世纪科怡档案管理软件培训PPT课件
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世纪科怡档案管理软件信息培训讲义
档案管理系统操作培训内容字向红一、世纪科怡档案管理系统基本操作基本内容：软件功能（版本）介绍、软件安装及基本设置、数据备份恢复，目录导入、导出，基本录入操作、查询管理，数据排序、与目录序列设置1、世纪科怡档案管理系统功能及常用版本①档案管理系统功能：世纪科怡档案管理软件系统涵盖了档案业务的全过程，易学易用。
a.系统包括对文件、档案、资料的管理以及档案业务处理的全过程，包括录入、检索、利用、编研、移交接收、统计以及数据管理等功能。
b.文书档案管理真正做到了“文档一体化”管理，轻松实现文件向档案的转化；遵循国家标准，同时支持传统和简化两种组卷方式。
c.自定义功能。
②世纪科怡档案管理软件常用版本：a.终端数：单机：标准v3.2.1版本网络版：同时支持8个客户端同时录入或查询。
b.数据容量：根据后台数据库来分：sql anywhere(目录数据十万条以下) Sql server（目录数据十万条以上）2、世纪科怡档案管理软件安装、基本设置(以单机版本为例)①对硬件和操作系统的要求硬件：单位或个人所使用的电脑均能满足安装要求。
操作系统：不建议使用windows7的系统，容易出问题。
②安装注意事项：安装时建议安装在非操作系统分区（如：D盘）③档案管理系统安装：光盘系列号在光盘盒背面④基本设置：a.全宗设置：设置全宗号及全宗名称。
b.原文路径设置：建议把原文存放在非操作系统分区（如：D）c.实体分类号设置：操作此步之前，一定要先设置全宗设置，为了便于区分，序号建议使用0101来表示，前两位表示：类别（01文书档案、02会计档案等），后两位表示大类下的小类（0101表示综合类）...d.辅助字典设置：根据自己单位的档案情况来设置保管期限、密级、会计类别在相应的字典类目下分层设置对应的内容，可在辅助字典下面设置和来文或档案录入界面下,如:加15年和25年保管期限。
e.档号设置：二级管理：全宗号-目录号-案卷号-页号如：089-05-123-012单级管理：全宗号-归档年度-实体分类号-保管期限-件号如:089-2006-0102-Y-20(y表示保管期限永久，c表长期，d表示短期)f.用户管理:设置密码（选择某用户-“用户”菜单-属性）及某用户权限g.日志检查：系统操作日志，如：2011年5月25日ISA用户删除500条记录，进入日志检查后可查看到相关记录。
档案管理培训ppt课件(完整版)pdf
档案管理培训 ppt课件(完整 版)pdf
2024/1/26
1
目 录
2024/1/26
• 档案管理概述 • 档案收集与整理 • 档案保管与利用 • 档案信息化建设 • 档案管理法规与标准 • 档案管理实务操作
2
2024/1/26
01
CATALOGUE
档案管理概述
3
档案的定义与分类
档案的定义
档案是指国家机关、社会组织、企事 业单位和个人在社会活动中形成的具 有保存价值的各种文字、图表、声像 等不同形式的历史记录。
2024/1/26
18
档案利用的方式与手续
档案利用的方式
提供借阅、复印、扫描、拍照等多种利用方式，满足不同需求。
2024/1/26
档案利用的手续
申请者需填写档案利用申请表，经审批后方可获取所需档案。同时，需遵守档案室的借 阅规定和保密要求。
19
档案安全与保护
档案安全
建立健全的档案安全管理制度，加强档 案室的安全防范工作，确保档案实体和 信息安全。
档案鉴定与销毁
了解档案鉴定和销毁的程序和标准，正确处理档案的保存与销毁问 题，确保档案的安全和有效利用。
34
档案保管与利用实务操作
1 2
档案保管的原则和要求
遵循档案保管的原则，确保档案的完整、安全和 有效利用。掌握档案库房管理、档案保护技术等 知识，提高档案保管水平。
档案检索与利用
熟悉档案检索工具和方法，提高档案检索效率。 了解档案利用的规定和程序，正确处理档案利用 中的各种问题。
数据库管理
2024/1/26
制定数据库管理规范，明确数据库管理员的职责和权限。
27
档案数据库建设与管理
2024/1/26
1
目 录
2024/1/26
• 档案管理概述 • 档案收集与整理 • 档案保管与利用 • 档案信息化建设 • 档案管理法规与标准 • 档案管理实务操作
2
2024/1/26
01
CATALOGUE
档案管理概述
3
档案的定义与分类
档案的定义
档案是指国家机关、社会组织、企事 业单位和个人在社会活动中形成的具 有保存价值的各种文字、图表、声像 等不同形式的历史记录。
2024/1/26
18
档案利用的方式与手续
档案利用的方式
提供借阅、复印、扫描、拍照等多种利用方式，满足不同需求。
2024/1/26
档案利用的手续
申请者需填写档案利用申请表，经审批后方可获取所需档案。同时，需遵守档案室的借 阅规定和保密要求。
19
档案安全与保护
档案安全
建立健全的档案安全管理制度，加强档 案室的安全防范工作，确保档案实体和 信息安全。
档案鉴定与销毁
了解档案鉴定和销毁的程序和标准，正确处理档案的保存与销毁问 题，确保档案的安全和有效利用。
34
档案保管与利用实务操作
1 2
档案保管的原则和要求
