”统一发放，•并有受控标识，确保使用有效版本。

5.9文件的换版、作废与更新

5.9.1文件经多次更改（3～4次）或文件需进行大篇幅（更改的内容超过原文件内容的三分之一）修改时，应进行换版，原版文件作废，换发新版文件版本用发布年号标识，修改状态以数字1,2,3……的次序表示。

5.9.2需作资料保留的作废文件，应加盖“作废文件”印章方可留用，以防止误用。5.9.3作废文件除按5.9.2保留外，其余的作废文件由综合管理部负责组织销毁。

5.9.4法律、法规及其它要求的更新。

1）综合管理部至少每年一次，采用网上下载，到潍坊市、滨海经济开发区环保、安监等部门索取或书店购买等渠道，收集和了解法律、法规及其它要求的更新情况，并随时淘汰过期失效的文件，更换新的文件。

2）发生安全风险变化或有新的质量、环境、职业健康安全法律、法规、标准和其他要求颁布以及变化时，应重新对法律、法规、标准和其他要求的适用性进行确认，及时更新，由综合管理部将更新的法律、法规和其它要求以书面形式或电子版下发各部门执行。

6 记录

《受控文件清单》

《文件发放（收回）登记表》

《文件更改申请通知单》