采购管理制度

《采购管理制度》

第一章总则

第一条目的

为了规范提高采购工作水平，进一步规范企业的采购行为，强化精确管理，有效控制成本，提升企业价值，根据国家相关法律、法规和公司相关规定，结合XX公司实际情况，特制定本办法。

第二条适用范围

(一)部门或单位范围：本办法适用于XX公司本部的所有采购活动；各分支机构参照本办法执行。

(二)内容范围：本办法所涉及的采购管理范围涵盖除财务费用与人工成本外的所有采购行为。采购对象包括各类物资和服务。其中：物资是指各种形态和种类的物品，包括但不限于设备（含主设备、备品备件等）、原材料、辅料、包装材料、用品（含营销用品、办公用品、劳保用品等）、软件（含系统软件、应用软件等）等，不包含配料室采购。

1、原辅材料：是指直接用于产品生产并构成产品实体的原料、主要材料和外购半成品，以及不构成产品实体，但有助于产品形成的辅助材料、修理用备件、燃料及外购半成品等。

2、农副产品及半成品：是指农作物及其农副产品，具体主要包括：葵花籽、西瓜子、花生仁、花生果、大米、小米、黑米、高梁、青稞、小麦、白糖、棕榈油、饴糖、芝麻、黄豆、胡豆、香精香料类、开心果、杏仁坚果类等其他农副产品。

3、包装物：是指为包装本企业的产品或商品而储备的各种包装容器，如：桶、箱、瓶、坛、筐、罐、塑袋、纸袋及卷膜等。

4、低值易耗品：是指不能作为固定资产的各种用具、物品，如工具、管理用具、玻璃器皿、劳动保护用品，以及在周转使用过程中的容器等，即使用期限超过一年的，并在使用过程中保持原有的实物形态，且单位价值在1000元以下，使用期在三个月以上，均可作为低值易耗品。

5、消耗品：是指三个月内一次性使用的物料或物品。如：消毒液、毛巾、盐酸、酒精等。

6、固定资产：固定资产必须同时满足以下三个条件：①指企业为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的；②使用期限超过1年的；③单位价值超过1000元的（含）。凡同时满足以上三个条件的房屋、建筑物、设备、机械、运输工具、以及其他与生产经营有关的器具、工具、核心配件等，均可作为固定资产。

7、印刷品及促销品：是指公司内部使用的各种广宣品及促销品等。

8、办公用品：是指管理或生产经营过程中使用的办公用设备及日常耗用的办公物品。办公用品达到固定资产标准的，按固定资产采购办法进行。

第三条遵循原则或制定依据

采购工作应遵循如下原则：

(一)严格遵守国家法律、法规。

(二)坚持公开、公平、公正和诚实信用原则。

(三)规范采购行为，符合XX公司内控体系要求，实行制度规范化、流程标准化、决策透明化。

(四)及时、有效地保障企业运营发展所需要的物资和采购，尽可能降低采购与运营成本。

(五)遵守廉洁从业规定，防范商业贿赂和不正当交易行为的发生。

(六)逐步扩大采购归口管理范围，在未完全实现采购归口管理的过渡期内仍然维持“谁采购、谁负责”的原则，切实做好采购工作。

第四条有关定义

本办法所称采购，是指以合同方式有偿获得物资的行为，包括购买、委托、外包和租赁等。

第二章机构及职责

第五条与采购相关的机构包括XX采购部、各公司采购部。

第六条XX采购部是对采购工作进行归口管理的部门，其主要职责为：

(一)依据XX公司经营生产需要，编制物资的年度采购计划与资金计划并负责实施，保证生产经营所需原配料供应。

(二)负责供应商的开发、筛选和评估，积极开展供应市场调研和信息收集，掌握供应信息与渠道资源。

(三)负责XX招标采购的组织管理工作。

(四)负责对XX内重点供应商的抽查和综合评价，不断优化XX公司大宗物资的采购，提高采购质量，降低XX采购成本。

(五)负责供应链信息的收集与公布。

(六)负责与重点供应商建立战略合作伙伴关系。

(七)负责XX公司采购合同的拟定和在授权范围内的审核。

(八)负责XX采购制度和流程的建立健全且不断优化和完善。

(九)负责XX范围内建立规范供应商信息档案。

(十)负责对各公司采购业务进行指导和监管。

第七条各公司采购部是指开展具体采购工作的部门，其主要职责为：

(一)审核需求部门提交的采购需求。

(二)对供应商的到货情况进行监督。

(三)及时将采购实施进度与采购需求部门进行沟通。

(四)将各项采购活动定期报送至采购部备案，接受采购部的管理、监督和检查。

(五)在采购部的指导和组织下，具体开展所采购物资或服务的供应商认证和后评估工作。

(六)组织或参与物资检测和服务评价工作。

(七)负责所采购物资库存和物流工作的组织、实施，接受XX采购部的管理和考核。

第三章采购方式

第八条采购采用以下方式：

(一)公开招标：指以招标公告的方式邀请不特定的供应商投标，包含国际公开招标和国内公开招标。

1、对常用大宗原辅材料和包材实行招标比价采购，确定采购价格和供应商，一经通过招标确定价格和采购周期，只能在定标价格基础上根据市场行情下调，不能上浮；如属国家政策调整等客观原因所致采购价格上涨，并且采购物资属供不应求的卖方市场，价格可以上调，但必须按审批权限审批同意后才能执行。

2、国家明码标价垄断经营的特殊商品采购和政府有收费标准的行政事业性服务收费、客户指定或独占市场等不实行比价程序，财务审计只对采购物品或劳务的价格、收费标准、数量、质量的真实性进行审查。

(二)邀请招标：指以投标邀请书的方式邀请至少二到三个特定供应商投标。

询价：指以询价书的方式邀请至少二到三个特定供应商参与的采购活动，对供应商提供的报价进行比较，以确保价格具有竞争性的采购方式。

(1)采购主办部门原则上在初步候选出的供应商中进行询价（至少二家或二家以上），并作好询价记录，涉及技术标准的，相关技术部门必须详细列出技术及相关参数要求，以备财务督查部门使用；

(2)对新采购物品至少有2到3家以上的供应商报价和联系资料，进行询价、比价或实地调查，涉及保密性物资，则由需求部门或技术部门提供一家以上供应商供物资采购部门参考。

(三)符合国家和行业有关规定的其它采购方式。

第四章采购操作程序

第九条采购按流程分为正常采购和紧急采购

(一)正常采购：指按照采购流程执行的采购。正常采购按照采购周期可分为常规采购和应急采购。常规采购指以常规手续或需求审批为依据的采购，应急采购指以应急手续或应急需求审批为依据的采购。原则上应急采购金额不得高于正常采购金额的5%。

(二)紧急采购：指发生了不可预见的紧急情况如自然灾害等，先直接向供应商购买，然后补办正常采购手续的采购。

第十条采购流程包括物资采购目录制定、年度采购预算和季度、月度计划的编制、采购申请、采购实施（采购方案制定、采购执行、采购决策、合同签订、