遵循档案保管的原则，确保档案的完整、安全和 有效利用。掌握档案库房管理、档案保护技术等 知识，提高档案保管水平。
档案检索与利用
熟悉档案检索工具和方法，提高档案检索效率。 了解档案利用的规定和程序，正确处理档案利用 中的各种问题。
数据库管理
2024/1/26
制定数据库管理规范，明确数据库管理员的职责和权限。
27
档案数据库建设与管理
世纪科怡档案管理软件培训-文档资料
软件使用中的一些注意事项
1、设置符合规范的档号格式，扫描原文的命
名与档号格式一致。 2、定期做好数据备份。 3、系统变动，重新安装的时候注意数据的备 份与恢复。 4、加强用户间的交流。 QQ群：22247282（世纪科怡公司客户服务）
软件使用中的一些小窍门
1、排序。在档案录入界面或者档案检索界面
下载地址：yxdaw/works.asp，点击“档案数据转换 方法.doc”下载后以只读方式打开。
系统维护与数据备份
2、数据备份与恢复 方法一：利用软件自带的功能进行操作 方法二：利用公文包进行操作 安装路径下的数据库文件：is_archive.db （最好刻录成光盘存放，注意保管好刻好的光 盘） 3、报表设计
系统维护与数据备份
5、用户界面设置 信息门类结构定义：需录入的字段须先在对应 的档案门类中进行结构和属性的定义
录入界面设置：通过插入文字标题和文本框 （下拉框、复选框）添加新增的录入字段； 选择需调整的字段拖放到合适的位置改善录入 截面。
系统维护与数据备份
二、数据管理 1、数据导入与导出：选择对象进行对应操作即可。 （对数据进行导入前，做好数据的备份，便于数据重 复导入或者导入出问题后的恢复） 《Word、WPS、Excel文档目录导入档案管理系统的方法》参阅 yxdaw/newsshow.asp?NewsId=37
档案录入注意事项
三、文件形成时间：一般公私文书、信札为
发文时间。决议、决定、命令、法令、规程、 规范、标准、条例等法规性文件为通过或发 布时间。条约、合同、协议为签署时间。时 间项一律用8位阿拉伯数字表示，第1-4位表 示年，第5-6位表示月，第7-8位表示日。如： “19810824”表示1981年8月24日。由于文件 时间不完整或部分时间字迹不清，月日缺少， 不清楚的部分以“0”补齐8位。
【2019年整理】世纪科怡档案管理软件培训
点击 “档案数据转换方法.doc”下载后以只读方式打开。
系统维护与数据备份
2、数据备份与恢复 方法一：利用软件自带的功能进行操作 方法二：利用公文包进行操作 安装路径下的数据库文件：is_archive.db （最好刻录成光盘存放，注意保管好刻好的光 盘） 3、报表设计
档案录入注意事项
四、文件编号：文件编号为文件制发过程中
由制发机关机关、团体或个人赋予文件的顺 序号。文件编号一般照原文著录。有多个文 件编号的，著录主办机关的文件编号。文件 编号的括号原文可能采用各种符号，如：玉 政办发（1993）9号，著录为玉政办发 [1993]19号，玉发（50）10号，著录为玉发 [1950]10号，50玉农字第二十号，著录为玉 农字[1950]20号。
系统维护与数据备份
一、系统维护
1、软件安装：尽可能不安装在系统盘下。 2、全宗管理设置：全宗名称使用全称或规范化 简称；原文存放于非系统盘。 3、辅助字典：在相应的字典类目下分层设置对 应的内容。
系统维护与数据备份
4、档号格式：依据单位档案分类方案设置。档号规 范： 传统方法的档号： 全宗号（3位）-目录号（2位）-案卷号（3位）-页号 （4位） 简化方法的档号： 全宗号（3位）-归档年度（4位）-机构问题（一般10 位）-保管期限（2位）-件号（3位）
系统维护与数据备份
5、用户界面设置 信息门类结构定义：需录入的字段须先在对应 的档案门类中进行结构和属性的定义
录入界面设置：通过插入文字标题和文本框 （下拉框、复选框）添加新增的录入字段； 选择需调整的字段拖放到合适的位置改善录入 截面。
系统维护与数据备份
二、数据管理 1、数据导入与导出：选择对象进行对应操作即可。 （对数据进行导入前，做好数据的备份，便于数据重 复导入或者导入出问题后的恢复） 《Word、WPS、Excel文档目录导入档案管理系统的方法》参阅 /newsshow.asp?NewsId=37
系统维护与数据备份
2、数据备份与恢复 方法一：利用软件自带的功能进行操作 方法二：利用公文包进行操作 安装路径下的数据库文件：is_archive.db （最好刻录成光盘存放，注意保管好刻好的光 盘） 3、报表设计
档案录入注意事项
四、文件编号：文件编号为文件制发过程中
由制发机关机关、团体或个人赋予文件的顺 序号。文件编号一般照原文著录。有多个文 件编号的，著录主办机关的文件编号。文件 编号的括号原文可能采用各种符号，如：玉 政办发（1993）9号，著录为玉政办发 [1993]19号，玉发（50）10号，著录为玉发 [1950]10号，50玉农字第二十号，著录为玉 农字[1950]20号。
系统维护与数据备份
一、系统维护
1、软件安装：尽可能不安装在系统盘下。 2、全宗管理设置：全宗名称使用全称或规范化 简称；原文存放于非系统盘。 3、辅助字典：在相应的字典类目下分层设置对 应的内容。
系统维护与数据备份
