信息沟通管理制度

信息沟通管理制度

1、制定制度的目的

为了加强各个部门的信息沟通工作，及时、准确的完成信息传递，以确保信息沟通的通畅。

2、信息管理原则

2.1及时

2.1.1信息管理人员应适时地记录、收集出现的各种信息。

2.1.2信息管理人员要以最快的速度将信息加工并传递给有关部门。

2.2真实

信息管理人员在收集过程中必须保证信息的真实性和可靠性，在加工过程中必须防止和减少各种干扰，保证信息不失真。

2.3适用

信息的处理必须适合项目管理的需要，便于利用。

2.3.1收集阶段。信息必须完整。

2.3.2加工阶段。必须根据管理的需要进行分类整理，以便于传输和利用。

2.3.3传输阶段。必须本着项目的要求和情况，选择相应的高效的媒介手段。

2.3.4存贮方面。应对信息进行分类、登记、编码等工作，使档案能便于今后的

查询和利用。

2.4经济信息的处理必须考虑经济和社会效益。

2.4.1要求以最低的费用获得更多的信息。

2.4.2要求以最低的费用获得更有价值和有效的信息。

3、信息收集

3.1信息收集原则

3.1.1信息源开发要广。要从全面联系来认识事物，在信息收集上，就必须广辟

信息来源。

3.1.2信息流行的分析要加强，信息流向反映事物的发展变化，应对信息作科学

分析，从中抓住内在的必然联系。要把握住信息流向，及时收集

信息。对重大信息变动，应早做准备，具备主动性。

3.1.3信息量值的区分要准确。应将量值大的信息作为收集的重点。

3.1.4信息收集的主动性要增强。收集者应主动、自觉，培养积极主动精神和一

丝不苟的作风。

3.2信息收集

3.2.1制定计划。收集之前，要根据所需信息的内容、范围和时限作出安明确步

骤，并在数量、时间、作用、种类上加以具体限定。

3.2.2信息识别。收集真实的、有用的、关键的信息，减少信息处理工作;信息

管理人员必须根据意义、作用、时限、流速和需要，有选择地收

集信息、识别信息。

3.2.3信息检验。对信息进行严格的正确性检查，防止信息尤其是数据有差错、

重复和遗漏。

4、信息传递

信息的传递必须及时和准确，避免因传递迟缓或失真造成的决策失误、组织失控与指挥失利。

4.1信道畅通。一是除去不必要的环节，层次设置应合理；二是在每一层次或环节中，接收、反馈、中

转的职责要分明。

4.2传递如实。不论是接收或传递，都应实事求是，保证信息可靠，不能任意取舍或歪曲。

4.3体制健全。这包括组织系统和法制健全，统一指挥、依法行政、令行禁止。

5、信息存贮

5.1建立数据的逻辑组织，按数据的内在联系和使用方式，组合成合理的结构，以便存取。

5.2选择合适的存储设备和介质，并对载体采取如加密等保护措施，以防丢失、盗用和破坏，保证其机密性和安全性。

双向沟通伴随反馈过程，使发送者可以及时了解到信息在实际中如何被理解，使受讯者得以表达接受时的困难，从而得到帮助和解决。为此，要做到：5.2.1为项目成员提供多种渠道，能随时提出心中的疑问

项目经理应该提供渠道，保证每个成员能顺畅地提出意见并得到答复。沟通时往往是综合运用多种方式进行，如在语言沟通时辅之以表情、手势；又如会议结束时有个纪要，与会人员在回去口头传达汇报时兼有纪要，就可使会议精神更完整地被会外人员所理解。只有这样，才能提高信息沟通的整体效应。

5.2.2管理人员应亲自向所属成员传达管理层的目标

传递资讯不是一个简单的事件，而是一个提出和采纳意见的过程。很少有什么建议一提出来就立刻被大家接受，这中间包括倾听他人的意见，对主张进行测试，提出新主张，再测试，直至达成协定等一系列内容。

5.2.3定期匿名调查，了解成员对项目、管理人员的看法

管理人员在汇集调查结果之后，就调查结果进行讨论，分析员工的关注点，找出解决问题的办法，并积极付诸实施。

信息加工

5.3原则

5.3.1去粗取精，去伪存真。整理大量初始性的消息、资料、数据，使其获得精确的定性和定位，并对实质内容加以鉴别，以求真实准确地反映行政管理的活动、对象及变化。

5.3.2由此及彼，由表及里。要反复进行分析、综合，剖其表象，究其内涵，力求所有信息之间的联系在信息系统中符合逻辑地再现。

5.3.3物尽其用，细大不捐。加工信息应根据使用价值的时效性与条件性，分大小、轻重、缓急区别处理。不论价值大小的信息都应认真处理，不得随意废弃

5.4要使用精确的表达方式

要把经理人员的想法用语言和非语言精确地表达出来，而且在使接收者从沟通的语言或非语言中得出所期望的理解。

5.5要进行信息的追踪与反馈

信息沟通后必须同时设法取得反馈，以弄清下属是否确已了解，是否愿意遵循，是否采取了相应的行动等。

5.6要言行一致地沟通

经理人员必须以自己的行动支持自己的想法和说法，而且更有效的沟通是“行重于言”。

5.7沟通时不仅要着眼于现在，还应该着眼于未来

大多数的沟通，均要切合当前情况的需要，但是，沟通也不应忽视长远目标的配合。例如，一项有关如何改进绩效与促进士气的沟通，固然是为了处理眼前的问题，但同时也应该是为了改善长远的组织改革。

5.8要注意倾听

经理人员在听取他人的陈述时，应专心致志，成为一个“好听众”，才能明确对方说些什么。

6、项目信息管理主管的工作责任制度

6.1 为规范项目信息管理中心责任人工作职责，强化信息支持，特制定本制度。

6.2 职责

6.2.1在项目经理领导下，有目的地组织收集、整理、分析、传递、研究、处理、贮存与本项目相关的经营管理、科技进步、思想工作等方面的综合信息，为项目经理办公室决策和各相关部门提供服务。

6.2.2负责归口管理本项目计划统计、经营销售、生产调度、物资供应、财务管理等方面工作所形成的档案，并积极组织档案编研，主动为项目成员提供利用。

6.2.3负责组织开展经济技术情报工作，为项目组制定经营决策和风险管理方案提供依据。

6.2.4组织搞好科技资料图书的选购、收藏、介绍工作，为提高项目科学技术素质服务。

6.2.5归口管理项目信息微机系统器材。

6.2.6负责组织协调本项目信息（通讯）网络的工作。

6.2.7负责组织制（修）定综合信息管理制度。

6.2.8积极组织开展重大信息的调研活动，努力做好信息管理系统的建设工作，不定期召开信息发布会，及时向项目成员及项目利益相关者传递、发布有关信息。

6.2.9积极参加行业、地区及国家经济技术信息网络活动，搞好信息的协作和交流，不断提高信息管理水平。

6.2.10逐步开展对外有偿信息咨询服务活动。

6.2.11逐步开展与国际相关信息联系。

6.3 职权

6.3.1有权组织信息员收集与项目相关的各方面的信息。

6.3.2对所辖信息工作岗位有检查督促权。

6.3.3有权代表本项目参加行业和地区经济技术信息网络活动。

6.3.4有权组织开展综合信息调研活动，组织召开项目信息发布会，建立项目信息管理系统并发布、更新项目信息。

6.3.5有权向本项目相关各部门索取有关信息资料，督促按期整理交缴归档。