关于下达《办公自动化(OA)系统管理暂行规定》等文件的通知

杭州橡胶(集团)公司文件

杭橡集司[2009]26号

关于下达《办公自动化（OA）系统

管理暂行规定》等文件的通知

所属各单位：

现将《办公自动化（OA）系统管理暂行规定》和《办公自动化（OA）系统运行应急预案》发给你们，请你们根据规定要求，认真落实，严格执行，制定相应的管理规范，采取有利措施，将各项工作落实到实处，实现日常办公、业务处理的自动化、标准化和规范化，形成上通下达的办公自动化体系，最终实现办公过程的高度“无纸”化，达到降低办公费用、提高工作效率、提升管理水平的目的。

特此通知！

附件1：《杭州橡胶（集团）公司办公自动化（OA）系统管理暂行规定》附件2：《杭州橡胶（集团）公司办公自动化（OA）系统运行应急预案》

杭州橡胶（集团）公司

2008年4月8日

主题词：下达办公自动化 OA 管理规定通知

杭州橡胶（集团）公司总经理办公室 2009年4月8日印

附件1：杭州橡胶（集团）公司

办公自动化（OA）系统管理暂行规定

第一章总则

第一条杭州橡胶（集团）公司办公自动化系统（以下简称OA系统）是覆盖集团公司所属各单位（包括集团公司总部各部门、分厂及新安江分厂、永固分厂、萧山分厂、下沙新工厂、朝阳橡胶、朝阳工贸、中策富阳、胶鞋万里、富春江化工）的日常行政办公管理信息系统。该系统是公司信息化建设与管理工作的重要组成部分，是提高工作效率、降低办公费用、提升管理水平的重要举措。

第二条根据“立足全局、统一规划、分步实施”的原则，在OA系统一期项目中主要以“文件处理、信息传递”为主线，解决日常办公中需要迫切解决的问题。

第三条为大力推进企业信息化建设工作，加快OA系统建设，规范OA 系统的使用、运行和维护，确保公司OA系统能够顺利推广应用、安全高效运行和科学规范管理，结合公司实际情况，制定本规定。

第二章系统构成与功能

第四条 OA系统以先进管理理念和设计思想构建的高端协同商务软件为应用平台，采用基于J2EE技术规范的三层B/S架构分布式系统,服务器端采用Lunix操作系统与Oracle数据库，客户端采用IE浏览器登录，可对日常行政办公信息、文件进行查阅、录入、修改、传递与发布等。系统支持集团化分级授权管理，支持动态密码安全认证，支持流程定制与文档目录个性设置，支持工作流程短信提醒与审批，支持电子签章与数字签名，支持传真收发功能，支持信息分析与报表统计，还嵌套了OFFICE等日常办公软件，能完全满足日常行政办公管理工作的需求。

第三章系统管理的组织架构

第五条公司OA项目领导小组负责OA系统的领导与指导工作，由集团公司沈金荣董事长担任组长，姜民胜总会计师担任副组长，成员由公司各分管领导及所属各单位负责人组成。

第六条公司OA项目领导小组下设OA项目管理办公室，由公司办公室主任倪国良同志兼任主任、计算机信息技术中心副主任朱海洋同志兼任副主任，成员由OA系统管理员和各部门、分厂OA关键用户及各分支机构OA责任人等组成。

第七条公司办公室负责OA系统的组织、协调、考核、督办工作，负责制定OA系统的有关管理制度，实行严格管理和考核，确保OA系统规范、有序运行。

公司办公室设OA系统组织协调人员一名，负责日常工作的联络及OA 系统门户新闻的采编、通知公告的编撰、专题报道的组织、集中打印的处理、流程的督办等相关工作。

第八条计算机信息技术中心负责具体实施和技术支持，结合企业信息化建设，制定OA系统建设方案并负责实施，负责OA系统日常运行的管理，加强OA系统安全维护，确保OA系统安全、高效运行。

计算机信息技术中心设OA系统管理员4名，负责OA系统的运行与维护，负责组织开展对各部门、分厂OA关键用户的操作技能培训工作，以及对各分支机构OA系统管理员的系统管理培训、技术指导工作。

第九条各分支机构也要成立相应的OA项目领导机构、项目管理机构、系统使用考核机构，至少要设立一名专职人员负责本机构OA系统的组织协调、系统管理及运行维护工作；有条件的分支机构应建立顶岗制度，安排两名及以上人员进行维护，确保人员请假、流动时不影响系统的正常运行。上述人员名单及联系方式等信息报公司办公室备案，如有人员变动，应及时报告公司办公室。

第十条公司总部各部门、分厂负责人为本单位的OA工作责任人，各分支机构的办公室主任(或OA项目管理负责人)为本机构的OA工作责任人。

公司总部各部门、分厂负责人，各分支机构负责人及办公室主任，各

受控文件收文人（兼职公文管理员），均为集团公司所属各单位的文件接收人。

受控文件收文人负责信息的接收、处理、传送、存档等工作，如有人员变动，应及时报告公司办公室。

第四章系统的使用

第十一条登录OA系统的客户端计算机，其最低要求配置需满足Windows2K/XP系统的正常运行，并正常接入公司局域网或Internet，内存最低配置建议512M。

OA系统的永久性访问地址为，如果无法登录的，也可以访问http://220.189.211.216，将该访问地址在IE浏览器设置为“受信任的站点”，并关掉百度、GOOGLE、雅虎、瑞星卡卡等网页拦截工具。

首次登录系统请将IE浏览器升级到IE 7.0，并在OA登录首页下载Microsoft的虚拟机(VM)和e-cology系统的插件包，下载完成安装后，必须关闭掉所有的IE页面，重新打开IE浏览器登录OA系统，才能正常使用OA系统。

第十二条所属各单位各级中，高层领导干部及管理、技术人员均为OA系统的终端用户。从事管理、技术工作的非管理技术编制人员，因工作需要的，经过审批后，也可以分配OA系统用户帐号。新招聘大专院校毕业生，三个月试用期满后，经过审批，可以分配OA系统用户帐号。由非管理编制转为管理编制人员，由劳动人事部门在转编时提出申请，可以分配OA 系统用户帐号。

全体OA用户务必妥善保管好自己的用户帐号和静态密码，每月至少修改一次静态密码。

公司总部各部门、分厂安全级别≥60的OA用户，各分支机构安全级别≥30的OA用户，及所有销售业务部门的全体业务员，均采用动态密码的方式进行登录，在现有输入用户名和静态密码的基础上，OA系统将自动发送短信到预先在OA系统内登记的手机号码上，OA用户将手机接收到的密码输