4、档号格式：依据单位档案分类方案设置。档号规 范： 传统方法的档号： 全宗号（3位）-目录号（2位）-案卷号（3位）-页号 （4位） 简化方法的档号： 全宗号（3位）-归档年度（4位）-机构问题（一般10 位）-保管期限（2位）-件号（3位）
系统维护与数据备份
5、用户界面设置 信息门类结构定义：需录入的字段须先在对应 的档案门类中进行结构和属性的定义
录入界面设置：通过插入文字标题和文本框 （下拉框、复选框）添加新增的录入字段； 选择需调整的字段拖放到合适的位置改善录入 截面。
系统维护与数据备份
二、数据管理 1、数据导入与导出：选择对象进行对应操作即可。 （对数据进行导入前，做好数据的备份，便于数据重 复导入或者导入出问题后的恢复） 《Word、WPS、Excel文档目录导入档案管理系统的方法》参阅 /newsshow.asp?NewsId=37
2024版档案管理培训ppt课件
据。
法律价值
档案在法律领域具有重要的证 据作用，是解决法律纠纷、维
护合法权益的重要工具。
传承价值
档案是文化传承的重要载体， 通过档案管理可以保护和传承
人类文化遗产。
02
档案收集与整理
档案收集途径与方法
常规收集
定期从各部门、各项目 组收集档案，确保档案
的完整性和连续性。
专项收集
征集与捐赠
网络收集
针对特定项目、活动或 事件进行档案收集，确
定期或不定期举办档案展览，展示珍贵档案 和特色档案。
档案开发策略及实施
编纂档案史料 对档案资料进行编纂、整理，形成专 题史料、汇编成果等。
档案编研成果推广
将档案编研成果通过出版、发行、宣 传等方式进行推广。
档案文化创意产品开发
利用档案资源，开发具有文化创意的 产品，如档案纪念品、档案文化衫等。
数字化开发与利用
系统功能
实现档案收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等全流程管理， 支持多种检索方式和开发利用手段。
信息化实施步骤与注意事项
实施步骤
制定规划、建设系统、迁移数据、培训人员、推广应用。
注意事项
确保数据安全、注重用户体验、持续优化更新、加强培训宣传。
06
档案管理法规与标准
国家相关法律法规解读
01
《中华人民共和国档案法》
明确档案管理职责
设立档案管理部门或专职 档案管理人员，明确其职 责和权限，确保档案管理 工作的顺利开展。
建立档案工作流程
制定档案收集、整理、鉴 定、保管、利用等环节的 工作流程，确保档案管理 工作的规范化和高效化。
07
档案管理案例分析
成功案例分享与启示
案例一
法律价值
档案在法律领域具有重要的证 据作用，是解决法律纠纷、维
护合法权益的重要工具。
传承价值
档案是文化传承的重要载体， 通过档案管理可以保护和传承
人类文化遗产。
02
档案收集与整理
档案收集途径与方法
常规收集
定期从各部门、各项目 组收集档案，确保档案
的完整性和连续性。
专项收集
征集与捐赠
网络收集
针对特定项目、活动或 事件进行档案收集，确
定期或不定期举办档案展览，展示珍贵档案 和特色档案。
档案开发策略及实施
编纂档案史料 对档案资料进行编纂、整理，形成专 题史料、汇编成果等。
档案编研成果推广
将档案编研成果通过出版、发行、宣 传等方式进行推广。
档案文化创意产品开发
利用档案资源，开发具有文化创意的 产品，如档案纪念品、档案文化衫等。
数字化开发与利用
系统功能
实现档案收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等全流程管理， 支持多种检索方式和开发利用手段。
信息化实施步骤与注意事项
实施步骤
制定规划、建设系统、迁移数据、培训人员、推广应用。
注意事项
确保数据安全、注重用户体验、持续优化更新、加强培训宣传。
06
档案管理法规与标准
国家相关法律法规解读
01
《中华人民共和国档案法》
明确档案管理职责
设立档案管理部门或专职 档案管理人员，明确其职 责和权限，确保档案管理 工作的顺利开展。
建立档案工作流程
制定档案收集、整理、鉴 定、保管、利用等环节的 工作流程，确保档案管理 工作的规范化和高效化。
07
档案管理案例分析
成功案例分享与启示
案例一
世纪科怡档案软件操作教程
• 第九节 文件管理中文件自动归档、模块中添加录
•
入字段、制作发文汇集录入模块
2021年3月28日星期日
1
10时5分46秒
第一节 软件安装
（例：V3.2.1单机版）
• 该软件适应运行平台 Windows9x/me/nt/2000/xp操作系统。
• 安装步骤示意图：
• 1、将单位购的档案管理科怡软件V3.2.1单机版 “数据库安装盘”，放入电脑光盘内运行；
55
10时5分46秒
• 专业档案—会计档案
2021年3月28日星期日
56
10时5分46秒
• 声像档案—照片档案
2021年3月28日星期日
57
10时5分46秒
• 声像档案—录音、录像
2021年3月28日星期日
58
10时5分46秒
• 实物档案
2021年3月28日星期日
59
10时5分46秒
• 电子档案—光盘、磁盘
档案管理软件(世纪科怡)的操作之一
• 第一节 软件安装（例：V3.2.1单机版）
• 第二节 全宗管理、实体分类、档号格式
• 第三节 档案目录录入和查询
