关于下达《办公自动化(OA)系统管理暂行规定》等文件的通知

杭州橡胶(集团)公司文件杭橡集司[2009]26号关于下达《办公自动化（OA）系统管理暂行规定》等文件的通知所属各单位：现将《办公自动化（OA）系统管理暂行规定》和《办公自动化（OA）系统运行应急预案》发给你们，请你们根据规定要求，认真落实，严格执行，制定相应的管理规范，采取有利措施，将各项工作落实到实处，实现日常办公、业务处理的自动化、标准化和规范化，形成上通下达的办公自动化体系，最终实现办公过程的高度“无纸”化，达到降低办公费用、提高工作效率、提升管理水平的目的。

特此通知！附件1：《杭州橡胶（集团）公司办公自动化（OA）系统管理暂行规定》附件2：《杭州橡胶（集团）公司办公自动化（OA）系统运行应急预案》杭州橡胶（集团）公司2008年4月8日主题词：下达办公自动化 OA 管理规定通知杭州橡胶（集团）公司总经理办公室 2009年4月8日印附件1：杭州橡胶（集团）公司办公自动化（OA）系统管理暂行规定第一章总则第一条杭州橡胶（集团）公司办公自动化系统（以下简称OA系统）是覆盖集团公司所属各单位（包括集团公司总部各部门、分厂及新安江分厂、永固分厂、萧山分厂、下沙新工厂、朝阳橡胶、朝阳工贸、中策富阳、胶鞋万里、富春江化工）的日常行政办公管理信息系统。

该系统是公司信息化建设与管理工作的重要组成部分，是提高工作效率、降低办公费用、提升管理水平的重要举措。

第二条根据“立足全局、统一规划、分步实施”的原则，在OA系统一期项目中主要以“文件处理、信息传递”为主线，解决日常办公中需要迫切解决的问题。

第三条为大力推进企业信息化建设工作，加快OA系统建设，规范OA 系统的使用、运行和维护，确保公司OA系统能够顺利推广应用、安全高效运行和科学规范管理，结合公司实际情况，制定本规定。

第二章系统构成与功能第四条 OA系统以先进管理理念和设计思想构建的高端协同商务软件为应用平台，采用基于J2EE技术规范的三层B/S架构分布式系统,服务器端采用Lunix操作系统与Oracle数据库，客户端采用IE浏览器登录，可对日常行政办公信息、文件进行查阅、录入、修改、传递与发布等。

系统支持集团化分级授权管理，支持动态密码安全认证，支持流程定制与文档目录个性设置，支持工作流程短信提醒与审批，支持电子签章与数字签名，支持传真收发功能，支持信息分析与报表统计，还嵌套了OFFICE等日常办公软件，能完全满足日常行政办公管理工作的需求。

第三章系统管理的组织架构第五条公司OA项目领导小组负责OA系统的领导与指导工作，由集团公司沈金荣董事长担任组长，姜民胜总会计师担任副组长，成员由公司各分管领导及所属各单位负责人组成。

第六条公司OA项目领导小组下设OA项目管理办公室，由公司办公室主任倪国良同志兼任主任、计算机信息技术中心副主任朱海洋同志兼任副主任，成员由OA系统管理员和各部门、分厂OA关键用户及各分支机构OA责任人等组成。

第七条公司办公室负责OA系统的组织、协调、考核、督办工作，负责制定OA系统的有关管理制度，实行严格管理和考核，确保OA系统规范、有序运行。

公司办公室设OA系统组织协调人员一名，负责日常工作的联络及OA 系统门户新闻的采编、通知公告的编撰、专题报道的组织、集中打印的处理、流程的督办等相关工作。

第八条计算机信息技术中心负责具体实施和技术支持，结合企业信息化建设，制定OA系统建设方案并负责实施，负责OA系统日常运行的管理，加强OA系统安全维护，确保OA系统安全、高效运行。

