企业档案查询管理规定

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上海市企业登记档案查阅办法

上海市企业登记档案查阅办法第一条（目的）为了充分发挥企业登记档案在社会诚信体系中的作用，根据《档案法》、《上海市档案条例》，以及国家工商总局有关企业登记档案查询的规定，制定本办法。

第二条（定义）本办法所称的企业登记档案是指本市工商行政管理部门依法对企业进行登记过程中形成的材料。

第三条（实施部门及职责）上海市工商行政管理档案馆和工商分局档案室具体开展企业登记档案的查阅利用工作。

上海市工商行政管理局信息中心负责企业登记档案查阅的相关技术支持和保障工作。

第四条（查阅方式）本市企业登记档案通过计算机系统采取电子化查阅的方式。

除需要鉴定字迹或印鉴外，不再提供纸质原件进行查阅。

第五条（企业登记档案的类别和内容）（一）企业开业登记材料：名称预先核准通知书、企业设立登记申请书、章程、合同、委派书、聘任书、房屋租赁协议、验资报告（验资证明）、董事会（股东会、监事会）决议等。

（二）企业变更登记材料：变更登记申请书、修改后的章程、股东会或董事会的决议或决定等。

（三）企业注销登记材料：注销登记申请书、法院破产裁定书、股东会或董事会的决议或决定、清算组织及清算报告等。

（四）企业年检材料：年检报告书、资产负债表、损益表、审计报告等。

（五）监督管理材料：行政处罚决定书、企业限期整改通知书等。

（六）企业登记档案基本资料，即对上述企业各类登记档案进行摘编形成的材料。

具体为：名称、住所、法定代表人或负责人、注册资本、经营范围、企业类型、行业类别、企业性质、企业状态、经营期限、企业标识、企业注册号、最新年检状况等。

第六条（企业登记档案基本资料的查阅对象）单位和个人可以查阅企业登记档案基本资料。

第七条（除企业登记档案基本资料以外的其他企业登记档案的查阅对象）（一）各级公安机关、检察机关、审判机关、国家安全机关、纪检监察机关和审计机关可以查阅与调查、处理案件有关的企业登记档案。

（二）受当事人委托的律师、基层法律服务工作者和法律援助机构人员可以查阅与其办理事项相关的企业登记档案。

工商档案查询的法律规定(3篇)

第1篇一、引言工商档案是记录企业基本信息、经营状况、注册登记、变更、注销等信息的官方文件。

工商档案查询是社会各界了解企业真实情况的重要途径，也是维护市场经济秩序、保障交易安全的重要手段。

为了规范工商档案查询行为，保障公民、法人和其他组织的合法权益，我国制定了相关法律法规。

本文将对工商档案查询的法律规定进行详细阐述。

二、法律法规概述1.《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法》是我国档案工作的基本法律，于1987年颁布实施，2007年进行了修订。

该法明确了档案的概念、档案的管理原则、档案的收集、整理、保管、利用和保护等内容。

2.《中华人民共和国档案法实施办法》《中华人民共和国档案法实施办法》是《中华人民共和国档案法》的实施细则，于1988年颁布实施。

该办法对档案管理的具体措施、档案的利用、监督检查等方面作出了详细规定。

3.《中华人民共和国企业信息公示暂行条例》《中华人民共和国企业信息公示暂行条例》于2014年颁布实施，旨在规范企业信息公示，提高企业透明度，保障交易安全。

该条例规定了企业信息公示的范围、方式、程序等内容。

4.《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国公司法》是我国规范公司设立、组织、运作、解散等活动的法律，于1993年颁布实施，2005年、2013年进行了修订。

该法规定了公司的登记、变更、注销等事项。

5.《中华人民共和国行政处罚法》《中华人民共和国行政处罚法》于1996年颁布实施，旨在规范行政处罚行为，保障公民、法人和其他组织的合法权益。

该法规定了行政处罚的种类、程序、处罚决定等。

三、工商档案查询的法律规定1.查询主体根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》，公民、法人和其他组织均有权依法查询工商档案。

具体包括：（1）企业投资者、股东、董事、监事、高级管理人员及其代理人；（2）与企业有业务往来的单位或个人；（3）政府部门、司法机关、仲裁机构等；（4）其他依法查询的主体。

国有企业档案工作管理办法

国有企业档案工作管理办法一、总则为加强国有企业档案工作管理，规范档案管理行为，保障档案资料的安全有序保存和有效利用，根据《档案法》和有关法律、法规的规定，结合国有企业实际情况，制定本办法。