• 第四节 报表调整与打印
• 第五节 数据备份与恢复、导出与导入
• 第六节 档案原文扫描与图片挂接
• 第七节 档案目录数据合并、目录数据批量修改
• 第八节 问题与解决方法
5
10时5分46秒
• 7、 点红框中“Browse…”更改档案管理软 件安装路径
2021年3月28日星期日
6
10时5分46秒
• 8、修改软件安装路径
• （未修改示意图样）
（已修改示意图样）
2021年3月28日星期日
档案管理培训方案PPT(PPT45页)
•文件夹
•备 份
•电脑其它盘
•移动硬盘
•刻录光盘 •存储介
•U盘
•29
•加 密
•30
•文件夹加密
•Office文档加密
•勿 忘密 码
谢谢！
Thank you！
•Logo here
•档 案 •管理培训
•Logo here
•主要内 容
• 档案管理工作内容
• 档案管理的方式 • 档案管理方法
• 电子档案管理
•档案
•是什么
• 档案是指过去和现在的国家机构、 社会组织以及个人从事政治、军事、经 济、科学、技术、文化、宗教等活动直 接形成的对国家和社会有保存价值的各 种文字、图表、声像等不同形式的历史 记录。
•档案管 理 •干什么
•合同 •项目资 料•往来票据 •会议记录
•电子文档
•同 •采购合 同
时建 •销售合
立索 同
•往来文 件
•招投标资料
•技术资 料
•其 它
•档 案 •放哪儿
•1．抽屉式直立档案
•容易分类 •易于保密 •保护性好 •检索简便
•2．开放式横向档案
•整齐划一 •便于取阅 •易于查找 •保密性一般
•15
•档 案 •如何管
•16
•格式统一 •标识鲜明 •科学分类 •及时记录
•统
•鲜 明
•19 •黄
•分 类
•21
•按对象划
分
•按主题划
分
•按形式划
分
•22
•记 录
•23
•借阅 档案一 定要登 记
•电子档 案 •管
理
•合理使用文件 夹 •定期备份 •重要文件加密
档案管理培训(上、下)幻灯片课件ppt
跨界合作趋势：档案管理培训将与相关领域进行跨界合作，如与人力资源管理、企业管理等 领域的合作，以提高培训的实用性和应用价值。
感谢观看
汇报人：
档案管理培训
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汇报人：
目录
档案管理培训概述 档案管理培训方法 档案管理培训师资力量
档案管理培训内容
档案管理培训效果评估 档案管理培训的发展趋势 和创新
01
档案管理培训概述
档案管理培训的定义和目的
档案管理培训的定义 档案管理培训的目的
档案管理培训的重要性
提升员工对档案管理的重视程度 规范档案管理流程，提高档案管理效率 增强员工的档案管理意识和技能水平 保障企业档案资料的安全和完整性
06
档案管理培训的发 展趋势和创新
发展趋势
数字化和自动 化
智能化和智能 化
云计算技术的 应用
社交媒体和 移动应用程
序的普及
创新点
大数据分析：利用大数据技 术对档案进行分析，为决策 提供支持。
数字化转型：将传统纸质档 案转化为数字档案，提高管 理效率和安全性。
人工智能应用：应用人工智 能技术提高档案管理自动化
02
档案管理培训内容
档案分类与归档
定义：将档案按照一定标准进行分类、归档
重要性：便于查找和管理 方法：根据单位实际情况和业务需求，制定相应的分类方案和归档流 程 要求：分类要清晰、归档要规范，确保档案的完整性和安全性
档案保管与维护
档案的存放：确保档案的存放环境适宜，避免潮湿和污染 定期检查：定期对档案进行检查，确保其完好无损 修复与整理：对损坏的档案进行修复，保持档案的整洁 档案转移：根据需要，对档案进行转移，确保其安全存放
档案利用与开发
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汇报人：
档案管理培训
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汇报人：
目录
档案管理培训概述 档案管理培训方法 档案管理培训师资力量
档案管理培训内容
档案管理培训效果评估 档案管理培训的发展趋势 和创新
01
档案管理培训概述
档案管理培训的定义和目的
档案管理培训的定义 档案管理培训的目的
档案管理培训的重要性
提升员工对档案管理的重视程度 规范档案管理流程，提高档案管理效率 增强员工的档案管理意识和技能水平 保障企业档案资料的安全和完整性
06
档案管理培训的发 展趋势和创新
发展趋势
数字化和自动 化
智能化和智能 化
云计算技术的 应用
社交媒体和 移动应用程
序的普及
创新点
大数据分析：利用大数据技 术对档案进行分析，为决策 提供支持。
数字化转型：将传统纸质档 案转化为数字档案，提高管 理效率和安全性。
人工智能应用：应用人工智 能技术提高档案管理自动化
02
档案管理培训内容
档案分类与归档
定义：将档案按照一定标准进行分类、归档
重要性：便于查找和管理 方法：根据单位实际情况和业务需求，制定相应的分类方案和归档流 程 要求：分类要清晰、归档要规范，确保档案的完整性和安全性
档案保管与维护
档案的存放：确保档案的存放环境适宜，避免潮湿和污染 定期检查：定期对档案进行检查，确保其完好无损 修复与整理：对损坏的档案进行修复，保持档案的整洁 档案转移：根据需要，对档案进行转移，确保其安全存放