计算机信息技术中心设OA系统管理员4名，负责OA系统的运行与维护，负责组织开展对各部门、分厂OA关键用户的操作技能培训工作，以及对各分支机构OA系统管理员的系统管理培训、技术指导工作。

第九条各分支机构也要成立相应的OA项目领导机构、项目管理机构、系统使用考核机构，至少要设立一名专职人员负责本机构OA系统的组织协调、系统管理及运行维护工作；有条件的分支机构应建立顶岗制度，安排两名及以上人员进行维护，确保人员请假、流动时不影响系统的正常运行。

上述人员名单及联系方式等信息报公司办公室备案，如有人员变动，应及时报告公司办公室。

第十条公司总部各部门、分厂负责人为本单位的OA工作责任人，各分支机构的办公室主任(或OA项目管理负责人)为本机构的OA工作责任人。

公司总部各部门、分厂负责人，各分支机构负责人及办公室主任，各受控文件收文人（兼职公文管理员），均为集团公司所属各单位的文件接收人。

受控文件收文人负责信息的接收、处理、传送、存档等工作，如有人员变动，应及时报告公司办公室。

第四章系统的使用第十一条登录OA系统的客户端计算机，其最低要求配置需满足Windows2K/XP系统的正常运行，并正常接入公司局域网或Internet，内存最低配置建议512M。

OA系统的永久性访问地址为，如果无法登录的，也可以访问http://220.189.211.216，将该访问地址在IE浏览器设置为“受信任的站点”，并关掉百度、GOOGLE、雅虎、瑞星卡卡等网页拦截工具。

首次登录系统请将IE浏览器升级到IE 7.0，并在OA登录首页下载Microsoft的虚拟机(VM)和e-cology系统的插件包，下载完成安装后，必须关闭掉所有的IE页面，重新打开IE浏览器登录OA系统，才能正常使用OA系统。

第十二条所属各单位各级中，高层领导干部及管理、技术人员均为OA系统的终端用户。

从事管理、技术工作的非管理技术编制人员，因工作需要的，经过审批后，也可以分配OA系统用户帐号。

新招聘大专院校毕业生，三个月试用期满后，经过审批，可以分配OA系统用户帐号。

由非管理编制转为管理编制人员，由劳动人事部门在转编时提出申请，可以分配OA 系统用户帐号。

全体OA用户务必妥善保管好自己的用户帐号和静态密码，每月至少修改一次静态密码。

公司总部各部门、分厂安全级别≥60的OA用户，各分支机构安全级别≥30的OA用户，及所有销售业务部门的全体业务员，均采用动态密码的方式进行登录，在现有输入用户名和静态密码的基础上，OA系统将自动发送短信到预先在OA系统内登记的手机号码上，OA用户将手机接收到的密码输入OA系统进行二次鉴权方可登录进行使用。

第十三条已经纳入OA系统管理的业务流程，必须通过OA系统进行，禁止使用纸质文件；凡不按规定操作的，各有关职能部门一律不得受理；非涉密文件，禁止使用纸张打印、传真等传统办公方式（技术类图纸除外）。

所属各单位要加强纸张、打印墨盒、硒鼓等日常办公用品使用的监督与管理，加强办公费用的使用考核，严格控制喷墨打印机申购，非技术图纸打印需要，严禁购买喷墨打印机；有条件的分支机构，应该采取文件集中打印模式，对现有耗材耗费大的喷墨打印机使用进行严格控制并逐步淘汰、回收。

第十四条 OA系统的管理业务流程创建正文时，将调用系统内预先设置的一些“编辑模板”，各OA用户在编辑正文时，请不要更改模板设置，直接填充相关内容即可。

永固分厂、新安江分厂、中策富阳、朝阳工贸、朝阳橡胶、胶鞋万里、富春江化工等分支机构的“编辑模板”样式，请参照集团公司的统一模板进行设置，形成全集团公司统一的文化特色。