二、适用范围本办法适用于国有企业的档案管理工作。

三、档案管理机构国有企业应当设立档案管理机构或者委托档案管理机构负责档案的管理工作。

档案管理机构应当设置有档案管理负责人和专职档案管理员，并制定档案管理规定，明确档案的保存期限、排列、查找、利用、移交等事项。

四、档案管理职责国有企业应当做到下列工作:（一）建立健全档案管理制度，规范档案管理行为，保障档案资料的安全有序保存和有效利用。

（二）建设档案室，配备保管和查阅所需的设施和设备，并保证档案工作场所的环境卫生和安全。

（三）编制档案目录和档案目录著录项目表格，印制统一著录表和标签，标示档案盒号，分类号，并对档案材料进行鉴定、检索、整理、翻译等加工处理。

（四）规范档案借阅、调阅，制定档案信息发布制度。

（五）档案管理负责人及档案管理员应当严格保守档案机密，防止档案被窃取、不当使用、破坏、灭失等事件。

（六）负责组织档案的鉴定、审定、移交和销毁等工作。

（七）定期对档案物理和特殊采取措施进行保护，防止档案受到自然灾害和事故的破坏。

（八）负责为申请人提供档案服务，并规定相关收费标准。

五、档案的立卷、归档和查询（一）国有企业应当按照文件形成形式和内容，建立档案目录，确保档案齐全、完整。

（二）档案借出时，应当经过批准，并进行登记，借出档案必须按时归还。

（三）查询档案时，应当提供准确的查阅目的及相关信息材料。

六、档案移交（一）国有企业实施档案移交，应当经过报告和协商，按规定的程序进行。

（二）档案移交必须附带移交清单，并按照规定填写移交责任书和移交单。

（三）档案移交双方，应当签署档案移交记录，确认移交情况。

七、档案销毁（一）国有企业按照规定的保管期限，届满后将需要销毁的档案进行处理。

（二）档案销毁必须按照程序进行，按照规定的销毁方式进行，并填写销毁记录。

企业档案管理规定最新2023年

企业档案管理规定最新2023年2023年8月8日国家档案局令第21号公布自2023年10月1日起施行目录第一章总则第二章机构和人员第三章设施设备第四章文件材料的形成、收集、整理与归档第五章档案的保管、保护、鉴定与处置第六章档案的利用、开发、统计与移交第七章档案信息化建设第八章监督管理第九章奖励与处罚第十章附则第一章总则第一条为加强企业档案工作，推进企业档案科学、规范管理，服务企业各项工作，服务中国特色社会主义事业，根据《中华人民共和国档案法》等法律法规，制定本规定。

第二条本规定所称企业档案，是指企业在研发、建设、生产、经营和服务等活动中直接形成的对国家、社会和企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条中华人民共和国境内设立的按照规定应当形成档案的企业开展档案收集、整理、保管、利用及监督管理等活动适用本规定。

第四条企业档案工作是企业履行档案管理职责的行为和活动，是企业不可缺少的基础性、支撑性工作，是国家档案事业的重要组成部分，是维护企业和职工合法权益、服务党和国家工作大局的一项重要工作。

第五条坚持中国共产党对企业档案工作的领导。

企业应当加强对档案工作的组织领导，建立健全档案工作责任制，将档案工作纳入企业整体规划、年度工作计划和考核体系，与业务工作同步部署、同步实施、同步发展。

档案工作经费应当列入企业年度财务预算，为档案工作提供保障。

第六条企业档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于开发利用。

国家档案主管部门负责全国企业档案工作的统筹规划和组织协调，建立统一制度，对中央企业（包括国务院国有资产监督管理委员会监管中央企业、中央金融企业、中央所属文化企业等，下同）档案工作实行监督和指导。

县级以上地方档案主管部门在职责范围内对本区域企业档案工作实行监督和指导。

各级各类开发区管理机构档案部门对本区域企业档案工作实行监督和指导。

中央和地方专业主管部门对所属企业（包括上市公司、境外企业等，下同）档案工作实行监督和指导。

国家工商行政管理局关于印发《企业登记档案资料查询办法》的通知-工商企字[1996]第398号

国家工商行政管理局关于印发《企业登记档案资料查询办法》的通知正文：---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 国家工商行政管理局关于印发《企业登记档案资料查询办法》的通知（工商企字〔１９９６〕第３９８号）各省、自治区、直辖市及计划单列市工商行政管理局：现将《企业登记档案资料查询办法》印发给你们，请遵照执行。

一九九六年十二月十六日企业登记档案资料查询办法第一条为了有效地利用企业登记档案资料为社会公众服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国企业法人登记管理条例》、《中华人民共和国公司登记管理条例》，制定本办法。