档案利用与开发
档案软件培训（1）
档案软件培训（1）档案管理软件使用培训一、安装软件放安装盘到驱动，根据提示选择下一步，然后输入产品序列号（安装盘盒上有），选择安装在D盘，选“典型”安装类型，按下一步，一直到出现“阅读文件说明”，点击完成，安装结束。
二、软件初始化双击桌面上“世纪科怡档案管理系统”软件图标，密码和用户名一样：isa，按确认进入软件，出现系统参数设臵，点下一步，选“单全宗”，点下一步，输入本单位的全宗号，全宗名称，点下一步，直到点“完成”键，会出现“本软件已运行一次，还剩49次的提示”，这是进入档案软件次数的提示，然后会出现一个左边有四个大选项：鼠标先点击“系统维护”功能，点击“实体分类”小项打开，将本单位各门类档案的分类输进去，如文书档案，代号WS;财务档案，代号CW，以此类推，每个门类下有小分类的也要输进去。
先示范输文书档案分类：鼠标点击自己单位的名称，再点增加，输类目序号“WS”，类目名称，“文书档案”，点保存，鼠标点击文书档案，再点增加，输入文书档案的每个小类，（这个要根据每个单位文书档案整理方法不同，有分类的，也有只分保管期限，不分类的，不分类的就不要输小项了）鼠标点击辅助字典，找到保管期限，将保管期限的代码统一改成大写的拼音，如永久改成“Y”,长期改成“C”，短期改成“D”，改动方法：点永久，鼠标点到代码项，改成“Y”，点保存即可，依此类推。
鼠标点击档号格式，点开文书——传统整理，将右边的档号定义为全宗号——归档年度——保管期限——案卷号——顺序号，不是这样的要将不要的点中后按删除，后保存，将文书简化整理的档号定义为全宗号——归档年度——实体分类号（根据自己单位的实际来取舍，文书档案不分类的就不要）——保管期限——件号，保存后退出。
三、档案录入鼠标移到“档案管理”功能，点击“档案录入”，进入录入界面，左边为档案的各个门类，右边是各门类档案的显示界面。
今天我们暂时演示文书档案的录入方法。
文书档案根据整理方法不同分为：按卷整理即传统方法和按件整理即简化方法两种，简化方法整理：鼠标选中简化方法整理，点界面左上面的“新增”键，会出现“数据操作——归档文件”的界面，其中必录项为：题名、责任者、文件形成时间、页数、全宗号、归档年度、保管期限；文件编号和实体分类号、盒号等等为可选项，只要文件上有的都要录，件号默认的从1开始。
档案管理培训完整版ppt课件
档案管理培训完整版 ppt课件
CONTENTS 目录
• 档案管理概述 • 档案收集与整理 • 档案鉴定与保管 • 档案检索与利用 • 电子档案管理 • 档案管理法规与职业道德
CHAPTER 01
档案管理概述
档案定义与分类
档案定义
档案是指国家机关、社会组织、企事 业单位和个人在各项活动中形成的具 有保存价值的文字、图表、声像等不 同形式的历史记录。
介绍如何运用各种检索工具查找所需档案。
档案检索实例分析
03
通过具体案例，展示如何运用检索工具快速、准确地找到目标
档案。
档案利用方式与规定
1 2
档案利用方式
介绍档案的借阅、复制、摘录等利用方式。
档案利用规定 阐述档案利用的规章制度，如借阅期限、复制权 限等。
3
档案利用中的注意事项 提醒用户在利用档案过程中需注意的问题，如保 护档案原件、遵守保密规定等。
实施职业资格考试和认证制度，确保管理人员具 备相应的职业素质和能力。
ABCD
实施专业培训和继续教育
定期开展档案管理专业培训，提高管理人员的专 业技能和知识水平。
加强实践锻炼和经验交流
鼓励管理人员参与实践活动和经验交流，提高解 决实际问题的能力。
THANKS
[ 感谢观看 ]
提高档案利用效Biblioteka 的措施优化检索工具通过改进检索算法、增加检索入口等 方式，提高检索工具的查全率和查准 率。
完善档案利用制度
建立科学合理的档案利用制度，简化 利用流程，提高利用效率。
加强档案管理人员培训
提高档案管理人员的专业素养和服务 意识，为用户提供更加优质的档案服 务。
推进档案数字化管理
通过数字化技术，实现档案的快速检 索、远程利用和智能分析，进一步提 高档案利用效率。
CONTENTS 目录
• 档案管理概述 • 档案收集与整理 • 档案鉴定与保管 • 档案检索与利用 • 电子档案管理 • 档案管理法规与职业道德
CHAPTER 01
档案管理概述
档案定义与分类
档案定义
档案是指国家机关、社会组织、企事 业单位和个人在各项活动中形成的具 有保存价值的文字、图表、声像等不 同形式的历史记录。
介绍如何运用各种检索工具查找所需档案。
档案检索实例分析
03
通过具体案例，展示如何运用检索工具快速、准确地找到目标
档案。
档案利用方式与规定
1 2
档案利用方式
介绍档案的借阅、复制、摘录等利用方式。
档案利用规定 阐述档案利用的规章制度，如借阅期限、复制权 限等。
3
档案利用中的注意事项 提醒用户在利用档案过程中需注意的问题，如保 护档案原件、遵守保密规定等。
实施职业资格考试和认证制度，确保管理人员具 备相应的职业素质和能力。
ABCD
实施专业培训和继续教育
定期开展档案管理专业培训，提高管理人员的专 业技能和知识水平。
加强实践锻炼和经验交流
鼓励管理人员参与实践活动和经验交流，提高解 决实际问题的能力。
THANKS