文件的标题，请使用规范命名，要求简单通俗，凸显主题，便于查找，如“关于下达《办公自动化（OA）系统管理暂行规定》的通知”；文件的标题也可由时间、标题、创建者组成，如“2009年3月工作计划（姓名）”。

文件的编号，红头文件、公司级通知公告一律由办公室统一使用标准的发文字号；各部门、分厂发布的各类公务通知及业务联系文件，一律由发文部门自行编号，如生产部在2009年3月10日发布一个生产公务通知，可以使用“SCB-2009-03-10-001”作为文件编号。

根据体系管理要求，行政文件、公司通知公告、各类公务通知，创建时务必严格按照要求区分是否受控文件，各审批节点严格把关，从严控制。

创建审批流程时，应严格执行流程的要求，不需要创建正文的，尽量减少创建正文。

除需要签收人下载填写的表格外，其它的一律不允许挂WORD 附件，应把附件插入到WORD正文里去，图片也应插入到WORD正文里去，单张图片容量不得大于100K。

为确保OA系统文件安全，在系统内创建的文件，可以对复制、粘贴、下载、打印等权限进行分配与管理。

建议OA用户创建文件完成后，将文件复制到本地个人计算机上存放。

已经开通“短信提醒”功能的管理业务流程，拟稿人在创建时，应根据业务的轻重缓急合理使用“短信提醒”功能，非重要事宜，不得使用“短信提醒”功能。

“短信提醒”功能发生的通讯费用，列入所在部门的办公费用统计范围内。

已经开通OA系统传真功能的OA用户，应合理使用传真功能。

传真功能发生的通讯费用，列入所在部门的办公费用统计范围内。

禁止OA用户在创建流程未经过审批时就将流程转发给其他OA用户，一经发现，将对此类不规范的操作行为提出严厉批评，并进行通报。

OA系统管理员可直接对该流程及文档进行“删除”。

创建后未提交的作废流程，请自行删除；超出1个月未自行删除的，OA系统将自动进行清理，因此造成的一切后果由创建者本人自行承担。

第十五条全体OA用户每天及时登录OA系统审批、签收相关文件，并及时落实、处理相关事宜。

一般文件，要求2小时内审批、签收完毕；紧急文件，要求半小时内审批、签收完毕；重要的管理业务流程，OA系统将自动发送“审批流程节点短信提醒”到相关OA用户在OA系统内登记的手机号码上。

OA用户长时间不具备上网条件时，应在OA系统内使用“流程代理”，将审批、签收工作代理给有能力代为处理相关工作的其他OA用户。

凡是超过3天未能签收的，系统将视为超时自动流入下一个节点,默认签收意见为“系统自动超时流转至下一操作者”。

OA系统内审批、签收文件时，必须填写如“同意”、“已阅”、“收悉”、“已收到”、“请领导阅批”等语意妥当的签字意见，不得任意将签字意见填写为无任何意义的阿拉伯数字、英文字母等字符串，如abc、123、lxz 等。

凡未按规定填写签字意见的一律视为无效，OA系统管理员一律对该文件进行“强制收回”。

通过OA系统内发出的各类日常公务联系文件，在部门负责人审批时，务必在OA系统流程的正文内加盖所在部门有“OA专用”水印的电子签章；凡未按规定加盖电子签章的，各级领导审批时将予以退回，相关部门一律不得签收，OA系统管理员一律对该文件进行“强制收回”。

凡未按规定进行审批、签收文件的，按有关规定进行考核。

第十六条凡是以集团公司名义下发的通知、公告及各类公文（包括行政发文、党委发文、工会发文、团委发文、联合发文），公司总部各部门、分厂可直接在集团公司文件流程表单上进行签收和转发，永固分厂、新安江分厂、中策富阳、朝阳工贸、朝阳橡胶、胶鞋万里、富春江化工等分支机构则必须将文件按“上级来文”进行收文处理，禁止在集团公司文件流程表单上直接进行转发。