第二条各级工商行政管理机关应当按照《企业法人登记档案管理办法》做好企业登记档案的归档和开发工作。

企业登记档案资料的查询工作，实行统一领导、分级管理的原则，维护档案资料的完整与安全，方便社会各方面的利用。

第三条各级工商行政管理机关应当逐步采用计算机网络工程和自动化查询技术，以建立准确、快捷、广域、经济的企业登记档案资料查询服务系统。

第四条工商行政管理机关依照管理权限办理企业登记档案资料查询。

已经实现计算机联网的工商行政管理机关，可以对联网区域内企业登记档案资料开展异地查询。

第五条企业登记档案资料的查询，按照提供途径，可以分为机读档案资料查询和书式档案资料查询。

机读档案资料的查询内容包括：（一）企业登记事项：名称、住所、经营场所、法定代表人或负责人、经济性质或企业类别、注册资金或注册资本、经营范围、经营方式、主管部门、出资人、经营期限、注册号、核准登记注册日期等。

（二）企业登记报批文件：部门批准文件、章程、验资证明、住所证明、法人资格证明或自然人身份证明、法定代表人任职文件和身份证明、名称预先核准通知书。

国家工商行政管理局私营企业档案管理暂行规定完整版

国家工商行政管理局私营企业档案管理暂行规定HUA system office room 【HUA16H-TTMS2A-HUAS8Q8-HUAH1688】国家工商行政管理局私营企业档案管理暂行规定第一章总则第一条为了加强私营企业档案管理，发挥档案在私营企业管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国私营企业暂行条例》及有关规定，制定本规定。

第二条私营企业档案是工商行政管理机关依法对私营企业实施登记管理、监督管理过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

它是国家档案的组成部分。

第三条私营企业档案管理的任务是：接收、整理私营企业档案材料，保护私营企业档案材料的完整与安全，积极开发利用档案资料，为私营企业管理提供基础信息。

第四条各级工商行政管理机关应依照本规定管理私营企业档案，接受上级工商行政管理机关和同级档案行政管理部门的业务监督和指导。

第五条私营企业档案由核准登记该企业的工商行政管理机关建立和管理。

第六条私营企业档案按户建档，一户一档，一档多卷。

私营企业分支机构的档案在该企业档案中单独立卷。

异地设立的私营企业分支机构在经营地单独建档。

第二章档案材料的立卷与归档第七条私营企业的档案材料由开业登记材料、其他登记材料、日常监督管理材料和其他材料组成：一、开业登记材料：《私营企业申请开业登记注册书》；《私营企业负责人履历表》；私营企业开业申请书；有限责任公司的公司章程；合伙企业的合伙人协议书；申请人及合伙人、投资者身份证明；场地使用证明；资金证明；管理、技术人员名册；部门审批文件；其他有关文件证明。

二、其他登记材料：《私营企业申请变更登记注册书》；变更登记申请书、合伙人协议书、董事会决议书；《私营企业负责人履历表》；私营企业迁移申请表；私营企业异地设立分支机构申请登记表；《私营企业申请注销登记注册书》；注销登记提交的申请书、合伙人协议书、董事会决议书；债权债务清偿证明或债务清偿保证书；完税证明；企业与雇工解除劳动合同文件；营业执照；企业转让协议书；其他有关登记材料。

企业人事档案管理制度细则

企业人事档案管理制度细则第一章总则第一条为规范企业人事档案管理工作，保护员工合法权益，提高档案管理效率，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，制定本制度。