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提高档案利用效Biblioteka 的措施优化检索工具通过改进检索算法、增加检索入口等 方式，提高检索工具的查全率和查准 率。
完善档案利用制度
建立科学合理的档案利用制度，简化 利用流程，提高利用效率。
加强档案管理人员培训
提高档案管理人员的专业素养和服务 意识，为用户提供更加优质的档案服 务。
推进档案数字化管理
通过数字化技术，实现档案的快速检 索、远程利用和智能分析，进一步提 高档案利用效率。
档案管理培训教材PPT课件
县级档案馆接收范围的档案
1. 专业性较强，形成单位专业活动赖以 开展，不具有普遍利用价值
2. 需要保密和特殊保护的
特殊时限
1. 撤销单位的档案
2. 安全面临威胁的档案
3.地方性法规另有规定的，如《上海市档案条 例》规定随时可以向社会开放的档案，可以提 前向综合档案馆移交。
20年 10年 延期 移交
提前 移交
➢文件归档：
是指一个组织或单位内的有关部门将文件材料按照规定向本 组织、本单位的档案机构或者档案人员移交的过程。
一、文件管理的相关概念和意义
文件归档管理的意义：
（1）是一切管理、技术活动的重要一环和有机构成。 （2）是档案管理的前提和档案工作的基础。
二、关于文件材料管理的法律规定及其含义
《档案法》第十条规定： “对于国家规定应当立卷归档的材料，
*上述国家一、二、三级档案专指国家档案馆馆藏中经依 法划定等级的档案
二、档案转让管理
档案转让，是指以一定方式改变档案权属， 使档案所有权由一方转归另一方的行为。
1.关于档案转让需要把握的几点：
（1） 档案转让的行为方式主要是指出卖档案、赠送档 案和交换档案，其行为结果是使档案所有权发生变更。 （2） 未经批准或者未按规定，档案不得以任何形式进 行转让。 （3） 档案转让管理属于行政监管范畴，其主体是档案 行政管理部门。
二、档案保密
指采取必要措施，对需要保密的 档案加强监管，防止泄密、失密，确 保档案信息安全。
二、档案保密
1. 档案秘密及其含义
档案秘密是指档案内容所涉及的只限一定范围内知悉的 秘密事项。
档案秘密内容一般包括以下几个方面： （1）国家秘密 （2）商业秘密 （3）个人隐私 （4）组织、单位认为不宜公开的国家秘密除外的 其他秘密事项。
1. 专业性较强，形成单位专业活动赖以 开展，不具有普遍利用价值
2. 需要保密和特殊保护的
特殊时限
1. 撤销单位的档案
2. 安全面临威胁的档案
3.地方性法规另有规定的，如《上海市档案条 例》规定随时可以向社会开放的档案，可以提 前向综合档案馆移交。
20年 10年 延期 移交
提前 移交
➢文件归档：
是指一个组织或单位内的有关部门将文件材料按照规定向本 组织、本单位的档案机构或者档案人员移交的过程。
一、文件管理的相关概念和意义
文件归档管理的意义：
（1）是一切管理、技术活动的重要一环和有机构成。 （2）是档案管理的前提和档案工作的基础。
二、关于文件材料管理的法律规定及其含义
《档案法》第十条规定： “对于国家规定应当立卷归档的材料，
*上述国家一、二、三级档案专指国家档案馆馆藏中经依 法划定等级的档案
二、档案转让管理
档案转让，是指以一定方式改变档案权属， 使档案所有权由一方转归另一方的行为。
1.关于档案转让需要把握的几点：
（1） 档案转让的行为方式主要是指出卖档案、赠送档 案和交换档案，其行为结果是使档案所有权发生变更。 （2） 未经批准或者未按规定，档案不得以任何形式进 行转让。 （3） 档案转让管理属于行政监管范畴，其主体是档案 行政管理部门。
二、档案保密
指采取必要措施，对需要保密的 档案加强监管，防止泄密、失密，确 保档案信息安全。
二、档案保密
1. 档案秘密及其含义
档案秘密是指档案内容所涉及的只限一定范围内知悉的 秘密事项。
档案秘密内容一般包括以下几个方面： （1）国家秘密 （2）商业秘密 （3）个人隐私 （4）组织、单位认为不宜公开的国家秘密除外的 其他秘密事项。
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盘） 3、报表设计
软件使用中的一些注意事项
1、设置符合规范的档号格式，扫描原文的命 名与档号格式一致。
2、定期做好数据备份。 3、系统变动，重新安装的时候注意数据的备
份与恢复。 4、加强用户间的交流。
QQ群：22247282（世纪科怡公司客户服务）
软件使用中的一些小窍门
1、排序。在档案录入界面或者档案检索界面 的列标题上面单击就可以时间该列的升序或 者降序排列。
的档案门类中进行结构和属性的定义
录入界面设置：通过插入文字标题和文本框 （下拉框、复选框）添加新增的录入字段；
选择需调整的字段拖放到合适的位置改善录入 截面。
系统维护与数据备份
二、数据管理 1、数据导入与导出：选择对象进行对应操作即可。 （对数据进行导入前，做好数据的备份，便于数据重
复导入或者导入出问题后的恢复） 《Word、WPS、Excel文档目录导入档案管理系统的方法》参阅
应的内容。
系统维护与数据备份
4、档号格式：依据单位档案分类方案设置。档号规 范：
传统方法的档号： 全宗号（3位）-目录号（2位）-案卷号（3位）-页号
