文件管理程序

_x0001_

修订版本

修订日期 修订内容

修订人

A.0 2007-04-01

根据ISO/TS16949要求，新制订 李越

分发至部门及份数

GM MR HR QA ENG MFG PMC PUR SAL WH 1

1

1 1

1

1

1

1

1

1

制 定 者 审 批 者

文 件 控 制 印 章

如文件控制印章之颜

色非蓝色，这份文件便是

未经核准复制之副本。

请只参阅核准之受控文件！

签署

复 核 者

签署

签署

部門

副本编号 :

1.目的

对公司的质量管理体系及质量管理体系相关的文件、资料进行订定公司内各种文件之制订，修改，发行及旧版本之管理准则，以确保各部门皆能持有最新发行的文件，使品质管理系统有效的运作。

2.范围

适用于文件的拟制、批准、编号、发放、使用、保管、修订、作废等过程管理

适用于对客户的资料的接收、保存、使用等过程管理（不包含图面与技术资料，图面与技术资料请参照QP-ENG-001）

3.职责

3.1 总经理：质量手册之核准、颁布

3.2 运营总监：程序文件的核准、质量手册的审核

3.3 管理者代表：质量手册的制订和程序文件审核

3.4 职能部门：文件的制订、审批、提交、接收、使用、保存及提出修改意见质量记录的填写、保存、定期将过期记录销毁

3.5 文控中心：负责质量体系文件及外来文件的保管、发行、回收、记录、作废、借阅等过程处理及原稿保存，建立文件目录清单

4.定义&缩写

5.作业内容

文件架构、制订者、审批权限、保管

注：制订或修订文件，应由制订者召集单位负责人及相关涉及部门及管理代表研讨，以确

保文件之适用性与可操作性，各阶层文件之制订、审查核准依照文件审核权责执行.（如上表）各部门代码

文件格式组成部分

5.3.1 文件组成：封面应提现文件最新版本及修订记录内容，分发涉及部门份数及有效审

批。

a.质量手册：封面、修订记录、手册内容。

b.程序文件：封面、1.目的 2.范围 3.职责 4.定义(无定义时填写“无”)

5.作业内容

6.流程图

7. 参考文件

8.使用表单。

c.作业指导书类：

①工作指引（WI）：封面、目的、范围、职责、定义、作业内容、附件、表格；

②操作规范（SIP、SOP、SPP）：封面、修订记录、作业内容，格式无具体规

定，设计应满足现场实际运作需要即可。

5.3.2 文件页次格式：第 * 页共 * 页进行撰写

文件编号

5.4.1 每份文件应确保仅有唯一一个编号，一二阶文件由文控中心根据《文件清单一览表》

进行编号，给到每位制定者，三阶文件由制订部门经理或文员管控，并建立相应的文件清单，文件编号受控的有效性由文控中心监管，并定期对现场使用的文件版本、受控状态等进行确认。编号方式如下：

a. 质量手册：QM - xxx （“xxx”为流水号，从001开始）

b. 程序文件：QP - NNN – xxx (“NNN”为部门代码, “xxx”为流水号, 从001开始）

c. 工作指引：WI - NNN –xxxx (“NNN”为部门代码, “xxxx”为流水号, 从0001开始)

检验规范：SIP - QA – xxxx （“xxxx”为流水号, 从0001开始）

操作规范：SOP - MFG - xxxx （“xxxx”为流水号, 从0001开始）

包装规范：SPP - ENG - xxxx （“xxxx”为流水号, 从0001开始）

工程变更通知： ECN – ENG - xxxx （“xxxx”为流水号, 从0001开始）

控制计划：（A/P）CP- 客户名或缩写- XXXX V （A为APQP阶段，P为PPAP阶段，V为版本号）

d. 表格： FM - NNN - xxx v (“NNN”为部门代码, “xxx”为流水号, 从001开始; V为版本号，

从A.0开始，例： FM-MFG-001 A.0)

e. 外来文件：MKT- 外– xxxx （“xxxx”为流水号, 从0001开始）

f. 其它记录中的文件编号由各职能部门自定。

文件版本

5.5.1 新制定的版本以“A.0”表示，当文件内容进行修订时，文件版本则升级为“A.1”版，从0

修订至5时则升版，封面所示文件版本相应变为B.0，以此类推。例：A.0 A.1 A.2 A.3. A.4 A.5

B.0 B.1 B.2 B.3 ……;

文件受控及分发

一级文件及二级文件的受控与发行：文件制订者将经有效批准后的文件正本交DCC进行受控发行，文件封面需注册分发部门及份数，首次发放份数为1份，DCC根据文件封面所示的分发涉及部门将文件进行复印并给每份副本一个唯一编号（copy-xxx）, 填写分发记录, 并在封面盖蓝色的文件受控发行章，接收人及保管人为部门经理或部门文员，须在《文件分发缴回记录表》上签字。文件正本由文控中心保管，文控中心同时更新《文件清单一览表》。受控副本不允许二次受控分发，各部门人员可参阅但不可复印为已有或私自给其它供应商及客户。电子档由文件制订者提交保存在文控中心电脑中。

三级文件的受控与发行：文件制订者将经有效批准后的文件正本交DCC进行受控发行，文件封面需注册分发部门及份数，首次发放份数为1份，DCC根据文件封面所示的分发涉及部门及份数将文件进行复印并给每份副本一个唯一编号（copy-xxx）, 并在封面盖蓝色的文件受控发行章(SIP\SOP\SPP文件应每页都加盖蓝色的受控章)，所涉及部门核发份数为1份，保管在部门经理或部门文员处，部门经理根据部门使用需要安排部门文员进行复印，并加盖红色“二次受控章”发放给本部门使用者，领用者在部门文员处进行《二次受控文件分发/回收记录》的登记，表格可参考FM-DCC-003

文件的电子档（QM、QP、WI）由文控中心设置成PDF档，置放于公司的公共盘上，共享路径为：网上邻居\整个网络\MKT公共盘\ISO中心…...，所共享的文件仅供各部门职员级以上与工作有关联的员工浏览参阅，不可复制、删除、打印。文件的有效性内容以文件正本为准。

文件的使用

现场使用之文件须置于作业场所，非现场使用之文件须由各单位指派专人自行集中管理

凡受分发之文件传送均需列入管制，旧版及文件废止时，文控中心及各部门均须登记回收情形，各部门不得保留有旧版之文件。

任何人均不得于正式文件上加以标记或书写任何文字、符号.

文件的修订、回收及作废

文件的修订

当文件的内容不再适用现实运作时或客户提出新的要求时，文件的制订者则进行相应文件内容的变更，文件的版本升级原则按照‘5.5’执行。

文件的回收及作废

制订者将有效批准后的修订文件交文控中心发放，文控中心根据前文件的发放清单记录进行旧版回收，并将正本封面盖”作废章”并存档，其它副本销毁后，按照‘5.6’

进行文件受控分发。二次受控文件的回收及作废由部门文员回收作废。

文件的遗失及申请

5.9.1 如遇文件遗失，或缺页、模糊等文件无法使用状况，使用部门可提出申请，填写《文

件补发申请单》，注明申请原因，经部门经理审核、交管理者代表批准（一阶/二阶文件需由

运营总监批准）后交于文控中心，文控中心根据《文件补发申请单》中的申请内容进行正本复印盖章并给文件一个副本编号，申请人《文件分发缴回记录表》中签字，文控员在《文件分发缴回记录表》上登记原发副本的状态。

文件档案建立与管理：