第二条本制度适用于本企业所有员工的人事档案管理工作，包括档案的建立、保管、利用和销毁等环节。

第三条本制度由公司人力资源部门负责实施和监督，各部门负责人负责具体执行和落实。

员工应当严格按照本制度的规定履行档案管理义务。

第四条企业人事档案应当保持真实、完整、清晰、准确。

任何组织和个人都不得篡改、泄露、私自销毁或者私自携带档案，一经发现，将依法追究责任。

第二章人事档案建立和归档第五条企业应当在员工入职时建立其个人档案，内容包括但不限于身份证明、学历证书、职业资格证书、员工合同、考核评定、奖惩记录等。

第六条公司应当建立专门的档案库，对员工档案进行妥善保管，并设置密码、刷脸识别等措施确保档案安全。

第七条档案保管人员必须保守秘密，严禁将档案内容透露给未经授权的人员。

第八条员工个人不得私自带走档案，如需查阅或复印，必须得到人力资源部门的批准。

第三章人事档案利用和查询第九条员工个人档案仅限于公司内部使用，不得对外公开或透露给非公司人员。

第十条员工有权查阅自己的档案，并可以要求人事部门提供复印件或电子版。

第十一条其他员工查询档案需经被查询员工本人同意，并且仅限于工作需要。

第十二条档案查询和利用使用必须符合法律、法规和公司规章制度要求，不得违法或滥用档案信息。

第四章人事档案管理审批流程第十三条员工档案的建立、更改和销毁等涉及档案管理的行为，必须经过人事部门审核和审批，并在档案上做出记录。

第十四条档案管理人员在审批过程中，应当严格审核申请材料、核实信息，并在规定的时间内发出审批意见。

第十五条一旦审批通过，相关人员应当在规定时间内完成相关档案管理工作，并及时将结果反馈到人事部门。

第五章人事档案销毁与保留第十六条人事档案应当按照《中华人民共和国档案法》的规定进行保留和销毁。

档案查询规章制度有哪些

档案查询规章制度有哪些一、总则为规范档案查询工作，保障信息安全，保护用户隐私，提高档案查询工作的效率和质量，特制定本规章制度。

二、档案查询范围1. 档案查询范围包括所有单位和个人存档的文件、资料等信息。

2. 档案查询分为内部查询和外部查询两种形式。

3. 内部查询限于本单位内部人员进行，外部查询需经过相应权限审批。

4. 涉及国家秘密、商业机密等特殊信息的档案查询将另行规定。

三、档案查询权限1. 档案查询权限由单位领导根据用户职责和需求确定，并在系统中进行设置。

2. 档案查询权限按用户身份和职务分级，不同级别的用户拥有不同范围和深度的查询权限。

3. 档案查询权限应定期进行审查和更新，确保查询权限的及时性和准确性。

四、档案查询流程1. 用户提出查询申请，包括查询目的、范围、时间等内容。

2. 查询管理员根据用户要求进行权限验证和审批，并分配相应的查询权限。

3. 用户根据分配的权限进行查询操作，查询结果将保存在系统中供用户查阅。

4. 查询完成后，用户应及时退出查询系统，保护个人信息安全。

五、档案查询记录1. 档案查询系统应记录用户的查询行为和结果，包括查询时间、内容、操作者等信息。

2. 查询记录应保存一定的时间，便于用户查阅和管理，同时也可以作为查询效果评估的参考依据。

3. 查询记录应定期进行清理和归档，保持系统数据的整洁和安全。

六、档案查询安全1. 档案查询系统应具备安全防护功能，包括身份验证、权限控制、数据加密等措施。

2. 查询系统应定期进行安全检查和漏洞修复，确保系统的稳定和安全性。

3. 用户在查询过程中注意保护个人信息，不得泄露查询内容和结果。

七、档案查询监督1. 各单位应建立相应的档案查询监督机制，定期对查询行为和权限进行检查和评估。

2. 查询监督机构应及时发现和处理不当行为和违规操作，确保档案查询工作的规范和合法性。

3. 用户也可以向相关部门举报不当查询行为，维护个人和单位的合法权益。

八、档案查询责任1. 查询管理员应认真履行查询权限的管理和监督职责，确保查询行为的合法和规范。

公司档案管理规定范文(4篇)