（4位） 简化方法的档号： 全宗号（3位）-归档年度（4位）-机构问题（一般10
位）-保管期限（2位）-件号（3位）
系统维护与数据备份
5、用户界面设置 信息门类结构定义：需录入的字段须先在对应
档案录入注意事项
2、 涉及人事、干部任免，工资、级别变动 人员的。要在原题名后面录入涉及本单位的 相关人员，加“（）”。目的是为了提高档 案 检索的准确率。
3、题名中的简称一律写成全称或者规范性简 称。如：玉溪地区行政公署商业局，简称玉 溪行署商业局，不能再用玉溪地区商业局等 简称。
档案录入注意事项
档案录入注意事项
三、文件形成时间：一般公私文书、信札为 发文时间。决议、决定、命令、法令、规程、 规范、标准、条例等法规性文件为通过或发 布时间。条约、合同、协议为签署时间。时 间项一律用8位阿拉伯数字表示，第1-4位表 示年，第5-6位表示月，第7-8位表示日。如： “19810824”表示1981年8月24日。由于文件 时间不完整或部分时间字迹不清，月日缺少， 不清楚的部分以“0”补齐8位。
大写字母。比如目录号为：b1的统一为B1 3、录入中涉及的各种符号，如“；”、
“* ”、“#”在录入时，一律用“半角”录入。
系统维护与数据备份
一、系统维护 1、软件安装：尽可能不安装在系统盘下。 2、全宗管理设置：全宗名称使用全称或规范化
简称；原文存放于非系统盘。 3、辅助字典：在相应的字典类目下分层设置对
4、题名中涉及到的方块数字一般换成阿拉伯 数字。比如二00一，一律录成2001。便于查 询时候的统一。专用名词就不必，比如： “十一五”规划。
档案录入注意事项
二、责任者。责任者有多个时，责任者之间 以“;”相隔。三个以上责任者的，著录前面的 两个，加“等”。各人责任者一般只著录姓 名，必要时在姓名后著录职务、职称，并加 “（）”。机关团体责任者必须著录全称或 不发生误解的通用简称。简称一旦确定，就 必须前后统一，如：玉溪地区行政公署商业 局，简称玉溪行署商业局，不能再用玉溪地 区商业局等简称。
档案录入注意事项
七、主题词：主题词可不用著录。 八、保管期限：著录案卷上的保管期限。
文件编号、文件题名、责任者、文件形称时 间、全宗号、目录号、案卷号、页号、密级、 保管期限为必录项目
档案录入注意事项
九、其他注意事项。 1、简化方法整理中的页数为所有的有效页面。
归档了的文件，所有又字的页面必须记页。 2、本单位的目录号如果带有字母的，统一用
档案录入注意事项
五、附件：附件指文件正文后的附加材料， 文件题名已反映附件内容时，可以用“附件” 代替附件题名。有多个附件时，应逐一著录 各附件题名。附件过多，自拟压缩附件题名。 （可以放在备注里面）。
档案录入注意事项
六、密级：密级是文件保密程度的等级，按 GB/T7156-1987《文献保密等级代码》将文 献保密等级划分为六个等级：绝密、机密、 秘密、内部、国内、公开。密集一般按文件 形成时所定密级著录，对已升、降、解密的 文件，应著录新的密级，公开级、国内级可 不著录。
2、查询。查询时，如果查询窗口没有自己需 要的查询字段。可以通过查询窗口上面的设 置查询项来进行添加。（所有录入的相关数 据项目都可以作为查询案录入界面：保存：Ctrl+S， 存加：Ctrl+Z
/newsshow.asp?NewsId=37
下载地址：/works.asp，点击 “档案数据转换方法.doc”下载后以只读方式打开。
系统维护与数据备份
2、数据备份与恢复 方法一：利用软件自带的功能进行操作 方法二：利用公文包进行操作 安装路径下的数据库文件：is_archive.db （最好刻录成光盘存放，注意保管好刻好的光
档案录入注意事项
四、文件编号：文件编号为文件制发过程中 由制发机关机关、团体或个人赋予文件的顺 序号。文件编号一般照原文著录。有多个文 件编号的，著录主办机关的文件编号。文件 编号的括号原文可能采用各种符号，如：玉 政办发（1993）9号，著录为玉政办发 [1993]19号，玉发（50）10号，著录为玉发 [1950]10号，50玉农字第二十号，著录为玉 农字[1950]20号。
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档案录入 档案查询 原文管理
档案管理
批量修改 报表打印
档案录入注意事项
一、文件题名：是表达文件的中心内容、形 式特征的名称。
1、没有题名或者不能揭示内容时，应该依据 其内容拟写题名，不应死板的照搬文章标题。 要能做到看到题名能大概了解其主要内容。 自拟题名放在在原题名后面并加[ ]，比如某 份文件的题名是：紧急通知，我们应该根据 文件的内容自拟一个题名：紧急通知[关于加 强公共场所消毒预防非典的紧急通知]
软件使用中的一些注意事项
1、设置符合规范的档号格式，扫描原文的命 名与档号格式一致。
2、定期做好数据备份。 3、系统变动，重新安装的时候注意数据的备
份与恢复。 4、加强用户间的交流。
QQ群：22247282（世纪科怡公司客户服务）
软件使用中的一些小窍门
1、排序。在档案录入界面或者档案检索界面 的列标题上面单击就可以时间该列的升序或 者降序排列。
的档案门类中进行结构和属性的定义
录入界面设置：通过插入文字标题和文本框 （下拉框、复选框）添加新增的录入字段；