公司档案管理规定范文第一章总则第一条为了规范公司档案管理工作，加强档案保管和利用，保护公司利益和员工权益，制定本规定。

第二条公司档案管理工作必须依法、及时、准确、完整地组织实施，保障档案安全和档案信息的安全。

所有涉及公司运营和员工利益的档案必须按规定管理，禁止私自销毁、私自外借档案。

第三条公司档案管理包括档案的建立、保管、整理、检索、利用、销毁等各项工作。

各部门和岗位应当按职责分工，协同配合，共同完成档案管理工作。

第二章档案的建立和归档第四条公司档案按照归档责任人负责制原则，由各部门和岗位负责建档归档工作。

同时，设立档案管理部门，负责全公司档案的综合管理和监督。

第五条各部门和岗位应当根据工作需要，建立和及时归档相关档案。

档案建立时应当填写有关信息，包括档案题名、文件编号、归档责任人等。

第六条档案的归档负责人应当按照规定的分类和归属原则，对档案进行分类归档和整理。

同时，建立档案目录和检索工具，便于查找和利用。

第七条档案的归档负责人应当定期对归档文件进行鉴定评审和整理。

档案鉴定评审应当清楚标明文件的保存期限和处理方式。

第八条公司档案应当按照档案法规定的保存期限进行保管。

保管期满的档案应当按照规定的程序进行销毁或移交。

第三章档案的保管和安全第九条档案的保管应当确保档案安全，防止遗失、损毁或泄露。

档案保管地点应当避免潮湿、漏雨、日晒和火灾等因素。

第十条档案保管人员应当具备相应的人员素质和岗位技能，按照规定的程序和流程进行档案保管工作。

第十一条档案应当进行编号和标识，确保档案的唯一性和辨识度。

保管人员应当定期进行档案清点和检查，确保档案完整。

第十二条档案的借阅应当按照规定的程序进行，并记录借阅情况。

借阅人应当提供真实有效的借阅理由，承诺保密并按时归还档案。

第十三条档案的电子化管理应当符合国家有关要求，采取合理的防护措施，防止档案信息的泄露和篡改。

第四章档案的利用和查询第十四条公司档案应当按照规定程序进行利用，严禁私自拷贝、外传档案和私自利用档案信息。

企业职工档案管理工作规定

企业职工档案管理工作规定一、总则。

为规范企业职工档案管理工作，保障职工合法权益，提高档案管理效率，特制定本规定。

二、档案管理范围。

1. 本规定适用于企业内所有职工的档案管理工作，包括但不限于入职档案、在职档案、离职档案等。

2. 档案管理工作应当遵循国家相关法律法规，严格保护职工个人隐私信息，确保档案内容的真实性、完整性和保密性。

三、档案管理责任。

1. 企业应当设立专门的档案管理部门或委托专业机构负责职工档案管理工作，明确工作职责和权限。

2. 档案管理部门应当建立健全档案管理制度和操作规程，确保档案管理工作的规范和有序进行。

3. 企业领导和相关部门应当配合档案管理部门的工作，提供必要的支持和资源保障。

四、档案管理流程。

1. 入职档案管理，企业应当及时为新入职职工建立档案，并收集必要的个人信息和资料，包括身份证、学历证书、工作经历等。

2. 在职档案管理，企业应当定期更新在职职工的档案信息，包括晋升、调岗、奖惩等相关资料。

3. 离职档案管理，企业应当妥善保管离职职工的档案，并依法保存规定的时限，确保档案完整性和安全性。

五、档案使用与查询。

1. 档案使用，档案管理部门应当根据工作需要，提供必要的档案信息和资料支持企业各部门的工作开展。

2. 档案查询，职工有权查询自己的档案信息，企业应当提供便捷的查询渠道，并保障查询信息的真实性和准确性。

六、档案保管与销毁。

1. 档案保管，企业应当建立安全、稳定的档案保管系统，确保档案的完整性和安全性。

2. 档案销毁，企业应当依法确定档案保存期限，到期后按照规定程序进行档案销毁，严禁擅自销毁档案。

七、档案管理考核。

企业应当定期对档案管理工作进行考核，发现问题及时整改，确保档案管理工作的规范和有效进行。

八、附则。

1. 本规定自颁布之日起正式实施。

2. 对于违反本规定的行为，将依据企业相关规章制度进行处理。

以上为企业职工档案管理工作规定，希望各部门和职工严格遵守，共同维护好企业档案管理工作的正常秩序，保障职工合法权益和企业发展。

关于进一步做好企业登记档案资料查询工作的通知

关于进一步做好企业登记档案资料查询工作的通知尊敬的各位同事：
大家晚上好！
我们国家严格实施注册登记制度，工商部门需要完善企业的档案信息。

为了进一步做好企业登记档案资料查询工作，现就有关事项通知如下：
一、登记档案资料查询内容
1. 核实企业名称及经营者信息;
2. 查看企业注册资本、股东信息;
3. 查看企业登记时间、变更情况;
4. 核实企业登记地址、联系方式;
5. 核实企业营业执照的有效期及注册范围等。

二、查询流程
1. 向工商部门提出登记档案资料查询要求;
2. 核对原件及复印件的信息是否一致;
3. 将查询的资料上传至公安机关系统中;
4. 由公安机关工作人员进行审核，审核要求正确;
5. 通过审核，及时将档案资料布置给申请者。

三、查询原则
1. 工商部门需要严格按照《营业执照条例》及《工商行政管理条例》，
进行登记档案查询;
2. 所有资料必须准确，不得有任何错误和遗漏;
3. 所有查询结果必须完整准确，且与营业执照一致。

四、遵守
1. 部门相关人员必须严格遵守本通知的规定;
2. 部门相关人员不得利用查询机会进行非法活动;
3. 对于违反规定的人员，必须严肃处理。

以上就是本次关于进一步做好企业登记档案资料查询工作的相关内容。

希望大家认真遵守，严格执行，确保企业档案资料安全。

特此通知。

敬礼！。

成都市工商行政管理局关于印发企业书式登记档案查询管理规定(试行)的通知-成工商发[2010]105号

成都市工商行政管理局关于印发企业书式登记档案查询管理规定(试行)的通知正文：---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 成都市工商行政管理局关于印发企业书式登记档案查询管理规定（试行）的通知（成工商发〔2010〕105号）各局，分局，各相关处室：为进一步规范全市工商系统企业书式档案查询工作，根据《政府信息公开条例》有关规定，市局制定了《成都市工商行政管理局企业书式档案查询管理规定（试行）》，现印发给你们，各单位要有效利用企业登记档案为成都经济社会发展服务，不断提升公共服务能力和水平。

二〇一〇年六月二日成都市工商行政管理局企业书式档案查询管理规定（试行）第一条为充分发挥企业档案为社会服务的作用，履行政府信息公开职责，保护第三方合法权益，加强工商企业档案管理，根据《档案法》、《政府信息公开条例》、《企业登记档案资料查询办法》等相关法律法规，制定本规定。

第二条工商机关在履行企业登记和监管职责过程中形成的企业书式档案资料属于本制度规定的查询利用范围。

个体工商户档案可参照执行。

第三条企业书式档案查询，是指在工商机关档案管理部门指定位置查阅利用档案的行为。

原则上档案不得借出档案管理部门。

因特殊情况确需将档案借出档案管理部门的，须由借用部门分管局领导和档案管理部门分管局领导共同签字批准。

各区（市）县局、直属分局档案管理部门借出档案，还须经市局企业档案管理部门书面同意后方可进行。

档案借出期限不超过2个日历日，需续借的，应按本款规定重新办理相关手续。

第四条公民、法人或者其他组织可以向档案管理部门申请查询企业书式档案。

所查询的档案须与自身生产、生活、工作等有直接关联，并出具相关证明。

企业职工档案管理工作规定

企业职工档案管理工作规定企业职工档案管理工作规定一、总则为规范企业职工档案管理工作，加强职工信息管理，保护职工合法权益，提高企业管理水平，制定本规定。

二、适用范围本规定适用于企业职工档案的建立、存储、查阅、利用和保密管理等工作。

三、档案建立和存储要求（一）档案建立原则1.全员建档：对全体在册员工建立职工档案。

2.信息真实：职工档案内容要真实、完整、准确、全面。

3.保留原件：职工档案原件要全部留存，不得随意销毁。

4.防止遗漏：应及时更新职工档案，避免遗漏。

5.分工负责：职工档案管理工作应由专人负责，形成制度。

（二）档案建立内容职工档案包括以下内容：1.个人信息：姓名、性别、出生日期、身份证号、婚姻状况、户籍地址、联系方式等。

2.学历和工作经历：学历证书、工作经历证明等。

3.任职信息：入职时间、职务、岗位、聘用形式、工资福利等。

4.奖惩记录：奖项证书、表扬信、惩罚决定等。

5.其他有关资料：如家庭成员信息、社会关系等。

（三）档案存储要求1.存储环境：职工档案室应保持干燥、通风、温度适宜，防潮防火。

2.存储工具：应选用符合要求的档案袋、箱，防止损坏。

3.档案分类：应按照年份和人名建立职工档案分类。

4.存储期限：尚未离职的职工档案需要长期保留，离职职工档案需保留5年。

5.避免遗失：职工档案原件必须放置在档案柜内，不得私自带离企业。

四、档案查阅和利用（一）查阅权限1.管理权限：企业领导对职工档案具有查阅权限，应明确查阅权限范围。

2.员工权限：职工本人可以查阅自己的档案，但需要提前申请。

（二）利用要求1.合法合规：职工档案利用需合法、合规，不能泄漏个人隐私信息。

2.用途明确：企业领导应明确职工档案的利用用途，避免超范围利用。

3.经过审批：员工档案利用需要经过领导同意，并经过专人审批。

4.保留记录：档案利用应有记录，并保存至少三年。

五、保密要求（一）保密意识1.意识培养：企业应加强职工保密意识培养，提高保密意识。

企业档案查询管理规定(2023最新版)

企业档案查询管理规定企业档案查询管理规定第一章总则第一条根据《中华人民共和国档案法》和相关法律法规的规定，为加强企业档案管理，保障档案的完整性和安全性，制定本规定。

第二条企业档案的定义：指企事业单位在日常经营、管理、决策活动中形成、接收、使用和保存的各类档案和机要资料的集合。

第三条企业档案查询范围：本规定适用于企业档案的内外部人员查询。

第四条企业档案查询目的：为了支持决策、提供依据，企业档案可以依法进行查询，但必须保证查询的合法性、有效性和及时性。

第五条企业档案查询权限：企业档案查询权限包括内部查询和外部查询，具体权限如下：⒈内部查询权限：包括企业内部工作人员可以根据工作需要查询企业档案的相关信息。

⒉外部查询权限：包括上级机关、业务合作伙伴、法定机构、社会公众可以根据法律法规的规定进行企业档案的查询。

第二章企业档案查询的程序与要求第六条企业档案查询的申请程序：⒈内部查询申请：企业内部工作人员向企业档案管理部门提交书面申请，附上工作需要的理由和相关材料。

⒉外部查询申请：外部人员向企业档案管理部门提交书面申请，附上合法的证明材料。

第七条企业档案查询的要求：⒈内部查询要求：内部工作人员在查询企业档案时，必须严格按照规定的范围和权限进行操作，不得泄露、篡改、损毁企业档案。

⒉外部查询要求：外部人员在查询企业档案时，必须提供合法的查询理由和证明材料，不得超出查询权限，不得泄露企业机密信息。

第三章企业档案查询的管理与监督第八条企业档案查询的管理责任：⒈企业档案管理部门负责审核并批准档案查询申请，及时提供查询结果。

⒉各部门、岗位根据职责，负责协助档案管理部门进行档案查询的管理工作。

第九条企业档案查询的监督机制：⒈档案管理部门定期对查询情况进行检查和评估，发现问题及时处理。

⒉外部查询申请经审批后，将查询记录和结果进行备案，加强对外部查询行为的监督。

第四章附件本文档涉及附件：无第五章法律名词及注释⒈《中华人民共和国档案法》：指中华人民共和国国家档案局主管的法律法规，详细规定了档案的管理、利用及保护等方面的内容。