选择需调整的字段拖放到合适的位置改善录入 截面。
系统维护与数据备份
二、数据管理 1、数据导入与导出：选择对象进行对应操作即可。 （对数据进行导入前，做好数据的备份，便于数据重
复导入或者导入出问题后的恢复） 《Word、WPS、Excel文档目录导入档案管理系统的方法》参阅
应的内容。
系统维护与数据备份
4、档号格式：依据单位档案分类方案设置。档号规 范：
传统方法的档号： 全宗号（3位）-目录号（2位）-案卷号（3位）-页号
（4位） 简化方法的档号： 全宗号（3位）-归档年度（4位）-机构问题（一般10
位）-保管期限（2位）-件号（3位）
系统维护与数据备份
5、用户界面设置 信息门类结构定义：需录入的字段须先在对应
档案录入注意事项
2、 涉及人事、干部任免，工资、级别变动 人员的。要在原题名后面录入涉及本单位的 相关人员，加“（）”。目的是为了提高档 案 检索的准确率。
3、题名中的简称一律写成全称或者规范性简 称。如：玉溪地区行政公署商业局，简称玉 溪行署商业局，不能再用玉溪地区商业局等 简称。
档案录入注意事项
档案录入注意事项
三、文件形成时间：一般公私文书、信札为 发文时间。决议、决定、命令、法令、规程、 规范、标准、条例等法规性文件为通过或发 布时间。条约、合同、协议为签署时间。时 间项一律用8位阿拉伯数字表示，第1-4位表 示年，第5-6位表示月，第7-8位表示日。如： “19810824”表示1981年8月24日。由于文件 时间不完整或部分时间字迹不清，月日缺少， 不清楚的部分以“0”补齐8位。
大写字母。比如目录号为：b1的统一为B1 3、录入中涉及的各种符号，如“；”、
“* ”、“#”在录入时，一律用“半角”录入。
系统维护与数据备份
一、系统维护 1、软件安装：尽可能不安装在系统盘下。 2、全宗管理设置：全宗名称使用全称或规范化
简称；原文存放于非系统盘。 3、辅助字典：在相应的字典类目下分层设置对
4、题名中涉及到的方块数字一般换成阿拉伯 数字。比如二00一，一律录成2001。便于查 询时候的统一。专用名词就不必，比如： “十一五”规划。
档案录入注意事项
二、责任者。责任者有多个时，责任者之间 以“;”相隔。三个以上责任者的，著录前面的 两个，加“等”。各人责任者一般只著录姓 名，必要时在姓名后著录职务、职称，并加 “（）”。机关团体责任者必须著录全称或 不发生误解的通用简称。简称一旦确定，就 必须前后统一，如：玉溪地区行政公署商业 局，简称玉溪行署商业局，不能再用玉溪地 区商业局等简称。
档案录入注意事项
七、主题词：主题词可不用著录。 八、保管期限：著录案卷上的保管期限。
文件编号、文件题名、责任者、文件形称时 间、全宗号、目录号、案卷号、页号、密级、 保管期限为必录项目
档案录入注意事项
九、其他注意事项。 1、简化方法整理中的页数为所有的有效页面。
归档了的文件，所有又字的页面必须记页。 2、本单位的目录号如果带有字母的，统一用
档案录入注意事项
五、附件：附件指文件正文后的附加材料， 文件题名已反映附件内容时，可以用“附件” 代替附件题名。有多个附件时，应逐一著录 各附件题名。附件过多，自拟压缩附件题名。 （可以放在备注里面）。
档案录入注意事项
六、密级：密级是文件保密程度的等级，按 GB/T7156-1987《文献保密等级代码》将文 献保密等级划分为六个等级：绝密、机密、 秘密、内部、国内、公开。密集一般按文件 形成时所定密级著录，对已升、降、解密的 文件，应著录新的密级，公开级、国内级可 不著录。
2、查询。查询时，如果查询窗口没有自己需 要的查询字段。可以通过查询窗口上面的设 置查询项来进行添加。（所有录入的相关数 据项目都可以作为查询案录入界面：保存：Ctrl+S， 存加：Ctrl+Z
/newsshow.asp?NewsId=37
下载地址：/works.asp，点击 “档案数据转换方法.doc”下载后以只读方式打开。
系统维护与数据备份
2、数据备份与恢复 方法一：利用软件自带的功能进行操作 方法二：利用公文包进行操作 安装路径下的数据库文件：is_archive.db （最好刻录成光盘存放，注意保管好刻好的光
档案录入注意事项
四、文件编号：文件编号为文件制发过程中 由制发机关机关、团体或个人赋予文件的顺 序号。文件编号一般照原文著录。有多个文 件编号的，著录主办机关的文件编号。文件 编号的括号原文可能采用各种符号，如：玉 政办发（1993）9号，著录为玉政办发 [1993]19号，玉发（50）10号，著录为玉发 [1950]10号，50玉农字第二十号，著录为玉 农字[1950]20号。
世纪科怡档案 管理软件培训
档案录入 档案查询 原文管理
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档案录入注意事项
一、文件题名：是表达文件的中心内容、形 式特征的名称。
1、没有题名或者不能揭示内容时，应该依据 其内容拟写题名，不应死板的照搬文章标题。 要能做到看到题名能大概了解其主要内容。 自拟题名放在在原题名后面并加[ ]，比如某 份文件的题名是：紧急通知，我们应该根据 文件的内容自拟一个题名：紧急通知[关于加 强公共场所消毒预防非典的紧急通知]