公司档案调取管理制度

公司档案调取管理制度第一章总则第一条为规范公司档案的管理，提高档案利用效率，保障公司信息安全，特制定本制度。

第二条公司档案包括电子档案和纸质档案，是公司发展、经营及决策的重要依据。

第三条公司档案调取需严格按照国家有关法律法规和政策规定，按照本制度进行。

第二章档案调取的管理第四条公司档案由公司档案管理部门进行统一管理。

员工如需调取档案，需经过管理部门审核批准。

第五条公司档案管理部门建立档案调取登记制度，对调取档案的内容、用途、时间等进行详细记录。

第六条员工调取档案需填写调取申请表，并经过上级主管签字审核。

第七条档案管理员根据调取申请表，核实调取人员身份，并确认档案利用的合法性。

第八条调取档案的员工应按照规定的时间及地点进行查阅并不得离开档案管理处。

第九条调取档案的员工不得涂写、擅自拆卸档卷、乱放档案，不得私自带走档案。

第十条档案调取结束后，员工应将档案如实归还档案管理部门，并填写归还登记表。

第十一条公司档案管理部门每月对档案调取情况进行汇总统计，并报告公司领导。

第三章保密措施第十二条公司档案调取必须保密，不得随意泄露档案内容。

第十三条涉密档案的调取须经过公司领导批准，并签署保密协议。

第十四条涉密档案的调取必须在专用的保密室内进行，不得将档案带出保密室。

第十五条调取档案的员工应严格遵守公司的信息安全规定，不得将档案内容外传。

第四章处罚规定第十六条违反本制度的行为将受到公司纪律处分，严重者将追究法律责任。

第十七条对于故意破坏档案、泄露档案内容的员工将被立即停止调取档案，并启动公司调查程序。

第十八条对于过失泄露档案内容的员工，将视情节轻重给予警告、记过或其他相应处罚。

第十九条对档案管理部门管理不善、遗漏重要档案等行为的，将给予相应的纪律处分。

第五章附则第二十条本制度自发布之日起正式施行，如需修改或补充，须经公司领导批准。

第二十一条公司档案调取管理制度的解释权归公司档案管理部门所有。

第二十二条如有其他规定与本制度冲突，以本制度为准。

《企业档案管理规定》解读

《企业档案管理规定》解读摘要：新修订的《企业档案管理规定》于2023年10月1日正式实施。

新修订的《规定》章节条数均较旧《规定》有了较大幅度的增加，内容及体系更加完备、科学。

本文以新修订的《企业档案管理规定》为研究对象，对新修订《规定》的背景、原则和主要结构内容进行详细分析，并就贯彻落实提出对策建议，为全面把握新修订《企业档案管理规定》的核心要义、主要特点及具体要求提供更为全面的指导，具有积极的现实意义。

关键词：《企业档案管理规定》；档案管理；解读概述根据工信部、市场监管总局在第十八届中国国际中小企业博览会上公布的数据显示，截至2022年底，我国中小微企业数量超过5200万户，平均每天新设企业2.38万户，新设中小微企业保持较快速度增长，有力推动经济社会发展，保障了就业。

在企业研发、建设、生产、经营和服务等活动以及企业新设、变更、撤销、合并等过程中产生大量对国家、社会和企业具有保存价值的历史记录。

这些历史记录成为企业发展的重要见证，也是十分宝贵的档案资料。

为进一步加强企业档案工作，推进企业档案科学、规范管理，服务企业和中国特色社会主义事业。

2023年4月7日，国家档案局颁布新修订的《企业档案管理规定》（以下简称《规定》），并于当年10月1日起正式施行，对企业档案管理工作起到提纲挈领的作用[1]。

同时宣告2002年7月发布的《企业档案管理规定》废止。

1 修订背景及意义新时代，档案工作要始终围绕“把蕴含党的初心使命的红色档案保管好、利用好，把新时代党领导人民推进实现中华民族伟大复兴的奋斗历史记录好、留存好，更好地服务党和国家工作大局、服务人民群众”[2]，并将其作为进一步做好档案工作、推动档案事业高质量发展的根本遵循和行动指南。

1996年、2016年和2020年，我国先后对《档案法》进行三次修订和完善。

新修订的《档案法》于2021年1月1日正式实施。

此次实施的第三次修订的《档案法》突出“党对档案工作的领导”的工作导向，并高度重视档案信息化工作，设立“档案信息化建设”独立章节，详细规定了档案信息化建设涉及的主体、要求、内容等，还以法律形式明确规定“电子档案与传统载体档案具有同等效力”。

档案查阅利用管理制度

档案查阅利用管理制度一、总则为规范档案管理工作，提高档案利用效率，保护档案安全，加强档案查阅管理，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于所有单位的档案管理工作，包括档案的查询、检索、复制和利用等方面。

三、档案查询与检索1. 查阅范围：查询和检索的档案应当是公开、非机密的文件，不得涉及国家秘密和商业机密等重要信息。

2. 查询方法：查询和检索档案可以通过电子系统或纸质文件进行，查询人员应当提供有效的身份证明，并接受档案管理员的指导和协助。

3. 查询时限：对一般查询档案的查阅时间不得超过3个工作日，对紧急查询档案应当及时处理，确保信息的及时性和准确性。

4. 查询费用：查询档案所需费用按照规定标准收取，不得擅自增加费用。

四、档案复制和利用1. 复制范围：档案复制应当根据档案的保密级别和涉密程度，严格控制复制权限，禁止将绝密档案外传。

2. 复制形式：可采用影印、扫描、拍照等方式进行复制，但应当保证复制质量和文件完整性。

3. 利用标准：利用档案信息应当符合相关规定和标准，不得以任何形式泄露档案信息，不得用于非法用途。

5. 利用授权：进行档案利用前，必须经过相关部门或机构的授权和审核，确保利用行为合法合规。

六、档案安全保护1. 存储措施：档案应当按照规定的标准和要求进行存储，严禁私自挪用、销毁或篡改档案。

2. 安全备份：对于重要的档案信息，应当进行定期的安全备份和存档，防止数据丢失或遗漏。

3. 安全加密：档案信息应当进行安全加密处理，防止信息泄露和被非法获取。

4. 交接制度：档案的交接和移交应当按照规定的程序和要求进行，确保档案的完整性和真实性。

七、责任制定和监督1. 档案管理员承担对档案管理的主要责任，确保档案的安全性和利用效率。

2. 相关部门和单位应当建立档案管理的监督机制，及时发现和纠正工作中存在的问题和缺陷。

3. 对于违反档案管理规定的个人和单位，应当严肃处理，依法追究责任。

八、其他事项1. 本制度由单位负责档案管理的部门或机构起草、制定和修改，经单位领导审批后施行。

企业档案查询管理规定

企业档案查询管理规定企业档案查询管理规定第一章总则第一条目的和依据为规范企业档案的查询管理工作，提高企业档案利用效率和便利性，根据《档案法》的有关规定，制定本管理规定。

第二条适用范围本管理规定适用于企业档案馆和相关部门对企业档案的查询管理工作。

第三条基本原则1. 查询应便捷高效，提高企业档案利用效率；2. 查询应安全可控，确保企业档案信息的安全性；3. 查询应合法合规，遵循相关法律法规和政策规定。

第四条查询对象1. 内部查询：指企业档案馆和相关部门内部人员对企业档案的查询；2. 外部查询：指企业档案馆外部人员对企业档案的查询。

第二章查询申请与审批第五条查询申请1. 内部查询：内部人员应填写查询申请表，注明查询目的、查询范围和查询时间等信息；2. 外部查询：外部人员应提交查询申请书，注明查询目的、查询范围和查询时间等信息，并提供有效联系明材料。

第六条查询审批1. 内部查询：查询申请经主管领导审批后方可进行；2. 外部查询：查询申请需经企业档案馆审核通过后方可进行。

第七条查询权限1. 内部查询：根据岗位职责和权限，内部人员拥有不同级别的查询权限；2. 外部查询：根据查询目的和需要，外部人员可获得特定企业档案的查询权限。

第三章查询操作与管理第八条查询方式1. 实体查询：在企业档案馆内，利用纸质档案或电子设备进行查询；2. 线上查询：通过企业档案管理系统进行查询。

第九条查询记录1. 内部查询：企业档案馆及相关部门应记录查询人员、查询时间和查询内容等信息；2. 外部查询：企业档案馆应记录查询人员、查询时间和查询内容，外部人员也应留下查询记录。

第十条查询保密1. 内部查询：查询人员应对查询到的涉密信息予以保密，不得泄露给非相关人员；2. 外部查询：外部人员应对查询到的涉密信息予以保密，不得以任何形式泄露。

第十一条查询有效期1. 一般查询：企业档案馆内部查询有效期为一个月，外部查询有效期根据实际情况确定；2. 特殊查询：涉密或重要查询需按规定办理，查询有效期根据实际情况确定。